AI-transkripsjon vs menneskelig transkripsjon: Hva er den sikreste måten?
Transkripsjoner av møter vil gi deg, dine ansatte og din bedrift mange fordeler. Det vil alltid skje at noen ansatte må hoppe over et viktig møte på grunn av private årsaker (kanskje barnet deres hadde en legetime) eller på grunn av faglige årsaker (de måtte reise på forretningsreise). Hvis det er snakk om en medarbeider med høyt ansvar i bedriften er det mer enn viktig for vedkommende å være kjent med alt som har blitt sagt på møtet. Så hva kan gjøres for å få det til? Selvfølgelig er det alltid noen som har ansvaret for å skrive referat fra møtet, noe som enn kan være en god kilde for den savnede medarbeideren, men du kan spørre deg selv om det virkelig er nok.
På den annen side kan du ta opp hele møtet, slik at de ansatte som ikke kunne delta praktisk talt kan lytte til hele møtet og være like informert som om de var til stede personlig. Men møter tar ofte opptil en time, og det kan være litt for mye å forvente at ansatte hører på hele opptaket, spesielt med tanke på at det er viktigere ting for dem å gjøre. En annen mulighet er å transkribere det innspilte møtet. Dette virker som den beste løsningen fordi ansatte kan være mer informerte enn om de bare leser referatet, siden de kan ta tak i alt som er sagt uten å miste for mye dyrebar tid mens de lytter til hele møtet.
Det er også viktig å nevne at mange bedrifter ansetter personer med nedsatt funksjonsevne. Så hvis en eller flere av dine ansatte er døve eller har et hørselsproblem kan det være vanskelig for dem å holde oversikt og forstå alt som blir sagt på møtet. Du må vite at noen ganger er leppeavlesning ikke nok: kanskje noen snakker veldig fort eller høyttaleren har en tung aksent, og dette vil sannsynligvis få den hørselshemmede medarbeideren til å føle seg ekskludert. Det er her transkripsjoner kommer godt med, fordi hvis du transkriberer møter, viser du til de ansatte at selskapet står for en all-inclusive policy, siden selv de ansatte som har en eller annen form for hørselsproblem kan få hele bildet og være fullstendig inkludert i møtet som verdifulle medlemmer av selskapet.
Som du kan se, kan transkribering av et møte være svært viktig for bedriften. Men du må også være forsiktig. Transkripsjoner bør ikke lekke viktig informasjon til publikum eller konkurrentene dine. Dette kan ha en enorm effekt på virksomheten din. Dine produkter og ideer bør forbli i selskapet til tiden er inne for å vise dem til verden.
Hvis du ønsker å transkribere møtene dine på en veldig sikker måte, bør du tenke på å bruke en programvare som er avhengig av kunstig intelligens. Denne måten å transkribere på kalles automatisert transkripsjon og den er et flott verktøy for å transkribere dine møter, siden den transkriberes på en rask og nøyaktig måte, og samtidig er den veldig sikker.
I dag har kunstig teknologi kommet langt. Det har utviklet muligheten for talegjenkjenning. Dette gjør det enkelt å oversette det talte ordet direkte til tekstformatet, som vi kaller AI-transkripsjon. Med andre ord kan vi si at automatisk talegjenkjenningsteknologi lar oss ta talelyd, tolke den og generere tekst fra den.
Sannsynligvis har du brukt denne teknologien før uten å tenke på det. På dette tidspunktet trenger vi bare å nevne Siri eller Alexa, og jeg er sikker på at alle vet hva vi snakker om. Som du kan se, spiller talegjenkjenning allerede en stor rolle i livene våre, selv om det fortsatt er ganske enkelt og begrenset. Vi må også understreke at teknologien har modnet til et nivå der feil i transkripsjoner ikke er så vanlig og forskere legger mye arbeid i å forbedre dette feltet ytterligere. Det er viktig å ta hensyn til at det er mange uttrykk, kollokasjoner, slang og aksenter som alle må læres av programvaren, og dette vil fortsatt ta litt tid. Men under et møte brukes vanligvis et mer formelt register. Så AI vil mest sannsynlig gjøre en ganske god jobb med å transkribere.
Når alt er sagt, la oss sammenligne en menneskelig transkribering med en transkripsjonsprogramvare og se hvilke fordeler og ulemper hver av dem kan tilby.
