2021-এর জন্য শীর্ষ কর্পোরেট মিটিংয়ের প্রবণতা

2021 সালে কর্পোরেট মিটিং

কর্পোরেট মিটিং আপনার ব্যবসার উন্নতি করার একটি ভাল উপায়। একটি কর্পোরেট সভায়, কর্মচারীদের কোম্পানির খবর সম্পর্কে অবহিত করা হয়, ঘটমান সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা করা হয় এবং সমাধান করা হয়, নতুন ধারণা তৈরি হয় এবং সহকর্মীদের একে অপরের সাথে সংযোগ করার সম্ভাবনা থাকে। তাদের গুরুত্ব সত্ত্বেও, সভাগুলি কর্মীদের মধ্যে সত্যিই জনপ্রিয় নয়। তারা প্রায়শই সময় গ্রাসকারী হিসাবে বিবেচিত হয় যা কোম্পানির জন্য ততটা উপকারী নয়, যেহেতু তারা বেশিরভাগ সময় তাত্ক্ষণিক ফলাফল প্রদান করে না। কিন্তু এটা যে ভাবে হতে হবে না. সভাগুলি খুব উত্পাদনশীল হতে পারে এবং কোম্পানিতে মূল্য যোগ করতে পারে।

এই নিবন্ধে আমরা অবশ্যই আপনাকে মিটিং এর বিশাল জগতের কিছু অন্তর্দৃষ্টি দেব। হয়তো আপনি সেগুলি পরিচালনা করার কিছু আকর্ষণীয়, নতুন উপায় খুঁজে পাবেন এবং বিরক্তিকর, অকার্যকর মিটিংয়ের ফাঁদগুলি মোকাবেলা করার জন্য কিছু টিপস প্রয়োগ করার কথা বিবেচনা করবেন!

1. এটা সত্যিই প্রয়োজনীয়?

প্রথমত, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন: আমাদের কি সত্যিই এই মিটিং করা দরকার? এতে কি কিছু কর্মচারীর সময় নষ্ট হবে? আপনি যদি মনে করেন না যে অংশগ্রহণকারীরা এটি থেকে গুরুত্বপূর্ণ কিছু পাবেন, তবে এটি বাতিল করার কথা বিবেচনা করুন। এমন সময় আছে যখন একটি মিটিং একটি ইমেল থ্রেড হিসাবে ভাল কাজ করবে।

অন্যদিকে, আপনি যদি সিদ্ধান্ত নেন যে এই মিটিংটি হওয়া উচিত এবং কর্মচারীরা এটি থেকে উপকৃত হবেন, তাহলে আপনি মিটিংয়ের ধরন ঘোষণা করার সময় এসেছে: আপনি কি কর্মীদের কিছু সম্পর্কে অবহিত করতে যাচ্ছেন, আপনি কি নতুন ধারণা তৈরি করছেন বা করছেন? আপনাকে একটি সিদ্ধান্ত নিতে হবে। এছাড়াও, অংশগ্রহণকারীদের সাথে এটি যোগাযোগ করা গুরুত্বপূর্ণ, যাতে তারা জানতে পারে কী আশা করতে হবে।

2. কুলুঙ্গি খুঁজুন

কুলুঙ্গি মিটিং অত্যন্ত জনপ্রিয় হয়ে উঠছে. এগুলি এমন মিটিং যা বিশেষায়িত এবং তাদের ফোকাসে একটি নির্দিষ্ট বিষয় বা সমস্যা। এই মিটিংগুলি প্রচলিত, কারণ সেগুলি সুনির্দিষ্ট এবং সেগুলি একটি বিষয়ের বিশদ বিবরণে যায়৷ আজকের দ্রুত গতির বিশ্বে কর্মচারীরা এমন জিনিসগুলিতে তাদের সময় নষ্ট করতে পছন্দ করে না যা তারা ইতিমধ্যেই জানে বা যা তাদের কাছে গুরুত্বপূর্ণ নয়। যদি তারা একটি কুলুঙ্গি সভায় যোগ দেয়, তারা যা প্রত্যাশা করে তা পাবে এবং তারা তাদের শক্তি এবং সময়কে এমন কিছুতে ফোকাস করতে পারে যা তাদের কাছে সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ বা আকর্ষণীয়।

