AI-transkription mot mänsklig transkription: Vad är det säkraste sättet?
Transkriptioner av möten ger dig, dina anställda och ditt företag många fördelar. Det kommer alltid att hända att vissa anställda måste hoppa över ett viktigt möte på grund av privata skäl (kanske deras barn hade läkarbesök) eller på grund av professionella skäl (de var tvungna att åka på affärsresa). Om vi talar om en anställd med högt ansvar inom företaget är det mer än viktigt för dem att känna till allt som har sagts vid mötet. Så, vad kan man göra för att få det att hända? Naturligtvis är det någon som har ansvaret för att skriva protokoll från mötet, vilket än kan vara en bra källa för den saknade medarbetaren, men du kan fråga dig själv om det verkligen räcker.
Å andra sidan kan du spela in hela mötet så att de anställda som inte kunde delta praktiskt taget kan lyssna på hela mötet och vara lika informerade som om de var personligen närvarande. Men möten tar ofta upp till en timme och det kan vara lite för mycket att förvänta sig att anställda lyssnar på hela inspelningen, särskilt med tanke på att det finns viktigare saker för dem att göra. En ytterligare möjlighet är att transkribera det inspelade mötet. Det här verkar vara den bästa lösningen eftersom anställda kan vara mer informerade än om de bara läser protokollet, eftersom de kan ta grepp om allt som har sagts utan att förlora för mycket dyrbar tid medan de lyssnar på hela mötet.
Det är också viktigt att nämna att många företag anställer personer med funktionsnedsättning. Så om en eller flera av dina anställda är döva eller har hörselproblem kan det vara svårt för dem att hålla koll på och förstå allt som sägs vid mötet. Du måste veta att läppläsning ibland inte kommer att räcka: kanske någon pratar mycket snabbt eller talaren har en tung accent och detta skulle förmodligen få den hörselskadade anställd att känna sig utesluten. Det är här transkriptioner är till nytta, för om du transkriberar möten visar du för de anställda att företaget står för en allomfattande policy, eftersom även de anställda som har någon form av hörselproblem kan få hela bilden och vara helt ingår i mötet som värdefulla medlemmar i företaget.
Som du kan se kan transkribering av ett möte vara mycket viktigt för företaget. Men du måste också vara försiktig. Avskrifter bör inte läcka någon viktig information till allmänheten eller till din tävling. Detta kan ha en enorm effekt på ditt företag. Dina produkter och idéer bör stanna kvar i företaget tills tiden är rätt att visa det för världen.
Om du vill transkribera dina möten på ett mycket säkert sätt bör du tänka på att använda en programvara som är beroende av artificiell intelligens. Detta sätt att transkribera kallas automatiserad transkription och det är ett utmärkt verktyg för att transkribera dina möten, eftersom det transkriberas på ett snabbt och korrekt sätt och samtidigt är det mycket säkert.
Idag har artificiell teknik kommit långt. Det har utvecklat möjligheten till taligenkänning. Detta gör det enkelt att översätta det talade ordet direkt till textformatet, som vi kallar AI-transkription. Med andra ord kan vi säga att automatisk taligenkänningsteknik gör att vi kan ta upp talat ljud, tolka det och generera text från det.
Förmodligen har du använt den här tekniken tidigare utan att ens tänka på den. Vid denna tidpunkt behöver vi bara nämna Siri eller Alexa och jag är säker på att alla vet vad vi pratar om. Som du ser spelar taligenkänning redan en stor roll i våra liv, även om det fortfarande är ganska enkelt och begränsat. Vi måste också betona att tekniken har mognat till den nivå där misstag i transkriptioner inte är så vanliga och forskare lägger mycket ansträngningar för att ytterligare förbättra detta område. Det är viktigt att ta hänsyn till att det finns många uttryck, kollokationer, slang och accenter som alla behöver lära sig av programvaran och det kommer fortfarande att ta lite tid. Men under ett möte används vanligtvis ett mer formellt register. Så AI kommer troligen att göra ett ganska bra jobb med att transkribera.
Med allt sagt, låt oss jämföra en mänsklig transkriberare med en transkriptionsprogramvara och se vilka fördelar och nackdelar var och en av dem kan erbjuda.
