Kostir þess að nota upptökutæki í símaviðtali

Ef starf þitt felur í sér að taka mörg símaviðtöl, hefur þú líklega nú þegar þína eigin rútínu sem virkar þokkalega vel fyrir þig. Hins vegar er alltaf pláss fyrir smá umbætur og hagræðingu í ferlinu og tilgangur þessarar greinar er að kynna þér marga hugsanlega kosti þess að bæta símtalsupptökuforriti í símaviðtalsrútínuna þína.

Það eru mörg störf þar sem síminn eða farsíminn eða heyrnartól með hljóðnema eru nauðsynleg verkfæri fagsins. Starfsgreinar eins og fréttamenn dagblaða eða sjónvarps, ráðunautar hjá ýmsum fyrirtækjum, eða jafnvel alvarlegir rannsakendur sem eru að skoða sum mál í leit að ítarlegri og nákvæmari svörum, treysta allir oft á löng símaviðtöl til að fá nauðsynlegar upplýsingar. Hins vegar, vegna ýmissa tæknilegra mistaka, og einnig mannlegra þátta, geta gæði þessara símaviðtala stundum verið minni en viðunandi. Til dæmis gæti verið vandamál með móttökuna, eða bakgrunnshljóð getur komið í veg fyrir skýrleikann, margt getur gerst. Hins vegar er óþarfi að örvænta yfir þessum tilviljanakenndu áföllum, það er til lausn á því og hún er frekar einföld og auðveld í notkun. Leyfðu okkur að kynna þér hugsanlega besta hliðarmann þinn þegar þú tekur langt símaviðtal. Hann gengur undir tiltölulega einföldu nafni Call Recorder.

Á þessum tímapunkti er bara eðlilegt að spyrja hvers vegna, hvað fæ ég út úr þessu öllu, hvaða ávinningi hefur notkun þessarar símtalatækni fyrir mig og fyrirtæki mitt, hafðu það stutt, ég verð að fara að vinna!

Allt í lagi, við munum hafa það stutt. Helstu kostir þess eru að upptaka samtalsins gerir þér kleift að fara aftur í nokkra lykilhluta samtalsins, þú getur athugað hvort þú hafir heyrt það nákvæmlega og hvort eitthvað meira leynist undir yfirborðinu, falin dagskrá eða kannski þú misheyrðir nokkrar tölur og tölur og nú geturðu gert betri kostnaðar- og kostnaðarútreikninga.

Með símtalsupptökuforritinu geturðu verið afslappaðri þegar þú talar við fólk, því þú veist að þú getur athugað samtalið seinna, það gerir þér kleift að einbeita þér betur að manneskjunni á hinum enda línunnar, þú getur sleppt þínum náttúrulega karisma og færni fólks og betri samningur gæti smám saman orðið til. Að lokum, ef þú átt mjög flókið samtal sem fól í sér margar tölur, tilvitnanir, viðskiptaáætlanir, ef þú ert með afrit af öllu samtalinu, geturðu einfaldlega breytt smáræðunni, sett hring og undirstrikað mikilvægu atriðin og deilt afritinu með samstarfsmenn, þú getur stungið upp á því að allir lesi það vandlega og haldi síðan teymisfund þar sem allir eru uppfærðir og tilbúnir til að hugleiða næsta fyrirtæki þitt.

Í næsta kafla verður farið aðeins nánar út í ýmis vandamál sem geta komið upp í símaviðtölum. Við munum einnig kynna ýmsa gagnlega notkun símtalsupptökuforrits til að forðast eða leiðrétta þessa algengu pirrandi tíma- og peningasóun.

Þú gætir verið eitthvað á þessa leið: „Komdu, maður, þetta er bara símtal. Það virkar venjulega, hvað getur eiginlega gerst?“ Jæja, ímyndaðu þér aðstæður þar sem þú hefur aðeins eitt tækifæri til að koma manneskjunni loksins á netið. Eitthvað sérstaklega mikilvægt, eins og atvinnuviðtal fyrir góða stöðu. Margt gæti verið háð gæðum þess símtals, þú þarft að ganga úr skugga um að það gangi fullkomlega, án tæknilegra eða mannlegra villna. Við skulum skoða þessar hugsanlegu gildrur.

