Najvažniji trendovi korporativnih sastanaka za 2021

Korporativni sastanci 2021

Korporativni sastanci su dobar način da unapredite svoje poslovanje. Na korporativnom sastanku zaposleni se informišu o novostima u kompaniji, razgovaraju i rješavaju nastali problemi, razvijaju se nove ideje i kolege imaju mogućnost međusobnog povezivanja. Uprkos njihovoj važnosti, sastanci nisu baš popularni među zaposlenima. Često se doživljavaju kao gutači vremena koji jednostavno nisu toliko korisni za kompaniju, jer većinu vremena ne daju trenutne rezultate. Ali to ne mora biti tako. Sastanci mogu biti vrlo produktivni i mogu dodati vrijednost kompaniji.

U ovom članku sigurno ćemo vam dati neke uvide u ogroman svijet sastanaka. Možda ćete pronaći neke zanimljive, nove načine njihovog vođenja i razmislite o implementaciji nekoliko savjeta kako biste se uhvatili u koštac sa zamkama dosadnih, neučinkovitih sastanaka!

1. Da li je zaista potrebno?

Prije svega, zapitajte se: Da li nam je zaista potreban ovaj sastanak? Hoće li to gubiti vrijeme nekih zaposlenih? Ako ne mislite da će polaznici dobiti nešto važno od toga, razmislite o tome da ga otkažete. Postoje trenuci kada bi sastanak bolje funkcionirao kao nit e-pošte.

S druge strane, ako odlučite da se ovaj sastanak održi i da će zaposleni imati koristi od njega, vrijeme je da se izjasnite o vrsti sastanka: hoćete li informisati zaposlene o nečemu, razvijate li nove ideje ili radite morate donijeti odluku. Također, važno je to komunicirati sa polaznicima, kako bi znali šta mogu očekivati.

2. Pronađite nišu

Niche sastanci postaju izuzetno popularni. To su sastanci koji su specijalizovani i u njihovom fokusu je određena tema ili problem. Ti sastanci su u trendu, jer su precizni i zadiru u detalje jedne teme. U današnjem brzom svijetu zaposleni ne vole gubiti vrijeme na stvari koje već znaju ili im nisu važne. Ako prisustvuju nišem sastanku, dobiće ono što očekuju i mogu usredsrediti svoju energiju i vreme na nešto što im je zaista važno ili zanimljivo.

3. Neka bude sažeto

Kao što smo spomenuli, sastanci su odlični: povezuju zaposlenike, pomažu da se razmišlja izvan okvira, rješavaju problemi. Ali sastanak ne bi trebao biti dugotrajan. Trebali bi biti kratki i slatki! Ovdje su, opet, ključna organizacija i struktura: sastanak mora biti dobro isplaniran i mora imati glavu i rep. Ako ne, trajat će predugo i ljudima će vjerovatno biti teško da ostanu budni jer će im u nekom trenutku jednostavno dosaditi. Općenito, polaznici nisu u potpunosti fokusirani na sastanak i imaju tendenciju da istovremeno obavljaju druge poslove dok su na sastanku. Dakle, naš prijedlog je da bude sažeto, živo i očaravajuće. Na ovaj način će se ljudi više zainteresovati, a vi ćete imati njihovu pažnju. Ko zna, ako budeš imao sreće, možda će i telefon skloniti.

4. Komunikacija je ključna

U poslovnom svijetu lična komunikacija je u modi. Današnje kompanije nastoje izbjegavati sesije pitanja i odgovora koje su bile uobičajena u prošlosti. Sesija pitanja i odgovora je obično vreme koje se odvoji na kraju sastanka za učesnike da postavljaju pitanja. Ali kao što smo rekli, ovaj obrazac više nije zanimljiv i trebali biste razmisliti o modernijem pristupu komunikaciji sa svojim kolegama/zaposlenicima. Odlučujemo se za lični dodir koji na kraju svima omogućava da budu otvoreniji i opušteniji. Takođe, ovo nije ograničeno samo na zaposlene. Važan je i ličniji pristup kupcima koji čini kompaniju popularnijom, proširuje broj pratilaca na društvenim mrežama i omogućava bolje poslovne rezultate.

5. Vizuelni aspekt

Sadržaj i dužina sastanka nisu jedine stvari o kojima treba razmišljati. Trebalo bi dati i estetski aspekt: Gdje se održava sastanak? Kakva je atmosfera? Prije svega, morat ćete se pobrinuti da vaš prostor za sastanke bude prikladan za posao. Okruženje konferencije mora biti ugodno, a sobna temperatura adekvatna. Ako se ljudi osjećaju ugodno, veća je šansa da će sastanak biti shvaćen kao uspješan. Takođe, polaznici treba da imaju dovoljno prostora i ličnog prostora.

Ako održavate prezentaciju, pobrinite se da dizajn same prezentacije također odražava brend i vrijednosti kompanije. Možda se ne čini toliko važnim, ali će poslati određenu poruku i ostaviti utisak. Male stvari se računaju.