3. এটি সংক্ষিপ্ত করুন

আমরা যেমন উল্লেখ করেছি, মিটিংগুলি দুর্দান্ত: তারা কর্মীদের সংযুক্ত করে, বাক্সের বাইরে চিন্তা করতে সাহায্য করে, সমস্যাগুলি সমাধান করে। কিন্তু মিটিং খুব বেশি সময়সাপেক্ষ হওয়া উচিত নয়। তারা সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি হওয়া উচিত! এখানে, আবারও, সংগঠন এবং কাঠামো গুরুত্বপূর্ণ: মিটিংটি সুপরিকল্পিত হতে হবে এবং এটির একটি মাথা এবং একটি লেজ থাকা প্রয়োজন। যদি তা না হয়, তবে তারা খুব বেশি দিন স্থায়ী হবে এবং লোকেরা সম্ভবত সতর্ক থাকা কঠিন মনে করবে কারণ তারা কেবল এক সময়ে বিরক্ত হয়ে যাবে। সাধারণভাবে, অংশগ্রহণকারীরা একটি মিটিংয়ে সম্পূর্ণভাবে মনোনিবেশ করেন না এবং তারা একটি মিটিংয়ে থাকাকালীন একই সাথে অন্যান্য কাজ করার প্রবণতা রাখেন। সুতরাং, আমাদের পরামর্শ হল সংক্ষিপ্ত, প্রাণবন্ত এবং মনোমুগ্ধকর করা। এইভাবে, লোকেরা আরও আগ্রহী হবে এবং আপনি তাদের মনোযোগ পাবেন। কে জানে, যদি আপনি ভাগ্যবান হন, তাহলে হয়তো তারা তাদের ফোনও ফেলে দেবে।

4. যোগাযোগ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ

ব্যবসায়িক জগতে ব্যক্তিগত যোগাযোগের প্রচলন রয়েছে। আজকের কোম্পানিগুলি প্রশ্নোত্তর সেশনগুলি এড়াতে থাকে যা অতীতে একটি আদর্শ ছিল। একটি প্রশ্নোত্তর অধিবেশন হল সাধারণত একটি মিটিং শেষে উপস্থিতদের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য নির্ধারিত সময়ের পরিমাণ। কিন্তু আমরা যেমন বলেছি এই প্যাটার্নটি আর আকর্ষণীয় নয় এবং আপনার সহকর্মী/কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগের জন্য আরও আধুনিক পদ্ধতি বিবেচনা করা উচিত। আমরা একটি ব্যক্তিগত স্পর্শের জন্য বেছে নিচ্ছি যা শেষ পর্যন্ত সবাইকে আরও খোলামেলা এবং স্বাচ্ছন্দ্যে থাকতে দেয়৷ এছাড়াও, এটি শুধুমাত্র কর্মীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। গ্রাহকদের জন্য একটি আরও ব্যক্তিগত পদ্ধতিও গুরুত্বপূর্ণ এবং এটি কোম্পানিকে আরও জনপ্রিয় করে তোলে, সামাজিক মিডিয়াতে অনুসরণকারীদের সংখ্যা বৃদ্ধি করে এবং আরও ভাল ব্যবসায়িক ফলাফল সম্ভব করে।

5. চাক্ষুষ দিক

একটি মিটিংয়ের বিষয়বস্তু এবং দৈর্ঘ্য শুধুমাত্র চিন্তা করার বিষয় নয়। আপনার নান্দনিক দিকটিও কিছু চিন্তাভাবনা দেওয়া উচিত: সভা কোথায় হয়? পরিবেশটা কেমন? প্রথমত, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার মিটিং স্পেস ব্যবসার জন্য উপযুক্ত। সম্মেলনের পরিবেশ মনোরম হতে হবে এবং ঘরের তাপমাত্রা পর্যাপ্ত হওয়া উচিত। যদি লোকেরা স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে তবে মিটিংটি সফল হিসাবে বিবেচিত হওয়ার একটি ভাল সম্ভাবনা রয়েছে। এছাড়াও, অংশগ্রহণকারীদের পর্যাপ্ত রুম এবং ব্যক্তিগত স্থান থাকতে হবে।

আপনি যদি একটি উপস্থাপনা প্রদান করেন, নিশ্চিত করুন যে উপস্থাপনার নকশা নিজেই ব্র্যান্ড এবং কোম্পানির মান প্রতিফলিত করে। এটি হয়তো এত গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে হচ্ছে না, তবে এটি একটি নির্দিষ্ট বার্তা পাঠাবে এবং একটি ছাপ রেখে যাবে৷ এটা গণনা যে ছোট জিনিস.