Símaviðtalsvandamál #1: Hávær/mikill bakgrunnshljóð

Ef þú ert í símaviðtöl, veistu líklega að þú getur ekki stjórnað farsímaþjónustu. Þú ættir að fara á stað sem hefur góða þekju, en ekki á einhverri fjarlægri einangrðri eyju eða djúpt í fjöllunum. Vertu nálægt borgum, bæjum, hvaða stað sem er með gott farsímamerki. Einnig væri mjög skynsamlegt að forðast mjög mikinn bakgrunnshávaða, sem getur verið mjög pirrandi bæði fyrir þig eða spyrjandann. Þeir gætu ekki heyrt svörin þín við spurningunum sem þeir lögðu fram og þeir neyðast til að biðja þig um að endurtaka svarið þitt mörgum sinnum. Og að lokum, ef þú ert að taka símaviðtalið á stað með miklum bakgrunnshávaða, eins og á troðfullum krá, gæti þetta valdið hugsanlegum vinnuveitanda þínum að þú sért í raun ekki að taka viðtalið of alvarlega og það leiðir oft til vanhæfis. úr starfinu.

Ráð okkar: vertu í herberginu þínu, lokaðu öllum hurðum og gluggum og tónlist og sjónvarpi, vertu einbeitt og afslappaður. Hins vegar, ef til dæmis ertu með herbergisfélaga sem eru þér mjög kærir, en þurfa líka athygli eða geta verið ófyrirsjáanlegir, eins og ung börn eða gæludýr, gæti það ekki verið slæm hugmynd að ráða barnapíu í nokkrar klukkustundir, eða gera góð áætlun með öðrum þínum til að sjá um þá. Því meira sem þú leggur þig fram um að rýmið sé rólegt og öruggt frá ófyrirsjáanlegum atburðum, gæði símaviðtalsins verða betri á báða bóga, með meiri einbeitingu og skýrleika og betra flæði samtalsins.

Símaviðtalsvandamál #2: Léleg farsímaþjónusta

Allt í lagi, við nefndum þetta í stuttu máli áður, en annað vandamál sem getur eyðilagt mikilvæga símaviðtalið þitt er sú forsendu að símamóttakan sé góð og að hún sé alltaf góð. Ekki láta fjarþjónustuveiturnar blekkja þig með yfirþyrmandi loforðum sínum, hlutirnir eru ekki eins einfaldir og þeir virðast. Þetta á bæði við um símaþjónustu þína og símaþjónustu viðmælanda þíns. Mörg vandamál geta komið upp sem leiða til þess að þurfa að endurtaka svör og spurningar, það gæti verið kyrrstöðu, eða jafnvel verra, símtalið getur fallið niður, kannski ertu búinn að klára frímínúturnar eða kannski er símaþjónustan að sinna viðhaldi kl. bara versta mögulega augnablikið. Þetta er allt taugabrot. Hins vegar er hægt að búa sig undir það versta og reyna að prófa símtalið nokkrum dögum fyrir viðtalið. Þetta er auðvelt, farðu bara á sama stað og þú ætlar að nota fyrir viðtalið og hringdu í einhvern, kannski vin eða fjölskyldumeðlim. Þetta mun gefa þér endurgjöf um hvort þú ættir að velja annan stað eða ekki.

Símaviðtal vandamál #3: Tala of hratt

Þetta er eins konar vandamál sem kemur oftar fyrir hjá þeim sem verið er að ræða við, en sum af þeim ráðum sem hér eru nefnd gætu líka verið gagnleg fyrir fagfólkið hinum megin línunnar, sem er að spyrja spurninga og bjóða störf.

Fyrir flesta eru atvinnuviðtöl ekki afslappandi spjall, þau geta verið frekar streituvaldandi og stundum talar fólk sem sækir um vinnu aðeins of hratt, kannski verður raddblærinn of mjúkur, sumir gætu reynt að berjast gegn streitu með því að tala of hátt. Þessar litlu tónvillur eru í raun ekki hörmulegar, en samt getur tónninn þinn og hraði raddarinnar ruglað viðmælandanum, þeir gætu ekki alveg skilið hvað þú ert að reyna að segja. Forðastu að tala of hátt, það getur valdið smá fjandskap og spennu milli þín og manneskjunnar sem tekur viðtal við þig. Þú vilt vera á góðri hlið þeirra.

