Hvorfor bør du investere i forretningstranskripsjon?

Forbedre virksomheten din med transkripsjoner

Hvis bedrifter ønsker å lykkes, må de finne måter å utvikle seg på hele tiden. Har du noen gang tenkt på hvordan transkripsjoner kan forbedre virksomheten din? Det er faktisk ulike forretningsområder som kan ha nytte av transkripsjon, uansett om vi snakker om juridiske formål, opplæring av ansatte eller noen rutineoppgaver. Transkripsjoner er et imponerende verktøy, og det er mange selskaper som ansetter profesjonelle transkriberere for å hjelpe dem med å transkribere forretningsdokumentene sine. I digitaliseringens tid er det også forskjellige programvareverktøy som kan tilby nye muligheter på dette feltet, og de kan noen ganger også være ganske fordelaktige. Det du må gjøre er å tenke nøye gjennom den beste løsningen for din virksomhet og ditt foretrukne forhold mellom penger og pris.

Hvordan kan transkripsjon være til hjelp for din bedrift?

Vi er sikre på at de fleste av dere i det minste har hørt om forretningstranskripsjon? Uansett fagfelt genererer et gjennomsnittlig moderne selskap mye informasjon og skaper hele tiden innhold. Ta for eksempel en gjennomsnittlig kundeserviceavdeling som registrerer timer med lydinnhold på daglig basis. Viktige data nevnes også under intervjuer, møter, konferanser, presentasjoner, seminarer, workshops etc. som ofte blir tatt opp. Hvis du bestemmer deg for å transkribere disse samtalene, kan du beholde alle dine verdifulle data i én enkelt mappe. Mange selskaper krever ofte obligatoriske forretningstranskripsjoner for å unngå tvister og søksmål senere.

Å kunne lese gjennom en transkripsjon er viktig for å huske alt som ble diskutert i et møte og for å sikre at alle nøkkelpunkter er notert. Hvis du bare har notater, er det mulig at noen svært viktige detaljer er utelatt og at noen nøkkelopplysninger er feiltolket, men hvis du har hele utskriften, har du hele konteksten. Bare forestill deg en idédugnad, ideer kommer og går veldig raskt og emner endres. Igjen, en skriftlig utskrift kan hjelpe bedriften din med å fange opp viktige ideer som uten den kan bli glemt.

Et annet problem er at hvis du bare har opptak av møtet, er det ikke nødvendigvis praktisk. Ansatte som ikke kunne delta på en konferanse eller et foredrag, må lytte til hele opptaket for å høre hva som skjedde. Hvis de har en utskrift foran seg, kan de bare raskt lese gjennom innholdet, og de vil få en idé om hva møtet handlet om. Dessuten, hvis noen trenger å gå tilbake til en bestemt del av forelesningen eller samtalen, er det ikke nødvendig å lytte til hele båndet for å finne det stedet, noe som ofte viser seg å være tidkrevende. Som du kan forestille deg er det mye raskere og enklere å bare gå gjennom en tekstfil.

Transkripsjoner kan også være gode for å gjenbruke innhold, for eksempel kan en transkripsjon av en forelesningstale brukes som kildemateriale for artikler og nettsteder. I dag bruker mange bedrifter nettvideoer og podcaster som en måte å promotere bedriften og hva den gjør. Det er mange grunner til å transkribere et lydinnhold i en bedrift. En av dem som er verdt å nevne er SEO. Søkemotorene kan fortsatt ikke fange opp nøkkelord fra en video, men de kan gjenkjenne nøkkelord fra en transkripsjon. Mange mennesker vil også sette mer pris på det å lese en transkripsjon av en video i stedet for å se den av ulike grunner: hørselshemmede, utilstrekkelige engelskkunnskaper, eller bare ubeleiligheten å se en video mens du for eksempel pendler med offentlig transport. En skriftlig transkripsjon gjør det mye lettere å konsumere innhold for denne typen publikum eller denne typen situasjoner. På toppen av det er det alltid fint å ha det skriftlige formatet for å referere tilbake til og gjennomgå nøkkelinformasjon.

Det er viktig for hvert selskap å organisere innholdet sitt effektivt og dele det med sine ansatte, kunder og aksjonærer og noen ganger til og med med publikum. Transkripsjoner kan hjelpe mye ved å forenkle kommunikasjonen og spare verdifull tid for alle involverte.

Hvordan velge den ideelle transkripsjonstjenesten for bedriften din?

Det er ikke lett å velge riktig tjenesteleverandør for en transkripsjon, spesielt i dag når du har så mange muligheter å velge mellom. En god tilnærming til å eliminere de som ikke er helt riktige ville være å gå etter anmeldelser. Hvordan var erfaringen til andre selskaper med transkripsjonstjenesteleverandøren? Du kan spørre transkripsjonstjenesteleverandøren om referanser, eller du kan ganske enkelt gjøre et søk på nettet. I dag er internett en enorm kilde til anmeldelser for alle slags tjenester, og det vil gi deg riktig informasjon. Etter at du er ferdig med søket og du har eliminert selskaper for en håndfull, kan du be om et tilbud og se hva prisen og tidslinjen for transkripsjonen vil være hos de gjenværende transkripsjonstjenesteleverandørene. Det er også avgjørende å spørre selskapet om kvaliteten på opptaket ditt er akseptabelt, siden dette vil ha innvirkning på kvaliteten på sluttproduktet.

