أهم اتجاهات اجتماعات الشركات لعام 2021

اجتماعات الشركات في عام 2021

اجتماعات الشركات طريقة جيدة لتحسين عملك. في اجتماع الشركة ، يتم إبلاغ الموظفين بالأخبار في الشركة ، وتتم مناقشة المشكلات التي تحدث وحلها ، ويتم تطوير أفكار جديدة ، ويتمتع الزملاء بإمكانية التواصل مع بعضهم البعض. على الرغم من أهميتها ، لا تحظى الاجتماعات بشعبية كبيرة بين الموظفين. غالبًا ما يُنظر إليهم على أنهم يلتهمون الوقت وهذا ليس مفيدًا للشركة ، لأنهم لا يقدمون نتائج فورية في معظم الأوقات. لكن لا يجب أن يكون الأمر كذلك. يمكن أن تكون الاجتماعات مثمرة للغاية ويمكن أن تضيف قيمة إلى الشركة.

في هذه المقالة ، سنقدم لك بالتأكيد بعض الأفكار حول عالم الاجتماعات الواسع. ربما ستجد بعض الطرق الجديدة والمثيرة لإجرائها وتفكر في تنفيذ بعض النصائح لمعالجة فخاخ الاجتماعات المملة وغير الفعالة!

1. هل هو ضروري حقا؟

بادئ ذي بدء ، اسأل نفسك: هل نحتاج حقًا إلى هذا الاجتماع؟ هل سيضيع وقت بعض الموظفين؟ إذا كنت لا تعتقد أن الحضور سيحصلون على شيء مهم منه ، ففكر فقط في إلغائه. هناك أوقات يكون فيها الاجتماع أفضل كسلسلة رسائل بريد إلكتروني.

من ناحية أخرى ، إذا قررت أن هذا الاجتماع يجب أن يتم وأن يستفيد منه الموظفون ، فقد حان الوقت لإعلان نوع الاجتماع: هل ستبلغ الموظفين بشيء ما ، هل تقوم بتطوير أفكار جديدة أم تفعل تحتاج إلى اتخاذ قرار. أيضًا ، من المهم توصيل هذا بالحضور ، حتى يعرفوا ما يمكن توقعه.

2. البحث عن مكانة

أصبحت الاجتماعات المتخصصة شائعة للغاية. هذه اجتماعات متخصصة وفي تركيزها موضوع أو مشكلة محددة. هذه الاجتماعات عصرية لأنها دقيقة وتتناول تفاصيل موضوع واحد. في عالم اليوم الذي يسير بخطى سريعة ، لا يحب الموظفون إضاعة وقتهم في أشياء يعرفونها بالفعل أو ليست مهمة لهم. إذا حضروا اجتماعًا متخصصًا ، فسيحصلون على ما يتوقعونه ويمكنهم تركيز طاقتهم ووقتهم على شيء مهم حقًا أو مثيرًا للاهتمام بالنسبة لهم.

3. اجعلها موجزة

كما ذكرنا ، الاجتماعات رائعة: فهي تربط الموظفين وتساعد على التفكير خارج الصندوق وتحل المشكلات. لكن لا ينبغي أن يكون الاجتماع مضيعة للوقت. يجب أن تكون قصيرة ولطيفة! هنا ، مرة أخرى ، التنظيم والهيكل أمران أساسيان: يجب التخطيط جيدًا للاجتماع ويجب أن يكون له رأس وذيل. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسوف يستمرون لفترة طويلة جدًا وربما سيجد الناس صعوبة في البقاء في حالة تأهب لأنهم سيصابون بالملل في مرحلة ما. بشكل عام ، لا يركز الحاضرون تمامًا على الاجتماع ويميلون إلى القيام بأعمال أخرى في وقت واحد أثناء وجودهم في الاجتماع. لذا ، فإن اقتراحنا هو أن يكون موجزًا وحيويًا وساحرًا. بهذه الطريقة ، سيصبح الناس أكثر اهتمامًا وستجذب انتباههم. من يدري ، إذا كنت محظوظًا ، فربما سيضعون هواتفهم بعيدًا.