Hvað getur þú gert undirbúið talröddina þína? Góð hugmynd er að æfa viðskiptaviðtal við áreiðanlegan vin sem er fær um að gefa þér uppbyggilega endurgjöf. Þú getur reynt að róa líkamann með því að stunda léttar þolæfingar, hlaupa, hjóla, þú getur gefið tækifæri til jóga og hugleiðslu, allt sem kemur þér í afslappað, en líka einbeitt og orkumikið ástand huga og líkama.

Viðmælendurnir geta líka gert eitthvað til að gera samtalið skýrara og nákvæmara, þeir ættu ekki að vera hræddir við að biðja hugsanlegan umsækjanda að segja svörin sín aftur. Þeir geta hvatt þá í viðbrögðum sínum, þeir geta spurt spurninga á vingjarnlegan, samúðarfullan hátt og það mun hjálpa þeim sem er á hinni línunni að róa sig. Auðvitað eru viðtöl formlegt ferli, en ef viðmælandi gefur viðmælanda þá tilfinningu að þetta sé líka vinalegt samtal til að kynnast aðeins fyrst, þá hjálpar það líka til við að róa taugarnar.

Símaviðtalsvandamál #4: Ókostur þess að vera ekki augliti til auglitis

Annað óhjákvæmilegt vandamál við símaviðtöl er að þau eru ekki gerð augliti til auglitis, sem gerir fólki kleift að tengjast á ómálefnalegan hátt og lesa líkamstjáningu hvers annars. Þetta er ekki svo mikið mál, en orðlaus vísbendingar hjálpa viðmælanda og viðmælanda að skilja betur sumar óljósar, fíngerðar spurningar. Gott dæmi er að í augliti til auglitis viðtals rýkur ruglaður einstaklingur brúnina, sem er vísbending fyrir hinn aðilinn til að útskýra sig betur. Svipaðar aðstæður í símaviðtali leiða oft til ofmælinga eða of langra svara, eða, jafnvel verra, viðmælandinn eða viðmælandinn gæti ekki alveg áttað sig á málinu eða þeir gætu villt hver annan.

Símaviðtalsvandamál #5: Að vera of sein

Samfélagið í dag er alltaf á netinu, tengt, og það er mjög svekkjandi þegar símar okkar eða internetið seinkar og nær ekki að tengjast internetinu eða þráðlausu neti. Þetta ástand er mjög pirrandi ef það gerist fyrir viðtal. Að vera meira en nokkrum mínútum of seint vegna símavandamála skapar mikla gremju á báða bóga. Það er algengt að ef einhver er um það bil fimmtán mínútum of seint eða meira, þá telst þetta vera ekki mæta og þú getur gleymt því að fá annað tækifæri. Leik lokið. Forðastu þetta hvað sem það kostar. Ef það er mögulegt fyrir þig að hringja í viðmælanda skaltu hringja um 10 mínútum fyrr. Það mun sýna að þú ert fyrirbyggjandi og stundvís.

Hvernig upptökutæki getur hjálpað í símaviðtölum

Allt í lagi, við höfum nú fjallað um öll slæmu vandamálin sem oft koma upp í símaviðtölum. Nú er kominn tími til að koma með gagnleg ráð og lausnir fyrir betri símaviðtöl, og þau innihalda öll hjálpsama aðstoð nýja besta símaviðtalsfélaga þíns, símtalaritarans.

Símtalsupptökutækið er gagnlegt í mörgum aðstæðum, sérstaklega í símaviðtölum, því það gefur þér frábæran möguleika á að geta skoðað aftur hluta viðtalsins sem þér virðast mikilvægir, þú getur virkilega einbeitt þér að samtölunum, það er engin þörf á til að taka minnispunkta mun upptökutækið gera þér kleift að skrifa allt upp á auðveldan hátt síðar.

