Výhody používání záznamníku hovorů během telefonního rozhovoru

Pokud vaše pracovní pozice zahrnuje vedení mnoha telefonních pohovorů, pravděpodobně už máte vlastní rutinu, která pro vás funguje přiměřeně dobře. Vždy však existuje prostor pro trochu zlepšení a zefektivnění procesu a účelem tohoto článku je představit vám mnoho potenciálních výhod přidání aplikace pro nahrávání hovorů do rutiny telefonního rozhovoru.

Existuje mnoho pracovních míst, kde je telefon nebo mobilní telefon nebo sluchátka s mikrofonem základním nástrojem obchodu. Profese, jako jsou novináři nebo televizní reportéři, náboráři pro různé společnosti nebo dokonce seriózní vědci, kteří zkoumají některé případy a hledají podrobnější a přesnější odpovědi, se často při získávání potřebných informací spoléhají na dlouhé telefonické rozhovory. Kvůli různým technickým chybám a také lidským faktorům však může být kvalita těchto telefonních rozhovorů někdy méně než uspokojivá. Mohou například nastat problémy s příjmem nebo může hluk pozadí bránit jasnosti, může se stát mnoho věcí. Není však nutné zoufat z těchto náhodných neúspěchů, existuje řešení, které je poměrně jednoduché a snadno použitelné. Dovolte nám, abychom vám představili vašeho potenciálního nejlepšího pomocníka při dlouhém telefonickém rozhovoru. Nazývá se relativně jednoduchým názvem Záznamník hovorů.

V tomto okamžiku je rozumné se ptát, proč, co z toho všeho mám, jaké výhody přináší použití této technologie záznamníku hovorů mně a mému podnikání, držte to krátké, musím jít do práce!

Dobře, budeme to stručně informovat. Hlavní výhodou je, že záznam konverzace vám umožní vrátit se k některým klíčovým částem konverzace, můžete dvakrát zkontrolovat, zda jste ji slyšeli přesně, a jestli pod povrchem číhá něco více, skrytá agenda nebo možná špatně jste slyšeli některá čísla a číslice a nyní můžete provádět lepší výpočty nákladů a výdajů.

S aplikací pro nahrávání hovorů můžete být při komunikaci s lidmi uvolněnější, protože víte, že si můžete konverzaci později zkontrolovat, umožňuje vám lépe se soustředit na osobu na druhém konci linky, můžete uvolnit své přirozené charisma a dovednosti lidí a lepší řešení by mohly postupně vzniknout. Nakonec, pokud jste vedli velmi složitou konverzaci zahrnující spoustu čísel, nabídek, obchodních plánů, pokud máte přepis celé konverzace, můžete jednoduše upravit rozhovor, kruh a podtrhnout důležité body a sdílet přepis s kolegové, můžete navrhnout, aby si je všichni důkladně přečetli, a poté uspořádat týmovou schůzku, na které budou všichni aktuální, a připraveni brainstormovat váš další obchodní krok.

V další části se budeme podrobněji zabývat různými problémy, se kterými se můžete setkat během telefonních rozhovorů. Představíme také různá užitečná použití aplikace pro nahrávání hovorů, jak se vyhnout nebo napravit tyto běžné nepříjemné plýtvání časem a penězi.

Uvažování by mohlo vypadat asi takto: „No tak, člověče, je to jen telefonát. Obvykle to funguje, co se opravdu může stát? “ Představte si situaci, kdy máte jen jednu šanci konečně dostat člověka do kontaktu. Něco extra důležitého, například pracovní pohovor pro dobrou pozici. Mnoho věcí může záviset na kvalitě tohoto telefonního hovoru, musíte se ujistit, že jde perfektně, bez technických nebo lidských chyb. Prozkoumejme tyto potenciální úskalí.

Problém s telefonním rozhovorem č. 1: Hlasitý / nadměrný šum na pozadí

Pokud provádíte telefonické rozhovory, pravděpodobně víte, že nemůžete ovládat službu mobilního telefonu. Měli byste jít na místo, které má dobré pokrytí, a ne na nějaký vzdálený ostrov nebo hluboko v horách. Zůstaňte v blízkosti měst, měst a jakéhokoli místa s dobrým signálem mobilního telefonu. Bylo by také velmi moudré vyhnout se velmi hlasitému pozadí, což může být pro vás nebo tazatele velmi frustrující. Možná nebudou moci slyšet vaše odpovědi na otázky, které položili, a budou nuceni vás požádat, abyste svou odpověď opakovali několikrát. A konečně, pokud děláte telefonický pohovor na místě s velkým hlukem na pozadí, jako v přeplněné hospodě, váš potenciální zaměstnavatel by si mohl myslet, že ten rozhovor opravdu neberete příliš vážně, což často vede k diskvalifikaci z práce.

