Γιατί πρέπει να επενδύσετε στη μεταγραφή επιχειρήσεων;

Βελτιώστε την επιχείρησή σας με μεταγραφές

Εάν οι επιχειρήσεις θέλουν να είναι επιτυχημένες, πρέπει να βρίσκουν τρόπους να αναπτύσσονται συνεχώς. Έχετε σκεφτεί ποτέ πώς οι μεταγραφές μπορούν να βελτιώσουν την επιχείρησή σας; Υπάρχουν πράγματι διάφοροι επιχειρηματικοί τομείς που μπορεί να ωφεληθούν από τη μεταγραφή, ανεξάρτητα από το αν μιλάμε για νομικούς σκοπούς, συνεδρίες εκπαίδευσης προσωπικού ή ορισμένες εργασίες ρουτίνας. Οι μεταγραφές είναι ένα εντυπωσιακό εργαλείο και υπάρχουν πολλές εταιρείες που προσλαμβάνουν επαγγελματίες μεταγραφείς για να τους βοηθήσουν στη μεταγραφή των επιχειρηματικών τους εγγράφων. Στην εποχή της ψηφιοποίησης, υπάρχουν επίσης διαφορετικά εργαλεία λογισμικού που μπορούν να προσφέρουν νέες δυνατότητες σε αυτόν τον τομέα και μερικές φορές μπορεί να είναι και αρκετά συμφέρουσες. Αυτό που θα χρειαστεί να κάνετε είναι να σκεφτείτε προσεκτικά την καλύτερη λύση για την επιχείρησή σας και τη σχέση χρήματος-τιμής-χρόνου που προτιμάτε.

Πώς ακριβώς μπορεί η μεταγραφή να βοηθήσει την εταιρεία σας;

Είμαστε σίγουροι ότι οι περισσότεροι από εσάς έχετε τουλάχιστον ακούσει για μεταγραφή επιχειρήσεων; Ανεξάρτητα από τον τομέα, μια μέση σύγχρονη εταιρεία παράγει πολλές πληροφορίες και δημιουργεί συνεχώς περιεχόμενο. Πάρτε για παράδειγμα ένα μέσο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών που καταγράφει ώρες ηχητικού περιεχομένου σε καθημερινή βάση. Επίσης, σημαντικά στοιχεία αναφέρονται κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων, συναντήσεων, συνεδρίων, παρουσιάσεων, σεμιναρίων, εργαστηρίων κ.λπ. που συχνά καταγράφονται. Εάν αποφασίσετε να μεταγράψετε αυτές τις συνομιλίες, μπορείτε να διατηρήσετε όλα τα πολύτιμα δεδομένα σας σε έναν μόνο φάκελο. Πολλές εταιρείες απαιτούν συχνά υποχρεωτικές επιχειρηματικές μεταγραφές για να αποφύγουν διαφωνίες και αγωγές αργότερα.

Η δυνατότητα ανάγνωσης μιας μεταγραφής είναι σημαντική για την ανάκληση όλων όσων συζητήθηκαν σε μια συνάντηση και για να βεβαιωθείτε ότι έχουν σημειωθεί όλα τα βασικά σημεία. Εάν έχετε μόνο σημειώσεις, είναι πιθανό να παραλείπονται ορισμένες πολύ σημαντικές λεπτομέρειες και να ερμηνεύονται εσφαλμένα ορισμένες βασικές πληροφορίες, αλλά εάν έχετε ολόκληρη τη μεταγραφή, έχετε ολόκληρο το πλαίσιο. Απλά φανταστείτε μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών, οι ιδέες έρχονται και φεύγουν πολύ γρήγορα και τα θέματα αλλάζουν. Και πάλι, μια γραπτή μεταγραφή μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας να πιάσει σημαντικές ιδέες που χωρίς αυτήν θα μπορούσαν να ξεχαστούν.

