Waarom zou u in zakelijke transcripties moeten investeren?

Verbeter uw bedrijf met transcripties

Als bedrijven succesvol willen zijn, moeten ze manieren vinden om zich constant te ontwikkelen. Heeft u er ooit over nagedacht hoe transcripties uw bedrijf kunnen verbeteren? Er zijn inderdaad verschillende zakelijke gebieden die baat kunnen hebben bij transcriptie, of het nu gaat om juridische doeleinden, trainingssessies voor personeel of sommige routinetaken. Transcripties zijn een indrukwekkend hulpmiddel en er zijn veel bedrijven die professionele transcribenten inhuren om hen te helpen bij het transcriberen van hun zakelijke documenten. In het tijdperk van digitalisering zijn er ook verschillende softwaretools die nieuwe mogelijkheden op dit gebied kunnen bieden, en die kunnen soms ook behoorlijk voordelig zijn. Wat u moet doen, is goed nadenken over de beste oplossing voor uw bedrijf en uw gewenste geld-prijs-tijdverhouding.

Hoe kan transcriptie uw bedrijf precies helpen?

We zijn er zeker van dat de meesten van jullie op zijn minst hebben gehoord van zakelijke transcriptie? Ongeacht het veld, een gemiddeld modern bedrijf genereert veel informatie en creëert constant inhoud. Neem bijvoorbeeld een doorsnee klantenservice die dagelijks uren aan audiocontent opneemt. Ook worden belangrijke gegevens genoemd tijdens interviews, vergaderingen, conferenties, presentaties, seminars, workshops etc. die allemaal vaak worden opgenomen. Als u besluit die gesprekken te transcriberen, kunt u al uw waardevolle gegevens in één map bewaren. Veel bedrijven hebben vaak verplichte zakelijke transcripties nodig om later geschillen en rechtszaken te voorkomen.

Het kunnen lezen van een transcript is belangrijk om alles wat tijdens een vergadering is besproken te herinneren en om ervoor te zorgen dat alle belangrijke punten worden genoteerd. Als je alleen aantekeningen hebt, is het mogelijk dat enkele zeer belangrijke details worden weggelaten en dat sommige belangrijke informatie verkeerd wordt geïnterpreteerd, maar als je het hele transcript hebt, heb je de hele context. Stel je eens een brainstormsessie voor, ideeën komen en gaan heel snel en onderwerpen veranderen. Nogmaals, een geschreven transcriptie kan uw bedrijf helpen belangrijke ideeën te vangen die zonder deze zouden kunnen worden vergeten.

Een ander probleem is dat als je alleen opnames van een vergadering hebt, dat niet per se handig is. Medewerkers die een conferentie of lezing niet konden bijwonen, zullen de hele opname moeten beluisteren om te horen wat er gebeurde. Als ze een transcript voor zich hebben, kunnen ze de inhoud gewoon snel doorlezen en krijgen ze een idee waar de bijeenkomst over ging. En als iemand terug moet naar een specifiek deel van de lezing of het gesprek, dan is het niet nodig om de hele band te beluisteren om die plek te vinden, wat vaak tijdrovend blijkt te zijn. Zoals u zich kunt voorstellen, is het veel sneller en gemakkelijker om gewoon door een tekstbestand te bladeren.

Transcripties kunnen ook geweldig zijn voor het herbestemmen van inhoud, bijvoorbeeld een transcriptie van een toespraak of lezing kan worden gebruikt als bronmateriaal voor artikelen en websites. Tegenwoordig gebruiken veel bedrijven online video's en podcasts om het bedrijf en wat het doet te promoten. Er zijn veel redenen om audiocontent van een bedrijf te transcriberen. Een daarvan die het vermelden waard is, is SEO. De zoekmachines kunnen nog steeds geen trefwoorden uit een video oppikken, maar ze kunnen trefwoorden herkennen uit een transcriptie. Ook zullen veel mensen het meer waarderen om een transcriptie van een video te lezen in plaats van ernaar te kijken, om verschillende redenen: gehoorverlies, onvoldoende Engelse taalvaardigheid of gewoon ongemak om een video te bekijken tijdens bijvoorbeeld woon-werkverkeer in het openbaar vervoer. Een geschreven transcriptie maakt het veel gemakkelijker om inhoud te consumeren voor dit soort publiek of dit soort situaties. Bovendien is het altijd fijn om het geschreven formaat te hebben om naar terug te verwijzen en belangrijke informatie te herzien.

Het is voor elk bedrijf belangrijk om hun content effectief te organiseren en te delen met hun personeel, klanten en aandeelhouders en soms zelfs met het publiek. Transcripties kunnen veel helpen door de communicatie te vereenvoudigen en kostbare tijd van alle betrokkenen te besparen.

Hoe kiest u de ideale transcriptieservice voor uw bedrijf?

Het is niet eenvoudig om de juiste serviceprovider te kiezen voor een transcriptie, zeker tegenwoordig als je uit zoveel mogelijkheden kunt kiezen. Een goede manier om degenen die niet helemaal kloppen te elimineren, is door beoordelingen te volgen. Hoe was de ervaring van andere bedrijven met de transcriptiedienstverlener? U kunt de transcriptiedienstverlener om referenties vragen of u kunt eenvoudig online zoeken. Tegenwoordig is internet een enorme bron van recensies voor elke vorm van service en het geeft u de juiste informatie. Nadat u klaar bent met zoeken en u bedrijven tot een handvol hebt geëlimineerd, kunt u een offerte aanvragen en zien wat de prijs en de tijdlijn voor de transcriptie zou zijn bij de resterende transcriptiedienstverleners. Het is ook cruciaal om het bedrijf te vragen of de kwaliteit van uw opname acceptabel is, aangezien dit gevolgen heeft voor de kwaliteit van het eindproduct.