Naše rada: zůstaňte ve svém pokoji, zavřete všechny dveře a okna a hudbu a televizi, soustřeďte se a uvolněte se. Pokud však například máte spolubydlící, kteří jsou vám velmi drahí, ale také vyžadují pozornost nebo mohou být nepředvídatelní, jako jsou malé děti nebo domácí mazlíčci, nemusí být špatný nápad najmout si na pár hodin chůvu nebo si udělat dobrý plán se svými blízkými, jak se o ně postarat. Čím více úsilí vynaložíte na to, aby byl váš prostor tichý a bezpečný před nepředvídatelnými událostmi, kvalita telefonního rozhovoru se zlepší na obou stranách, s větším zaměřením a jasností a lepším průběhem konverzace.

Problém s telefonním rozhovorem č. 2: Špatná buňková služba

Dobře, zmínili jsme se o tom dříve krátce, ale dalším problémem, který může zničit váš důležitý telefonní rozhovor, je předpoklad, že příjem telefonu je dobrý a že to bude vždy dobré. Nenechte se oklamat poskytovateli teleservice svými přehnanými sliby, věci nejsou tak jednoduché, jak se zdá. To platí jak pro vaši telefonní službu, tak pro telefonní službu tazatele. Může dojít k mnoha problémům, které budou mít za následek opakování odpovědí a otázek, mohou být statické nebo ještě horší, hovor může být přerušen, možná vám došlo volné minuty nebo možná telefonní služba provádí údržbu na jen nejhorší možný okamžik. Všechno to ničí nervy. Můžete se však připravit na nejhorší a pokusit se vyzkoušet hovor několik dní před pohovorem. To je snadné, prostě jděte na stejné místo, které plánujete použít pro pohovor, a zavolejte někomu, možná příteli nebo rodinnému příslušníkovi. Získáte tak zpětnou vazbu, zda byste si měli zvolit jiné místo.

Problém s telefonním rozhovorem č. 3: Mluvíme příliš rychle

Jedná se o druh problému, který se častěji vyskytuje na straně dotazovaných lidí, ale některé z zde zmíněných tipů by mohly být užitečné také pro odborníky na druhé straně linky, kteří kladou otázky a nabízejí práci.

Pro většinu lidí nejsou pracovní pohovory relaxační chit-chaty, mohou být docela stresující a někdy lidé, kteří se ucházejí o práci, budou mluvit příliš rychle, možná bude jejich tón hlasu příliš měkký, někteří se mohou pokusit bojovat proti stresu příliš hlasitým mluvením. Tyto malé tonální chyby nejsou opravdu katastrofické, ale přesto váš tón a rychlost vašeho hlasu mohou tazatele zmást, nemusí úplně pochopit, co se snažíte říct. Vyvarujte se příliš hlasitého mluvení, což může způsobit trochu nepřátelství a napětí mezi vámi a osobou, která s vámi pohovoruje. Chceš být na jejich dobré straně.

Co můžete udělat, abyste připravili svůj mluvící hlas? Dobrým nápadem je procvičit si obchodní rozhovor se spolehlivým přítelem, který vám dokáže poskytnout konstruktivní zpětnou vazbu. Můžete se pokusit uklidnit své tělo lehkým kardio cvičením, běháním, jízdou na kole, můžete dát šanci na jógu a meditaci, cokoli, co vás uvede do uvolněného, ale také soustředěného a energického stavu mysli a těla.

Tazatelé mohou také něco udělat, aby konverzace byla jasnější a přesnější, neměli by se bát požádat potenciálního kandidáta, aby znovu odpověděl. Mohou je povzbudit v odpovědi, mohou se přátelsky, empaticky zeptat, což pomůže člověku na druhé linii uklidnit se. Pohovory jsou samozřejmě formální proces, ale pokud tazatel dává tazateli dojem, že se jedná také o přátelský rozhovor, aby se nejprve trochu poznali, pomůže to také uklidnit nervy.

Problém s telefonním rozhovorem č. 4: Nevýhoda nebýt tváří v tvář

Dalším nevyhnutelným problémem telefonních rozhovorů je, že se nedělají tváří v tvář, což lidem umožňuje neverbální spojení a čtení vzájemné řeči těla. To není tak velký problém, ale neverbální podněty pomáhají tazateli a dotazovanému lépe porozumět některým nejasným a jemným otázkám. Dobrým příkladem je, že při osobním rozhovoru zmatená osoba svraští obočí, což je podnětem pro druhou osobu, aby lépe vysvětlila. Podobná situace při telefonickém rozhovoru často vede k přehnanému rozhovoru nebo příliš dlouhým odpovědím, nebo, co je ještě horší, tazatel nebo dotazovaný nemusí tento bod plně uchopit nebo se mohou navzájem klamat.

Problém s telefonním rozhovorem č. 5: Zpoždění

Dnešní společnost je vždy online, připojená a je velmi frustrující, když naše telefony nebo internet zaostávají a nedokážou se připojit k internetu nebo wifi síti. Tato situace je opravdu nepříjemná, pokud k ní dojde před pohovorem. Zpoždění o více než pár minut kvůli problémům s telefonem vytváří na obou stranách velkou frustraci. Je běžnou praxí, že pokud někdo zpozdí asi patnáct nebo více minut, považuje se to za no-show a můžete zapomenout na druhou šanci. Konec hry. Tomu se za každou cenu vyhněte. Pokud je možné zavolat tazateli, zavolejte asi o 10 minut dříve. Ukáže to, že jste aktivní a přesní.