Låt oss börja med den mänskliga transkriberaren. I de flesta fall talar vi om utbildade proffs. Deras jobb är att lyssna på ljudfilen till mötet och skriva ner genom att skriva allt som har sagts. Resultatet kommer sannolikt att vara mycket exakt. Men du måste veta att en annan människa kommer att känna till innehållet i ditt möte, som du kanske vill hålla konfidentiellt. Naturligtvis rekommenderar vi dig att underteckna ett NDA (sekretessavtal), men kan du fortfarande vara 100% säker på att allt kommer att stanna mellan dig och transkriberaren. Vi är alla bara människor och de flesta människor gillar att skvallra. Vi pratar naturligtvis inte om alla mänskliga transkriberare, men för vissa av dem kan det vara väldigt svårt att hålla munnen om intressanta nya idéer och produkter som kommer ut nästa höst. Eller kanske i mötet kan diskuteras mer känsligt innehåll, som du verkligen inte vill ha ute i allmänheten.
Å andra sidan görs AI-transkription av en maskin och ingen människa har tillgång till dessa dokument. Vi kan säga att detta verkligen är ett mycket konfidentiellt sätt att transkribera ditt möte.
När vi talar om konfidentialitet är det en viktig sak att nämna och det är den problematiska datalagringen. Du vet inte riktigt var och hur transkriberaren lagrar data. Men när vi pratar om AI-transkriptioner vet du att du är den enda personen som laddar upp ljudfilerna och laddar ner textfilen. Det är upp till dig att redigera och / eller ta bort alla uppladdade filer och nedladdade transkriptioner. Således är dokumenten och deras innehåll säkra och förblir mellan dig och maskinen.
Kanske tänkte det dig att du kan delegera uppgiften att transkribera möten till en anställd som arbetar på ditt företag. Det här kanske verkar som en bra idé, eftersom medarbetaren arbetar på företaget, så det finns ingen ytterligare risk för att företagens hemliga planer kommer att läcka ut. Ändå är denna idé för det mesta inte så bra som du kanske uppfattar. Transkribering av en ljudfil är en process där du måste anstränga dig mycket. Om de anställda i fråga inte är utbildade transkriptionister tar det mycket tid för dem att få jobbet gjort. En transkriptionsförfattare måste lyssna på den ursprungliga ljudfilen ungefär tre gånger. De måste ha en god skrivhastighet och detta kräver att transkriptionisten kan använda muskelminne för att snabbt hitta tangenter, dvs. skriva utan att titta på tangentbordet. Målet här är att använda alla fingrar, precis som pianospelare gör. Detta kallas touch typing och det förbättrar typhastigheten avsevärt. En transkriptionär måste också ha bra verktyg som hjälper dem med allt detta, till exempel en fotpedal och kunskapen om hur man använder den. Tänk på att för att göra en timmes transkription måste en utbildad transkriptionist arbeta cirka 4 timmar.
Så nu frågar vi dig: Är det här verkligen den bästa uppgiften att ge dina anställda eller ska de göra det jobb de först anställdes för att göra? En maskin kan göra en anständig transkription av ett timmes möte på bara några minuter. Ett kanske bättre sätt att närma sig detta problem är att ge transkriptionsförfattaren uppgiften att redigera mötetstext när det redan är transkriberat. De kan kontrollera noggrannheten och ändra några mindre saker som behöver förbättras, och de kan göra detta utan att förlora timmar av sin värdefulla tid. Om du väljer att göra det på detta sätt kommer du att ha en exakt transkription utan misstag och samtidigt kan du se till att ingen utanför företaget har tillgång till information som delas vid mötena i ditt företag.
För att avsluta den här artikeln kan vi säga att AI-transkriptionstjänst är ett säkrare sätt att transkribera dina möten än en transkription som görs av en människa, på grund av att ingen annan människa är inblandad i transkriptionsprocessen. Du kan i ett senare skede av transkriberingen tilldela den till en anställd för att kontrollera och redigera texten om det behövs.
AI-programvara som används av Gglot gör exakta transkriptioner på kort tid. Du behöver inte oroa dig för konfidentialitet eftersom ingen människa har tillgång till dina uppgifter. Prova detta säkra och effektiva nya sätt att transkribera och dela innehållet i dina möten med alla dina kollegor.