Výhody používania záznamníka hovorov počas telefonického rozhovoru

Ak vaša pracovná pozícia zahŕňa vedenie mnohých telefonických pohovorov, pravdepodobne už máte svoju vlastnú rutinu, ktorá pre vás funguje pomerne dobre. Vždy však existuje priestor na zlepšenie a zefektívnenie procesu a účelom tohto článku je predstaviť vám mnohé potenciálne výhody pridania aplikácie na nahrávanie hovorov do vašej rutiny telefonického rozhovoru.

Existuje mnoho pracovných miest, kde telefón alebo mobilný telefón alebo slúchadlá s mikrofónom sú základným nástrojom obchodu. Profesie ako novinári v novinách alebo televízii, náborári pre rôzne spoločnosti alebo aj seriózni výskumníci, ktorí skúmajú niektoré prípady a hľadajú podrobnejšie a presnejšie odpovede, všetci sa často spoliehajú na dlhé telefonické rozhovory, aby získali potrebné informácie. Avšak v dôsledku rôznych technických chýb a tiež ľudského faktora môže byť kvalita týchto telefonických rozhovorov niekedy menej ako uspokojivá. Môžu sa napríklad vyskytnúť problémy s príjmom alebo hluk v pozadí môže prekážať v čistote, môže sa stať veľa vecí. Z týchto náhodných neúspechov však netreba zúfať, na to existuje riešenie, ktoré je celkom jednoduché a jednoduché. Dovoľte nám predstaviť vám vášho potenciálneho najlepšieho pomocníka pri dlhom telefonickom rozhovore. Vystupuje pod pomerne jednoduchým názvom Call Recorder.

V tomto bode je len rozumné sa pýtať, prečo, čo z toho všetkého mám, aké výhody mi a môjmu biznisu prináša používanie tej technológie na nahrávanie hovorov, len tak krátko, musím ísť do práce!

Dobre, urobíme to stručne. Hlavnými výhodami sú, že nahrávka konverzácie vám umožňuje vrátiť sa k niektorým kľúčovým častiam konverzácie, môžete si skontrolovať, či ste ju počuli presne, a či sa pod povrchom skrýva niečo viac, skrytá agenda alebo možno nepočuli ste niektoré čísla a čísla a teraz môžete lepšie kalkulovať náklady a výdavky.

S aplikáciou na nahrávanie hovorov môžete byť pri rozhovore s ľuďmi uvoľnenejší, pretože viete, že konverzáciu môžete skontrolovať neskôr, umožní vám lepšie sa sústrediť na osobu na druhom konci linky, môžete uvoľniť svoju prirodzenú charizmu. a postupne môžu vzniknúť zručnosti ľudí a lepšia ponuka. Nakoniec, ak ste mali veľmi zložitú konverzáciu zahŕňajúcu veľa čísel, citátov, obchodných plánov, ak máte prepis celej konverzácie, môžete jednoducho upraviť krátky rozhovor, zakrúžkovať a podčiarknuť dôležité body a zdieľať prepis s kolegovia, môžete im navrhnúť, aby si to všetci dôkladne prečítali a potom zorganizovali tímové stretnutie, na ktorom budú všetci aktuálne a pripravení prediskutovať váš ďalší obchodný krok.

V ďalšej časti sa trochu podrobnejšie zameriame na rôzne problémy, s ktorými sa možno stretnúť počas telefonických rozhovorov. Predstavíme tiež rôzne užitočné použitia aplikácie na nahrávanie hovorov pri predchádzaní alebo náprave týchto bežných nepríjemných plytvačov času a peňazí.

Vaša úvaha by mohla znieť takto: „No tak, človeče, je to len telefonát. Zvyčajne to funguje, čo sa naozaj môže stať?“ Predstavte si situáciu, že máte len jednu šancu dostať osobu konečne online. Niečo extra dôležité, napríklad pracovný pohovor na dobrú pozíciu. Veľa vecí môže závisieť od kvality tohto telefonického hovoru, musíte sa uistiť, že ide perfektne, bez technických alebo ľudských chýb. Pozrime sa na tieto potenciálne úskalia.

