Prečo by ste mali investovať do obchodného prepisu?

Zlepšite svoje podnikanie pomocou prepisov

Ak chcú byť podniky úspešné, musia hľadať spôsoby, ako sa neustále rozvíjať. Premýšľali ste niekedy o tom, ako by prepisy mohli zlepšiť vaše podnikanie? Skutočne existujú rôzne obchodné oblasti, ktoré by mohli mať prospech z prepisu, bez ohľadu na to, či hovoríme o právnych účeloch, školeniach zamestnancov alebo niektorých bežných úlohách. Prepisy sú pôsobivým nástrojom a existuje veľa spoločností, ktoré si najímajú profesionálnych prepisovateľov, aby im pomohli s prepisom ich obchodných dokumentov. V dobe digitalizácie existujú aj rôzne softvérové nástroje, ktoré môžu v tejto oblasti ponúknuť nové možnosti a niekedy môžu byť aj veľmi výhodné. Čo budete musieť urobiť, je dôkladne si premyslieť najlepšie riešenie pre vaše podnikanie a preferovaný pomer peňazí, ceny a času.

Ako presne môže prepis pomôcť vašej spoločnosti?

Sme si istí, že väčšina z vás už aspoň počula o obchodnom prepise? Bez ohľadu na odbor, priemerná moderná spoločnosť generuje veľké množstvo informácií a neustále vytvára obsah. Vezmite si napríklad priemerné oddelenie služieb zákazníkom, ktoré denne zaznamenáva hodiny zvukového obsahu. Dôležité údaje sa uvádzajú aj počas rozhovorov, stretnutí, konferencií, prezentácií, seminárov, workshopov atď., ktoré sa často zaznamenávajú. Ak sa rozhodnete tieto konverzácie prepísať, všetky svoje cenné údaje môžete uchovávať v jednom priečinku. Mnohé spoločnosti často vyžadujú povinné obchodné prepisy, aby sa neskôr vyhli sporom a súdnym sporom.

Schopnosť prečítať prepis je dôležitá na to, aby ste si pripomenuli všetko, o čom sa diskutovalo na stretnutí, a aby ste sa uistili, že sú zaznamenané všetky kľúčové body. Ak máte iba poznámky, je možné, že niektoré veľmi dôležité detaily sú vynechané a niektoré kľúčové informácie sú nesprávne interpretované, ale ak máte celý prepis, máte celý kontext. Len si predstavte brainstorming, nápady prichádzajú a odchádzajú veľmi rýchlo a témy sa menia. Opäť platí, že písomný prepis môže vašej spoločnosti pomôcť zachytiť dôležité myšlienky, ktoré by bez neho mohli byť zabudnuté.

Ďalším problémom je, že ak máte len záznamy zo stretnutí, nemusí to byť pohodlné. Zamestnanci, ktorí sa nemohli zúčastniť konferencie alebo prednášky, si budú musieť vypočuť celú nahrávku, aby počuli, čo sa dialo. Ak majú pred sebou prepis, môžu si len rýchlo prečítať obsah a získajú predstavu, o čom to stretnutie bolo. Taktiež, ak sa niekto potrebuje vrátiť ku konkrétnej časti prednášky alebo rozhovoru, nie je potrebné počúvať celú pásku, aby ste našli toto miesto, čo sa často ukazuje ako časovo náročné. Ako si viete predstaviť, je oveľa rýchlejšie a jednoduchšie prejsť cez textový súbor.

Prepisy môžu byť tiež skvelé na prepracovanie obsahu, napríklad prepis prednášky možno použiť ako zdrojový materiál pre články a webové stránky. Dnes mnoho spoločností používa online videá a podcasty ako spôsob propagácie spoločnosti a jej činnosti. Existuje mnoho dôvodov, prečo prepisovať zvukový obsah firmy. Jedným z nich, ktorý stojí za zmienku, je SEO. Vyhľadávače stále nedokážu vybrať kľúčové slová z videa, ale dokážu rozpoznať kľúčové slová z prepisu. Mnohí tiež viac ocenia čítanie prepisu videa namiesto pozerania z rôznych dôvodov: porucha sluchu, nedostatočná znalosť anglického jazyka alebo len nepohodlné sledovanie videa napríklad pri dochádzaní v MHD. Písomný prepis značne uľahčuje konzumáciu obsahu pre tieto typy publika alebo takéto situácie. Okrem toho je vždy pekné mať písaný formát, na ktorý sa môžete vrátiť a skontrolovať kľúčové informácie.

Pre každú spoločnosť je dôležité efektívne organizovať svoj obsah a zdieľať ho so svojimi zamestnancami, klientmi a akcionármi a niekedy aj s verejnosťou. Prepisy môžu veľmi pomôcť tým, že zjednodušia komunikáciu a ušetria drahocenný čas všetkých zúčastnených.

Ako si vybrať ideálnu službu prepisu pre vašu firmu?

