Trascrizione AI vs trascrizione umana: qual è il modo più sicuro?

Le trascrizioni delle riunioni porteranno a te, ai tuoi dipendenti e alla tua azienda molti vantaggi. Accadrà sempre che alcuni dipendenti debbano saltare un incontro importante per motivi privati (magari il loro bambino aveva un appuntamento dal medico) o per motivi professionali (dovevano partire per un viaggio di lavoro). Se parliamo di un dipendente con elevate responsabilità all'interno dell'azienda è più che importante che abbia familiarità con tutto ciò che è stato detto in riunione. Allora, cosa si può fare per farlo accadere? Naturalmente, qualcuno è sempre incaricato di scrivere i verbali della riunione, il che può essere una buona fonte per il dipendente scomparso, ma potresti chiederti se sarà davvero sufficiente.

D'altra parte, potresti registrare l'intera riunione, in modo che i dipendenti che non hanno potuto partecipare possano praticamente ascoltare l'intera riunione ed essere informati come se fossero presenti di persona. Ma le riunioni spesso richiedono fino a un'ora e potrebbe essere un po 'troppo aspettarsi che i dipendenti ascoltino l'intera registrazione, soprattutto considerando che ci sono cose più importanti da fare per loro. Un'altra possibilità è trascrivere la riunione registrata. Questa sembra la soluzione migliore perché in questo modo i dipendenti possono essere più informati che se leggessero solo i verbali, poiché possono cogliere tutto ciò che è stato detto senza perdere troppo tempo prezioso durante l'ascolto dell'intera riunione.

È anche importante ricordare che molte aziende impiegano persone con disabilità. Quindi, se uno o più dei tuoi dipendenti è sordo o ha problemi di udito, potrebbe essere difficile per loro tenere traccia e capire tutto ciò che viene detto durante la riunione. Devi sapere che a volte leggere le labbra non è sufficiente: forse qualcuno parla molto velocemente o chi parla ha un accento pesante e questo probabilmente farebbe sentire escluso quel dipendente ipoudente. È qui che le trascrizioni tornano utili, perché se stai trascrivendo riunioni stai dimostrando ai dipendenti che l'azienda sostiene una politica onnicomprensiva, poiché anche i dipendenti che hanno una sorta di problema di udito possono ottenere il quadro completo ed essere completamente inclusi in assemblea quali preziosi membri della società.

Come puoi vedere, trascrivere una riunione può essere molto importante per l'azienda. Ma devi anche stare attento. Le trascrizioni non dovrebbero far trapelare alcuna informazione importante al pubblico o alla concorrenza. Ciò potrebbe avere un effetto enorme sulla tua attività. I tuoi prodotti e le tue idee dovrebbero rimanere in azienda fino al momento giusto per mostrarli al mondo.

Se vuoi trascrivere le tue riunioni in modo molto sicuro, dovresti pensare a utilizzare un software che si basa sull'intelligenza artificiale. Questo modo di trascrivere si chiama trascrizione automatizzata ed è un ottimo strumento per trascrivere le tue riunioni, poiché trascrive in modo veloce e accurato e allo stesso tempo è molto sicuro.

Oggi, la tecnologia artificiale ha fatto molta strada. Ha sviluppato la possibilità di riconoscimento vocale. Ciò semplifica la traduzione della parola pronunciata direttamente nel formato di testo, che chiamiamo trascrizione AI. Con altre parole possiamo dire che la tecnologia di riconoscimento vocale automatico ci consente di prendere l'audio parlato, interpretarlo e generare testo da esso.

Probabilmente hai già utilizzato questa tecnologia senza nemmeno pensarci. A questo punto dobbiamo solo citare Siri o Alexa e sono sicuro che tutti sappiano di cosa stiamo parlando. Come puoi vedere, il riconoscimento vocale gioca già un ruolo importante nelle nostre vite, anche se è ancora abbastanza semplice e limitato. Dobbiamo anche sottolineare che la tecnologia è maturata a un livello in cui gli errori nelle trascrizioni non sono così comuni e i ricercatori si stanno impegnando molto per migliorare ulteriormente questo campo. È importante considerare che ci sono molte espressioni, collocazioni, slang e accenti che devono essere tutti appresi dal software e ciò richiederà ancora del tempo. Ma durante una riunione di solito viene utilizzato un registro più formale. Quindi, molto probabilmente l'IA farà un buon lavoro di trascrizione.

Detto questo, confrontiamo un trascrittore umano con un software di trascrizione e vediamo quali vantaggi e svantaggi ciascuno di essi può offrire.