6. প্রযুক্তি

সম্ভবত আপনাকে মিটিংয়ে প্রযুক্তি ব্যবহার করতে হবে, তাই নিশ্চিত করুন যে ইন্টারনেট সংযোগটি ত্রুটিহীন এবং দ্রুত, প্রজেক্টরগুলি কোনও সমস্যা ছাড়াই কাজ করছে। একটি আধুনিক কোম্পানীতে, উচ্চ প্রযুক্তির সরঞ্জামগুলি শীর্ষস্থানীয় হওয়া উচিত! প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলিকে সম্পূর্ণরূপে প্রতিরোধ করা কঠিন, তবে আপনি প্রযুক্তিগত বিস্ময়ের সম্ভাবনা কমাতে আপনার যথাসাধ্য চেষ্টা করতে পারেন। আগে থেকে সবকিছু পরীক্ষা করার জন্য শুধু সময় নিন।

7. সংকট ব্যবস্থাপনা

কোনো কোনো সময়ে কোনো কোম্পানিতে সমস্যা দেখা দেবে এবং তা প্রতিরোধ করা কঠিন। এমনকি সহকর্মীদের মধ্যে উত্তেজনা একটি সাধারণ সমস্যা, বিশেষত চ্যালেঞ্জিং এবং চাপের সময়ে। ব্যাপারটা এমনই! কর্পোরেট মিটিংগুলি এটিকে মসৃণ করতে এবং কর্মীদের মধ্যে বন্ধন সোজা করতে সহায়তা করতে পারে। এইভাবে, আজকের ব্যবসাগুলি সংকট ব্যবস্থাপনায় বিনিয়োগ করছে এবং এটি পরিশোধ করে।

8. কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা (AI)

AI প্রযুক্তি মিটিংয়ে প্রচুর ব্যবহার করা হচ্ছে এবং এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ প্রযুক্তিতে পরিণত হয়েছে। কিন্তু যখন আমরা মিটিংয়ে এআই প্রযুক্তির কথা বলি তখন আমরা ঠিক কী নিয়ে কথা বলি? কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা মিটিংগুলি রেকর্ড করতে সাহায্য করে, এটি তাদের প্রতিলিপি করে এবং সেই রেকর্ডিংগুলিকে সম্পাদনা করা সম্ভব করে (সবকিছু ঠিক আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে বা মিটিংয়ের অপ্রয়োজনীয় অংশগুলি মুছে ফেলার জন্য)। এইভাবে মিটিংয়ের মান উন্নত হয়, এর পরিধি প্রশস্ত হয় এবং যোগাযোগ অনেক বেশি কার্যকর হয়। আপনার Gglot এবং ট্রান্সক্রিবিংয়ের ক্ষেত্রে Gglot অফার করার সমস্ত সম্ভাবনা পরীক্ষা করা উচিত। আপনি এটা থেকে অনেক লাভ করতে পারেন. হতে পারে আপনার মিটিংয়ের ব্রেনস্টর্ম সেশনের সময় একজন সহকর্মী একটি দুর্দান্ত ধারণা নিয়ে এসেছেন, বা সম্ভবত কিছু কর্মচারী মিটিংয়ে অংশ নিতে পারেননি। কারণ যাই হোক না কেন, মিটিংয়ের ট্রান্সক্রিপশন কর্মচারীদেরকে ধরতে এবং অবগত থাকতে দেয়। এছাড়াও, ট্রান্সক্রিপ্টের একটি অনুলিপি পাঠানোর বিষয়টি নিশ্চিত করুন যে সমস্ত কর্মচারীরা মিটিং মিস করেছেন তাদের কাছেই নয়, যারা মিটিংয়ে অংশ নিয়েছিলেন তাদেরও। এইভাবে তারা ট্রান্সক্রিপশনে ফিরে যেতে পারে এবং দেখতে পারে যে তারা ব্যবসার উন্নতি করতে পারে এমন কোন আকর্ষণীয় ধারণা উপেক্ষা করেছে কিনা।

Gglot-এর ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবাগুলি বেছে নিন এবং একটি মিটিংয়ে যা বলা হয়েছে তা আপনার কাছে কাগজে থাকবে।