Nie je ľahké vybrať si správneho poskytovateľa služieb na prepis, najmä dnes, keď máte na výber toľko možností. Dobrým prístupom na odstránenie tých, ktoré nie sú úplne správne, by bolo ísť podľa recenzií. Aké boli skúsenosti iných spoločností s poskytovateľom prepisových služieb? Môžete požiadať poskytovateľa prepisových služieb o referencie alebo môžete jednoducho vykonať online vyhľadávanie. Dnes je internet obrovským zdrojom recenzií na akýkoľvek druh služby a poskytne vám tie správne informácie. Keď skončíte s hľadaním a vylúčite niekoľko spoločností, môžete požiadať o cenovú ponuku a zistiť, aká by bola cena a časová os prepisu u zostávajúcich poskytovateľov služieb prepisu. Taktiež je dôležité opýtať sa spoločnosti, či je kvalita vašej nahrávky prijateľná, pretože to bude mať vplyv na kvalitu konečného produktu.

Dobrou správou je, že poskytovatelia prepisových služieb majú skvelé webové stránky, ktoré sa dnes dajú ľahko použiť. Nebudete musieť byť veľmi technicky zdatní, pretože všetko, čo musíte urobiť, je zadať svoje kontakty a nahrať svoje nahrávky a konečný produkt vám zvyčajne pošleme e-mailom alebo si ho môžete jednoducho stiahnuť zo stránky poskytovateľa služieb.

Spoločnosti, ktoré ponúkajú prepisovacie služby

Firmy si môžu vybrať, či prepis vykoná ľudský prepisovač alebo softvérový nástroj, v takom prípade hovoríme o strojovom prepise. Obe možnosti majú svoje výhody a nevýhody.

Zvyčajne prepisy vykonané ľudskou rukou budú presnejšie a oveľa presnejšie. Je dôležité spomenúť, že by to mali robiť profesionáli. Prepisovanie, tak ako každá iná práca, treba trénovať a trénovať. Keď prepisujú amatéri, zvyčajne robia viac chýb, sú menej presné a na dodanie konečného produktu potrebujú oveľa viac času ako profesionálni prepisovatelia. Aj keď kancelárski asistenti alebo sekretárky môžu písať obchodné prepisy interne, nebudú schopní dosiahnuť rýchlosť, presnosť a zmysel pre detail profesionála. Nehovoriac o tom, že amatéri, ktorí už pre spoločnosť pracujú interne, už majú vo firme iné povinnosti, ich skutočné úlohy, na ktoré boli najatí. Tieto úlohy tým utrpia, pretože zamestnanci budú zaneprázdnení časovo náročnými prepismi pochybnej kvality. To je dôvod, prečo väčšina podnikov, ktoré potrebujú prepisy, ich zvyčajne nepíše sama. Zadávajú a najímajú poskytovateľa prepisovacích služieb, pretože profesionáli robia prácu rýchlejšie a konečný produkt býva lepší. Platí to najmä pre spoločnosti, ktoré potrebujú prepisovať veľké množstvo obsahu, napríklad právnické alebo lekárske spoločnosti. Samozrejme, ako každá služba stojí peniaze, aj táto stojí. Ale naozaj, ak vezmete do úvahy ušetrený čas, možno zistíte, že v skutočnosti šetríte peniaze. Bývalý premiér Singapuru Lee Kuan Yew raz povedal: „Ak sa sami pripravíte o outsourcing a vaši konkurenti to neurobia, pripravíte sa o podnikanie.“ Našou radou je tiež nechať svojich zamestnancov vykonávať svoju prácu a zadávať externé služby. Na tomto mieste by sme mali spomenúť, že ani profesionálni prepisovatelia nedokážu urobiť prepis mihnutím oka, ale stále to bude rýchlejšie ako prepisy, ktoré robia amatéri. Kvalitný prepis si vyžaduje čas.

Pokiaľ ide o softvérový prepis, najväčšou výhodou je, že je rýchly a nebude vás stáť toľko ako profesionálny ľudský prepisovač. Nevýhodou na druhej strane je, že softvér nie je taký presný ako človek, pretože jednoducho nedostane všetko, čo bolo povedané, kontext nebude znamenať toľko pre stroj ako pre človeka. a niekedy môže byť problematický ťažký prízvuk hovoriaceho. Malo by sa však zdôrazniť, že softvérové nástroje sa vyvíjajú a zlepšujú každým dňom a je len otázkou času, kedy budú rovnako dobré ako ľudské prepisovače. Ten čas však ešte neprišiel.

Po tom všetkom môžeme skonštatovať, že každá spoločnosť musí viesť vyčerpávajúce záznamy o svojej komunikácii. Čítanie textového súboru je oveľa rýchlejšie ako počúvanie cez hodinové stretnutia. Vedúcim pracovníkom a zamestnancom môžete ušetriť čas a námahu tým, že si prepíšete dôležité stretnutia, rozhovory, telefonáty, školenia, aby ich zamestnanci mohli dohnať, a čo je ešte dôležitejšie, skontrolujete konverzácie, aby ste sa uistili, že nevynechali žiadne dôležité body. Poskytovateľ prepisovacích služieb, bez ohľadu na to, či ide o ľudského prepisovača alebo strojový prepis, môže firmám výrazne pomôcť tým, že im poskytne cenné prepisy, ktoré môžu použiť pri svojich pracovných postupoch, a zároveň umožní majiteľom firiem a zamestnancom sústrediť sa na vedenie svojho podnikania. Prepisy sa vykonajú najpresnejšie, ak ich spracujú profesionálni prepisovatelia, a najrýchlejšie, ak ich vykoná softvér.

Gglot vám môže pomôcť premeniť vaše zvukové súbory na textové súbory. Ponúkame presné prepisy a rýchle dodacie lehoty. Investujte do obchodného prepisu a kontaktujte nás!