Principales tendencias de reuniones corporativas para 2021

Reuniones corporativas en 2021

Las reuniones corporativas son una buena forma de mejorar su negocio. En una reunión corporativa se informa a los empleados sobre las novedades de la empresa, se discuten y solucionan los problemas que se producen, se desarrollan nuevas ideas y los compañeros tienen la posibilidad de conectarse entre sí. A pesar de su importancia, las reuniones no son muy populares entre los empleados. A menudo se les percibe como devoradores de tiempo que simplemente no son tan beneficiosos para la empresa, ya que no proporcionan resultados inmediatos la mayor parte del tiempo. Pero no tiene por qué ser así. Las reuniones pueden ser muy productivas y pueden agregar valor a la empresa.

En este artículo seguramente le daremos algunas ideas sobre el vasto mundo de las reuniones. ¡Quizás encuentre algunas formas nuevas e interesantes de llevarlas a cabo y considere implementar algunos consejos para abordar las trampas de las reuniones aburridas e ineficaces!

1. ¿Es realmente necesario?

Primero que nada, pregúntese: ¿Realmente necesitamos tener esta reunión? ¿Perderá el tiempo de algunos empleados? Si no cree que los asistentes obtendrán algo importante de él, considere cancelarlo. Hay ocasiones en las que una reunión funcionaría mejor como un hilo de correo electrónico.

Por otro lado, si decides que esta reunión debe realizarse y que los empleados se beneficiarán de ella, es hora de que declares el tipo de reunión: ¿vas a informar a los empleados sobre algo, estás desarrollando nuevas ideas o necesitas tomar una decisión. Además, es importante comunicar esto a los asistentes, para que sepan qué esperar.

2. Encuentra el nicho

Las reuniones de nicho se están volviendo extremadamente populares. Son reuniones especializadas y cuyo enfoque es un tema o problema específico. Esas reuniones están de moda, porque son precisas y entran en detalles de un tema. En el acelerado mundo actual, a los empleados no les gusta perder el tiempo en cosas que ya saben o que no son importantes para ellos. Si asisten a una reunión de nicho, obtendrán lo que esperan y podrán concentrar su energía y tiempo en algo que sea realmente importante o interesante para ellos.

3. Hágalo conciso

Como hemos mencionado, las reuniones son geniales: conectan a los empleados, ayudan a pensar fuera de la caja, resuelven problemas. Pero la reunión no debería llevar mucho tiempo. ¡Deben ser breves y dulces! Aquí, una vez más, la organización y la estructura son clave: la reunión debe estar bien planificada y debe tener cabeza y cola. De lo contrario, durarán demasiado y es probable que a las personas les resulte difícil mantenerse alerta, ya que simplemente se aburrirán en algún momento. En general, los asistentes no están completamente enfocados en una reunión y tienden a hacer otro trabajo simultáneamente mientras están en una reunión. Entonces, nuestra sugerencia es hacer que sea conciso, animado y encantador. De esta manera, las personas se interesarán más y tendrás su atención. Quién sabe, si tienes suerte, tal vez incluso guarden su teléfono.

4. La comunicación es fundamental

En el mundo empresarial, la comunicación personal está de moda. Las empresas de hoy tienden a evitar las sesiones de preguntas y respuestas que eran una norma en el pasado. Una sesión de preguntas y respuestas suele ser una cantidad de tiempo que se reserva al final de una reunión para que los asistentes hagan preguntas. Pero como dijimos, este patrón ya no es interesante y debe considerar un enfoque más moderno para la comunicación con sus colegas / empleados. Estamos optando por un toque personal que al final permite que todos estén más abiertos y a gusto. Además, esto no se limita solo a los empleados. Un acercamiento más personal a los clientes también es importante y hace que la empresa sea más popular, amplía el número de seguidores en las redes sociales y posibilita mejores resultados comerciales.

5. Aspecto visual

El contenido y la duración de una reunión no son las únicas cosas en las que pensar. También conviene reflexionar sobre el aspecto estético: ¿Dónde tiene lugar el encuentro? ¿Cómo es el ambiente? En primer lugar, deberá asegurarse de que su espacio para reuniones sea apropiado para los negocios. El entorno de la conferencia debe ser agradable y la temperatura ambiente adecuada. Si la gente se siente cómoda, hay más posibilidades de que la reunión se perciba como un éxito. Además, los asistentes deben tener suficiente espacio y espacio personal.

Si va a realizar una presentación, asegúrese de que el diseño de la presentación en sí también refleje la marca y los valores de la empresa. Quizás no parezca tan importante, pero enviará un mensaje determinado y dejará una impresión. Son las pequeñas cosas las que cuentan.