Ένα άλλο πρόβλημα είναι ότι αν λάβατε μόνο ηχογραφήσεις της συνάντησης, αυτό δεν είναι απαραίτητα βολικό. Οι εργαζόμενοι που δεν μπορούσαν να παρακολουθήσουν ένα συνέδριο ή μια διάλεξη θα πρέπει να ακούσουν ολόκληρη την ηχογράφηση για να ακούσουν τι συνέβαινε. Αν έχουν ένα αντίγραφο μπροστά τους, μπορούν απλώς να διαβάσουν γρήγορα το περιεχόμενο και θα πάρουν μια ιδέα για το τι ήταν η συνάντηση. Επίσης, εάν κάποιος χρειάζεται να επιστρέψει σε ένα συγκεκριμένο μέρος της διάλεξης ή της συνομιλίας, δεν χρειάζεται να ακούσει ολόκληρη την κασέτα για να βρει αυτό το σημείο, το οποίο συχνά αποδεικνύεται χρονοβόρο. Όπως μπορείτε να φανταστείτε, είναι πολύ πιο γρήγορο και πιο εύκολο να περάσετε απλώς από ένα αρχείο κειμένου.

Οι μεταγραφές μπορεί επίσης να είναι ιδανικές για τον επαναπροσδιορισμό περιεχομένου, για παράδειγμα μια μεταγραφή μιας ομιλίας θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ως υλικό πηγής για άρθρα και ιστότοπους. Σήμερα, πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν διαδικτυακά βίντεο και podcast ως τρόπο προώθησης της εταιρείας και του τι κάνει. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να μεταγράψετε ένα ηχητικό περιεχόμενο μιας επιχείρησης. Ένα από αυτά που αξίζει να αναφερθεί είναι το SEO. Οι μηχανές αναζήτησης εξακολουθούν να μην μπορούν να λάβουν λέξεις-κλειδιά από ένα βίντεο, αλλά μπορούν να αναγνωρίσουν λέξεις-κλειδιά από μια μεταγραφή. Επίσης, πολλοί άνθρωποι θα εκτιμήσουν περισσότερο να διαβάσουν μια μεταγραφή ενός βίντεο αντί να το παρακολουθήσουν για διάφορους λόγους: βαρηκοΐα, ανεπαρκείς δεξιότητες αγγλικής γλώσσας ή απλώς ταλαιπωρία για να παρακολουθήσουν ένα βίντεο ενώ, για παράδειγμα, μετακινούνται στα μέσα μαζικής μεταφοράς. Μια γραπτή μεταγραφή καθιστά πολύ πιο εύκολη την κατανάλωση περιεχομένου για αυτούς τους τύπους κοινού ή αυτού του είδους τις καταστάσεις. Επιπλέον, είναι πάντα ωραίο να έχετε τη γραπτή μορφή για να ανατρέξετε και να ελέγξετε βασικές πληροφορίες.

Είναι σημαντικό για κάθε εταιρεία να οργανώνει αποτελεσματικά το περιεχόμενό της και να το μοιράζεται με το προσωπικό, τους πελάτες και τους μετόχους της και μερικές φορές ακόμη και με το κοινό. Οι μεταγραφές μπορούν να βοηθήσουν πολύ απλοποιώντας την επικοινωνία και εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο όλων των εμπλεκομένων.

Πώς να επιλέξετε την ιδανική υπηρεσία μεταγραφής για την επιχείρησή σας;

Δεν είναι εύκολο να επιλέξετε τον κατάλληλο πάροχο υπηρεσιών για μια μεταγραφή, ειδικά σήμερα που έχετε τόσες πολλές δυνατότητες για να διαλέξετε. Μια καλή προσέγγιση για την εξάλειψη αυτών που δεν είναι αρκετά σωστές θα ήταν να ακολουθήσετε κριτικές. Πώς ήταν η εμπειρία άλλων εταιρειών με τον πάροχο υπηρεσιών μεταγραφής; Μπορείτε να ζητήσετε αναφορές από τον πάροχο υπηρεσιών μεταγραφής ή μπορείτε απλώς να κάνετε μια διαδικτυακή αναζήτηση. Σήμερα, το Διαδίκτυο είναι μια τεράστια πηγή κριτικών για κάθε είδους υπηρεσία και θα σας δώσει τις σωστές πληροφορίες. Αφού ολοκληρώσετε την αναζήτηση και έχετε εξαλείψει τις εταιρείες σε μια χούφτα, μπορείτε να ζητήσετε μια προσφορά και να δείτε ποια θα είναι η τιμή και το χρονοδιάγραμμα για τη μεταγραφή στους υπόλοιπους παρόχους υπηρεσιών μεταγραφής. Επίσης, είναι σημαντικό να ρωτήσετε την εταιρεία εάν η ποιότητα της εγγραφής σας είναι αποδεκτή, καθώς αυτό θα έχει αντίκτυπο στην ποιότητα του τελικού προϊόντος.

