Zakaj bi morali vlagati v prepis podjetij?
Izboljšajte svoje poslovanje s prepisi
Če želijo podjetja biti uspešna, morajo najti načine, kako se nenehno razvijati. Ste kdaj razmišljali o tem, kako bi lahko prepisi izboljšali vaše poslovanje? Dejansko obstajajo različna poslovna področja, ki bi lahko imela koristi od prepisa, ne glede na to, ali govorimo o pravnih namenu, usposabljanju osebja ali nekaterih rutinskih opravilih. Prepisi so impresivno orodje in veliko podjetij najema profesionalne prepisovalce, ki jim pomagajo pri prepisovanju poslovnih dokumentov. V dobi digitalizacije obstajajo tudi različna programska orodja, ki lahko ponudijo nove možnosti na tem področju, včasih pa so lahko tudi precej ugodna. Kar boste morali storiti, je, da skrbno premislite o najboljši rešitvi za vaše podjetje in o želenem razmerju denar-cena-čas.
Kako natančno lahko prepisovanje pomaga vašemu podjetju?
Prepričani smo, da je večina od vas vsaj slišala za prepis poslov? Ne glede na področje, povprečno sodobno podjetje generira ogromno informacij in nenehno ustvarja vsebino. Vzemimo za primer povprečen oddelek za pomoč uporabnikom, ki dnevno posname ure in ure zvočnih vsebin. Pomembni podatki so omenjeni tudi med intervjuji, sestanki, konferencami, predstavitvami, seminarji, delavnicami itd., ki se pogosto snemajo. Če se odločite za prepis teh pogovorov, lahko vse svoje dragocene podatke shranite v eno mapo. Številna podjetja pogosto zahtevajo obvezne poslovne prepise, da se kasneje izognejo sporom in tožbam.
Biti sposoben prebrati prepis je pomembno, da se spomnimo vsega, o čemer smo razpravljali na sestanku, in da zagotovimo, da so zapisane vse ključne točke. Če imate le opombe, je možno, da so nekatere zelo pomembne podrobnosti izpuščene in da so nekatere ključne informacije napačno interpretirane, če pa imate celoten prepis, imate celoten kontekst. Predstavljajte si nevihto možganov, ideje prihajajo in odhajajo zelo hitro, teme pa se spreminjajo. Še enkrat, pisni prepis lahko pomaga vašemu podjetju ujeti pomembne ideje, ki bi jih brez njega lahko pozabili.
Druga težava je, da če imate samo posnetke sestankov, to ni nujno priročno. Zaposleni, ki se niso mogli udeležiti konference ali predavanja, bodo morali poslušati cel posnetek, da bodo slišali, kaj se je dogajalo. Če imajo pred seboj prepis, lahko le na hitro preberejo vsebino in bodo dobili predstavo o čem je bil sestanek. Tudi, če se mora nekdo vrniti na določen del predavanja ali pogovora, ni treba poslušati celotnega posnetka, da bi našli to mesto, kar se pogosto izkaže za dolgotrajno. Kot si lahko predstavljate, je veliko hitreje in enostavneje samo pregledovati besedilno datoteko.
Prepisi so lahko odlični tudi za spreminjanje namena vsebine, na primer prepis govora ali predavanja se lahko uporabi kot izvorno gradivo za članke in spletna mesta. Danes veliko podjetij uporablja spletne videoposnetke in podcaste kot način za promocijo podjetja in njegovega početja. Obstaja veliko razlogov, zakaj prepisati zvočno vsebino podjetja. Eden izmed njih, ki ga je vredno omeniti, je SEO. Iskalniki še vedno ne morejo pobrati ključnih besed iz videa, lahko pa prepoznajo ključne besede iz prepisa. Poleg tega bo veliko ljudi bolj cenilo, če bodo prebrali prepis videoposnetka, namesto da bi ga gledali iz različnih razlogov: slab sluh, nezadostno znanje angleškega jezika ali samo neprijetnost pri gledanju videoposnetka, na primer med vožnjo z javnim prevozom. Pisni prepis omogoča veliko lažje uživanje vsebine za te vrste občinstva ali tovrstne situacije. Poleg tega je vedno dobro imeti pisno obliko, na katero se lahko vrnete in pregledate ključne informacije.
Za vsako podjetje je pomembno, da učinkovito organizira svojo vsebino in jo deli s svojim osebjem, strankami in delničarji ter včasih celo z javnostjo. Transkripcije lahko zelo pomagajo, saj poenostavijo komunikacijo in prihranijo dragoceni čas vsem vpletenim.
Kako izbrati idealno storitev prepisovanja za vaše podjetje?
Izbrati pravega ponudnika storitev za prepis ni lahko, še posebej danes, ko imate toliko možnosti izbire. Dober pristop za odpravo tistih, ki niso povsem pravilni, bi bil pregled. Kakšne so bile izkušnje drugih podjetij s ponudnikom storitev prepisovanja? Za reference lahko povprašate ponudnika storitev prepisovanja ali pa preprosto izvedete spletno iskanje. Danes je internet ogromen vir ocen za katero koli storitev in vam bo dal prave informacije. Ko končate z iskanjem in ste izločili podjetja na peščico, lahko zaprosite za ponudbo in vidite, kakšna bi bila cena in časovni okvir za prepis pri preostalih ponudnikih storitev prepisa. Prav tako je ključnega pomena, da podjetje vprašate, ali je kakovost vašega posnetka sprejemljiva, saj bo to vplivalo na kakovost končnega izdelka.
