Спробуйте записати аудіозапис наступної віртуальної командної зустрічі

Програмне забезпечення для автоматичної транскрипції – Gglot

Якщо ви працюєте у великій міжнародній компанії, цілком ймовірно, що ви вже брали участь у якійсь віртуальній командній зустрічі. У цьому випадку ви, напевно, можете згадати хвилювання та невелику плутанину, коли люди в усьому світі, незалежно від їхнього місцезнаходження та часового поясу, використовують відео, аудіо та текст, щоб підключитися до Інтернету та обговорити важливі ділові питання. Віртуальні зустрічі дозволяють людям обмінюватися інформацією і дані в режимі реального часу без фізичного розташування разом.

Оскільки робоче середовище розвивається, організації все частіше використовують віртуальні командні зустрічі. Віртуальні збори команд пропонують багато переваг для всіх учасників. Вони включають розширену адаптивність, особисту взаємодію з різними офісами та розширюють можливості співпраці між різними відділами. Багато організацій все більше покладаються на вільну, контрактну та віддалену роботу для досягнення своїх цілей. Це, у свою чергу, збільшує потребу у віртуальних зустрічах команди, особливо якщо введено гнучкий графік.

Однією з переваг віртуальних зустрічей команди є те, що їх можна використовувати для створення віртуальної команди, створюючи міцніші стосунки між віддаленими працівниками. Як і тимбілдинг у реальному світі, віртуальний аналог зосереджується на вдосконаленні навичок, таких як спілкування та співпраця, а також сприяння дружбі та взаєморозумінню. Ви можете працювати з третьою стороною над цими зусиллями або DIY, додавши ігри та дії до командних дзвінків. Віддалена робота може бути самотньою, незаангажованою та непродуктивною; або повна протилежність. Важливим віртуальний тимбілдинг є те, що він є каталізатором більш позитивного результату. Організації, які інвестують у віртуальні тімбілдинги, мають більш креативну, комунікабельну та продуктивну робочу силу; що є величезною конкурентною перевагою. Ви можете оживити віртуальну командну діяльність, додавши різні види діяльності та ігри, наприклад, запитання про криголам, віртуальний обід або спілкування в груповому чаті. Ви всі можете разом робити перерви на каву, ви можете проводити щотижневі ігрові сесії, хтось може поділитися смішною картинкою або мемом, можливості безмежні.

У будь-якому випадку, якщо ви також хочете, щоб ваша віртуальна зустріч команди була максимально продуктивною, корисно надати поради та інструкції для учасників конференції. Ви можете зіткнутися з технічними проблемами або виявити, що деякі особи не повністю присутні на віртуальній зустрічі. Отримання продуктивної віртуальної командної зустрічі зводиться до організації та планування. Справді, вам потрібно буде скласти план і забезпечити запрошення потрібних колег. У будь-якому випадку, ви повинні пройти додаткову милю, записуючи аудіозаписи зустрічей. Ви побачите переваги цього дуже швидко.

Як аудіозапис віртуальних зустрічей допомагає

Аудіозаписи зустрічей не вирішать повністю всіх проблем, які виникають під час віртуальних зустрічей команди, але вони можуть бути дуже корисними для всіх присутніх. Ось п’ять причин, чому аудіозапис ваших віртуальних зустрічей має бути стандартною практикою у вашій організації, незалежно від того, чи це віртуальна зустріч команди чи повністю віч-на-віч.

Вправне ведення нотаток

Ведення записів – це не зовсім те саме, що переписування всього, що було сказано на зборах команди. Нотатки мають бути короткими думками, ідеями чи нагадуваннями, а не точно такими ж словами. Поширена помилка, коли намагаються все записати. Якщо хтось говорить деякий час або не висловлюється коротко, то ми намагаємося вловити всі їхні міркування, щоб не пропустити щось важливе. Однак це не допомагає вам бути зосередженим і в даний момент. Завдяки аудіозапису зустрічі в поєднанні з подальшою транскрипцією нікому не потрібно робити ретельні нотатки. Пізніше ви можете просто записати важливі речі самостійно. Таким чином, ви можете зосередитися на тому, щоб бути присутнім і уважно слухати, що є цінним для всіх присутніх.