6. Tecnología

Lo más probable es que tenga que usar tecnología en la reunión, así que asegúrese de que la conexión a Internet sea impecable y rápida, que los proyectores funcionen sin problemas. En una empresa moderna, los equipos de alta tecnología deben ser de primera categoría. Es difícil evitar completamente que ocurran problemas técnicos, pero puede intentar hacer todo lo posible para reducir la probabilidad de sorpresas técnicas. Solo tómate el tiempo para probar todo por adelantado.

7. Gestión de crisis

En algún momento surgirán problemas en cualquier empresa y es difícil evitarlo. Las tensiones incluso entre colegas son un problema común, especialmente en tiempos difíciles y estresantes. ¡Así son las cosas! Las reuniones corporativas pueden ayudar a suavizar eso y fortalecer los lazos entre los empleados. Por lo tanto, las empresas de hoy están invirtiendo en la gestión de crisis y esto vale la pena.

8. Inteligencia artificial (IA)

La tecnología de IA se está utilizando mucho en las reuniones y se ha convertido en una de las tecnologías de comunicación más importantes. Pero, ¿de qué hablamos exactamente cuando mencionamos la tecnología de IA en las reuniones? La inteligencia artificial ayuda a grabar las reuniones, las transcribe y permite editar esas grabaciones (para asegurarse de que todo esté correcto o eliminar partes innecesarias de la reunión). De esta forma se mejora la calidad de la reunión, se amplía su alcance y la comunicación es mucho más efectiva. Deberías consultar Gglot y todas las posibilidades que ofrece Gglot en el campo de la transcripción. Puedes ganar mucho con ello. Tal vez a un colega se le ocurrió una gran idea durante la sesión de lluvia de ideas de su reunión, o tal vez algunos empleados no pudieron asistir a la reunión. Cualquiera sea el motivo, las transcripciones de reuniones permiten a los empleados ponerse al día y mantenerse informados. Además, asegúrese de enviar una copia de la transcripción no solo a los empleados que faltaron a la reunión, sino también a todos los que asistieron a la reunión. De esa manera, también pueden volver a las transcripciones y ver si han pasado por alto alguna idea interesante que pueda mejorar el negocio.

Elige los servicios de transcripción de Gglot y tendrás en papel todo lo dicho en una reunión.

9. Reuniones en línea

Un gran cambio al que tenemos que adaptarnos este año es trasladar nuestras reuniones corporativas en línea a nuevos entornos (digitales). Dado que las reuniones en línea son imprescindibles en 2020, la alta tecnología debe ser parte de nuestras formas de comunicarnos. Existen muchas herramientas que pueden simplificar y mejorar las reuniones en línea. La clave es averiguar cuál de estas herramientas es la adecuada para usted. Pero tenga cuidado y no se exceda. Recuerde: tener muchas funciones es genial, pero si los asistentes a la reunión en línea no pueden averiguar cómo unirse a la reunión porque todo está repleto de funciones, ¡podría terminar solo! También hay otras cosas que debe tener en cuenta al organizar una reunión virtual: calidad de audio y video (esto es de suma importancia), pantalla compartida (también imprescindible, especialmente si la reunión incluye una presentación), chat (que hace que la comunicación posible, sin interrumpir realmente el flujo de la reunión), soporte para múltiples dispositivos (por ejemplo, una versión móvil de un software de conferencia web), etc. Muchas de esas herramientas son gratuitas, pero para algunas herramientas tendrá que pagar. Asegúrese de informarse sobre las diferentes posibilidades, elija las que sean fáciles de usar y hagan su reunión en línea más interesante y poderosa.

10. Solicite comentarios

Es muy importante encontrar formas de hacer que las reuniones sean siempre más valiosas para todos los incluidos. ¿Cómo organizar mejores reuniones corporativas? Una forma es preguntar a los asistentes qué pensaron sobre una reunión y tratar de aprender algo de sus respuestas. Conserve todo lo que fue bueno y cambie lo que no lo fue. Una simple encuesta de retroalimentación es una excelente manera de recopilar información sobre la reunión y, si la hace anónima, es posible que obtenga resultados más sinceros. Escuchar lo que piensan los asistentes puede darle algunas ideas sobre cómo puede hacer que las reuniones futuras sean aún más inclusivas y productivas para todos.

Si se informa y utiliza las herramientas adecuadas, puede organizar fácilmente una reunión interesante. Prueba nuestros consejos, planifica y estructura la reunión, no la alargues demasiado, comunícate con tus asistentes, piensa en las distintas posibilidades que las nuevas tecnologías pueden ofrecer a tu empresa, intenta ser creativo y pide feedback. ¡Las reuniones no tienen por qué ser aburridas! Pueden ser jugosos, inspiradores y productivos.