Problém telefonického rozhovoru č. 1: Hlasný/nadmerný hluk v pozadí

Ak robíte telefonický rozhovor, pravdepodobne viete, že nemôžete ovládať službu mobilného telefónu. Mali by ste ísť na miesto, ktoré má dobré pokrytie, a nie na nejaký vzdialený izolovaný ostrov alebo hlboko v horách. Zostaňte blízko miest, miest, akéhokoľvek miesta s dobrým signálom mobilného telefónu. Tiež by bolo veľmi múdre vyhnúť sa veľmi hlasnému hluku v pozadí, ktorý môže byť veľmi frustrujúci pre vás aj pre anketára. Možno nebudú môcť počuť vaše odpovede na otázky, ktoré položili, a budú vás nútení požiadať, aby ste svoju odpoveď niekoľkokrát zopakovali. A nakoniec, ak robíte telefonický pohovor na mieste s veľkým hlukom v pozadí, napríklad v preplnenej krčme, váš potenciálny zamestnávateľ si môže myslieť, že pohovor neberiete príliš vážne, čo často vedie k diskvalifikácii. z práce.

Naša rada: zostaňte vo svojej izbe, zatvorte všetky dvere a okná, hudbu a televíziu, buďte sústredení a uvoľnení. Ak však máte napríklad spolubývajúcich, ktorí sú vám veľmi drahí, no zároveň vyžadujú pozornosť alebo môžu byť nepredvídateľní, ako sú malé deti alebo domáce zvieratá, možno by nebolo na škodu najať si opatrovateľku na pár hodín alebo dobrý plán s vašou polovičkou, ako sa o ňu postarať. Čím viac úsilia vynaložíte na to, aby bol váš priestor tichý a bezpečný pred nepredvídateľnými udalosťami, kvalita telefonického rozhovoru sa zlepší na oboch stranách, s väčšou sústredenosťou a jasnosťou a lepším priebehom rozhovoru.

Problém telefonického rozhovoru č. 2: Slabá mobilná služba

Dobre, už sme to v krátkosti spomenuli, ale ďalším problémom, ktorý môže zničiť váš dôležitý telefonický rozhovor, je predpoklad, že príjem telefónu je dobrý a že bude vždy dobrý. Nenechajte sa poskytovateľmi teleservisov oklamať svojimi prehnanými sľubmi, veci nie sú také jednoduché, ako sa zdajú. Platí to pre vašu telefónnu službu aj telefonickú službu vášho anketára. Môže sa vyskytnúť veľa problémov, ktoré vedú k tomu, že budete musieť opakovať odpovede a otázky, môže byť statický, alebo ešte horšie, hovor môže byť prerušený, možno vám došli voľné minúty alebo možno telefónna služba vykonáva údržbu na adrese len ten najhorší možný moment. Všetko je to drásanie nervov. Môžete sa však pripraviť na najhoršie a vyskúšať si hovor pár dní pred pohovorom. Je to jednoduché, stačí ísť na to isté miesto, ktoré plánujete použiť na pohovor, a zavolať niekomu, možno priateľovi alebo členovi rodiny. Získate tak spätnú väzbu, či by ste si mali alebo nemali vybrať iné miesto.

Problém telefonického rozhovoru č. 3: Hovoríte príliš rýchlo

Toto je druh problému, ktorý sa vyskytuje častejšie na strane ľudí, s ktorými sa vedie pohovor, ale niektoré tu uvedené tipy by mohli byť užitočné aj pre odborníkov na druhej strane linky, ktorí kladú otázky a ponúkajú prácu.

Pre väčšinu ľudí nie sú pracovné pohovory relaxačným rozhovorom, môžu byť dosť stresujúce a niekedy ľudia, ktorí sa uchádzajú o prácu, budú hovoriť príliš rýchlo, možno ich tón hlasu bude príliš jemný, niektorí sa možno pokúsia so stresom bojovať. príliš hlasným rozprávaním. Tieto malé tónové chyby nie sú v skutočnosti katastrofické, ale váš tón a rýchlosť vášho hlasu môžu zmiasť anketára, ktorý nemusí úplne pochopiť, čo sa snažíte povedať. Nehovorte príliš nahlas, čo môže spôsobiť trochu nevraživosti a napätia medzi vami a osobou, ktorá s vami robí rozhovor. Chcete byť na ich dobrej strane.

