Κορυφαίες τάσεις εταιρικών συναντήσεων για το 2021

Εταιρικές συναντήσεις το 2021

Οι εταιρικές συναντήσεις είναι ένας καλός τρόπος για να βελτιώσετε την επιχείρησή σας. Σε μια εταιρική συνάντηση, οι εργαζόμενοι ενημερώνονται για νέα στην εταιρεία, συζητούνται και λύνονται προβλήματα που παρουσιάζονται, αναπτύσσονται νέες ιδέες και οι συνάδελφοι έχουν τη δυνατότητα να συνδεθούν μεταξύ τους. Παρά τη σημασία τους, οι συναντήσεις δεν είναι πολύ δημοφιλείς μεταξύ των εργαζομένων. Συχνά θεωρούνται ότι καταβροχθίζουν χρόνο που απλώς δεν είναι τόσο ωφέλιμο για την εταιρεία, καθώς δεν παρέχουν άμεσα αποτελέσματα τις περισσότερες φορές. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Οι συναντήσεις μπορεί να είναι πολύ παραγωγικές και μπορούν να προσθέσουν αξία στην εταιρεία.

Σε αυτό το άρθρο σίγουρα θα σας δώσουμε κάποιες πληροφορίες για τον τεράστιο κόσμο των συναντήσεων. Ίσως βρείτε μερικούς ενδιαφέροντες, νέους τρόπους διεξαγωγής τους και σκεφτείτε να εφαρμόσετε μερικές συμβουλές για να αντιμετωπίσετε τις παγίδες των βαρετών, αναποτελεσματικών συναντήσεων!

1. Είναι πραγματικά απαραίτητο;

Πρώτα απ 'όλα, αναρωτηθείτε: Χρειαζόμαστε πραγματικά αυτή τη συνάντηση; Θα χαθεί ο χρόνος κάποιων εργαζομένων; Εάν δεν πιστεύετε ότι οι παρευρισκόμενοι θα πάρουν κάτι σημαντικό από αυτό, σκεφτείτε απλώς να το ακυρώσετε. Υπάρχουν φορές που μια συνάντηση θα λειτουργούσε καλύτερα ως νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Από την άλλη πλευρά, εάν αποφασίσετε ότι αυτή η συνάντηση πρέπει να πραγματοποιηθεί και ότι οι εργαζόμενοι θα ωφεληθούν από αυτήν, είναι καιρός να δηλώσετε το είδος της συνάντησης: πρόκειται να ενημερώσετε τους υπαλλήλους για κάτι, αναπτύσσετε νέες ιδέες ή κάνετε πρέπει να πάρεις μια απόφαση. Επίσης, είναι σημαντικό να το επικοινωνήσετε αυτό με τους παρευρισκόμενους, ώστε να ξέρουν τι να περιμένουν.

2. Βρείτε την θέση

Οι εξειδικευμένες συναντήσεις γίνονται εξαιρετικά δημοφιλείς. Είναι συναντήσεις που είναι εξειδικευμένες και στο επίκεντρό τους είναι ένα συγκεκριμένο θέμα ή πρόβλημα. Αυτές οι συναντήσεις είναι μοντέρνες, γιατί είναι ακριβείς και μπαίνουν σε λεπτομέρειες ενός θέματος. Στον σημερινό κόσμο με γρήγορο ρυθμό, οι εργαζόμενοι δεν θέλουν να σπαταλούν το χρόνο τους σε πράγματα που ήδη γνωρίζουν ή που δεν είναι σημαντικά για αυτούς. Εάν παρευρεθούν σε μια εξειδικευμένη συνάντηση, θα λάβουν αυτό που περιμένουν και μπορούν να εστιάσουν την ενέργεια και τον χρόνο τους σε κάτι που είναι πραγματικά σημαντικό ή ενδιαφέρον για αυτούς.

