Zašto biste trebali uložiti u prijepis poslovanja?
Unaprijedite svoje poslovanje transkripcijama
Ako tvrtke žele biti uspješne, moraju pronaći načine kako se stalno razvijati. Jeste li ikada razmišljali o tome kako bi transkripcije mogle poboljšati vaše poslovanje? Doista postoje razna poslovna područja koja bi mogla imati koristi od transkripcije, bez obzira govorimo li o pravnim svrhama, obuci osoblja ili nekim rutinskim zadacima. Transkripcije su impresivan alat i postoje mnoge tvrtke koje angažiraju profesionalne prepisivače da im pomognu u prepisivanju poslovnih dokumenata. U eri digitalizacije postoje i različiti softverski alati koji mogu ponuditi nove mogućnosti na ovom polju, a ponekad mogu biti i prilično povoljni. Ono što ćete morati učiniti je pažljivo razmisliti o najboljem rješenju za vaš posao i željenom odnosu novac-cijena-vrijeme.
Kako točno transkripcija može biti od pomoći vašoj tvrtki?
Sigurni smo da je većina vas barem čula za prijepis poslova? Bez obzira na područje, prosječna moderna tvrtka generira veliku količinu informacija i neprestano stvara sadržaj. Uzmimo za primjer prosječni odjel korisničke službe koji dnevno snima sate audio sadržaja. Također, važni podaci se spominju tijekom intervjua, sastanaka, konferencija, prezentacija, seminara, radionica itd. koji se često snimaju. Ako odlučite prepisati te razgovore, sve svoje vrijedne podatke možete čuvati u jednoj mapi. Mnoge tvrtke često zahtijevaju obvezne prijepise poslovanja kako bi kasnije izbjegle sporove i tužbe.
Mogućnost čitanja transkripta važna je za prisjećanje svega o čemu se razgovaralo na sastanku i kako biste bili sigurni da su sve ključne točke zabilježene. Ako imate samo bilješke, moguće je da su neki vrlo važni detalji izostavljeni i da su neke ključne informacije krivo interpretirane, ali ako imate cijeli transkript, imate cijeli kontekst. Zamislite samo oluju ideja, ideje dolaze i odlaze vrlo brzo, a teme se mijenjaju. Opet, pisani prijepis može pomoći vašoj tvrtki da uhvati važne ideje koje bi bez njega mogle biti zaboravljene.
Još jedan problem je što ako imate samo snimke sastanka, to nije nužno zgodno. Zaposlenici koji nisu mogli prisustvovati konferenciji ili predavanju morat će preslušati cijelu snimku kako bi čuli što se događa. Ako imaju transkript pred sobom, mogu samo brzo pročitati sadržaj i dobit će ideju o čemu se sastanak radi. Također, ako se netko treba vratiti na određeni dio predavanja ili razgovora, nema potrebe preslušavati cijelu vrpcu da bi se pronašlo to mjesto, što se često pokaže dugotrajnim. Kao što možete zamisliti, puno je brže i lakše samo proći kroz tekstualnu datoteku.
Prijepisi također mogu biti izvrsni za prenamjenu sadržaja, na primjer, prijepis govora ili predavanja može se koristiti kao izvorni materijal za članke i web stranice. Danas mnoge tvrtke koriste internetske videozapise i podcaste kao način promoviranja tvrtke i onoga što ona radi. Mnogo je razloga zašto prepisati audio sadržaj tvrtke. Jedan od njih vrijedan spomena je SEO. Tražilice još uvijek ne mogu pokupiti ključne riječi iz videa, ali mogu prepoznati ključne riječi iz transkripcije. Također, mnogi će ljudi više cijeniti čitanje transkripcije videozapisa umjesto gledanja iz raznih razloga: oštećenje sluha, nedovoljno znanje engleskog jezika ili jednostavno neugodnost gledanja videozapisa dok se, primjerice, vozite javnim prijevozom. Pisani prijepis znatno olakšava konzumiranje sadržaja za ove vrste publike ili ove vrste situacija. Povrh toga, uvijek je lijepo imati pisani oblik za vraćanje i pregled ključnih informacija.
Za svaku je tvrtku važno učinkovito organizirati svoj sadržaj i podijeliti ga sa svojim osobljem, klijentima i dioničarima, a ponekad čak i s javnošću. Transkripcije mogu puno pomoći pojednostavljujući komunikaciju i štedeći dragocjeno vrijeme svih uključenih.
Kako odabrati idealnu uslugu prijepisa za svoju tvrtku?
Nije lako odabrati pravog pružatelja usluga za prijepis, pogotovo danas kada imate toliko mogućnosti izbora. Dobar pristup za eliminiranje onih koji nisu baš ispravni bio bi slijediti recenzije. Kakva su bila iskustva drugih tvrtki s pružateljem usluga prijepisa? Možete zatražiti preporuke od pružatelja usluga prijepisa ili možete jednostavno pretražiti na mreži. Internet je danas ogroman izvor recenzija za bilo koju vrstu usluge i on će vam dati prave informacije. Nakon što ste završili s pretraživanjem i eliminirali ste nekoliko tvrtki, možete zatražiti ponudu i vidjeti koja bi bila cijena i rokovi za prijepis kod preostalih pružatelja usluga prijepisa. Također, ključno je pitati tvrtku je li kvaliteta vaše snimke prihvatljiva jer će to utjecati na kvalitetu konačnog proizvoda.