Ávinningur #1: Að skoða viðtalið og lykilhlutana aftur

Enginn einbeitir sér alltaf að einu, nema kannski sumir mjög hæfir hugleiðslumenn. Á meðan á viðtali stendur er auðvelt fyrir huga þinn að færa áherslu á marga mismunandi hluti, hvort sem það er símamóttaka, skrafsláttur, annað bakgrunnsspjall. Við vitum að þú vilt vera 100% einbeittur að því sem viðmælandinn er að segja og taka eftir mikilvægustu hlutunum, en það er frekar erfitt að muna allt. Símtalsupptökutæki getur komið sér vel. Þú getur endurtekið viðtalið mörgum sinnum til að staðfesta tilvitnanir og ganga úr skugga um að þú hafir skráð allt sem skiptir máli. Einnig, ef viðmælandi þinn er með hreim sem þú þekkir ekki svo vel, geturðu hægt á honum og spilað hann aftur þar til allt er fullkomlega ljóst.

Ávinningur #2: Einbeittu þér að persónunni

Þú gætir haldið að þú sért frábær hraðritari, en jafnvel þú verður að viðurkenna að það geta verið mjög krefjandi samtöl þar sem það krefst mikillar fyrirhafnar og orku til að skrifa niður hvert orð viðmælanda. Þetta tekur mikla orku og gerir þig minna upptekinn af manneskjunni á hinni línunni. Símtalsupptökutækið auðveldar viðmælendum að vera afslappaðri og samræðusamari og á heildina litið meiri þátt í viðtalinu. Það fangar allar staðreyndir, svo þú getur einbeitt þér að því að hlusta með virkum hætti og fanga lykilatriði sem halda samtalinu áfram.

Ávinningur #3: Auðveldari umritun

Að lokum, einn af mikilvægu kostunum við upptökutæki fyrir símtöl, er notkun þeirra við að búa til nákvæma uppskrift af símtalinu. Góður símtalaritari fangar allt sem sagt var, nákvæmlega og nákvæmlega. Þú getur síðan sent hljóðið til umritunarþjónustunnar, þar sem þeir hlusta á allt og skrifa allt efnið á fagmannlegan hátt. Upptökuviðtal leyfir uppskrift fagmannsins og nákvæmni upp á að minnsta kosti 99%, svo þú getur verið viss um að þú munt ekki gera nein mistök með því að vitna í efni sem ekki var sagt.

Hvaða upptökuforrit á að velja

Allt í lagi, svo kannski höfum við sannfært um að það eru alvarlegir og mjög arðbærir kostir við að nota upptökutæki þegar þú tekur símaviðtölin þín. Kannski ertu að spá í hvaða upptökuforrit væri besti kosturinn? Við erum hér til að hjálpa þér að velja rétt.

Við erum kölluð Gglot og stöndum stolt á bak við fjölhæfustu og gagnlegustu símtalaupptökuforritin á markaðnum. 25.000+ mánaðarlega áskrifendur okkar eru sönnun þess að þjónusta okkar er góður kostur.

Hjá okkur færðu ókeypis og ótakmarkaða upptöku og það felur í sér bæði innhringingar og símtöl

Við bjóðum upp á háþróaða umritunarþjónustu í forriti, með því að nota hana geturðu einfaldlega umbreytt hljóði í texta. Þjónusta okkar veitir auðvelt að deila ýmsum upptökum með öðrum með því að nota tölvupóst, Dropbox og aðra svipaða netþjóna. Afritunum þínum er enn auðveldara að deila.

Við skulum draga þetta saman. Ef þú tekur oft símaviðtöl er Gglot besti vinur þinn í neyð. Þú getur bara hringt, ræst upptökuna, sent hana til umritunar, fengið uppskriftina mjög hratt og bara haldið áfram á virkum degi. Þú sparar tíma á hverjum degi og við vitum öll að tími er peningar.

Áreiðanlegur upptökutæki eins og Gglot mun gjörbreyta símaviðtalsferlunum þínum og hjálpa til við að leysa pirrandi vandamál sem oft fylgja símaviðtölum.

Þegar þú hefur upptökuna af viðtalinu getur Gglot auðveldlega afritað það símtal, afritið mun vera mjög gagnlegt fyrir endurskoðun, fleiri spurningar, aðra lotu af viðtölum og í mörgum fleiri tilgangi. Það er engin þörf á að bíða. Ef þú vilt uppfæra símaviðtölin þín, prófaðu Gglot núna og farðu inn í framtíðina.