Por que você deve investir na transcrição de negócios?

Melhore o seu negócio com transcrições

Se as empresas desejam ter sucesso, precisam encontrar maneiras de se desenvolver constantemente. Você já pensou em como as transcrições podem melhorar seu negócio? De facto, existem várias áreas de negócio que podem beneficiar da transcrição, quer se trate de fins jurídicos, sessões de formação de pessoal ou algumas tarefas de rotina. As transcrições são uma ferramenta impressionante e existem muitas empresas que contratam transcritores profissionais para ajudá-los a transcrever seus documentos comerciais. Na era da digitalização, também existem diferentes ferramentas de software que podem oferecer novas possibilidades neste campo e, às vezes, também podem ser muito vantajosas. O que você precisa fazer é pensar cuidadosamente sobre a melhor solução para o seu negócio e sua relação preferida de dinheiro-preço-tempo.

Exatamente como a transcrição pode ajudar sua empresa?

Temos certeza de que a maioria de vocês já ouviu falar de transcrição de negócios? Não importa o campo, uma empresa média moderna gera uma grande quantidade de informações e cria conteúdo constantemente. Tome, por exemplo, um departamento de atendimento ao cliente médio que registra horas de conteúdo de áudio diariamente. Além disso, dados importantes são mencionados durante entrevistas, reuniões, conferências, apresentações, seminários, workshops, etc., que são frequentemente gravados. Se você decidir transcrever essas conversas, poderá manter todos os seus dados valiosos em uma única pasta. Muitas empresas geralmente exigem transcrições obrigatórias de negócios para evitar disputas e ações judiciais posteriormente.

Ser capaz de ler uma transcrição é importante para lembrar tudo o que foi discutido em uma reunião e para garantir que todos os pontos-chave sejam anotados. Se você tiver apenas notas, é possível que alguns detalhes muito importantes sejam omitidos e que algumas informações importantes sejam interpretadas incorretamente, mas se você tiver a transcrição inteira, terá todo o contexto. Imagine uma sessão de brainstorming, as ideias vão e vêm muito rapidamente e os tópicos mudam. Novamente, uma transcrição escrita pode ajudar sua empresa a captar ideias importantes que, sem ela, poderiam ser esquecidas.

Outro problema é que, se você só conseguiu gravações de reuniões, isso não é necessariamente conveniente. Os funcionários que não puderam comparecer a uma conferência ou palestra terão que ouvir a gravação inteira para ouvir o que estava acontecendo. Se eles tiverem uma transcrição à sua frente, eles poderão ler rapidamente o conteúdo e terão uma ideia do que foi a reunião. Além disso, se alguém precisa voltar a uma parte específica da palestra ou conversa, não há necessidade de ouvir a fita inteira para encontrar esse ponto, o que geralmente acaba consumindo muito tempo. Como você pode imaginar, é muito mais rápido e fácil simplesmente percorrer um arquivo de texto.

As transcrições também podem ser ótimas para redirecionar o conteúdo, por exemplo, uma transcrição de um discurso de palestra pode ser usada como material de origem para artigos e sites. Hoje, muitas empresas usam vídeos e podcasts online como uma forma de promover a empresa e o que ela faz. Existem muitos motivos para transcrever um conteúdo de áudio de uma empresa. Um deles que vale a pena mencionar é o SEO. Os motores de busca ainda não conseguem obter palavras-chave de um vídeo, mas podem reconhecer palavras-chave de uma transcrição. Além disso, muitas pessoas apreciarão mais ler a transcrição de um vídeo em vez de assisti-lo por vários motivos: comunicação auditiva, conhecimento insuficiente do idioma inglês ou apenas a inconveniência de assistir a um vídeo enquanto, por exemplo, se desloca no transporte público. Uma transcrição escrita torna muito mais fácil consumir conteúdo para esses tipos de público ou esse tipo de situação. Além disso, é sempre bom ter o formato escrito para consultar e revisar as principais informações.

É importante que cada empresa organize seu conteúdo de forma eficaz e compartilhe-o com seus funcionários, clientes e acionistas e, às vezes, até com o público. As transcrições podem ajudar muito, simplificando a comunicação e economizando tempo valioso de todos os envolvidos.

Como escolher o serviço de transcrição ideal para o seu negócio?