3. Κάντε το συνοπτικό

Όπως έχουμε αναφέρει, οι συναντήσεις είναι υπέροχες: συνδέουν τους υπαλλήλους, βοηθούν να σκεφτούν έξω από το κουτί, λύνουν προβλήματα. Αλλά η συνάντηση δεν πρέπει να είναι πολύ χρονοβόρα. Πρέπει να είναι κοντά και γλυκά! Εδώ, για άλλη μια φορά, η οργάνωση και η δομή είναι το κλειδί: η συνάντηση πρέπει να είναι καλά προγραμματισμένη και πρέπει να έχει κεφάλι και ουρά. Αν όχι, θα διαρκέσουν πολύ και οι άνθρωποι πιθανότατα θα δυσκολευτούν να παραμείνουν σε εγρήγορση αφού απλά κάποια στιγμή θα βαρεθούν. Γενικά, οι συμμετέχοντες δεν είναι εντελώς συγκεντρωμένοι σε μια συνάντηση και τείνουν να κάνουν άλλες εργασίες ταυτόχρονα ενώ βρίσκονται σε μια συνάντηση. Έτσι, η πρότασή μας είναι να είναι συνοπτική, ζωντανή και μαγευτική. Έτσι, οι άνθρωποι θα ενδιαφερθούν περισσότερο και θα έχετε την προσοχή τους. Ποιος ξέρει, αν είστε τυχεροί, ίσως αφήσουν ακόμα και το τηλέφωνό τους.

4. Η επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας

Στον επιχειρηματικό κόσμο, η προσωπική επικοινωνία είναι στη μόδα. Οι σημερινές εταιρείες τείνουν να αποφεύγουν τις συνεδρίες Q & A που ήταν κανόνας στο παρελθόν. Μια συνεδρία Q&A είναι συνήθως ένας χρόνος που αφιερώνεται στο τέλος μιας συνάντησης για να κάνουν ερωτήσεις οι συμμετέχοντες. Αλλά όπως είπαμε αυτό το μοτίβο δεν είναι πια ενδιαφέρον και θα πρέπει να εξετάσετε μια πιο σύγχρονη προσέγγιση στην επικοινωνία με τους συναδέλφους/τους υπαλλήλους σας. Επιλέγουμε μια προσωπική πινελιά που στο τέλος επιτρέπει σε όλους να είναι πιο ανοιχτοί και άνετα. Επίσης, αυτό δεν περιορίζεται μόνο στους εργαζόμενους. Μια πιο προσωπική προσέγγιση των πελατών είναι επίσης σημαντική και κάνει την εταιρεία πιο δημοφιλή, διευρύνει τον αριθμό των ακολούθων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και καθιστά δυνατά καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

5. Οπτική όψη

Το περιεχόμενο και η διάρκεια μιας συνάντησης δεν είναι τα μόνα πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε. Θα πρέπει να δώσετε και στην αισθητική πτυχή μερικές σκέψεις: Πού γίνεται η συνάντηση; Πώς είναι η ατμόσφαιρα; Πρώτα απ 'όλα, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο χώρος συσκέψεών σας είναι κατάλληλος για επαγγελματικούς λόγους. Το περιβάλλον του συνεδρίου πρέπει να είναι ευχάριστο και η θερμοκρασία δωματίου να είναι επαρκής. Εάν οι άνθρωποι αισθάνονται άνετα, υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα η συνάντηση να εκληφθεί ως επιτυχία. Επίσης, οι παρευρισκόμενοι πρέπει να έχουν αρκετό χώρο και προσωπικό χώρο.

Εάν κάνετε μια παρουσίαση, βεβαιωθείτε ότι ο σχεδιασμός της ίδιας της παρουσίασης αντικατοπτρίζει επίσης το εμπορικό σήμα και τις αξίες της εταιρείας. Ίσως να μην φαίνεται τόσο σημαντικό, αλλά θα στείλει ένα συγκεκριμένο μήνυμα και θα αφήσει μια εντύπωση. Είναι τα μικρά πράγματα που μετράνε.