4. الاتصال أمر بالغ الأهمية

في عالم الأعمال ، أصبحت الاتصالات الشخصية رائجة. تميل شركات اليوم إلى تجنب جلسات الأسئلة والأجوبة التي كانت شائعة في الماضي. عادةً ما تكون جلسة الأسئلة والأجوبة هي مقدار الوقت المخصص في نهاية الاجتماع للحضور لطرح الأسئلة. لكن كما قلنا ، لم يعد هذا النمط مثيرًا للاهتمام ويجب عليك التفكير في نهج أكثر حداثة للتواصل مع زملائك / موظفيك. نحن نختار اللمسة الشخصية التي تتيح للجميع في النهاية أن يكونوا أكثر انفتاحًا وراحة. أيضًا ، هذا لا يقتصر على الموظفين فقط. من المهم أيضًا اتباع نهج شخصي أكثر للعملاء ، فهو يجعل الشركة أكثر شهرة ، ويوسع عدد المتابعين على وسائل التواصل الاجتماعي ويجعل نتائج الأعمال أفضل ممكنة.

5. الجانب المرئي

محتوى الاجتماع ومدته ليسا الشيء الوحيد الذي يجب التفكير فيه. يجب أن تعطي الجانب الجمالي أيضًا بعض الأفكار: أين يتم اللقاء؟ كيف يبدو الجو؟ بادئ ذي بدء ، سوف تحتاج إلى التأكد من أن مساحة الاجتماع مناسبة للعمل. يجب أن تكون بيئة المؤتمر ممتعة ويجب أن تكون درجة حرارة الغرفة مناسبة. إذا شعر الناس بالراحة ، فهناك فرصة أفضل لأن ينظر إلى الاجتماع على أنه ناجح. أيضًا ، يجب أن يكون لدى الحضور مساحة كافية ومساحة شخصية.

إذا كنت تقدم عرضًا تقديميًا ، فتأكد من أن تصميم العرض التقديمي نفسه يعكس أيضًا العلامة التجارية وقيم الشركة. ربما لا يبدو الأمر بالغ الأهمية ، لكنه سيرسل رسالة معينة ويترك انطباعًا. إنها الأشياء الصغيرة التي تهم.

6. التكنولوجيا

على الأرجح ستضطر إلى استخدام التكنولوجيا في الاجتماع ، لذا تأكد من أن الاتصال بالإنترنت لا تشوبه شائبة وسريع ، وأن أجهزة العرض تعمل دون أي مشاكل. في شركة حديثة ، يجب أن تكون المعدات عالية التقنية من الدرجة الأولى! من الصعب منع حدوث المشكلات الفنية تمامًا ، ولكن يمكنك محاولة بذل قصارى جهدك لتقليل احتمالية حدوث مفاجآت فنية. فقط خذ الوقت الكافي لاختبار كل شيء مقدمًا.

7. إدارة الأزمات

في مرحلة ما ، ستظهر مشاكل في أي شركة ومن الصعب منع ذلك. التوترات حتى بين الزملاء هي قضية شائعة ، خاصة في الأوقات العصيبة. هذه هي الطريقة التي تسير بها الأمور! يمكن أن تساعد اجتماعات الشركات في تسهيل ذلك وتقوية الروابط بين الموظفين. وبالتالي ، تستثمر شركات اليوم في إدارة الأزمات وهذا يؤتي ثماره.

8. الذكاء الاصطناعي (AI)

يتم استخدام تقنية الذكاء الاصطناعي كثيرًا في الاجتماعات، وقد أصبحت من أهم تقنيات الاتصال. ولكن ما الذي نتحدث عنه بالضبط عندما نذكر تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي في الاجتماعات؟ يساعد الذكاء الاصطناعي على تسجيل الاجتماعات، ويقوم بنسخها ويجعل من الممكن تحرير تلك التسجيلات (للتأكد من أن كل شيء صحيح أو حذف الأجزاء غير الضرورية من الاجتماع). بهذه الطريقة يتم تحسين جودة الاجتماع وتوسيع نطاقه ويكون التواصل أكثر فعالية. يجب عليك التحقق من Gglot وجميع الإمكانيات التي تقدمها Gglot في مجال النسخ. يمكنك الحصول على الكثير منه. ربما جاء أحد الزملاء بفكرة رائعة أثناء جلسة العصف الذهني في اجتماعك، أو ربما لم يتمكن بعض الموظفين من حضور الاجتماع. مهما كان السبب، فإن نسخ الاجتماعات يسمح للموظفين بمواكبة التطورات والبقاء على اطلاع. تأكد أيضًا من إرسال نسخة من النص ليس فقط للموظفين الذين فاتتهم الاجتماع، ولكن أيضًا لكل من حضر الاجتماع. وبهذه الطريقة، يمكنهم أيضًا الرجوع إلى النسخ ومعرفة ما إذا كانوا قد أغفلوا أي أفكار مثيرة للاهتمام يمكنها تحسين العمل.

