એઆઈ ટ્રાન્સક્રિપ્શન વિ હ્યુમન ટ્રાન્સક્રિપ્શન: સૌથી સુરક્ષિત રીત કઈ છે?

મીટિંગ્સનું ટ્રાન્સક્રિપ્શન તમને, તમારા કર્મચારીઓ અને તમારી કંપનીને ઘણા ફાયદાઓ લાવશે. એવું હંમેશા બનશે કે કેટલાક કર્મચારીઓએ ખાનગી કારણોસર (કદાચ તેમના બાળકની ડૉક્ટરની એપોઇન્ટમેન્ટ હતી) અથવા વ્યવસાયિક કારણોસર (તેમને બિઝનેસ ટ્રિપ પર જવું પડ્યું હતું)ને કારણે મહત્વપૂર્ણ મીટિંગ છોડવી પડે છે. જો આપણે કંપનીમાં ઉચ્ચ જવાબદારીઓ ધરાવતા કર્મચારી વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તો તેમના માટે મીટિંગમાં કહેવામાં આવેલી દરેક વસ્તુથી પરિચિત હોવું મહત્વપૂર્ણ છે. તો, તે થાય તે માટે શું કરી શકાય? અલબત્ત, કોઈ વ્યક્તિ હંમેશા મીટિંગની મિનિટ્સ લખવા માટે જવાબદાર હોય છે, જે ગુમ થયેલ કર્મચારી માટે એક સારો સ્ત્રોત હોઈ શકે છે, પરંતુ તમે તમારી જાતને પૂછી શકો છો કે શું તે ખરેખર પૂરતું હશે.

બીજી બાજુ, તમે આખી મીટિંગ રેકોર્ડ કરી શકો છો, જેથી જે કર્મચારીઓ હાજર રહી શક્યા ન હતા તેઓ વ્યવહારીક રીતે આખી મીટિંગ સાંભળી શકે અને જાણે કે તેઓ રૂબરૂ હાજર હોય તે રીતે જાણ કરી શકે. પરંતુ મીટિંગમાં ઘણીવાર એક કલાક જેટલો સમય લાગે છે અને કર્મચારીઓ આખું રેકોર્ડિંગ સાંભળે તેવી અપેક્ષા રાખવામાં થોડી વધુ પડતી હોઈ શકે છે, ખાસ કરીને તે ધ્યાનમાં લેતા કે તેમના માટે વધુ મહત્વપૂર્ણ બાબતો છે. રેકોર્ડ કરેલી મીટિંગને ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરવાની વધુ એક શક્યતા છે. આ શ્રેષ્ઠ ઉકેલ જેવું લાગે છે કારણ કે કર્મચારીઓ માત્ર મિનિટો વાંચે છે તેના કરતાં તેઓ વધુ માહિતગાર થઈ શકે છે, કારણ કે તેઓ આખી મીટિંગ સાંભળતી વખતે ખૂબ કિંમતી સમય ગુમાવ્યા વિના કહેવામાં આવેલી દરેક વસ્તુને પકડી શકે છે.

એ ઉલ્લેખ કરવો પણ જરૂરી છે કે ઘણી કંપનીઓ વિકલાંગ લોકોને રોજગારી આપે છે. તેથી, જો તમારા એક અથવા વધુ કર્મચારીઓ બહેરા હોય અથવા તેમને સાંભળવાની સમસ્યા હોય તો તેમના માટે મીટિંગમાં જે કહેવામાં આવે છે તે બધું ટ્રેક રાખવું અને સમજવું મુશ્કેલ હોઈ શકે છે. તમારે જાણવાની જરૂર છે કે કેટલીકવાર લિપ-રીડિંગ પૂરતું નથી હોતું: કદાચ કોઈ વ્યક્તિ ખૂબ જ ઝડપથી બોલી રહ્યું હોય અથવા વક્તાનો ઉચ્ચાર ભારે હોય અને આનાથી તે સાંભળવાની-ક્ષતિ ધરાવતા કર્મચારીને બાકાત લાગે છે. આ તે છે જ્યાં ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન્સ કામમાં આવે છે, કારણ કે જો તમે મીટિંગ્સનું ટ્રાન્સક્રિપ્શન કરી રહ્યાં હોવ તો તમે કર્મચારીઓને બતાવી રહ્યા છો કે કંપની એક સર્વસમાવેશક નીતિ માટે છે, કારણ કે જે કર્મચારીઓને સાંભળવાની કોઈ પ્રકારની સમસ્યા હોય તેઓ પણ સંપૂર્ણ ચિત્ર મેળવી શકે છે અને સંપૂર્ણ રીતે સમજી શકે છે. કંપનીના મૂલ્યવાન સભ્યો તરીકે મીટિંગમાં સામેલ.

