Principals tendències de reunions corporatives per al 2021

Reunions corporatives el 2021

Les reunions corporatives són una bona manera de millorar el vostre negoci. En una reunió corporativa, els empleats són informats de les novetats de l'empresa, es discuteixen i solucionen els problemes que es produeixen, es desenvolupen noves idees i els companys tenen la possibilitat de connectar-se entre ells. Malgrat la seva importància, les reunions no són realment populars entre els empleats. Sovint es perceben com a devoradors de temps que no són tan beneficiosos per a l'empresa, ja que no proporcionen resultats immediats la majoria de les vegades. Però no ha de ser així. Les reunions poden ser molt productives i poden afegir valor a l'empresa.

En aquest article segur que us donarem algunes idees sobre el vast món de les reunions. Potser trobareu algunes maneres noves i interessants de dur-les a terme i penseu a implementar alguns consells per fer front a les trampes de les reunions avorrides i ineficaces!

1. És realment necessari?

En primer lloc, pregunteu-vos: realment necessitem tenir aquesta reunió? Perdrà el temps d'alguns empleats? Si no creieu que els assistents en trauran alguna cosa important, penseu a cancel·lar-lo. Hi ha moments en què una reunió funcionaria millor com a fil de correu electrònic.

D'altra banda, si decideixes que aquesta reunió s'ha de fer i que els empleats se'n beneficiaran, és hora de declarar el tipus de reunió: vas a informar els empleats d'alguna cosa, estàs desenvolupant noves idees o fas? has de prendre una decisió. A més, és important comunicar-ho amb els assistents, perquè sàpiguen què esperar.

2. Troba el nínxol

Les reunions de nínxol s'estan tornant molt populars. Són reunions especialitzades i en el seu enfocament hi ha un tema o problema concret. Aquestes reunions estan de moda, perquè són precises i entren en detalls d'un tema. En el món accelerat actual, als empleats no els agrada perdre el temps en coses que ja saben o que no són importants per a ells. Si assisteixen a una reunió de nínxol, obtindran el que esperen i podran centrar la seva energia i temps en alguna cosa que sigui realment important o interessant per a ells.

3. Fes-ho concís

Com hem comentat, les reunions són genials: connecten els empleats, ajuden a pensar fora de la caixa, resolen problemes. Però la reunió no hauria de consumir gaire temps. Han de ser curts i dolços! Aquí, una vegada més, l'organització i l'estructura són claus: la reunió ha d'estar ben planificada i cal tenir cap i cua. Si no, duraran massa temps i probablement la gent tindrà dificultats per mantenir-se alerta, ja que simplement s'avorriran en algun moment. En general, els assistents no estan completament concentrats en una reunió i solen fer altres treballs simultàniament mentre estan en una reunió. Per tant, el nostre suggeriment és que sigui concís, viu i encantador. D'aquesta manera, la gent s'interessarà més i tindreu la seva atenció. Qui sap, si tens sort, potser fins i tot guardaran el telèfon.

4. La comunicació és crucial

En el món empresarial la comunicació personal està de moda. Les empreses d'avui tendeixen a evitar les sessions de preguntes i respostes que abans eren una norma. Una sessió de preguntes i respostes sol ser una quantitat de temps reservada al final d'una reunió perquè els assistents facin preguntes. Però com dèiem, aquest patró ja no és interessant i hauríeu de considerar un enfocament més modern de la comunicació amb els vostres companys/empleats. Apostem per un toc personal que al final permet que tothom estigui més obert i a gust. A més, això no es limita només als empleats. També és important un enfocament més personal als clients i fa que l'empresa sigui més popular, amplia el nombre de seguidors a les xarxes socials i fa possibles millors resultats empresarials.

5. Aspecte visual

El contingut i la durada d'una reunió no són les úniques coses en què cal pensar. A l'aspecte estètic també hauríeu de fer algunes reflexions: On té lloc la reunió? Com és l'ambient? En primer lloc, haureu d'assegurar-vos que el vostre espai de reunió sigui adequat per a negocis. L'entorn de la conferència ha de ser agradable i la temperatura de l'habitació ha de ser adequada. Si la gent se sent còmoda, hi ha més possibilitats que la reunió sigui percebuda com un èxit. A més, els assistents han de tenir prou espai i espai personal.

Si feu una presentació, assegureu-vos que el disseny de la presentació també reflecteixi la marca i els valors de l'empresa. Potser no sembla tan important, però enviarà un missatge determinat i deixarà una impressió. Són les petites coses les que compten.