Τα καλά νέα είναι ότι οι πάροχοι υπηρεσιών μεταγραφής διαθέτουν εξαιρετικούς ιστότοπους που μπορούν εύκολα να χρησιμοποιηθούν σήμερα. Δεν χρειάζεται να είστε πολύ τεχνικοί, γιατί το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εισάγετε τις επαφές σας και να ανεβάσετε τις ηχογραφήσεις σας και το τελικό προϊόν θα σας αποσταλεί συνήθως μέσω email ή μπορείτε απλώς να το κατεβάσετε από τον ιστότοπο του τον πάροχο υπηρεσιών.

Εταιρείες που προσφέρουν υπηρεσίες μεταγραφής

Οι επιχειρήσεις μπορούν να επιλέξουν εάν η μεταγραφή γίνεται από έναν άνθρωπο μεταγραφέα ή ένα εργαλείο λογισμικού, οπότε μιλάμε για μεταγραφή από μηχανή. Και οι δύο επιλογές έχουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους.

Συνήθως, οι μεταγραφές που γίνονται από το ανθρώπινο χέρι θα είναι πιο ακριβείς και πολύ πιο ακριβείς. Είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι πρέπει να γίνεται από επαγγελματίες. Η μεταγραφή, όπως και κάθε άλλη δουλειά πρέπει να εκπαιδευτεί και να εξασκηθεί. Όταν οι ερασιτέχνες κάνουν μεταγραφές, συνήθως κάνουν περισσότερα λάθη, είναι λιγότερο ακριβείς και χρειάζονται πολύ περισσότερο χρόνο για να παραδώσουν το τελικό προϊόν από τους επαγγελματίες μεταγραφείς. Ενώ οι βοηθοί γραφείου ή οι γραμματείς μπορούν να συντάξουν επαγγελματικές μεταγραφές στο σπίτι, δεν θα μπορούν να ταιριάζουν με την ταχύτητα, την ακρίβεια και τη λεπτομέρεια ενός επαγγελματία. Για να μην αναφέρουμε ότι οι ερασιτέχνες που ήδη εργάζονται εσωτερικά για την εταιρεία έχουν ήδη άλλες ευθύνες στην εταιρεία, τις πραγματικές τους εργασίες για τις οποίες προσλήφθηκαν εξαρχής. Αυτά τα καθήκοντα θα υποφέρουν, καθώς οι εργαζόμενοι θα είναι απασχολημένοι με χρονοβόρες μεταγραφές αμφιβόλου ποιότητας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι περισσότερες επιχειρήσεις που χρειάζονται μεταγραφές συνήθως δεν τις γράφουν οι ίδιοι. Αναθέτουν σε τρίτους και προσλαμβάνουν έναν πάροχο υπηρεσιών μεταγραφής, καθώς οι επαγγελματίες κάνουν τη δουλειά πιο γρήγορα και το τελικό προϊόν τείνει να είναι καλύτερο. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για εταιρείες που χρειάζονται μεταγραφή μεγάλου όγκου περιεχομένου, για παράδειγμα νομικές ή ιατρικές εταιρείες. Φυσικά, όπως κάθε υπηρεσία κοστίζει χρήματα, κοστίζει και αυτή. Αλλά πραγματικά, αν λάβετε υπόψη τον εξοικονομημένο χρόνο, ίσως ανακαλύψετε ότι εξοικονομείτε πραγματικά χρήματα. Ο πρώην πρωθυπουργός της Σιγκαπούρης Lee Kuan Yew είπε κάποτε: «Αν στερήσεις τον εαυτό σου από την εξωτερική ανάθεση και οι ανταγωνιστές σου δεν το κάνουν, θέτεις τον εαυτό σου εκτός επιχείρησης». Η συμβουλή μας είναι επίσης να αφήσετε το προσωπικό σας να κάνει τη δουλειά του και να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες. Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να αναφέρουμε ότι ακόμη και οι επαγγελματίες μεταγραφείς δεν μπορούν να κάνουν μια μεταγραφή εν ριπή οφθαλμού, αλλά και πάλι θα είναι πιο γρήγορη από τις μεταγραφές που γίνονται από ερασιτέχνες. Η καλής ποιότητας μεταγραφή απαιτεί χρόνο.

