Zašto biste trebali investirati u poslovnu transkripciju?

Poboljšajte svoje poslovanje pomoću transkripcija

Ako preduzeća žele biti uspješna, moraju pronaći načine kako da se stalno razvijaju. Jeste li ikada razmišljali o tome kako bi transkripcije mogle poboljšati vaše poslovanje? Zaista postoje različite poslovne oblasti koje bi mogle imati koristi od transkripcije, bez obzira da li govorimo o pravnim svrhama, obuci osoblja ili nekim rutinskim zadacima. Transkripcije su impresivan alat i postoje mnoge kompanije koje unajmljuju profesionalne prepisivače da im pomognu u transkripciji njihovih poslovnih dokumenata. U eri digitalizacije postoje i različiti softverski alati koji mogu ponuditi nove mogućnosti u ovoj oblasti, a ponekad mogu biti i prilično povoljni. Ono što treba da uradite je da dobro razmislite o najboljem rješenju za vaše poslovanje i o vašem željenom odnosu novac-cijena-vrijeme.

Kako tačno transkripcija može biti od pomoći vašoj kompaniji?

Sigurni smo da je većina vas barem čula za poslovnu transkripciju? Bez obzira na oblast, prosečna moderna kompanija generiše veliku količinu informacija i konstantno kreira sadržaj. Uzmimo za primjer prosječno odjeljenje za korisničku podršku koje snima sate audio sadržaja na dnevnoj bazi. Takođe, važni podaci se pominju tokom intervjua, sastanaka, konferencija, prezentacija, seminara, radionica itd. koji se često snimaju. Ako odlučite transkribovati te razgovore, sve svoje vrijedne podatke možete čuvati u jednoj mapi. Mnoge kompanije često zahtijevaju obaveznu transkripciju poslovanja kako bi kasnije izbjegle sporove i tužbe.

Mogućnost čitanja transkripta je važna za prisjećanje na sve ono o čemu se razgovaralo na sastanku i kako biste bili sigurni da su sve ključne tačke zabilježene. Ako imate samo bilješke, moguće je da su neki vrlo važni detalji izostavljeni i da su neke ključne informacije pogrešno protumačene, ali ako imate cijeli transkript, imate cijeli kontekst. Zamislite samo sesiju brainstorminga, ideje dolaze i odlaze vrlo brzo, a teme se mijenjaju. Opet, pisani transkript može pomoći vašoj kompaniji da uhvati važne ideje koje bi bez njega mogle biti zaboravljene.

Drugi problem je što ako imate samo snimke sastanka, to nije nužno zgodno. Zaposleni koji nisu mogli da prisustvuju konferenciji ili predavanju moraće da preslušaju ceo snimak da bi čuli šta se dešava. Ako imaju transkript ispred sebe, mogu samo brzo da pročitaju sadržaj i dobiće predstavu o čemu se radilo na sastanku. Takođe, ako neko treba da se vrati na određeni deo predavanja ili razgovora, nema potrebe da sluša celu traku da bi pronašao to mesto, što se često pokaže kao dugotrajno. Kao što možete zamisliti, mnogo je brže i lakše samo proći kroz tekstualnu datoteku.

Transkripti takođe mogu biti odlični za prenamjenu sadržaja, na primjer transkripcija govora predavanja može se koristiti kao izvorni materijal za članke i web stranice. Danas mnoge kompanije koriste online video zapise i podcaste kao način promocije kompanije i onoga što ona radi. Postoji mnogo razloga zašto prepisati audio sadržaj preduzeća. Jedan od njih vredan pomena je SEO. Pretraživači još uvijek ne mogu pokupiti ključne riječi iz videa, ali mogu prepoznati ključne riječi iz transkripcije. Također, mnogi ljudi će više cijeniti da pročitaju transkripciju videa umjesto da ga pogledaju iz različitih razloga: oštećenog sluha, nedovoljnog znanja engleskog jezika ili jednostavno neugodnosti za gledanje videa dok se, na primjer, vozite u javnom prevozu. Pisani transkript znatno olakšava konzumiranje sadržaja za ove vrste publike ili ovakve situacije. Povrh toga, uvijek je lijepo imati pisani format za vraćanje i pregled ključnih informacija.

Za svaku kompaniju je važno da efikasno organizuje svoj sadržaj i da ga podeli sa svojim osobljem, klijentima i akcionarima, a ponekad čak i sa javnošću. Transkripcije mogu mnogo pomoći tako što pojednostavljuju komunikaciju i štede dragocjeno vrijeme svih uključenih.

Kako odabrati idealnu uslugu transkripcije za vaše poslovanje?

