Tekoälytranskriptio vs ihmisen transkriptio: Mikä on turvallisin tapa?
Kokousten transkriptiot tuovat sinulle, työntekijöillesi ja yrityksellesi monia etuja. Aina käy niin, että jotkut työntekijät joutuvat jättämään tärkeän tapaamisen väliin yksityisistä syistä (ehkä lapsella oli lääkäriaika) tai ammatillisista syistä (jonka piti lähteä työmatkalle). Jos puhumme työntekijästä, jolla on korkea vastuu yrityksessä, on hänelle enemmän kuin tärkeää tuntea kaikki, mitä kokouksessa on sanottu. Joten mitä voidaan tehdä, jotta se tapahtuu? Tietysti joku on aina vastuussa kokouksen pöytäkirjan kirjoittamisesta, mikä voi olla hyvä lähde kadonneelle työntekijälle, mutta voit kysyä itseltäsi, riittääkö se todella.
Toisaalta voit nauhoittaa koko kokouksen, jotta työntekijät, jotka eivät päässeet osallistumaan, voivat käytännössä kuunnella koko kokouksen ja olla yhtä informoituja kuin jos he olisivat henkilökohtaisesti paikalla. Mutta tapaamiset kestävät usein tunnin, ja saattaa olla hieman liikaa odottaa, että työntekijät kuuntelevat koko äänityksen, varsinkin kun otetaan huomioon, että heillä on tärkeämpääkin tekemistä. Toinen mahdollisuus on litteroida nauhoitettu kokous. Tämä vaikuttaa parhaalta ratkaisulta, koska työntekijät voivat saada enemmän tietoa kuin vain pöytäkirjaa lukemalla, koska he voivat oivaltaa kaiken sanotun menettämättä liikaa arvokasta aikaa koko kokousta kuunnellen.
On myös tärkeää mainita, että monet yritykset työllistävät vammaisia ihmisiä. Joten jos yksi tai useampi työntekijäsi on kuuro tai heillä on kuuloongelmia, heidän voi olla vaikea seurata ja ymmärtää kaikkea, mitä kokouksessa sanotaan. Sinun on tiedettävä, että joskus huulilta lukeminen ei riitä: ehkä joku puhuu erittäin nopeasti tai puhujalla on voimakas aksentti, ja tämä saattaisi luultavasti saada kuulovammaisen työntekijän tuntemaan itsensä syrjäytyneeksi. Tässä tapauksessa transkriptiot ovat hyödyllisiä, koska jos kirjoitat kokouksia, osoitat työntekijöille, että yritys kannattaa all inclusive -politiikkaa, koska jopa työntekijät, joilla on jonkinlainen kuulohäiriö, voivat saada kokonaiskuvan ja olla täysin mukana kokouksessa yhtiön arvokkaina jäseninä.
Kuten näet, kokouksen litterointi voi olla yritykselle erittäin tärkeää. Mutta sinun on myös oltava varovainen. Tekstitykset eivät saa vuotaa mitään tärkeää tietoa yleisölle tai kilpailijoille. Tällä voi olla valtava vaikutus yritykseesi. Tuotteidesi ja ideoiden tulee pysyä yrityksessä, kunnes on oikea aika näyttää ne maailmalle.
Jos haluat litteroida tapaamisesi erittäin turvallisella tavalla, sinun kannattaa harkita tekoälyyn perustuvan ohjelmiston käyttöä. Tätä transkriptiotapaa kutsutaan automaattiseksi transkriptioksi ja se on loistava työkalu kokoustesi transkriptioon, koska se litteroi nopeasti ja tarkasti ja samalla se on erittäin turvallinen.
Nykyään keinotekoinen tekniikka on edennyt pitkälle. Se on kehittänyt puheentunnistuksen mahdollisuuden. Näin puhuttu sana on helppo kääntää suoraan tekstimuotoon, jota kutsumme tekoälytranskriptioksi. Toisin sanoen voidaan sanoa, että automaattinen puheentunnistustekniikka mahdollistaa puhutun äänen ottamista, tulkitsemista ja tekstin tuottamista siitä.
Olet luultavasti käyttänyt tätä tekniikkaa ennenkin edes ajattelematta sitä. Tässä vaiheessa meidän tarvitsee vain mainita Siri tai Alexa, ja olen varma, että kaikki tietävät, mistä puhumme. Kuten näette, puheentunnistuksella on jo suuri osa elämäämme, vaikka se on vielä melko yksinkertaista ja rajoitettua. Meidän on myös korostettava, että tekniikka on kypsynyt sellaiselle tasolle, että virheet transkriptioissa eivät ole niin yleisiä ja tutkijat panostavat paljon alan kehittämiseen. On tärkeää ottaa huomioon, että ohjelmistossa on monia ilmaisuja, kollokaatioita, slangia ja aksentteja, jotka kaikki on opittava, ja tämä kestää vielä jonkin aikaa. Mutta tapaamisen aikana käytetään yleensä virallisempaa rekisteriä. Joten tekoäly tekee todennäköisesti melko hyvää työtä transkriptoinnissa.
Tästä huolimatta vertaamme ihmisen transkriptiolaitetta transkriptioohjelmistoon ja katsokaamme, mitä etuja ja haittoja kukin niistä voi tarjota.