Čo môžete urobiť, aby ste si pripravili svoj hovoriaci hlas? Dobrým nápadom je nacvičiť si pracovný pohovor so spoľahlivým priateľom, ktorý je schopný poskytnúť vám konštruktívnu spätnú väzbu. Môžete sa pokúsiť upokojiť svoje telo ľahkým kardio cvičením, behom, bicyklovaním, môžete dať šancu joge a meditácii, čomukoľvek, čo vás dostane do uvoľneného, ale aj sústredeného a energetického stavu mysle a tela.

Aj anketári môžu urobiť niečo pre to, aby bol rozhovor prehľadnejší a presnejší, nemali by sa báť požiadať potenciálneho kandidáta, aby svoje odpovede povedal ešte raz. Môžu ich povzbudiť v ich reakcii, môžu sa pýtať priateľsky, empaticky, a to pomôže človeku na druhej línii upokojiť sa. Samozrejme, pohovory sú formálnym procesom, ale ak vypočúvajúci vyvoláva dojem, že ide aj o priateľský rozhovor, aby ste sa najprv trochu spoznali, pomáha to tiež upokojiť nervy.

Problém telefonického rozhovoru č. 4: Nevýhoda toho, že nie ste tvárou v tvár

Ďalším nevyhnutným problémom telefonických rozhovorov je, že sa nerobia tvárou v tvár, čo umožňuje ľuďom spojiť sa neverbálnym spôsobom a navzájom si čítať reč tela. Nie je to až taký veľký problém, ale neverbálne podnety pomáhajú anketárovi a opýtanému lepšie porozumieť niektorým nejasným, jemným otázkam. Dobrým príkladom je, že pri osobnom rozhovore zmätená osoba zvraští obočie, čo je pre druhú osobu podnetom, aby sa lepšie vysvetlil. Podobná situácia pri telefonickom rozhovore často vedie k predbiehaniu alebo príliš dlhým odpovediam, alebo, čo je ešte horšie, vypočúvajúci alebo opýtaný nemusí úplne pochopiť podstatu alebo sa môžu navzájom zavádzať.

Problém telefonického rozhovoru č. 5: Meškanie

Dnešná spoločnosť je vždy online, pripojená a je veľmi frustrujúce, keď naše telefóny alebo internet zaostávajú a nedokážu sa pripojiť k internetu alebo wifi sieti. Táto situácia je naozaj nepríjemná, ak sa to stane pred pohovorom. Meškanie viac ako pár minút kvôli problémom s telefónom spôsobuje na oboch stranách veľa frustrácie. Je bežnou praxou, že ak niekto mešká pätnásť a viac minút, považuje sa to za nedostavenie sa a na druhú šancu môžete zabudnúť. Koniec hry. Vyhnite sa tomu za každú cenu. Ak je pre vás možné zavolať anketárovi, zavolajte asi o 10 minút skôr. Ukážete tým, že ste iniciatívni a dochvíľni.

Ako môže záznamník hovorov pomôcť pri telefonických rozhovoroch

Dobre, teraz sme pokryli všetky zlé problémy, ktoré sa často vyskytujú počas telefonických rozhovorov. Teraz je čas poskytnúť niekoľko užitočných tipov a riešení pre lepšie telefonické rozhovory a všetky zahŕňajú užitočnú pomoc vášho nového najlepšieho kamaráta na telefonický rozhovor, nahrávača hovorov.

Záznamník hovorov je užitočný v mnohých situáciách, najmä pri telefonických pohovoroch, pretože vám dáva skvelú možnosť, že budete môcť znova navštíviť niektoré časti pohovoru, ktoré sa vám zdajú dôležité, môžete sa skutočne sústrediť na rozhovory, nie je potrebné aby ste si robili poznámky, záznamník hovorov vám umožní neskôr všetko jednoducho prepísať.