Nije lako odabrati pravog provajdera za transkripciju, pogotovo danas kada imate toliko mogućnosti da birate. Dobar pristup da eliminišete one koji nisu sasvim ispravni bio bi da idete po recenzijama. Kakva su iskustva drugih kompanija sa pružaocem usluga transkripcije? Možete zatražiti reference od pružaoca usluge transkripcije ili jednostavno možete izvršiti online pretragu. Danas je internet ogroman izvor recenzija za bilo koju vrstu usluge i on će vam dati prave informacije. Nakon što završite sa pretragom i eliminišete nekoliko kompanija, možete zatražiti ponudu i vidjeti kolika bi bila cijena i rok za transkripciju kod preostalih pružatelja usluga transkripcije. Također, ključno je pitati kompaniju da li je kvalitet vašeg snimanja prihvatljiv, jer će to uticati na kvalitetu finalnog proizvoda.

Dobra vijest je da pružatelji usluga transkripcije imaju odlične web stranice koje se danas lako mogu koristiti. Nećete morati biti tehnički potkovani, jer sve što trebate učiniti je da unesete svoje kontakte i pošaljete svoje snimke, a konačni proizvod će vam obično biti poslan putem e-pošte ili ga možete jednostavno preuzeti sa stranice provajdera usluga.

Kompanije koje nude usluge transkripcije

Preduzeća mogu izabrati da li transkripciju radi ljudski transkripcionista ili softverski alat, u kom slučaju govorimo o mašinskoj transkripciji. Oba izbora imaju svoje prednosti i nedostatke.

Obično će transkripcije koje radi ljudska ruka biti preciznije i mnogo tačnije. Važno je napomenuti da to treba da rade profesionalci. Transkribiranje, kao i svaki drugi posao, mora biti obučeno i uvježbano. Kada amateri rade transkripcije, obično prave više grešaka, manje su precizni i potrebno im je mnogo više vremena da isporuče konačni proizvod od profesionalnih prepisivača. Dok kancelarijski pomoćnici ili sekretarice mogu da pišu poslovne transkripte u kući, neće biti u stanju da pariraju brzinom, preciznošću i pažnjom za detalje kao profesionalac. Da ne govorimo o tome da amateri koji već rade u kompaniji već imaju druge obaveze u kompaniji, svoje stvarne zadatke za koje su u prvom redu angažovani. Ti zadaci će trpeti, jer će zaposleni biti zauzeti dugotrajnim transkripcijama sumnjivog kvaliteta. Zato ih većina preduzeća kojima su potrebne transkripcije obično ne pišu sami. Oni angažuju i angažuju pružaoca usluga transkripcije jer profesionalci brže rade posao, a konačni proizvod ima tendenciju da bude bolji. Ovo se posebno odnosi na kompanije koje trebaju prepisati veliku količinu sadržaja, na primjer pravne ili medicinske kompanije. Naravno, kako svaka usluga košta, tako i ova košta. Ali zaista, ako uzmete u obzir ušteđeno vrijeme, mogli biste otkriti da zapravo štedite novac. Bivši premijer Singapura Lee Kuan Yew jednom je rekao: „Ako se lišite eksternalizacije, a vaši konkurenti to ne čine, gubite se posla.” Naš savjet je i da svom osoblju pustite da radi svoj posao i da ga angažujete. Na ovom mjestu treba napomenuti da čak ni profesionalni prepisivači ne mogu napraviti transkripciju u tren oka, ali će to ipak biti brže od transkripcija koje rade amateri. Za kvalitetnu transkripciju potrebno je vrijeme.

Kada je u pitanju softverska transkripcija, najveća prednost je što je brza i neće vas koštati koliko profesionalni ljudski transkribator. Loša strana s druge strane je što softver nije toliko precizan kao čovjek, jer jednostavno neće dobiti sve što je rečeno, kontekst neće značiti toliko za mašinu koliko za ljudsko biće a ponekad i težak naglasak govornika može biti problematičan. Ali treba naglasiti da se softverski alati razvijaju i svakim danom postaju sve bolji i samo je pitanje vremena kada će biti jednako dobri kao i ljudski prepisivači. Ipak, to vrijeme još nije došlo.

Imajući sve to na umu, možemo samo zaključiti: svaka kompanija mora voditi iscrpnu evidenciju svojih komunikacija. Čitanje tekstualnog fajla je mnogo brže od slušanja jednosatnih sastanaka. Rukovodiocima i zaposlenima možete uštedjeti vrijeme i gnjavažu tako što ćete važne sastanke, intervjue, telefonske pozive, sesije obuke prepisati kako bi osoblje moglo nadoknaditi korak, i što je još važnije, pregledati razgovore kako biste bili sigurni da nisu propustili nijednu važnu stvar. Pružalac usluga transkripcije, bez obzira radi li se o ljudskom ili mašinskom transkripciji, može mnogo pomoći preduzećima isporučujući im vrijedne transkripcije koje mogu koristiti u svom radnom postupku, dok vlasnicima i zaposlenicima omogućava da se fokusiraju na vođenje svog poslovanja. Transkripcije se rade najpreciznije ako ih rade profesionalni ljudski prepisivači i najbrže ako ih rade softver.

Gglot vam može pomoći da pretvorite svoje audio datoteke u tekstualne datoteke. Nudimo precizne transkripcije i brza vremena obrade. Investirajte u poslovnu transkripciju i kontaktirajte nas!