9. অনলাইন মিটিং

একটি বিশাল পরিবর্তন যা আমাদের এই বছরের সাথে সামঞ্জস্য করতে হবে তা হল আমাদের কর্পোরেট মিটিংগুলিকে অনলাইনে, নতুন (ডিজিটাল) পরিবেশে নিয়ে যাওয়া৷ যেহেতু 2020 সালে অনলাইন মিটিং করা আবশ্যক, তাই উচ্চ প্রযুক্তিকে আমাদের যোগাযোগের উপায়গুলির অংশ হতে হবে। অনলাইন মিটিং সহজ এবং উন্নত করতে পারে এমন অনেক টুল আছে। মূল বিষয় হল এই টুলগুলির মধ্যে কোনটি আপনার জন্য সঠিক তা খুঁজে বের করা। তবে সতর্ক থাকুন এবং এটি অতিরিক্ত করবেন না। মনে রাখবেন: অনেক বৈশিষ্ট্য থাকা দুর্দান্ত, কিন্তু যদি অনলাইন মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ে কীভাবে যোগদান করবেন তা বুঝতে না পারেন কারণ সবকিছুই বৈশিষ্ট্যযুক্ত, তাহলে আপনি একা থাকতে পারেন! ভার্চুয়াল মিটিং আয়োজন করার সময় অন্যান্য বিষয়গুলিও আপনার বিবেচনায় নেওয়া উচিত: অডিও এবং ভিডিও গুণমান (এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ), স্ক্রিন শেয়ারিং (এছাড়াও আবশ্যক, বিশেষ করে যদি মিটিংয়ে একটি উপস্থাপনা অন্তর্ভুক্ত থাকে), চ্যাট (যা যোগাযোগ করে সম্ভব, সত্যিই মিটিংয়ের প্রবাহকে বাধা না দিয়ে), মাল্টি-ডিভাইস সমর্থন (উদাহরণস্বরূপ, একটি ওয়েব কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যারের একটি মোবাইল সংস্করণ) ইত্যাদি। এই সরঞ্জামগুলির অনেকগুলি বিনামূল্যে, তবে কিছু সরঞ্জামের জন্য আপনাকে অর্থ প্রদান করতে হবে৷ বিভিন্ন সম্ভাবনা সম্পর্কে নিজেকে অবহিত করতে ভুলবেন না, ব্যবহারকারী বান্ধব বেছে নিন এবং আপনার অনলাইন মিটিংকে আরও আকর্ষণীয় এবং আরও শক্তিশালী করে তুলুন।

10. প্রতিক্রিয়ার জন্য জিজ্ঞাসা করুন

অন্তর্ভুক্ত প্রত্যেকের জন্য সর্বদা মিটিংগুলিকে আরও মূল্যবান করে তোলার উপায়গুলি সন্ধান করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷ কিভাবে ভাল কর্পোরেট মিটিং সংগঠিত? একটি উপায় হল অংশগ্রহণকারীদের জিজ্ঞাসা করা যে তারা একটি মিটিং সম্পর্কে কী ভাবছে এবং তাদের উত্তরগুলি থেকে কিছু শেখার চেষ্টা করা। যা ভাল ছিল সবই রাখুন এবং যা ছিল না তা পরিবর্তন করুন। একটি সাধারণ প্রতিক্রিয়া সমীক্ষা হল মিটিং সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করার একটি দুর্দান্ত উপায় এবং আপনি যদি এটি বেনামী করেন তবে আপনি আরও আন্তরিক ফলাফল পেতে পারেন। অংশগ্রহণকারীরা যা মনে করেন তা শুনে আপনি কীভাবে ভবিষ্যতের মিটিংগুলিকে সবার জন্য আরও বেশি অন্তর্ভুক্তিমূলক এবং উত্পাদনশীল করতে পারেন সে সম্পর্কে আপনাকে কিছু ধারণা দিতে পারে।

আপনি যদি অবহিত হন এবং আপনি যদি সঠিক সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করেন তবে আপনি সহজেই একটি আকর্ষণীয় মিটিং করতে পারেন। আমাদের টিপস ব্যবহার করে দেখুন, মিটিংয়ের পরিকল্পনা করুন এবং গঠন করুন, এটিকে খুব বেশি লম্বা করবেন না, আপনার অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ করুন, নতুন প্রযুক্তি আপনার কোম্পানিকে অফার করতে পারে এমন বিভিন্ন সম্ভাবনা সম্পর্কে চিন্তা করুন, সৃজনশীল হওয়ার চেষ্টা করুন এবং প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন। মিটিং সত্যিই বিরক্তিকর হতে হবে না! তারা সরস, অনুপ্রেরণাদায়ক এবং উত্পাদনশীল হতে পারে।