Výhoda č. 1: Prehodnotenie rozhovoru a kľúčové časti

Nikto sa nikdy úplne nezameriava na jednu vec, možno okrem niektorých veľmi šikovných meditujúcich. Počas pohovoru je pre vašu myseľ ľahké presunúť pozornosť na mnoho rôznych vecí, či už ide o príjem telefónu, písanie poznámok, iné klebetenie v pozadí. Vieme, že chcete zostať 100% sústredení na to, čo hovorí opýtaný, a všímať si najdôležitejšie časti, ale je dosť ťažké si všetko vybaviť. Hodiť sa môže záznamník hovorov. Rozhovor si môžete mnohokrát prehrať, aby ste potvrdili citácie a ubezpečili sa, že ste si poznamenali všetko dôležité. Okrem toho, ak má váš rozhovor prízvuk, ktorý nepoznáte, môžete ho spomaliť a prehrať, kým nebude všetko úplne jasné.

Výhoda č. 2: Zamerajte sa na osobu

Môžete si myslieť, že píšete veľmi rýchlo, ale aj keď musíte priznať, že môžu existovať veľmi náročné rozhovory, pri ktorých je potrebné veľa úsilia a energie zapísať si každé slovo opýtaného. To zaberá veľa energie a robí vás menej v kontakte s osobou na druhej línii. Záznamník hovorov uľahčuje anketárom, aby boli počas pohovoru uvoľnenejší a konverzační a celkovo viac zaangažovaní. Zachytáva všetky fakty, takže sa môžete sústrediť na aktívne počúvanie a zachytávať kľúčové detaily, ktoré udržia konverzáciu plynulú.

Výhoda č. 3: Jednoduchší prepis

Napokon jednou z kľúčových výhod záznamníkov hovorov je ich použitie pri vytváraní presného prepisu hovoru. Dobrý záznamník hovorov zachytí všetko, čo bolo povedané, presne a presne. Zvuk potom môžete poslať do prepisovacej služby, kde si všetko vypočujú a profesionálne prepíšu celý obsah. Nahraný rozhovor umožňuje profesionálny prepis a presnosť najmenej 99 %, takže si môžete byť istí, že nebudete robiť žiadne chyby tým, že budete citovať veci, ktoré neboli povedané.

Akú aplikáciu na nahrávanie si vybrať

Dobre, možno sme sa presvedčili, že používanie záznamníka hovorov pri telefonických rozhovoroch má niekoľko vážnych a veľmi výnosných výhod. Možno sa pýtate, ktorá nahrávacia aplikácia by bola najlepšou voľbou? Sme tu, aby sme vám pomohli urobiť správnu voľbu.

Voláme sa Gglot a hrdo stojíme za najuniverzálnejšími a najužitočnejšími aplikáciami na nahrávanie hovorov na trhu. Našich 25 000+ predplatiteľov mesačne je dôkazom, že naša služba je dobrou voľbou.

S nami získate bezplatné a neobmedzené nahrávanie, ktoré zahŕňa odchádzajúce aj prichádzajúce hovory

Ponúkame pokročilú službu prepisu v aplikácii, pomocou ktorej môžete jednoducho previesť zvuk na text. Naše služby umožňujú jednoduché zdieľanie rôznych nahrávok s ostatnými pomocou e-mailu, Dropboxu a akýchkoľvek iných podobných serverov. Vaše prepisy možno zdieľať ešte jednoduchšie.

Poďme si to zhrnúť. Ak často vediete telefonické rozhovory, Gglot je váš najlepší priateľ v núdzi. Môžete len zavolať, spustiť záznam, poslať ho na prepis, dostať prepis veľmi rýchlo a už len pokračovať vo svojom pracovnom dni. Každý deň ušetríte hodiny a všetci vieme, že čas sú peniaze.

Spoľahlivý záznamník ako Gglot úplne zmení vaše procesy telefonického rozhovoru a pomôže vyriešiť nepríjemné problémy, ktoré často sprevádzajú telefonické rozhovory.

Akonáhle budete mať záznam rozhovoru, Gglot môže jednoducho prepísať tento telefonát, prepis bude veľmi užitočný na revízie, ďalšie otázky, ďalšie kolo rozhovorov a na mnohé ďalšie účely. Nie je potrebné čakať. Ak chcete upgradovať svoje telefonické rozhovory, vyskúšajte Gglot teraz a vstúpte do budúcnosti.