AI umritun vs mannleg umritun: Hver er öruggasta leiðin?

Uppskrift af fundum mun færa þér, starfsmönnum þínum og fyrirtækinu þínu marga kosti. Það mun alltaf gerast að sumir starfsmenn þurfi að sleppa mikilvægum fundi vegna einkaástæðna (kannski fékk barnið þeirra tíma hjá lækni) eða vegna faglegra ástæðna (þau þurftu að fara í vinnuferð). Ef við erum að tala um starfsmann með mikla ábyrgð innan fyrirtækisins er meira en mikilvægt fyrir hann að kynna sér allt sem fram hefur komið á fundinum. Svo, hvað er hægt að gera til að það gerist? Auðvitað er alltaf einhver sem sér um að skrifa fundargerðir, sem en getur verið góð heimild fyrir starfsmanninn sem vantar, en þú gætir spurt sjálfan þig hvort það dugi í raun.

Á hinn bóginn gætirðu tekið upp allan fundinn, þannig að starfsmenn sem ekki sáu sér fært að mæta geti nánast hlustað á allan fundinn og verið eins upplýstir og þeir væru viðstaddir í eigin persónu. En fundir taka oft allt að klukkutíma og það gæti verið of mikið að ætlast til þess að starfsmenn hlusti á alla upptökuna sérstaklega í ljósi þess að það er mikilvægara fyrir þá að gera. Einn möguleiki í viðbót er að afrita skráða fundinn. Þetta virðist vera besta lausnin því þannig geta starfsmenn verið upplýstir en ef þeir bara lesa fundargerðir þar sem þeir geta náð tökum á öllu sem sagt hefur verið án þess að tapa of miklum tíma á meðan þeir hlusta á allan fundinn.

Einnig er mikilvægt að nefna að í mörgum fyrirtækjum starfa fatlað fólk. Þannig að ef einn eða fleiri starfsmenn þínir eru heyrnarlausir eða með heyrnarvandamál gæti verið erfitt fyrir þá að fylgjast með og skilja allt sem sagt er á fundinum. Þú þarft að vita að stundum er varalestur ekki nóg: kannski er einhver að tala mjög hratt eða hátalarinn með þungan hreim og þetta myndi líklega valda þeim heyrnarskerta starfsmanni að hann væri útilokaður. Þetta er þar sem uppskriftir koma sér vel, því ef þú ert að afrita fundi ertu að sýna starfsmönnum að fyrirtækið standi fyrir allt innifalið stefnu, þar sem jafnvel þeir starfsmenn sem eru með einhvers konar heyrnarvandamál geta fengið heildarmyndina og verið algjörlega með á fundinum sem verðmætir félagar í félaginu.

Eins og þú sérð getur það verið mjög mikilvægt fyrir fyrirtækið að afrita fund. En þú þarft líka að vera varkár. Afrit ættu ekki að leka neinum mikilvægum upplýsingum til almennings eða samkeppni þinna. Þetta gæti haft gríðarleg áhrif á fyrirtæki þitt. Vörur þínar og hugmyndir ættu að vera í fyrirtækinu þar til rétti tíminn er til að sýna heiminum þær.

Ef þú vilt umrita fundina þína á mjög öruggan hátt, ættir þú að hugsa um að nota hugbúnað sem byggir á gervigreind. Þessi leið til að umrita er kölluð sjálfvirk umritun og er frábært tæki til að umrita fundina þína, þar sem hún er afrituð á hraðvirkan og nákvæman hátt og á sama tíma er hún mjög örugg.

Í dag hefur gervitækni náð langt. Það hefur þróað möguleika á talgreiningu. Þetta gerir það auðvelt að þýða talaða orðið beint yfir á textasniðið, sem við köllum gervigreindaruppskrift. Með öðrum orðum getum við sagt að sjálfvirk talgreiningartækni gerir okkur kleift að taka talað hljóð, túlka það og búa til texta úr því.

Sennilega hefur þú notað þessa tækni áður án þess að hugsa um það. Á þessum tímapunkti þurfum við aðeins að nefna Siri eða Alexa og ég er viss um að allir vita hvað við erum að tala um. Eins og þú sérð spilar talgreining nú þegar stóran þátt í lífi okkar, jafnvel þó hún sé enn frekar einföld og takmörkuð. Við þurfum líka að undirstrika að tæknin hefur þroskast á það stig að mistök í umritun eru ekki svo algeng og vísindamenn leggja mikið á sig til að bæta þetta svið enn frekar. Það er mikilvægt að taka með í reikninginn að það eru mörg orðatiltæki, samlokanir, slangur og kommur sem allir þurfa að læra af hugbúnaðinum og þetta mun enn taka nokkurn tíma. En á fundi er venjulega verið að nota formlegri skrá. Svo, gervigreind mun líklegast gera nokkuð gott starf við að umrita.

Að þessu sögðu skulum við bera saman mannlegan umritara við umritunarhugbúnað og sjá hvaða kosti og galla hver og einn þeirra getur boðið upp á.