6. Tehnologija

Najvjerovatnije ćete na sastanku morati koristiti tehnologiju, pa se uvjerite da je internet veza besprijekorna i brza, da projektori rade bez problema. U modernom preduzeću, oprema visoke tehnologije treba da bude vrhunska! Teško je u potpunosti spriječiti pojavu tehničkih problema, ali možete pokušati dati sve od sebe da smanjite vjerovatnoću tehničkih iznenađenja. Samo odvojite vrijeme da sve testirate unaprijed.

7. Upravljanje krizama

U jednom trenutku će se pojaviti problemi u svakoj kompaniji i to je teško spriječiti. Tenzije čak i među kolegama su čest problem, posebno u izazovnim i stresnim vremenima. Tako stvari stoje! Korporativni sastanci mogu pomoći da se to izgladi i da se poprave veze među zaposlenima. Dakle, današnje kompanije ulažu u upravljanje krizama i to se isplati.

8. Vještačka inteligencija (AI)

AI tehnologija se mnogo koristi na sastancima i postala je jedna od najvažnijih komunikacijskih tehnologija. Ali o čemu tačno govorimo kada spomenemo AI tehnologiju na sastancima? Umjetna inteligencija pomaže u snimanju sastanaka, transkribuje ih i omogućava uređivanje tih snimaka (kako bi se uvjerili da je sve ispravno ili izbrisali nepotrebne dijelove sastanka). Na ovaj način se poboljšava kvalitet sastanka, proširuje njegov obim, a komunikacija mnogo efikasnija. Trebali biste provjeriti Gglot i sve mogućnosti koje Gglot nudi u oblasti transkripcije. Možete mnogo dobiti od toga. Možda je kolega došao na sjajnu ideju tokom sesije mozgalice na vašem sastanku, ili možda neki zaposleni nisu mogli prisustvovati sastanku. Bez obzira na razlog, transkripcije sastanaka omogućavaju zaposlenima da nadoknade korak i ostanu informisani. Takođe, pošaljite kopiju transkripta ne samo zaposlenima koji su propustili sastanak, već i svima koji su prisustvovali sastanku. Na taj način se također mogu vratiti na transkripcije i vidjeti jesu li prevideli neke zanimljive ideje koje mogu poboljšati poslovanje.

Odaberite usluge transkripcije Gglota i imat ćete na papiru sve što je rečeno na sastanku.

9. Online sastanci

Jedna ogromna promjena kojoj se moramo prilagoditi ove godine je premještanje naših korporativnih sastanaka online, u nova (digitalna) okruženja. Kako su online sastanci neophodni u 2020. godini, visoka tehnologija mora biti dio naših načina komunikacije. Postoji mnogo alata koji mogu pojednostaviti i poboljšati sastanke na mreži. Ključ je otkriti koji od ovih alata je pravi za vas. Ali budite oprezni i ne pretjerujte. Zapamtite: imati puno funkcija je sjajno, ali ako učesnici online sastanka ne mogu shvatiti kako da se pridruže sastanku jer je sve prepuno funkcija, možda ćete na kraju ostati sami! Postoje i druge stvari koje biste trebali uzeti u obzir prilikom organiziranja virtualnog sastanka: kvalitet zvuka i videa (ovo je od najveće važnosti), dijeljenje ekrana (takođe morate imati, posebno ako sastanak uključuje prezentaciju), chat (koji omogućava komunikaciju moguće, bez stvarnog prekida toka sastanka), podrška za više uređaja (na primjer, mobilna verzija softvera za web konferencije) itd. Mnogi od tih alata su besplatni, ali za neke alate ćete morati platiti. Obavezno se informirajte o različitim mogućnostima, odaberite one koje su prilagođene korisniku i čine vaš online sastanak zanimljivijim i moćnijim.

10. Zatražite povratne informacije

Veoma je važno pronaći načine da sastanke uvijek učinite vrednijima za sve uključene. Kako organizovati bolje korporativne sastanke? Jedan od načina je da pitate učesnike šta misle o sastanku i pokušajte da naučite nešto iz njihovih odgovora. Zadržite sve što je bilo dobro i promijenite stvari koje nisu. Jednostavna anketa za povratne informacije odličan je način za prikupljanje informacija o sastanku i ako ga učinite anonimnim, možda ćete dobiti iskrenije rezultate. Ako čujete šta misle polaznici, možda ćete dobiti neke ideje o tome kako buduće sastanke učiniti još inkluzivnijim i produktivnijim za sve.

Ako se informišete i ako koristite prave alate, lako možete održati zanimljiv sastanak. Isprobajte naše savjete, planirajte i strukturirajte sastanak, nemojte ga odugovlačiti, komunicirajte sa svojim sudionicima, razmislite o različitim mogućnostima koje nova tehnologija može ponuditi vašoj kompaniji, pokušajte biti kreativni i zatražite povratnu informaciju. Sastanci zaista ne moraju biti dosadni! Mogu biti sočne, inspirativne i produktivne.