Jak může záznamník hovorů pomoci během telefonních rozhovorů

Dobře, nyní jsme pokryli všechny špatné problémy, které se často vyskytují během telefonních rozhovorů. Nyní je čas poskytnout několik užitečných tipů a řešení pro lepší telefonické rozhovory a všechny obsahují užitečnou pomoc vašeho nového nejlepšího kamaráda po telefonu, záznamníku hovorů.

Záznamník hovorů je užitečný v mnoha situacích, zejména při telefonních pohovorech, protože vám dává skvělou možnost, abyste mohli znovu navštívit některé části pohovoru, které se vám zdají důležité, můžete se opravdu soustředit na konverzace, není třeba abyste si mohli dělat poznámky, záznamník hovorů vám umožní vše snadno přepsat později.

Výhoda č. 1: Přehodnocení rozhovoru a klíčových částí

Nikdo se nikdy úplně nesoustředí na jednu věc, kromě, možná, několika velmi zručných meditujících. Během rozhovoru je pro vaši mysl snadné zaměřit se na mnoho různých věcí, ať už je to příjem telefonu, čmárání poznámek, jiné chatování na pozadí. Víme, že chcete zůstat stoprocentně soustředěni na to, co dotazovaný říká, a poznamenat si nejdůležitější části, ale je docela těžké si všechno vybavit. Může se hodit záznamník hovorů. Rozhovor si můžete opakovaně přehrát, abyste si potvrdili nabídky a ujistili se, že jste si poznamenali vše důležité. Pokud má váš dotazovaný přízvuk, který vám není tak dobře znám, můžete jej zpomalit a přehrát, dokud nebude vše zcela jasné.

Výhoda č. 2: Zaměření na osobu

Možná si myslíte, že jste skvělý spisovatel rychlosti, ale i když musíte připustit, mohou proběhnout velmi náročné rozhovory, kde je zapotřebí hodně úsilí a energie zaznamenat každé slovo dotazovaného. To zabírá hodně energie a méně se angažujete s osobou na druhé linii. Záznamník hovorů usnadňuje tazatelům, aby byli během pohovoru uvolněnější a konverzační a celkově více zaujatí. Zachycuje všechna fakta, takže se můžete soustředit na aktivní poslech a zachytit klíčové podrobnosti, které udrží průběh konverzace.

Výhoda č. 3: Snadnější přepis

A konečně jednou z rozhodujících výhod záznamníků hovorů je jejich použití při vytváření přesného přepisu hovoru. Dobrý záznamník hovorů zachytí vše, co bylo řečeno, přesně a přesně. Poté můžete zvuk poslat do přepisové služby, kde vše poslouchají a profesionálně přepisují celý obsah. Zaznamenaný rozhovor umožňuje profesionální přepis a přesnost alespoň 99%, takže si můžete být jisti, že nebudete dělat žádné chyby tím, že budete citovat věci, které nebyly řečeny.

Jakou aplikaci pro nahrávání zvolit

Dobře, takže možná jsme se přesvědčili, že používání telefonního záznamníku při telefonních rozhovorech má některé vážné a velmi výhodné výhody. Možná vás zajímá, jaká nahrávací aplikace by byla tou nejlepší volbou? Jsme tu, abychom vám pomohli udělat správnou volbu.

Říkáme si Gglot a hrdě stojíme za nejuniverzálnějšími a nejužitečnějšími aplikacemi pro záznam hovorů na trhu. Našich více než 25 000 měsíčních předplatitelů je důkazem, že naše služba je dobrou volbou.

U nás získáte bezplatné a neomezené nahrávání, které zahrnuje jak odchozí, tak příchozí hovory

Nabízíme pokročilou službu přepisu v aplikaci, pomocí níž můžete jednoduše převést zvuk na text. Naše služby poskytují snadné sdílení různých nahrávek s ostatními pomocí e-mailu, Dropboxu a dalších podobných serverů. Vaše přepisy lze sdílet ještě snadněji.

Pojďme si to shrnout. Pokud často vedete telefonické rozhovory, Gglot je váš nejlepší přítel v nouzi. Stačí zavolat, spustit záznam, odeslat jej k přepisu, velmi rychle obdržet přepis a jen tak pokračovat ve svém pracovním dni. Každý den ušetříte hodiny a všichni víme, že čas jsou peníze.

Spolehlivý záznamník, jako je Gglot, zcela změní vaše procesy telefonických rozhovorů a pomůže vyřešit nepříjemné problémy, které často doprovázejí telefonické rozhovory.

Jakmile budete mít záznam rozhovoru, Gglot může tento telefonát snadno přepsat, přepis bude velmi užitečný pro revize, další otázky, další kolo rozhovorů a pro mnoho dalších účelů. Není třeba čekat. Pokud chcete upgradovat své telefonické rozhovory, vyzkoušejte Gglot nyní a vstupte do budoucnosti.