6. Τεχνολογία

Το πιθανότερο είναι ότι θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τεχνολογία στη συνάντηση, επομένως βεβαιωθείτε ότι η σύνδεση στο διαδίκτυο είναι άψογη και γρήγορη, ότι οι προβολείς λειτουργούν χωρίς προβλήματα. Σε μια σύγχρονη εταιρεία, ο εξοπλισμός υψηλής τεχνολογίας πρέπει να είναι κορυφαίος! Είναι δύσκολο να αποτρέψετε εντελώς την εμφάνιση τεχνικών ζητημάτων, αλλά μπορείτε να προσπαθήσετε να κάνετε ό,τι καλύτερο μπορείτε για να μειώσετε την πιθανότητα τεχνικών εκπλήξεων. Απλώς αφιερώστε χρόνο για να δοκιμάσετε τα πάντα εκ των προτέρων.

7. Διαχείριση κρίσεων

Κάποια στιγμή θα προκύψουν προβλήματα σε οποιαδήποτε εταιρεία και είναι δύσκολο να το αποτρέψεις αυτό. Οι εντάσεις ακόμη και μεταξύ των συναδέλφων είναι ένα κοινό θέμα, ειδικά σε προκλήσεις και στρεσογόνες στιγμές. Έτσι ακριβώς έχουν τα πράγματα! Οι εταιρικές συναντήσεις μπορούν να βοηθήσουν στην εξομάλυνση αυτού και στην εξομάλυνση των δεσμών μεταξύ των εργαζομένων. Έτσι, οι σημερινές επιχειρήσεις επενδύουν στη διαχείριση κρίσεων και αυτό αποδίδει.

8. Τεχνητή νοημοσύνη (AI)

Η τεχνολογία AI χρησιμοποιείται πολύ σε συναντήσεις και έχει γίνει μια από τις πιο σημαντικές τεχνολογίες επικοινωνίας. Αλλά για τι ακριβώς μιλάμε όταν αναφέρουμε την τεχνολογία AI σε συναντήσεις; Η τεχνητή νοημοσύνη βοηθά στην καταγραφή των συναντήσεων, τις μεταγράφει και καθιστά δυνατή την επεξεργασία αυτών των εγγραφών (για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σωστά ή να διαγράψετε περιττά μέρη της συνάντησης). Έτσι βελτιώνεται η ποιότητα της συνάντησης, διευρύνεται το εύρος της και η επικοινωνία είναι πολύ πιο αποτελεσματική. Θα πρέπει να ελέγξετε το Gglot και όλες τις δυνατότητες που προσφέρει η Gglot στον τομέα της μεταγραφής. Μπορείτε να κερδίσετε πολλά από αυτό. Ίσως κάποιος συνάδελφος σκέφτηκε μια υπέροχη ιδέα κατά τη διάρκεια της συνεδρίας καταιγισμού ιδεών της συνάντησής σας ή ίσως κάποιοι υπάλληλοι δεν μπορούσαν να παρευρεθούν στη συνάντηση. Όποιος κι αν είναι ο λόγος, οι μεταγραφές των συσκέψεων επιτρέπουν στους υπαλλήλους να προλάβουν και να ενημερώνονται. Επίσης, φροντίστε να στείλετε ένα αντίγραφο της μεταγραφής όχι μόνο στους υπαλλήλους που έχασαν τη συνάντηση, αλλά και σε όλους όσους παρευρέθηκαν στη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο μπορούν επίσης να επιστρέψουν στις μεταγραφές και να δουν αν έχουν παραβλέψει τυχόν ενδιαφέρουσες ιδέες που μπορούν να βελτιώσουν τις επιχειρήσεις.

Επιλέξτε τις υπηρεσίες μεταγραφής της Gglot και θα έχετε στα χαρτιά όλα όσα έχουν ειπωθεί σε μια συνάντηση.