જેમ તમે જોઈ શકો છો, મીટિંગનું ટ્રાન્સક્રિપ્શન કંપની માટે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ હોઈ શકે છે. પરંતુ તમારે સાવચેત રહેવાની પણ જરૂર છે. ટ્રાંસ્ક્રિપ્ટ્સ જાહેર જનતા માટે અથવા તમારી સ્પર્ધા માટે કોઈ મહત્વપૂર્ણ માહિતી લીક ન થવી જોઈએ. આ તમારા વ્યવસાય પર જબરદસ્ત અસર કરી શકે છે. તમારા ઉત્પાદનો અને વિચારો વિશ્વને બતાવવા માટે યોગ્ય સમય ન આવે ત્યાં સુધી કંપનીમાં રહેવું જોઈએ.

જો તમે તમારી મીટિંગ્સને ખૂબ જ સુરક્ષિત રીતે ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરવા માંગતા હો, તો તમારે આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ પર આધાર રાખતા સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારવું જોઈએ. ટ્રાન્સક્રિપ્શનની આ રીતને સ્વચાલિત ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન કહેવામાં આવે છે અને તે તમારી મીટિંગ્સને ટ્રાન્સક્રિપ્શન કરવા માટે એક સરસ સાધન છે, કારણ કે તે ઝડપી અને સચોટ રીતે ટ્રાન્સક્રિપ્શન કરે છે અને તે જ સમયે તે ખૂબ સુરક્ષિત છે.

આજે, કૃત્રિમ ટેક્નોલોજીએ ઘણી લાંબી મજલ કાપી છે. તેણે વાણી ઓળખની શક્યતા વિકસાવી છે. આ બોલાતા શબ્દને સીધા ટેક્સ્ટ ફોર્મેટમાં અનુવાદિત કરવાનું સરળ બનાવે છે, જેને આપણે AI ટ્રાન્સક્રિપ્શન કહીએ છીએ. બીજા શબ્દોમાં આપણે કહી શકીએ કે ઓટોમેટિક સ્પીચ રેકગ્નિશન ટેક્નોલોજી આપણને સ્પોકન ઓડિયો લેવા, તેનું અર્થઘટન કરવા અને તેમાંથી ટેક્સ્ટ જનરેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે.

સંભવતઃ તમે આ ટેક્નોલોજીનો ઉપયોગ પહેલા પણ તેના વિશે વિચાર્યા વિના કર્યો હશે. આ બિંદુએ આપણે ફક્ત સિરી અથવા એલેક્સાનો ઉલ્લેખ કરવાની જરૂર છે અને મને ખાતરી છે કે દરેક જણ જાણે છે કે આપણે જેના વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ. જેમ તમે જોઈ શકો છો, વાણીની ઓળખ આપણા જીવનમાં પહેલેથી જ મોટો ભાગ ભજવે છે, તેમ છતાં તે હજી પણ એકદમ સરળ અને મર્યાદિત છે. આપણે એ પણ રેખાંકિત કરવાની જરૂર છે કે ટેક્નોલોજી એ સ્તરે પરિપક્વ થઈ ગઈ છે જ્યાં ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન્સમાં ભૂલો એટલી સામાન્ય નથી અને સંશોધકો આ ક્ષેત્રને વધુ સુધારવા માટે ઘણા પ્રયત્નો કરી રહ્યા છે. તે ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે કે ત્યાં ઘણા બધા અભિવ્યક્તિઓ, સંકલન, અશિષ્ટ અને ઉચ્ચારો છે જે બધાને સોફ્ટવેર દ્વારા શીખવાની જરૂર છે અને આમાં હજુ થોડો સમય લાગશે. પરંતુ મીટિંગ દરમિયાન સામાન્ય રીતે વધુ ઔપચારિક રજિસ્ટરનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. તેથી, AI સંભવતઃ ટ્રાંસક્રાઈબિંગનું ખૂબ સારું કામ કરશે.

આ બધુ કહેવામાં આવી રહ્યું છે, ચાલો આપણે માનવ ટ્રાન્સક્રિબરને ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન સોફ્ટવેર સાથે સરખાવીએ અને જોઈએ કે તેમાંથી દરેક કયા ફાયદા અને ગેરફાયદા આપી શકે છે.

