Perché investire nella trascrizione aziendale?

Migliora la tua attività con le trascrizioni

Se le aziende vogliono avere successo, devono trovare modi per svilupparsi costantemente. Hai mai pensato a come le trascrizioni potrebbero migliorare la tua attività? Esistono infatti varie aree di business che potrebbero trarre vantaggio dalla trascrizione, non importa se si tratta di scopi legali, sessioni di formazione del personale o alcune attività di routine. Le trascrizioni sono uno strumento straordinario e ci sono molte aziende che assumono trascrittori professionisti per aiutarli a trascrivere i loro documenti aziendali. Nell'era della digitalizzazione, ci sono anche diversi strumenti software che possono offrire nuove possibilità in questo campo, e talvolta possono anche essere piuttosto vantaggiosi. Quello che dovrai fare è pensare attentamente alla migliore soluzione per la tua attività e al tuo rapporto preferito denaro-prezzo-tempo.

In che modo esattamente la trascrizione può essere di aiuto alla tua azienda?

Siamo sicuri che la maggior parte di voi abbia almeno sentito parlare di trascrizione aziendale? Indipendentemente dal campo, un'azienda media moderna genera una grande quantità di informazioni e crea costantemente contenuti. Prendiamo ad esempio un dipartimento del servizio clienti medio che registra ore di contenuti audio su base giornaliera. Inoltre, i dati importanti vengono menzionati durante interviste, riunioni, conferenze, presentazioni, seminari, workshop ecc. Che vengono spesso registrati. Se decidi di trascrivere quelle conversazioni, puoi conservare tutti i tuoi preziosi dati in un'unica cartella. Molte aziende richiedono spesso trascrizioni aziendali obbligatorie per evitare controversie e azioni legali successive.

Essere in grado di leggere una trascrizione è importante per ricordare tutto ciò che è stato discusso in una riunione e per assicurarsi che tutti i punti chiave siano annotati. Se hai solo note, è possibile che alcuni dettagli molto importanti vengano omessi e che alcune informazioni chiave siano interpretate in modo errato, ma se hai l'intera trascrizione, hai l'intero contesto. Immagina solo una sessione di brainstorming, le idee vanno e vengono molto rapidamente e gli argomenti stanno cambiando. Ancora una volta, una trascrizione scritta può aiutare la tua azienda a cogliere idee importanti che senza di essa potrebbero essere dimenticate.

Un altro problema è che se hai solo registrazioni di riunioni, non è necessariamente conveniente. I dipendenti che non hanno potuto partecipare a una conferenza o una conferenza dovranno ascoltare l'intera registrazione per ascoltare cosa stava succedendo. Se hanno una trascrizione di fronte a loro, possono semplicemente leggere rapidamente il contenuto e avranno un'idea di cosa si trattava dell'incontro. Inoltre, se qualcuno ha bisogno di tornare a una parte specifica della lezione o della conversazione, non è necessario ascoltare l'intero nastro per trovare quel punto, che spesso si rivela dispendioso in termini di tempo. Come puoi immaginare, è molto più veloce e più facile scorrere un file di testo.

Le trascrizioni possono anche essere ottime per riutilizzare i contenuti, ad esempio la trascrizione di un discorso di una conferenza potrebbe essere utilizzata come materiale di partenza per articoli e siti web. Oggi, molte aziende utilizzano video e podcast online come un modo per promuovere l'azienda e ciò che fa. Ci sono molti motivi per trascrivere un contenuto audio di un'azienda. Uno di questi che vale la pena menzionare è il SEO. I motori di ricerca non sono ancora in grado di raccogliere parole chiave da un video, ma possono riconoscere parole chiave da una trascrizione. Inoltre, molte persone apprezzeranno di più leggere una trascrizione di un video invece di guardarlo per vari motivi: apparecchi acustici, capacità insufficienti della lingua inglese o semplicemente disagio nel guardare un video mentre, ad esempio, si è in viaggio con i mezzi pubblici. Una trascrizione scritta rende molto più facile consumare contenuti per questo tipo di pubblico o questo tipo di situazione. Inoltre, è sempre bello avere il formato scritto a cui fare riferimento e rivedere le informazioni chiave.

È importante per ogni azienda organizzare i propri contenuti in modo efficace e condividerli con i propri dipendenti, clienti e azionisti e talvolta anche con il pubblico. Le trascrizioni possono aiutare molto semplificando la comunicazione e risparmiando tempo prezioso a tutte le persone coinvolte.

Come scegliere il servizio di trascrizione ideale per la tua azienda?