9. Διαδικτυακές συναντήσεις

Μια τεράστια αλλαγή στην οποία πρέπει να προσαρμοστούμε φέτος είναι η μεταφορά των εταιρικών μας συναντήσεων στο διαδίκτυο, σε νέα (ψηφιακά) περιβάλλοντα. Καθώς οι διαδικτυακές συναντήσεις είναι απαραίτητες για το 2020, η υψηλή τεχνολογία πρέπει να αποτελεί μέρος των τρόπων επικοινωνίας μας. Υπάρχουν πολλά εργαλεία που μπορούν να απλοποιήσουν και να βελτιώσουν τις διαδικτυακές συναντήσεις. Το κλειδί είναι να καταλάβετε ποιο από αυτά τα εργαλεία είναι κατάλληλο για εσάς. Προσοχή όμως και μην το παρακάνετε. Θυμηθείτε: το να έχετε πολλές δυνατότητες είναι υπέροχο, αλλά αν οι συμμετέχοντες στις διαδικτυακές συναντήσεις δεν μπορούν να καταλάβουν πώς να συμμετάσχουν στη σύσκεψη επειδή όλα είναι γεμάτα με χαρακτηριστικά, μπορεί να καταλήξετε να είστε μόνοι! Υπάρχουν επίσης άλλα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την οργάνωση μιας εικονικής συνάντησης: ποιότητα ήχου και βίντεο (αυτό είναι υψίστης σημασίας), κοινή χρήση οθόνης (επίσης απαραίτητο, ειδικά εάν η συνάντηση περιλαμβάνει παρουσίαση), συνομιλία (που κάνει την επικοινωνία είναι δυνατό, χωρίς να διακόπτεται πραγματικά η ροή της σύσκεψης), υποστήριξη πολλών συσκευών (για παράδειγμα, εκδόσεις για φορητές συσκευές ενός λογισμικού διασκέψεων Ιστού) κ.λπ. Πολλά από αυτά τα εργαλεία είναι δωρεάν, αλλά για ορισμένα εργαλεία θα πρέπει να πληρώσετε. Φροντίστε να ενημερωθείτε για τις διάφορες δυνατότητες, επιλέξτε αυτές που είναι φιλικές προς τον χρήστη και κάνουν τη διαδικτυακή σας συνάντηση πιο ενδιαφέρουσα και πιο δυνατή.

10. Ζητήστε ανατροφοδότηση

Είναι πολύ σημαντικό να βρίσκουμε τρόπους για να κάνουμε πάντα τις συναντήσεις πιο πολύτιμες για όλους όσους περιλαμβάνονται. Πώς να οργανώσετε καλύτερες εταιρικές συναντήσεις; Ένας τρόπος είναι να ρωτήσετε τους συμμετέχοντες τι σκέφτονταν για μια συνάντηση και να προσπαθήσετε να μάθετε κάτι από τις απαντήσεις τους. Κράτα όλα όσα ήταν καλά και άλλαξε τα πράγματα που δεν ήταν. Μια απλή έρευνα σχολίων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη και αν την κάνετε ανώνυμη, ενδέχεται να έχετε πιο ειλικρινή αποτελέσματα. Το να ακούτε τι σκέφτονται οι παρευρισκόμενοι μπορεί απλώς να σας δώσει μερικές ιδέες για το πώς μπορείτε να κάνετε τις μελλοντικές συναντήσεις ακόμα πιο περιεκτικές και παραγωγικές για όλους.

Εάν ενημερωθείτε και εάν χρησιμοποιήσετε τα κατάλληλα εργαλεία, μπορείτε εύκολα να πραγματοποιήσετε μια ενδιαφέρουσα συνάντηση. Δοκιμάστε τις συμβουλές μας, σχεδιάστε και οργανώστε τη συνάντηση, μην το παρατείνετε, επικοινωνήστε με τους παρευρισκόμενους, σκεφτείτε διάφορες δυνατότητες που μπορεί να προσφέρει η νέα τεχνολογία στην εταιρεία σας, προσπαθήστε να είστε δημιουργικοί και ζητήστε σχόλια. Οι συναντήσεις δεν χρειάζεται να είναι βαρετές! Μπορούν να είναι ζουμερά, εμπνευσμένα και παραγωγικά.