ચાલો માનવ ટ્રાન્સક્રિબર સાથે પ્રારંભ કરીએ. મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં અમે પ્રશિક્ષિત વ્યાવસાયિકો વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ. તેમનું કામ મીટિંગની ઓડિયો ફાઈલ સાંભળવાનું અને જે કહેવામાં આવ્યું છે તે બધું ટાઈપ કરીને લખવાનું છે. પરિણામ મોટે ભાગે ખૂબ સચોટ હશે. પરંતુ તમારે એ જાણવાની જરૂર છે કે અન્ય વ્યક્તિ તમારી મીટિંગની સામગ્રીને જાણશે, જેને તમે કદાચ ગુપ્ત રાખવા માગો છો. અલબત્ત, અમે તમને NDA (બિન-પ્રકાશન કરાર) પર હસ્તાક્ષર કરવાની સલાહ આપીએ છીએ, પરંતુ શું તમે હજુ પણ 100% ખાતરી કરી શકો છો કે બધું તમારી અને ટ્રાન્સક્રિબર વચ્ચે રહેશે. આપણે બધા માત્ર માણસો છીએ અને મોટાભાગના માણસો ગપસપ કરવાનું પસંદ કરે છે. અમે અલબત્ત બધા માનવ ટ્રાન્સક્રિબર્સ વિશે વાત કરી રહ્યા નથી, પરંતુ તેમાંથી કેટલાક માટે આગામી પાનખરમાં આવતા રસપ્રદ નવા વિચારો અને ઉત્પાદનો વિશે તેમનું મોં બંધ રાખવું ખૂબ મુશ્કેલ હોઈ શકે છે. અથવા, કદાચ મીટિંગમાં વધુ સંવેદનશીલ સામગ્રીની ચર્ચા થઈ શકે છે, જે તમે ખરેખર જાહેરમાં રાખવા માંગતા નથી.

બીજી તરફ, AI ટ્રાન્સક્રિપ્શન મશીન દ્વારા કરવામાં આવે છે અને કોઈ પણ માનવીને તે દસ્તાવેજોની ઍક્સેસ નથી. અમે કહી શકીએ છીએ કે તમારી મીટિંગને ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરવાની આ ખરેખર ખૂબ જ ગોપનીય રીત છે.

ગોપનીયતા વિશે વાત કરતી વખતે એક વધુ મહત્વની વાતનો ઉલ્લેખ કરવો જરૂરી છે અને તે છે સમસ્યારૂપ ડેટા સ્ટોરેજ. તમે ખરેખર જાણતા નથી કે ટ્રાન્સક્રિબર ક્યાં અને કેવી રીતે ડેટા સ્ટોર કરે છે. પરંતુ જ્યારે આપણે AI ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન્સ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, ત્યારે તમે જાણો છો કે તમે એકમાત્ર વ્યક્તિ છો જે ઑડિયો ફાઇલો અપલોડ કરે છે અને ટેક્સ્ટ ફાઇલ ડાઉનલોડ કરે છે. અપલોડ કરેલી બધી ફાઇલો અને ડાઉનલોડ કરેલી ટ્રાંસ્ક્રિપ્ટને સંપાદિત કરવી અને/અથવા કાઢી નાખવી તે તમારા પર છે. આમ, દસ્તાવેજો અને તેમની સામગ્રી સુરક્ષિત છે અને તમારી અને મશીન વચ્ચે રહે છે.