اختر خدمات النسخ من Gglot وسيكون لديك على الورق كل ما قيل في الاجتماع.

9. الاجتماعات عبر الإنترنت

أحد التغييرات الضخمة التي يتعين علينا تعديلها لهذا العام هو نقل اجتماعات الشركة عبر الإنترنت إلى بيئات (رقمية) جديدة. نظرًا لأن الاجتماعات عبر الإنترنت ضرورية في عام 2020 ، يجب أن تكون التكنولوجيا الفائقة جزءًا من طرقنا للتواصل. هناك العديد من الأدوات التي يمكنها تبسيط وتحسين الاجتماعات عبر الإنترنت. المفتاح هو معرفة أي من هذه الأدوات مناسب لك. لكن كن حذرًا ولا تبالغ في ذلك. تذكر: وجود الكثير من الميزات أمر رائع ، ولكن إذا لم يتمكن الحاضرون في الاجتماع عبر الإنترنت من معرفة كيفية الانضمام إلى الاجتماع لأن كل شيء مليء بالميزات ، فقد ينتهي بك الأمر إلى أن تكون وحيدًا! هناك أيضًا أشياء أخرى يجب أن تأخذها في الاعتبار أثناء تنظيم اجتماع افتراضي: جودة الصوت والفيديو (هذا في غاية الأهمية) ، ومشاركة الشاشة (أيضًا يجب أن يكون لديك ، خاصة إذا كان الاجتماع يتضمن عرضًا تقديميًا) ، والدردشة (التي تجعل الاتصال ممكن ، دون مقاطعة تدفق الاجتماع حقًا) ، دعم متعدد الأجهزة (على سبيل المثال ، إصدارات الهاتف المحمول من برنامج مؤتمرات الويب) إلخ. العديد من هذه الأدوات مجانية ، ولكن بالنسبة لبعض الأدوات ، سيتعين عليك الدفع. تأكد من إعلام نفسك بالإمكانيات المختلفة ، واختر تلك التي تكون سهلة الاستخدام واجعل اجتماعك عبر الإنترنت أكثر إثارة للاهتمام وأكثر قوة.

10. اطلب التغذية الراجعة

من المهم جدًا إيجاد طرق لجعل الاجتماعات دائمًا أكثر قيمة لكل شخص مشمول. كيف تنظم اجتماعات أفضل للشركات؟ تتمثل إحدى الطرق في سؤال الحاضرين عن رأيهم في الاجتماع ومحاولة تعلم شيء من إجاباتهم. احتفظ بكل ما كان جيدًا وغير الأشياء التي لم تكن كذلك. يعد استطلاع التعليقات البسيط طريقة رائعة لجمع المعلومات حول الاجتماع وإذا قمت بإخفاء هويتك فقد تحصل على نتائج أكثر صدقًا. قد يمنحك سماع ما يعتقده الحاضرون بعض الأفكار حول كيفية جعل الاجتماعات المستقبلية أكثر شمولاً وإنتاجية للجميع.

إذا تم إعلامك وإذا كنت تستخدم الأدوات المناسبة ، يمكنك بسهولة عقد اجتماع ممتع. جرب نصائحنا ، وخطط للاجتماع وقم بتنظيمه ، ولا تجعله طويلاً ، وتواصل مع الحاضرين ، وفكر في الاحتمالات المختلفة التي يمكن أن تقدمها التكنولوجيا الجديدة لشركتك ، وحاول أن تكون مبدعًا واطلب التعليقات. لا يجب أن تكون الاجتماعات مملة حقًا! يمكن أن تكون مثيرة وملهمة ومثمرة.