Við skulum byrja á mannlega umritaranum. Í flestum tilfellum er verið að tala um þjálfaða sérfræðinga. Hlutverk þeirra er að hlusta á hljóðskrá fundarins og skrifa niður með því að slá allt sem fram hefur komið. Niðurstaðan verður líklega mjög nákvæm. En þú þarft að vita að önnur manneskja mun vita innihald fundarins þíns, sem þú vilt kannski halda trúnaði. Auðvitað ráðleggjum við þér að skrifa undir NDA (non-disclosure agreement) en getur þú samt verið 100% viss um að allt haldist á milli þín og transskriberans. Við erum öll bara manneskjur og flestum finnst gaman að slúðra. Við erum auðvitað ekki að tala um alla mannlega umritara, en fyrir suma þeirra gæti verið mjög erfitt að halda kjafti yfir áhugaverðum nýjum hugmyndum og vörum sem koma út næsta haust. Eða kannski á fundinum gæti verið rætt um viðkvæmara efni, sem þú vilt í rauninni ekki hafa opinberlega.

Aftur á móti er gervigreind uppskrift gerð með vél og enginn maður hefur aðgang að þeim skjölum. Við getum sagt að þetta sé sannarlega mjög trúnaðarmál til að afrita fundinn þinn.

Þegar talað er um trúnað er eitt mikilvægara að minnast á og það er erfið gagnageymsla. Þú veist í raun ekki hvar og hvernig umritarinn geymir gögnin. En þegar við erum að tala um gervigreindaruppskrift, þá veistu að þú ert sá eini sem hleður upp hljóðskránum og halar niður textaskránni. Það er undir þér komið að breyta og/eða eyða öllum skrám sem hlaðið er upp og niðurhaluðum afritum. Þannig eru skjölin og innihald þeirra örugg og haldast á milli þín og vélarinnar.

Kannski datt þér í hug að þú getir falið það verkefni að afrita fundi til starfsmanns sem starfar hjá fyrirtækinu þínu. Þetta virðist kannski frábær hugmynd, þar sem starfsmaðurinn vinnur hjá fyrirtækinu, þannig að það er engin hætta á að leynileg áform fyrirtækja leki. Engu að síður er þessi hugmynd oftast ekki svo góð og þú gætir skynjað. Að umrita hljóðskrá er ferli þar sem þú þarft að leggja mikið á þig. Ef viðkomandi starfsmenn eru ekki þjálfaðir textagerðarmenn mun það taka mikinn tíma fyrir þá að vinna verkið. Umritunarmaður þarf að hlusta á upprunalegu hljóðskrána þrisvar sinnum. Þeir þurfa að hafa góðan innsláttarhraða og það krefst þess að umritarinn geti notað vöðvaminni til að finna lykla hratt, þ.e. skrifa án þess að horfa á lyklaborðið. Markmiðið hér er að nota alla fingur, alveg eins og píanóleikarar gera. Þetta er kallað snertiinnsláttur og það bætir innsláttarhraðann verulega. Umritunarmaður þarf líka að hafa góð verkfæri sem hjálpa þeim við þetta allt, til dæmis fótstig, og þekkingu á notkun hans. Taktu tillit til þess að til að gera 1 klukkustund af afriti þarf góður þjálfaður umritunarmaður að vinna um 4 klukkustundir.

Svo nú spyrjum við þig: Er þetta virkilega besta verkefnið til að gefa starfsmönnum þínum eða ættu þeir að sinna því starfi sem þeir voru fyrst ráðnir til að vinna? Vél getur gert ágætis uppskrift af klukkutíma fundi á aðeins nokkrum mínútum. Kannski er betri leið til að nálgast þetta vandamál að gefa textahöfundinum það verkefni að breyta texta fundarins þegar hann er þegar afritaður. Þeir geta athugað nákvæmni og breytt nokkrum minniháttar hlutum sem þarf að bæta, og þeir geta gert þetta án þess að tapa klukkustundum af dýrmætum tíma sínum. Ef þú velur að gera það á þennan hátt færðu nákvæma uppskrift án mistaka og á sama tíma geturðu tryggt að enginn utan fyrirtækisins hafi aðgang að upplýsingum sem deilt er á fundunum í fyrirtækinu þínu.

Til að ljúka þessari grein getum við sagt að gervigreindaruppskriftarþjónusta sé öruggari leið til að umrita fundina þína en uppskrift sem gerð er af manneskju, vegna þess að engin önnur manneskja tekur þátt í umritunarferlinu. Þú gætir á seinna stigi umritunar úthlutað honum til starfsmanns til að athuga og breyta textanum ef þörf krefur.

AI hugbúnaður sem Gglot notar gerir nákvæmar umritanir á stuttum tíma. Þú þarft ekki að hafa áhyggjur af trúnaði þar sem enginn maður mun hafa aðgang að gögnunum þínum. Prófaðu þessa öruggu og áhrifaríku nýju leið til að umrita og deildu innihaldi fundanna með öllum samstarfsmönnum þínum.