Gode nyheter er at leverandører av transkripsjonstjenester har flotte nettsider som enkelt kan brukes i dag. Du trenger ikke å være veldig teknisk kunnskapsrik, for alt du trenger å gjøre er å legge inn kontaktene dine og laste opp opptakene dine, og det endelige produktet vil vanligvis bli sendt til deg via e-post, eller du kan bare laste det ned fra nettstedet til tjenesteleverandøren.

Selskaper som tilbyr transkripsjonstjenester

Bedrifter kan velge om transkripsjonen gjøres av en menneskelig transkripsjonist eller et programvareverktøy, i så fall snakker vi om maskintranskripsjon. Begge valgene har sine fordeler og ulemper.

Vanligvis vil transkripsjoner gjort av den menneskelige hånden være mer presise og mye mer nøyaktige. Det er viktig å nevne at det bør gjøres av fagfolk. Transkribering, akkurat som enhver annen jobb, må trenes og øves. Når amatører gjør transkripsjoner, gjør de vanligvis flere feil, er mindre nøyaktige og de trenger mye mer tid for å levere det endelige produktet enn profesjonelle transkriberere. Mens kontorassistenter eller sekretærer kan skrive forretningsutskrifter internt, vil de ikke være i stand til å matche hastigheten, nøyaktigheten og øyet for detaljer til en profesjonell. For ikke å nevne at amatører som allerede jobber internt for selskapet allerede har andre oppgaver i selskapet, deres egentlige oppgaver som de ble ansatt for i utgangspunktet. Disse oppgavene vil lide, siden de ansatte vil være opptatt med tidkrevende transkripsjoner av tvilsom kvalitet. Det er derfor de fleste bedrifter som trenger transkripsjoner vanligvis ikke skriver dem selv. De outsourcer og ansetter en leverandør av transkripsjonstjenester siden fagfolk gjør jobben raskere og sluttproduktet har en tendens til å bli bedre. Dette gjelder spesielt for selskaper som trenger å transkribere en stor mengde innhold, for eksempel juridiske eller medisinske selskaper. Selvfølgelig, siden enhver tjeneste koster penger, gjør denne det også. Men egentlig, hvis du tar den sparte tiden i betraktning, kan du finne ut at du faktisk sparer deg selv penger. Tidligere statsminister i Singapore, Lee Kuan Yew, sa en gang: "Hvis du fratar deg selv å outsourcing og konkurrentene dine ikke gjør det, setter du deg selv ut av drift." Vårt råd er også å la dine ansatte gjøre jobben sin og å sette ut. På dette tidspunktet bør vi nevne at selv profesjonelle transkripsjoner ikke kan gjøre en transkripsjon på et øyeblikk, men det kommer fortsatt til å være raskere enn transkripsjoner utført av amatører. Transkripsjon av god kvalitet tar tid.

Når det kommer til programvaretranskripsjon, er den største fordelen at det er raskt og det vil ikke koste deg så mye som en profesjonell menneskelig transkribering. Ulempen på den annen side er at en programvare ikke er så nøyaktig som et menneske, fordi den bare ikke får alt som er sagt, konteksten vil ikke bety så mye for en maskin som den vil for et menneske og noen ganger kan en vanskelig aksent av høyttaleren være problematisk. Men det bør fremheves at programvareverktøy utvikles og blir bedre for hver dag, og det er bare et spørsmål om tid når de vil være like gode som menneskelige transkribere. Likevel er den tiden ikke kommet ennå.

Når alt er sagt, kan vi bare konkludere: hvert selskap må føre uttømmende journal over kommunikasjonen. Å lese gjennom en tekstfil er mye raskere enn å lytte gjennom timelange møter. Du kan spare ledere og ansatte for tid og bryderi ved å få transkribert viktige møter, intervjuer, telefonsamtaler, treningsøkter slik at personalet kan følge med, og mer avgjørende, gjennomgå samtalene for å være sikker på at de ikke har gått glipp av noen viktige punkter. En leverandør av transkripsjonstjenester, uansett om det er en menneskelig transkripsjon eller maskintranskripsjon, kan hjelpe virksomheter mye ved å levere dem verdifulle transkripsjoner som de kan bruke i sine arbeidsprosesser, samtidig som det lar bedriftseiere og ansatte fokusere på å drive virksomheten sin. Transkripsjoner gjøres mest nøyaktig hvis de håndteres av profesjonelle menneskelige transkriberere og raskest hvis de gjøres av en programvare.

Gglot kan hjelpe deg å gjøre lydfilene dine om til tekstfiler. Vi tilbyr nøyaktige transkripsjoner og raske behandlingstider. Invester i bedriftstranskripsjon og ta kontakt med oss!