Όταν πρόκειται για μεταγραφή λογισμικού, το μεγαλύτερο πλεονέκτημα είναι ότι είναι γρήγορη και δεν θα σας κοστίσει τόσο όσο ένας επαγγελματίας ανθρώπινος μεταγραφέας. Το μειονέκτημα από την άλλη είναι ότι ένα λογισμικό δεν είναι τόσο ακριβές όσο ένας άνθρωπος, επειδή απλά δεν θα λάβει όλα όσα έχουν ειπωθεί, το πλαίσιο δεν θα σημαίνει τόσο πολλά για μια μηχανή όσο για έναν άνθρωπο και μερικές φορές μια δύσκολη προφορά του ομιλητή μπορεί να είναι προβληματική. Ωστόσο, πρέπει να τονιστεί ότι τα εργαλεία λογισμικού αναπτύσσονται και γίνονται καλύτερα κάθε μέρα και είναι απλώς θέμα χρόνου πότε θα είναι εξίσου καλά με τους ανθρώπινους μεταγραφείς. Ωστόσο, αυτή η ώρα δεν έχει έρθει ακόμα.

Τούτου λεχθέντος, μπορούμε απλώς να συμπεράνουμε: κάθε εταιρεία πρέπει να διατηρεί εξαντλητικά αρχεία των επικοινωνιών της. Η ανάγνωση μέσω ενός αρχείου κειμένου είναι πολύ πιο γρήγορη από την ακρόαση μέσω ωριαίων συναντήσεων. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και ταλαιπωρία των στελεχών και των εργαζομένων με τη μεταγραφή σημαντικών συναντήσεων, συνεντεύξεων, τηλεφωνημάτων, εκπαιδευτικών συνεδριών, ώστε το προσωπικό να μπορεί να προλάβει και, το πιο σημαντικό, να ελέγξει τις συνομιλίες για να βεβαιωθεί ότι δεν έχουν χάσει κανένα σημαντικό σημείο. Ένας πάροχος υπηρεσιών μεταγραφής, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για μεταγραφή ανθρώπου ή μηχανής, μπορεί να βοηθήσει πολύ τις επιχειρήσεις παρέχοντάς τους πολύτιμες μεταγραφές τις οποίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν στις εργασιακές τους διαδικασίες, επιτρέποντας παράλληλα στους ιδιοκτήτες και τους υπαλλήλους των επιχειρήσεων να επικεντρωθούν στη λειτουργία της επιχείρησής τους. Οι μεταγραφές γίνονται με τη μεγαλύτερη ακρίβεια εάν τις χειρίζονται επαγγελματίες ανθρώπινοι μεταγραφείς και ταχύτερα εάν γίνονται από λογισμικό.

Το Gglot μπορεί να σας βοηθήσει να μετατρέψετε τα αρχεία ήχου σας σε αρχεία κειμένου. Προσφέρουμε ακριβείς μεταγραφές και γρήγορους χρόνους διεκπεραίωσης. Επενδύστε στη μεταγραφή επιχειρήσεων και ελάτε σε επαφή μαζί μας!