કદાચ, તે તમારા મગજમાં આવી ગયું છે કે તમે તમારી કંપનીમાં કામ કરતા કર્મચારીને મીટિંગ્સ ટ્રાન્સક્રિપ્શનનું કાર્ય સોંપી શકો છો. આ કદાચ એક સરસ વિચાર જેવું લાગે છે, કારણ કે કર્મચારી કંપનીમાં કામ કરે છે, તેથી ત્યાં કોઈ વધારાનો ભય નથી કે કોઈપણ કંપનીની ગુપ્ત યોજનાઓ લીક થઈ જશે. તેમ છતાં, મોટાભાગે આ વિચાર એટલો સારો નથી હોતો જેટલો તમે સમજી શકો છો. ઑડિઓ ફાઇલનું ટ્રાન્સક્રિપ્શન એ એક પ્રક્રિયા છે જેમાં તમારે ઘણા પ્રયત્નો કરવાની જરૂર છે. જો પ્રશ્નમાં રહેલા કર્મચારીઓ પ્રશિક્ષિત ટ્રાંસ્ક્રિપ્શનિસ્ટ ન હોય તો તેમને કામ પૂર્ણ કરવામાં ઘણો સમય લાગશે. એક ટ્રાંસ્ક્રિપ્શનિસ્ટને લગભગ ત્રણ વખત મૂળ ઑડિઓ ફાઇલ સાંભળવાની જરૂર છે. તેમની પાસે સારી ટાઇપિંગ સ્પીડ હોવી જરૂરી છે અને આ માટે ટ્રાંસ્ક્રિપ્શનિસ્ટને ઝડપથી ચાવીઓ શોધવા માટે સ્નાયુ મેમરીનો ઉપયોગ કરવામાં સમર્થ હોવા જરૂરી છે, એટલે કે કીબોર્ડ જોયા વિના ટાઇપ કરવું. અહીં ધ્યેય પિયાનો વગાડનારાઓની જેમ તમામ આંગળીઓનો ઉપયોગ કરવાનો છે. આને ટચ ટાઇપિંગ કહેવામાં આવે છે અને તે ટાઇપિંગની ઝડપમાં નોંધપાત્ર સુધારો કરે છે. ટ્રાંસ્ક્રિપ્શનિસ્ટ પાસે પણ સારા સાધનો હોવા જરૂરી છે જે તેમને આ બધામાં મદદ કરશે, ઉદાહરણ તરીકે ફૂટ પેડલ અને તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તેનું જ્ઞાન. ધ્યાનમાં લો કે 1 કલાક ટ્રાન્સક્રિપ્ટ કરવા માટે એક સારા પ્રશિક્ષિત ટ્રાંસ્ક્રિપ્શનિસ્ટને લગભગ 4 કલાક કામ કરવાની જરૂર છે.

તો હવે, અમે તમને પૂછીએ છીએ: શું તમારા કર્મચારીઓને આપવા માટે આ ખરેખર શ્રેષ્ઠ કાર્ય છે અથવા તેઓએ તે કામ કરવું જોઈએ જે તેઓને પ્રથમ સ્થાને રાખવામાં આવ્યા હતા? એક મશીન માત્ર બે મિનિટમાં એક કલાકની મીટિંગનું યોગ્ય ટ્રાન્સક્રિપ્શન કરી શકે છે. કદાચ આ સમસ્યાનો સંપર્ક કરવાનો વધુ સારો રસ્તો એ છે કે જ્યારે તે પહેલેથી જ ટ્રાન્સક્રિપ્શન કરેલું હોય ત્યારે મીટિંગના ટેક્સ્ટને સંપાદિત કરવાનું કામ ટ્રાન્સક્રિપ્શનિસ્ટને આપવું. તેઓ ચોકસાઈ ચકાસી શકે છે અને કેટલીક નાની વસ્તુઓ બદલી શકે છે જેને સુધારવાની જરૂર છે, અને તેઓ તેમના મૂલ્યવાન સમયના કલાકો ગુમાવ્યા વિના આ કરી શકે છે. જો તમે આ રીતે કરવાનું પસંદ કર્યું હોય તો તમારી પાસે ભૂલો વિના સચોટ ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન હશે અને તે જ સમયે તમે ખાતરી કરી શકો છો કે તમારી કંપનીની મીટિંગ્સમાં શેર કરવામાં આવતી માહિતી કંપનીની બહારની કોઈને ઍક્સેસ નથી.

આ લેખને સમાપ્ત કરવા માટે, અમે કહી શકીએ કે AI ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન સેવા એ માનવ દ્વારા કરવામાં આવેલા ટ્રાન્સક્રિપ્શન કરતાં તમારી મીટિંગ્સને ટ્રાન્સક્રિપ્શન કરવાની વધુ સુરક્ષિત રીત છે, કારણ કે ટ્રાન્સક્રિપ્શનની પ્રક્રિયામાં અન્ય કોઈ માનવી સામેલ નથી. જો જરૂરી હોય તો તમે લખાણને તપાસવા અને સંપાદિત કરવા માટે તેને એક કર્મચારીને ટ્રાન્સક્રિપ્શનના પછીના તબક્કે સોંપી શકો છો.

Gglot દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાયેલ AI સોફ્ટવેર ટૂંકા ગાળામાં ચોક્કસ ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન બનાવે છે. તમારે ગોપનીયતા વિશે ચિંતા કરવાની જરૂર નથી કારણ કે કોઈ પણ માણસને તમારા ડેટાની ઍક્સેસ હશે નહીં. ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરવાની આ સલામત અને અસરકારક નવી રીત અજમાવો અને તમારી મીટિંગની સામગ્રી તમારા બધા સાથીઓ સાથે શેર કરો.