La oss starte med den menneskelige transkriberen. I de fleste tilfeller snakker vi om utdannede fagfolk. Jobben deres er å lytte til lydfilen fra møtet og skrive ned ved å skrive alt som er sagt. Resultatet vil mest sannsynlig være svært nøyaktig. Men du må vite at et annet menneske vil vite innholdet i møtet ditt, som du kanskje vil holde konfidensielt. Vi anbefaler deg selvfølgelig å signere en NDA (hemmelighetserklæring), men kan du fortsatt være 100 % sikker på at alt vil forbli mellom deg og transkriberen. Vi er alle bare mennesker og de fleste mennesker liker å sladre. Vi snakker selvfølgelig ikke om alle menneskelige transkriberere, men for noen av dem kan det være veldig vanskelig å holde kjeft om interessante nye ideer og produkter som kommer ut neste høst. Eller kanskje mer sensitivt innhold blir diskutert i møtet, som du egentlig ikke ønsker å ha ute i offentligheten.
På den annen side gjøres AI-transkripsjon av en maskin, og ingen mennesker har tilgang til disse dokumentene. Vi kan si at dette virkelig er en veldig konfidensiell måte å transkribere møtet ditt på.
Når man snakker om konfidensialitet er det en viktig ting å nevne, og det er den problematiske datalagringen. Du vet egentlig ikke hvor og hvordan transkriberen lagrer dataene. Men når vi snakker om AI-transkripsjoner, vet du at du er den eneste personen som laster opp lydfilene og laster ned tekstfilen. Det er opp til deg å redigere og/eller slette alle filene som er lastet opp og de nedlastede transkripsjonene. Dermed er dokumentene og innholdet deres trygge og forblir mellom deg og maskinen.
Kanskje, på et eller annet tidspunkt har du tenkt på at du kan delegere oppgaven med å transkribere møter til en ansatt som jobber i bedriften din. Dette virker kanskje som en god idé, siden den ansatte jobber i selskapet, så det er ingen ekstra fare for at noen selskapers hemmelige planer skal lekke. Likevel, mesteparten av tiden er ikke denne ideen så god som du kanskje ser. Å transkribere en lydfil er en prosess der du må legge mye arbeid. Hvis de aktuelle ansatte ikke er utdannede transkripsjonister, vil det ta mye tid før de får jobben gjort. En transkripsjonist må lytte til den originale lydfilen rundt tre ganger. De må ha god skrivehastighet og dette krever at transkripsjonisten kan bruke muskelminne for å finne taster raskt, dvs. skrive uten å se på tastaturet. Målet her er å bruke alle fingrene, akkurat som pianospillere gjør. Dette kalles berøringstasting, og det forbedrer skrivehastigheten betydelig. En transkripsjonist må også ha gode verktøy som vil hjelpe dem med alt dette, for eksempel en fotpedal, og kunnskap om hvordan den skal brukes. Ta i betraktning at for å utføre 1 time med transkripsjon, må en god utdannet transkripsjonist jobbe rundt 4 timer.
Så nå spør vi deg: Er dette virkelig den beste oppgaven å gi til dine ansatte, eller bør de gjøre jobben de i utgangspunktet ble ansatt for å gjøre? En maskin kan gjøre en anstendig transkripsjon av et en-times møte på bare et par minutter. Kanskje en bedre måte å nærme seg denne problematikken på er å gi transkripsjonisten i oppgave å redigere teksten til møtet når den allerede er transkribert. De kan sjekke nøyaktigheten og endre noen mindre ting som må forbedres, og de kan gjøre dette uten å miste timer av sin verdifulle tid. Hvis du velger å gjøre det på denne måten får du en nøyaktig transkripsjon uten feil og samtidig kan du sørge for at ingen utenfor selskapet har tilgang til informasjon som deles på møtene i din bedrift.
For å avslutte denne artikkelen kan vi si at AI-transkripsjonstjeneste er en sikrere måte å transkribere møtene dine på enn en transkripsjon utført av et menneske, på grunn av det faktum at ingen andre mennesker er involvert i transkripsjonsprosessen. Du kan på et senere stadium av transkriberingen gi den til en ansatt for å sjekke og redigere teksten om nødvendig.
AI-programvare brukt av Gglot gjør nøyaktige transkripsjoner på kort tid. Du trenger ikke å bekymre deg for konfidensialitet siden ingen mennesker vil ha tilgang til dataene dine. Prøv denne sikre og effektive nye måten å transkribere og del innholdet i møtene dine med alle kollegene dine.