Goed nieuws is dat providers van transcriptieservices geweldige websites hebben die tegenwoordig gemakkelijk kunnen worden gebruikt. U hoeft niet erg technisch onderlegd te zijn, want het enige dat u hoeft te doen, is uw contacten invoeren en uw opnamen uploaden en het eindproduct wordt meestal per e-mail naar u verzonden of u kunt het gewoon downloaden van de site van de serviceprovider.

Bedrijven die transcriptiediensten aanbieden

Bedrijven kunnen kiezen of de transcriptie wordt gedaan door een menselijke transcribent of een softwaretool, in welk geval we het hebben over machinale transcriptie. Beide keuzes hebben voor- en nadelen.

Gewoonlijk zullen transcripties die door de menselijke hand worden gedaan nauwkeuriger en veel nauwkeuriger zijn. Het is belangrijk om te vermelden dat het door professionals moet worden gedaan. Transcriberen moet, net als elke andere baan, worden getraind en geoefend. Wanneer amateurs transcripties maken, maken ze meestal meer fouten, zijn ze minder nauwkeurig en hebben ze veel meer tijd nodig om het eindproduct te leveren dan professionele transcribenten. Hoewel kantoormedewerkers of secretaresses intern zakelijke transcripties kunnen schrijven, zullen ze niet in staat zijn om de snelheid, nauwkeurigheid en het oog voor detail van een professional te evenaren. Om nog maar te zwijgen van het feit dat amateurs die al intern voor het bedrijf werken, al andere verantwoordelijkheden in het bedrijf hebben, hun echte taken waarvoor ze in de eerste plaats werden aangenomen. Die taken zullen eronder lijden, aangezien de medewerkers het druk hebben met het maken van tijdrovende transcripties van twijfelachtige kwaliteit. Dat is de reden waarom de meeste bedrijven die transcripties nodig hebben, ze meestal niet zelf schrijven. Ze besteden een transcriptieserviceprovider uit en huren deze in, aangezien professionals het werk sneller doen en het eindproduct doorgaans beter is. Dit geldt met name voor bedrijven die een grote hoeveelheid inhoud moeten transcriberen, bijvoorbeeld juridische of medische bedrijven. Omdat elke service geld kost, doet deze dat natuurlijk ook. Maar echt, als je de bespaarde tijd in overweging neemt, kom je er misschien achter dat je jezelf geld bespaart. Lee Kuan Yew, voormalig premier van Singapore, zei ooit: "Als u uzelf de outsourcing ontzegt en uw concurrenten niet, dan zet u zichzelf failliet." Ons advies is ook om uw personeel hun werk te laten doen en uit te besteden. Op dit punt moeten we vermelden dat zelfs professionele transcribenten niet in een oogwenk een transcriptie kunnen doen, maar het zal nog steeds sneller zijn dan transcripties die door amateurs worden gedaan. Transcriptie van goede kwaliteit kost tijd.

Als het gaat om softwaretranscriptie, is het grootste voordeel dat het snel is en u niet zoveel kost als een professionele menselijke transcriber. Het nadeel aan de andere kant is dat software niet zo nauwkeurig is als een mens, omdat het gewoon niet alles krijgt wat er is gezegd, de context zal niet zoveel betekenen voor een machine als voor een mens. en soms kan een moeilijk accent van de spreker problematisch zijn. Maar het moet worden benadrukt dat softwaretools worden ontwikkeld en elke dag beter worden en dat het slechts een kwestie van tijd is wanneer ze net zo goed zullen zijn als menselijke transcribenten. Toch is die tijd nog niet gekomen.

Dat gezegd hebbende, kunnen we gewoon concluderen: elk bedrijf moet een uitvoerige registratie van zijn communicatie bijhouden. Het doorlezen van een tekstbestand is veel sneller dan het luisteren tijdens vergaderingen van een uur. U kunt leidinggevenden en werknemers tijd en gedoe besparen door belangrijke vergaderingen, interviews, telefoontjes en trainingssessies te laten transcriberen, zodat het personeel kan bijpraten, en, nog belangrijker, de gesprekken kan bekijken om er zeker van te zijn dat ze geen belangrijke punten hebben gemist. Een transcriptiedienstverlener, of het nu een menselijke transcriber of machinetranscriptie is, kan bedrijven veel helpen door hen waardevolle transcripties te leveren die ze kunnen gebruiken in hun werkprocedures, terwijl bedrijfseigenaren en werknemers zich kunnen concentreren op het runnen van hun bedrijf. Transcripties worden het nauwkeurigst gedaan als ze worden afgehandeld door professionele menselijke transcribenten en het snelst als ze worden gedaan door software.

Gglot kan u helpen uw audiobestanden om te zetten in tekstbestanden. Wij bieden nauwkeurige transcripties en snelle doorlooptijden. Investeer in zakelijke transcriptie en neem contact met ons op!