Non è facile scegliere il giusto fornitore di servizi per una trascrizione, soprattutto oggi che hai così tante possibilità tra cui scegliere. Un buon approccio per eliminare quelli che non sono del tutto corretti sarebbe passare dalle recensioni. Com'è stata l'esperienza di altre società con il fornitore di servizi di trascrizione? Puoi chiedere referenze al fornitore del servizio di trascrizione o puoi semplicemente effettuare una ricerca online. Oggi Internet è un'enorme fonte di recensioni per qualsiasi tipo di servizio e ti darà le giuste informazioni. Dopo aver terminato la ricerca e aver eliminato le aziende in una manciata, puoi chiedere un preventivo e vedere quale sarebbe il prezzo e la tempistica per la trascrizione nei restanti fornitori di servizi di trascrizione. Inoltre, è fondamentale chiedere all'azienda se la qualità della registrazione è accettabile, poiché ciò avrà un impatto sulla qualità del prodotto finale.

La buona notizia è che i fornitori di servizi di trascrizione hanno ottimi siti web che possono essere facilmente utilizzati oggi. Non dovrai essere molto tecnicamente esperto, perché tutto ciò che dovrai fare è inserire i tuoi contatti e caricare le tue registrazioni e il prodotto finale ti verrà solitamente inviato via email o puoi semplicemente scaricarlo dal sito di il fornitore di servizi.

Aziende che offrono servizi di trascrizione

Le aziende possono scegliere se la trascrizione viene eseguita da un trascrittore umano o da uno strumento software, nel qual caso si tratta di trascrizione automatica. Entrambe le scelte hanno i loro vantaggi e svantaggi.

Di solito, le trascrizioni fatte dalla mano umana saranno più precise e molto più accurate. È importante ricordare che dovrebbe essere fatto da professionisti. Trascrivere, proprio come qualsiasi altro lavoro, deve essere addestrato e praticato. Quando i dilettanti eseguono le trascrizioni, di solito commettono più errori, sono meno accurati e hanno bisogno di molto più tempo per fornire il prodotto finale rispetto ai trascrittori professionisti. Sebbene gli assistenti d'ufficio o le segretarie possano scrivere internamente le trascrizioni aziendali, non saranno in grado di eguagliare la velocità, l'accuratezza e l'occhio per i dettagli di un professionista. Senza contare che i dilettanti che già lavorano internamente per l'azienda hanno già altre responsabilità in azienda, i loro veri compiti per i quali sono stati assunti in primis. Tali compiti ne risentiranno, poiché i dipendenti saranno impegnati a fare trascrizioni dispendiose in termini di tempo di dubbia qualità. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle aziende che hanno bisogno di trascrizioni di solito non le scrivono da sole. Esternalizzano e assumono un fornitore di servizi di trascrizione poiché i professionisti svolgono il lavoro più velocemente e il prodotto finale tende ad essere migliore. Ciò è particolarmente vero per le aziende che devono trascrivere una grande quantità di contenuti, ad esempio aziende legali o mediche. Ovviamente, poiché qualsiasi servizio costa denaro, anche questo lo fa. Ma in realtà, se prendi in considerazione il tempo risparmiato, potresti scoprire che stai effettivamente risparmiando denaro. L'ex primo ministro di Singapore Lee Kuan Yew ha detto una volta: "Se ti privi dell'outsourcing e i tuoi concorrenti no, ti stai mettendo fuori mercato". Il nostro consiglio è anche quello di lasciare che il tuo personale faccia il proprio lavoro e di affidare all'esterno. A questo punto, dovremmo menzionare che anche i trascrittori professionisti non possono eseguire una trascrizione in un batter d'occhio, ma sarà comunque più veloce delle trascrizioni fatte da dilettanti. Una trascrizione di buona qualità richiede tempo.

Quando si tratta di trascrizione software, il più grande vantaggio è che è veloce e non ti costerà tanto quanto un trascrittore umano professionista. Lo svantaggio d'altra parte è che un software non è accurato come un essere umano, perché semplicemente non otterrà tutto ciò che è stato detto, il contesto non significherà tanto per una macchina quanto per un essere umano ea volte un accento difficile dell'oratore potrebbe essere problematico. Ma va sottolineato che gli strumenti software vengono sviluppati e migliorati ogni giorno ed è solo una questione di tempo in cui saranno validi quanto i trascrittori umani. Tuttavia, quel momento non è ancora arrivato.

Detto questo, possiamo solo concludere: ogni azienda deve mantenere registrazioni esaustive delle proprie comunicazioni. Leggere un file di testo è molto più veloce dell'ascolto di riunioni di un'ora. Puoi risparmiare tempo e seccature a dirigenti e dipendenti facendo trascrivere riunioni importanti, interviste, telefonate, sessioni di formazione in modo che il personale possa recuperare e, soprattutto, rivedere le conversazioni per assicurarsi di non aver perso punti importanti. Un fornitore di servizi di trascrizione, indipendentemente dal fatto che si tratti di un trascrittore umano o di una trascrizione automatica, può aiutare molto le aziende fornendo loro preziose trascrizioni che possono utilizzare nelle loro procedure di lavoro, consentendo ai proprietari e ai dipendenti di concentrarsi sulla gestione della propria attività. Le trascrizioni vengono eseguite in modo più accurato se gestite da trascrittori umani professionisti e più veloci se eseguite da un software.

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