Кращий мозковий штурм

Рано чи пізно кожен учасник віртуальної командної зустрічі неминуче стикається з якимось провалом уваги. Дистанційного працівника може відвернути його собака, хтось у кімнаті може переглядати інший сайт або використовувати месенджер, або колега може агресивно записувати нотатки. Існує багато причин, чому ви можете помітити зниження концентрації. Як би там не було, люди, які зазвичай присутні під час зібрань, краще розумітимуть, що відбувається, особливо якщо зустріч є інтерактивною. Вони повинні бути зосереджені і мати можливість вступити в дискусію в потрібний момент. Налаштувавшись і зосередившись на тому, що відбувається, ви краще берете участь у зборах, і в той же час ви будуєте міцніший зв’язок зі своїми колегами. Навіть краще, після зустрічі ви зможете висловити кращі та корисніші ідеї, оскільки у вас буде запис усього, що було розкрито.

Простота обміну

Як би ми не намагалися брати участь у кожній командній зустрічі, на яку нас запрошують, часом несподівані події заважають нам це зробити. Ваш колега може бути зайнятий роботою над іншим дуже важливим проектом або мати ще одну тривалу зустріч в той же час, або вони можуть пройти фізичний огляд в годину зустрічі. Оскільки хтось не може приєднатися, він не повинен пропускати дані через ці різні зобов’язання. Їхній вклад і навички все ще важливі, і вони можуть зробити свій внесок пізніше. Коли ви згадуєте цих людей для подальших дій після зустрічі, пам’ятайте, що аудіозаписом можна поділитися більш ефективно, ніж нотатки. Аудіозапис включає всі тонкощі зустрічі, включаючи манеру говорити або будь-які останні міркування про «охолодження води», і може бути передано відразу. З нагадуванням вам доведеться вірити, що хтось зможе скласти нотатки, що може зайняти години або навіть дні. Якщо ви пропустили зустріч і не змогли розпочати роботу над проектом, доки не отримаєте нотатки про зустріч, набагато вигідніше отримати аудіозапис наради, щоб навчитися швидко, а не залежати від партнера. щоб передати вам їхні нотатки.

Рішення технологічних труднощів

Подібно до того, як на віртуальних зустрічах команди зазвичай спостерігаються порушення уваги з боку учасників, ви також будете відчувати багато технічних проблем. Можливо, у вас повільне з’єднання з Інтернетом, ви відчуваєте труднощі з усіма чутими, або ваше програмне забезпечення може вийти з ладу саме тоді, коли ви представляєтеся. Якщо в організатора є аудіозапис зустрічі, ці проблеми не становлять жодних проблем. Замість того, щоб хвилюватися, якщо хтось упускає чудову можливість через технічні проблеми, ви можете розслабитися, знаючи, що кожен матиме можливість почути всю зустріч пізніше.

Чіткий план подальших заходів

Аудіозаписи також можна використовувати для виконання наступних завдань і гарантувати, що кожен знає, що робити далі. З такою кількістю рухомих частин на віртуальній зустрічі команди дуже важко сказати, хто над яким проектом працює і які ідеї кожен представить. Зокрема, під час мозкового штурму учасник віртуальної зустрічі може розгубитися більше, ніж... ну, головні герої фільму «Втрачені в перекладі».

Хоча ця особа може спробувати досліджувати нові ідеї, використовуючи ідеї та нотатки, зібрані разом для зборів, було б набагато легше просто налаштуватися на звукозапис. Envision – усі дані за останні півгодини або години (або значно більше) зведені в один запис, яким можна швидко поділитися. Більше того, якщо ви потрапили на зустріч віч-на-віч, ви можете відчути себе чудово, усвідомивши, що допомогли різним партнерам, поділившись аудіозаписом, дозволивши їм почати це шоу зі своєю роботою.

Спробуйте аудіозапис ваших наступних віртуальних зустрічей команди

Оскільки тепер ви знаєте деякі переваги аудіозапису, це ідеальна можливість зробити наступний крок і ознайомитися з тим, як вони допомагають зробити команди все більш досвідченими. У вас є безліч різних альтернатив для обміну цими записами. Ви можете поділитися необробленим аудіозаписом, використовувати його як доповнення до нотаток зустрічей або скористатися послугами транскрипції. Подумайте: між роботою і зустрічами ви неймовірно зайняті своїм покликанням. Чому б не повернути частину цього часу назад, швидко та без проблем розшифрувавши свій аудіозапис? Ви можете використати додатковий час та енергію, щоб зосередитися на наступній справі – і, маючи розшифровку зустрічі, ви будете готові до прогресу.