Dobra novica je, da imajo ponudniki storitev prepisovanja odlična spletna mesta, ki jih je danes mogoče preprosto uporabljati. Ne bo vam treba biti zelo tehnično podkovan, saj boste morali le vnesti svoje kontakte in naložiti svoje posnetke, končni izdelek pa vam bo običajno poslan po e-pošti ali pa ga preprosto prenesete s spletne strani ponudnik storitev.
Podjetja, ki ponujajo storitve prepisovanja
Podjetja lahko izberejo, ali prepis opravi človeški prepisovalec ali programsko orodje, v tem primeru govorimo o strojnem prepisu. Obe možnosti imata svoje prednosti in slabosti.
Običajno bodo prepisi, ki jih opravi človeška roka, natančnejši in veliko bolj točni. Pomembno je omeniti, da morajo to storiti strokovnjaki. Prepisovanje je treba, tako kot vsako drugo delo, usposobiti in vaditi. Ko amaterji delajo transkripcije, običajno naredijo več napak, so manj natančni in potrebujejo veliko več časa za dostavo končnega izdelka kot profesionalni prepisovalci. Čeprav lahko pisarniški pomočniki ali tajnice pišejo poslovne prepise v podjetju, se ne bodo mogli kosati s hitrostjo, natančnostjo in pozornostjo do podrobnosti strokovnjaka. Da ne omenjam, da imajo amaterji, ki že delajo v podjetju, že druge obveznosti v podjetju, svoje prave naloge, za katere so bili sploh najeti. Te naloge bodo trpele, saj bodo zaposleni zaposleni z zamudnim prepisovanjem dvomljive kakovosti. Zato večina podjetij, ki potrebujejo transkripcije, jih običajno ne napišejo sami. Izvajajo zunanje izvajalce in najamejo ponudnika storitev prepisovanja, saj strokovnjaki delo opravijo hitreje, končni izdelek pa je ponavadi boljši. To še posebej velja za podjetja, ki morajo prepisati veliko količino vsebine, na primer pravna ali medicinska podjetja. Seveda, kot vsaka storitev stane, tudi ta stane. Če pa v resnici upoštevate prihranjeni čas, boste morda ugotovili, da dejansko privarčujete denar. Nekdanji singapurski premier Lee Kuan Yew je nekoč dejal: "Če se prikrajšate za zunanje izvajanje, vaši konkurenti pa ne, se spravljate v stečaj." Naš nasvet je tudi, da pustite svojemu osebju, da opravlja svoje delo, in prepustite zunanjemu izvajalcu. Na tem mestu je treba omeniti, da tudi profesionalni prepisovalci ne morejo narediti prepisa v hipu, a bo vseeno hitrejši od prepisov, ki jih izvajajo amaterji. Kakovosten prepis zahteva čas.
Ko gre za programsko prepisovanje, je največja prednost, da je hitro in vas ne bo stalo toliko kot profesionalni človeški prepisovalec. Po drugi strani pa je slaba stran ta, da programska oprema ni tako natančna kot človek, ker preprosto ne bo dobila vsega, kar je bilo povedano, kontekst stroju ne bo pomenil toliko kot človeku včasih pa je lahko težaven naglas govorca. Vendar je treba poudariti, da se programska orodja razvijajo in postajajo vsak dan boljša in je samo vprašanje časa, kdaj bodo tako dobra kot človeški prepisovalci. Vendar ta čas še ni prišel.
Ob vsem povedanem lahko le sklenemo: vsako podjetje mora vzdrževati izčrpne evidence svojih komunikacij. Branje besedilne datoteke je veliko hitrejše kot poslušanje enournih sestankov. Vodstvenim delavcem in zaposlenim lahko prihranite čas in težave s prepisovanjem pomembnih sestankov, razgovorov, telefonskih klicev, izobraževanj, da lahko osebje nadoknadi zamujeno, in kar je še bolj pomembno, pregledate pogovore, da se prepričate, da niso zamudili nobene pomembne točke. Ponudnik storitev prepisovanja, ne glede na to, ali gre za človeški prepisovalec ali strojno prepisovanje, lahko podjetjem zelo pomaga tako, da jim zagotovi dragocene prepise, ki jih lahko uporabijo pri svojem delu, hkrati pa lastnikom podjetij in zaposlenim omogoči, da se osredotočijo na vodenje svojega podjetja. Prepisi so najbolj natančni, če jih izvajajo profesionalni prepisovalci, najhitreje pa, če jih izvaja programska oprema.
Gglot vam lahko pomaga spremeniti zvočne datoteke v besedilne datoteke. Nudimo natančne transkripcije in hiter čas izvedbe. Investirajte v prepis poslovanja in stopite v stik z nami!