Aloitetaan ihmistranskriptoijasta. Useimmissa tapauksissa puhumme koulutetuista ammattilaisista. Heidän tehtävänsä on kuunnella kokouksen äänitiedostoa ja kirjoittaa ylös kirjoittamalla kaikki sanottu. Tulos on todennäköisesti erittäin tarkka. Mutta sinun on tiedettävä, että toinen ihminen tietää kokouksesi sisällön, jonka haluat ehkä pitää luottamuksellisina. Tietysti suosittelemme allekirjoittamaan salassapitosopimuksen (NDA), mutta voitko silti olla 100 % varma, että kaikki pysyy sinun ja transkriptoijan välissä. Olemme kaikki vain ihmisiä ja useimmat ihmiset pitävät juoruilusta. Emme tietenkään puhu kaikista ihmiskirjoittajista, mutta joidenkin heistä saattaa olla hyvin vaikea pitää suunsa kiinni ensi syksynä ilmestyvistä mielenkiintoisista uusista ideoista ja tuotteista. Tai ehkä kokouksessa saatetaan keskustella arkaluontoisemmasta sisällöstä, jota et todellakaan halua julkaista julkisesti.
Toisaalta tekoälyn transkriptio tehdään koneella, eikä ihmisillä ole pääsyä näihin asiakirjoihin. Voimme sanoa, että tämä on todellakin erittäin luottamuksellinen tapa litteroida kokous.
Luottamuksellisuudesta puhuttaessa on vielä yksi tärkeä asia mainittava ja se on ongelmallinen tietojen tallennus. Et todellakaan tiedä, missä ja miten transkribaattori tallentaa tiedot. Mutta kun puhumme tekoälytranskriptioista, tiedät, että olet ainoa henkilö, joka lataa äänitiedostot ja lataa tekstitiedoston. Sinun tehtäväsi on muokata ja/tai poistaa kaikkia ladattuja tiedostoja ja ladattuja transkriptioita. Näin asiakirjat ja niiden sisältö ovat turvassa ja pysyvät sinun ja koneen välissä.
Ehkä jossain vaiheessa tuli mieleesi, että voit delegoida kokousten tekstinkirjoituksen yrityksessäsi työskentelevälle työntekijälle. Tämä saattaa tuntua hienolta idealta, koska työntekijä työskentelee yrityksessä, joten ei ole ylimääräistä vaaraa, että yritysten salaiset suunnitelmat vuotaisivat. Useimmiten tämä idea ei kuitenkaan ole niin hyvä kuin saatat ymmärtää. Äänitiedoston litterointi on prosessi, jossa sinun on käytettävä paljon vaivaa. Jos kyseiset työntekijät eivät ole koulutettuja transkriptionisteja, työn tekeminen vie paljon aikaa. Transkriptionistien on kuunneltava alkuperäinen äänitiedosto noin kolme kertaa. Niillä on oltava hyvä kirjoitusnopeus, ja tämä edellyttää, että transkription kirjoittaja pystyy käyttämään lihasmuistia löytääkseen näppäimet nopeasti, eli kirjoittamalla katsomatta näppäimistöön. Tavoitteena on käyttää kaikkia sormia, aivan kuten pianonsoittajat tekevät. Tätä kutsutaan kosketuskirjoitukseksi ja se parantaa huomattavasti kirjoitusnopeutta. Transkriptionistilla tulee olla myös hyvät työkalut, jotka auttavat häntä kaikessa tässä, esimerkiksi jalkapoljin ja sen käyttötuntemus. Ota huomioon, että hyvän koulutetun transkription kirjoittajan on työskenneltävä noin 4 tuntia tehdäkseen 1 tunnin transkription.
Joten nyt kysymme sinulta: Onko tämä todella paras tehtävä työntekijöillesi vai pitäisikö heidän tehdä se työ, johon heidät alun perin palkattiin? Kone pystyy tekemään kunnollisen transkription tunnin mittaisesta kokouksesta muutamassa minuutissa. Ehkä parempi tapa lähestyä tätä ongelmaa on antaa transkriptionistille tehtäväksi muokata kokouksen tekstiä, kun se on jo litteroitu. He voivat tarkistaa tarkkuuden ja muuttaa joitain pieniä asioita, joita on parannettava, ja he voivat tehdä tämän menettämättä tunteja arvokkaasta ajastaan. Jos valitsit näin, saat tarkan tekstin ilman virheitä ja samalla voit varmistaa, ettei kukaan yrityksen ulkopuolinen pääse käsiksi yrityksesi kokouksissa jaettuun tietoon.
Tämän artikkelin päätteeksi voimme todeta, että tekoälytranskriptiopalvelu on turvallisempi tapa transkriptoida kokouksiasi kuin ihmisen tekemä transkriptio, koska kukaan muu ihminen ei ole mukana transkriptioprosessissa. Voit myöhemmässä tekstinkirjoituksen vaiheessa antaa sen työntekijälle tarkistaa ja muokata tekstiä tarvittaessa.
Gglotin käyttämä tekoälyohjelmisto tekee tarkkoja transkriptioita lyhyessä ajassa. Sinun ei tarvitse huolehtia luottamuksellisuudesta, koska kukaan ihminen ei pääse käsiksi tietoihisi. Kokeile tätä turvallista ja tehokasta uutta tapaa kirjoittaa ja jakaa kokoustesi sisältö kaikkien kollegojesi kanssa.