Dobra vijest je da davatelji usluga prijepisa imaju sjajne web stranice koje se danas mogu jednostavno koristiti. Nećete morati biti previše tehnički potkovani, jer sve što trebate učiniti je unijeti svoje kontakte i učitati svoje snimke, a konačni proizvod obično će vam biti poslan putem e-pošte ili ga jednostavno možete preuzeti sa stranice davatelj usluga.
Tvrtke koje nude usluge prijepisa
Tvrtke mogu odabrati hoće li transkripciju izvršiti ljudski transkripcionist ili softverski alat, u kojem slučaju govorimo o strojnoj transkripciji. Oba izbora imaju svoje prednosti i nedostatke.
Obično će transkripcije napravljene ljudskom rukom biti preciznije i puno točnije. Važno je napomenuti da to trebaju raditi profesionalci. Prepisivanje, kao i svaki drugi posao, treba uvježbati i uvježbati. Kada amateri rade transkripcije, obično rade više pogrešaka, manje su točni i potrebno im je mnogo više vremena da isporuče konačni proizvod nego profesionalni prepisivači. Dok uredski pomoćnici ili tajnice mogu pisati poslovne prijepise u tvrtki, neće moći parirati brzini, točnosti i oku za detalje profesionalca. Da ne govorimo o tome da amateri koji već rade u tvrtki već imaju druge obveze u tvrtki, svoje stvarne zadatke za koje su i angažirani. Ti će zadaci trpjeti jer će zaposlenici biti zauzeti dugotrajnim prijepisima sumnjive kvalitete. Zato većina tvrtki kojima su potrebni prijepisi obično ih sami ne pišu. Oni eksternaliziraju i angažiraju pružatelja usluga prijepisa budući da profesionalci obavljaju posao brže, a konačni proizvod obično je bolji. To posebno vrijedi za tvrtke koje trebaju prepisati veliku količinu sadržaja, na primjer pravne ili medicinske tvrtke. Naravno, kako svaka usluga košta, tako i ova košta. Ali zapravo, ako uzmete u obzir ušteđeno vrijeme, mogli biste otkriti da zapravo sebi štedite novac. Bivši premijer Singapura Lee Kuan Yew jednom je rekao: "Ako se lišite outsourcinga, a vaši konkurenti to ne čine, izbacujete sebe iz posla." Naš savjet je također da pustite svoje osoblje da radi svoj posao i da vanjski suradnici. Na ovom mjestu treba napomenuti da ni profesionalni prepisivači ne mogu napraviti transkripciju u tren oka, ali će svejedno biti brži od prijepisa koje rade amateri. Prijepis dobre kvalitete zahtijeva vrijeme.
Što se tiče softverskog prijepisa, najveća prednost je što je brz i neće vas koštati jednako kao profesionalni ljudski prepisivač. Nedostatak s druge strane je da softver nije točan kao čovjek, jer jednostavno neće dobiti sve što je rečeno, kontekst neće toliko značiti stroju koliko će značiti ljudskom biću a ponekad bi težak naglasak govornika mogao biti problematičan. No treba naglasiti da se softverski alati razvijaju i svakim danom postaju sve bolji i samo je pitanje vremena kada će biti jednako dobri kao i ljudski prepisivači. Ipak, to vrijeme još nije došlo.
Uz sve rečeno, možemo samo zaključiti: svaka tvrtka mora voditi iscrpnu evidenciju svojih komunikacija. Čitanje tekstualne datoteke mnogo je brže od slušanja jednosatnih sastanaka. Rukovoditeljima i zaposlenicima možete uštedjeti vrijeme i gnjavažu tako što ćete važne sastanke, intervjue, telefonske pozive, treninge transkribirati kako bi osoblje moglo nadoknaditi propušteno i, što je još važnije, pregledati razgovore kako biste bili sigurni da nisu propustili nijednu važnu točku. Pružatelj usluga prijepisa, bez obzira radi li se o ljudskom prepisivaču ili strojnom prepisivaču, može uvelike pomoći poduzećima isporučujući im vrijedne prijepise koje mogu koristiti u svojim radnim postupcima, dok vlasnicima poduzeća i zaposlenicima omogućuje da se usredotoče na vođenje svog poslovanja. Transkripcije su najpreciznije ako njima rukuju profesionalni prepisivači, a najbrže ako ih radi softver.
Gglot vam može pomoći pretvoriti vaše audio datoteke u tekstualne datoteke. Nudimo točne prijepise i brzo vrijeme obrade. Investirajte u prepis poslovanja i kontaktirajte nas!