Não é fácil escolher o provedor de serviços certo para uma transcrição, especialmente hoje, quando você tem tantas possibilidades de escolha. Uma boa abordagem para eliminar os que não estão muito certos seria passar por avaliações. Como foi a experiência de outras empresas com o provedor de serviço de transcrição? Você pode pedir referências ao provedor de serviços de transcrição ou simplesmente fazer uma pesquisa online. Hoje, a internet é uma enorme fonte de avaliações para qualquer tipo de serviço e fornecerá as informações certas. Depois de concluir a pesquisa e ter eliminado várias empresas, você pode pedir um orçamento e ver qual seria o preço e o cronograma para a transcrição nos demais provedores de serviço de transcrição. Além disso, é fundamental perguntar à empresa se a qualidade de sua gravação é aceitável, pois isso terá um impacto na qualidade do produto final.

A boa notícia é que os provedores de serviços de transcrição têm ótimos sites que podem ser facilmente usados hoje. Você não terá que ser muito experiente tecnicamente, porque tudo que você precisa fazer é inserir seus contatos e enviar suas gravações e o produto final geralmente será enviado a você por e-mail ou você pode apenas baixá-lo do site de o provedor de serviços.

Empresas que oferecem serviços de transcrição

As empresas podem escolher se a transcrição é feita por um transcritor humano ou por uma ferramenta de software. Nesse caso, estamos falando de transcrição por máquina. Ambas as opções têm vantagens e desvantagens.

Normalmente, as transcrições feitas pela mão humana serão mais precisas e muito mais precisas. É importante mencionar que deve ser feito por profissionais. Transcrever, assim como qualquer outro trabalho, precisa ser treinado e praticado. Quando amadores fazem transcrições, geralmente cometem mais erros, são menos precisos e precisam de muito mais tempo para entregar o produto final do que os transcritores profissionais. Embora os assistentes de escritório ou secretárias possam escrever transcrições de negócios internamente, eles não serão capazes de igualar a velocidade, precisão e atenção aos detalhes de um profissional. Sem falar que os amadores que já trabalham internamente para a empresa já possuem outras responsabilidades na empresa, suas reais tarefas para as quais foram contratados em primeiro lugar. Essas tarefas serão prejudicadas, já que os funcionários estarão ocupados fazendo transcrições demoradas de qualidade duvidosa. É por isso que muitas empresas que precisam de transcrições geralmente não as escrevem sozinhas. Eles terceirizam e contratam um provedor de serviços de transcrição, pois os profissionais fazem o trabalho mais rápido e o produto final tende a ser melhor. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que precisam transcrever uma grande quantidade de conteúdo, por exemplo, empresas jurídicas ou médicas. Claro, como qualquer serviço custa dinheiro, este também custa. Mas, realmente, se você levar em consideração o tempo economizado, poderá descobrir que, na verdade, está economizando dinheiro. O ex-primeiro-ministro de Cingapura, Lee Kuan Yew, disse uma vez: “Se você se privar da terceirização e seus concorrentes não, você estará se deixando fora do mercado”. Nosso conselho também é permitir que sua equipe faça seu trabalho e terceirizá-la. Nesse ponto, devemos mencionar que mesmo os transcritores profissionais não podem fazer uma transcrição em um piscar de olhos, mas ainda assim será mais rápido do que as transcrições feitas por amadores. Uma transcrição de boa qualidade leva tempo.

Quando se trata de transcrição de software, a maior vantagem é que ela é rápida e não custa tanto quanto um transcritor humano profissional. A desvantagem, por outro lado, é que um software não é tão preciso quanto um humano, porque ele simplesmente não receberá tudo que foi dito, o contexto não significará tanto para uma máquina quanto para um ser humano e às vezes um sotaque difícil do falante pode ser problemático. Mas deve-se destacar que as ferramentas de software estão sendo desenvolvidas e se tornando melhores a cada dia e é apenas uma questão de tempo quando elas serão tão boas quanto os transcritores humanos. Ainda assim, essa hora ainda não chegou.

Dito isso, podemos apenas concluir: cada empresa deve manter registros exaustivos de suas comunicações. Ler um arquivo de texto é muito mais rápido do que ouvir em reuniões de uma hora. Você pode economizar tempo e aborrecimento de executivos e funcionários, tendo reuniões importantes, entrevistas, telefonemas, sessões de treinamento transcritas para que a equipe possa se atualizar e, mais importante, revisar as conversas para se certificar de que não perderam nenhum ponto importante. Um provedor de serviços de transcrição, não importa se é um transcritor humano ou transcrição por máquina, pode ajudar muito as empresas, entregando-lhes transcrições valiosas que podem usar em seus procedimentos de trabalho, permitindo que proprietários de empresas e funcionários se concentrem em administrar seus negócios. As transcrições são feitas de forma mais precisa se forem feitas por transcritores profissionais e mais rápido se forem feitas por um software.

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