Cominciamo con il trascrittore umano. Nella maggior parte dei casi si tratta di professionisti preparati. Il loro compito è ascoltare il file audio della riunione e annotare digitando tutto ciò che è stato detto. Il risultato sarà molto probabilmente molto accurato. Ma devi sapere che un altro essere umano conoscerà il contenuto del tuo incontro, che forse vuoi mantenere riservato. Naturalmente, ti consigliamo di firmare un NDA (accordo di non divulgazione), ma puoi comunque essere sicuro al 100% che tutto rimarrà tra te e il trascrittore. Siamo tutti solo esseri umani e alla maggior parte degli umani piace spettegolare. Ovviamente non stiamo parlando di tutti i trascrittori umani, ma per alcuni di loro potrebbe essere molto difficile tenere la bocca chiusa su nuove idee e prodotti interessanti che usciranno il prossimo autunno. Oppure, forse durante la riunione potrebbero essere discussi contenuti più sensibili, che davvero non vuoi che vengano resi pubblici.

D'altra parte, la trascrizione AI viene eseguita da una macchina e nessun essere umano ha accesso a quei documenti. Possiamo dire che questo è davvero un modo molto riservato per trascrivere la tua riunione.

Quando si parla di riservatezza c'è ancora una cosa importante da menzionare ed è la problematica archiviazione dei dati. Non sai davvero dove e come il trascrittore memorizza i dati. Ma quando parliamo di trascrizioni AI, sai che sei l'unica persona che carica i file audio e scarica il file di testo. Spetta a te modificare e / o eliminare tutti i file caricati e le trascrizioni scaricate. Pertanto, i documenti e il loro contenuto sono al sicuro e rimangono tra te e la macchina.

Forse, a un certo punto ti è venuto in mente di poter delegare il compito di trascrivere le riunioni a un dipendente che lavora nella tua azienda. Questa forse sembra un'ottima idea, dal momento che il dipendente lavora presso l'azienda, quindi non c'è alcun pericolo aggiuntivo che i piani segreti di qualsiasi azienda possano trapelare. Tuttavia, la maggior parte delle volte questa idea non è così buona come potresti percepire. La trascrizione di un file audio è un processo in cui è necessario impegnarsi molto. Se i dipendenti in questione non sono trascrittori qualificati, ci vorrà molto tempo per portare a termine il lavoro. Un trascrittore deve ascoltare il file audio originale circa tre volte. Devono avere una buona velocità di battitura e questo richiede che il trascrittore sia in grado di utilizzare la memoria muscolare per trovare velocemente i tasti, cioè digitare senza guardare la tastiera. L'obiettivo qui è usare tutte le dita, proprio come fanno i pianisti. Questo si chiama digitazione al tocco e migliora notevolmente la velocità di digitazione. Un trascrittore deve anche avere buoni strumenti che li aiuteranno in tutto questo, ad esempio un pedale e la conoscenza di come usarlo. Tieni presente che per eseguire 1 ora di trascrizione un buon trascrittore esperto deve lavorare circa 4 ore.

Quindi ora vi chiediamo: è davvero il compito migliore da affidare ai vostri dipendenti o dovrebbero svolgere il lavoro per cui sono stati inizialmente assunti? Una macchina può eseguire una decente trascrizione di una riunione di un'ora in un paio di minuti. Forse un modo migliore per affrontare questa problematica è affidare al trascrittore il compito di modificare il testo della riunione quando è già trascritto. Possono verificare l'accuratezza e modificare alcune piccole cose che devono essere migliorate e possono farlo senza perdere ore del loro tempo prezioso. Se hai scelto di farlo in questo modo avrai una trascrizione accurata senza errori e allo stesso tempo potrai assicurarti che nessuno al di fuori dell'azienda abbia accesso alle informazioni che vengono condivise negli incontri della tua azienda.

Per concludere questo articolo, possiamo dire che il servizio di trascrizione AI è un modo più sicuro per trascrivere i tuoi incontri rispetto a una trascrizione fatta da un essere umano, poiché nessun altro essere umano è coinvolto nel processo di trascrizione. È possibile in una fase successiva della trascrizione assegnarlo a un dipendente per controllare e modificare il testo, se necessario.

Il software AI utilizzato da Gglot effettua trascrizioni accurate in un breve periodo di tempo. Non devi preoccuparti della riservatezza poiché nessun essere umano avrà accesso ai tuoi dati. Prova questo nuovo modo sicuro ed efficace di trascrivere e condividere il contenuto delle tue riunioni con tutti i tuoi colleghi.