6. Tecnologia

Molt probablement haureu d'utilitzar tecnologia a la reunió, així que assegureu-vos que la connexió a Internet sigui impecable i ràpida, que els projectors funcionin sense cap problema. En una empresa moderna, els equips d'alta tecnologia haurien de ser de primer nivell! És difícil evitar completament que es produeixin problemes tècnics, però podeu intentar fer tot el possible per reduir la probabilitat de sorpreses tècniques. Preneu-vos el temps per provar-ho tot amb antelació.

7. Gestió de crisi

En algun moment sorgiran problemes a qualsevol empresa i és difícil evitar-ho. Les tensions fins i tot entre els companys són un problema comú, especialment en moments difícils i estressants. Així són les coses! Les reunions corporatives poden ajudar a suavitzar-ho i a redreçar els vincles entre els empleats. Així, les empreses actuals estan invertint en gestió de crisi i això val la pena.

8. Intel·ligència artificial (IA)

La tecnologia d'IA s'està utilitzant molt a les reunions i s'ha convertit en una de les tecnologies de comunicació més importants. Però, de què parlem exactament quan esmentem la tecnologia d'IA a les reunions? La intel·ligència artificial ajuda a gravar les reunions, les transcriu i permet editar aquestes gravacions (per assegurar-se que tot és correcte o eliminar parts innecessàries de la reunió). D'aquesta manera es millora la qualitat de la reunió, s'amplia el seu abast i la comunicació és molt més efectiva. Heu de consultar Gglot i totes les possibilitats que Gglot ofereix en l'àmbit de la transcripció. En pots guanyar molt. Potser un company va tenir una gran idea durant la sessió de pluja d'idees de la vostra reunió, o potser alguns empleats no van poder assistir a la reunió. Sigui quin sigui el motiu, les transcripcions de reunions permeten als empleats posar-se al dia i mantenir-se informats. A més, assegureu-vos d'enviar una còpia de la transcripció no només als empleats que es van perdre a la reunió, sinó també a tots els que van assistir a la reunió. D'aquesta manera també poden tornar a les transcripcions i veure si han passat per alt alguna idea interessant que pugui millorar el negoci.

Tria els serveis de transcripció de Gglot i tindreu en paper tot el que s'ha dit en una reunió.

9. Reunions en línia

Un gran canvi al qual ens hem d'ajustar aquest any és traslladar les nostres reunions corporatives en línia, a nous entorns (digitals). Com que les reunions en línia són imprescindibles el 2020, l'alta tecnologia ha de formar part de les nostres maneres de comunicar-nos. Hi ha moltes eines que poden simplificar i millorar les reunions en línia. La clau és esbrinar quina d'aquestes eines és adequada per a vostè. Però aneu amb compte i no us excediu. Recordeu: tenir moltes funcions és fantàstic, però si els assistents a la reunió en línia no poden esbrinar com unir-se a la reunió perquè tot està ple de funcions, és possible que acabeu sent sol! També hi ha altres aspectes que hauríeu de tenir en compte a l'hora d'organitzar una reunió virtual: qualitat d'àudio i vídeo (això és de la màxima importància), compartir la pantalla (també imprescindible, sobretot si la reunió inclou una presentació), xat (que fa que la comunicació es faci). possible, sense interrompre realment el flux de la reunió), suport per a diversos dispositius (per exemple, versions mòbils d'un programari de conferències web), etc. Moltes d'aquestes eines són gratuïtes, però per algunes eines haureu de pagar. Assegureu-vos d'informar-vos de les diferents possibilitats, trieu les que siguin fàcils d'utilitzar i feu que la vostra reunió en línia sigui més interessant i potent.

10. Demana comentaris

És molt important trobar maneres de fer que les reunions siguin sempre més valuoses per a tothom inclòs. Com organitzar millors reunions corporatives? Una manera és preguntar als assistents què han pensat sobre una reunió i intentar aprendre alguna cosa de les seves respostes. Conserveu tot el que era bo i canvieu les que no ho eren. Una simple enquesta de comentaris és una manera fantàstica de recollir informació sobre la reunió i si la feu anònima, podeu obtenir resultats més sincers. Escoltar el que pensen els assistents pot donar-vos algunes idees sobre com podeu fer que les reunions futures siguin encara més inclusives i productives per a tothom.

Si us informeu i utilitzeu les eines adequades, podeu celebrar fàcilment una reunió interessant. Prova els nostres consells, planifica i estructura la reunió, no t'allargaries massa, comunica't amb els teus assistents, pensa en les diferents possibilitats que les noves tecnologies poden oferir a la teva empresa, intenta ser creatiu i demana feedback. Les reunions no han de ser avorrides! Poden ser sucosos, inspiradors i productius.