Spróbuj nagrać dźwięk podczas następnego spotkania zespołu wirtualnego

Oprogramowanie do automatycznej transkrypcji - Gglot

Jeśli jesteś zatrudniony w dużej, międzynarodowej firmie, prawdopodobnie uczestniczyłeś już w jakimś wirtualnym spotkaniu zespołu. W takim przypadku prawdopodobnie pamiętasz dreszczyk emocji i lekkie zamieszanie, gdy ludzie na całym świecie, niezależnie od ich lokalizacji i strefy czasowej, używają wideo, audio i tekstu do łączenia się online i omawiania ważnych kwestii biznesowych. i dane w czasie rzeczywistym bez fizycznego lokalizowania się razem.

Wraz z rozwojem środowiska pracy organizacje coraz częściej korzystają z wirtualnych spotkań zespołów. Wirtualne spotkania zespołu dają wiele korzyści wszystkim zaangażowanym osobom. Obejmują rozszerzoną zdolność adaptacji, bezpośrednią interakcję z różnymi biurami i umożliwiają współpracę między różnymi działami. Wiele organizacji w coraz większym stopniu polega na pracy niezależnej, kontraktowej i zdalnej, aby osiągnąć swoje cele. To z kolei zwiększa potrzebę wirtualnych spotkań zespołu, zwłaszcza w przypadku wprowadzenia elastycznych harmonogramów.

Jedną z zalet wirtualnych spotkań zespołowych jest to, że można ich używać do wirtualnego budowania zespołu, budując silniejsze relacje między pracownikami zdalnymi. Podobnie jak budowanie zespołu w prawdziwym świecie, wirtualny odpowiednik koncentruje się na doskonaleniu umiejętności, takich jak komunikacja i współpraca, jednocześnie promując przyjaźnie i wyrównanie. Możesz współpracować z firmą zewnętrzną nad tymi działaniami lub samodzielnie, dodając gry i działania do rozmów zespołu. Praca zdalna może być samotna, niezaangażowana i nieproduktywna; lub wręcz przeciwnie. To, co sprawia, że wirtualne budowanie zespołu jest ważne, to fakt, że jest on katalizatorem bardziej pozytywnego wyniku. Organizacje inwestujące w wirtualne budynki zespołowe mają siłę roboczą, która jest bardziej kreatywna, komunikatywna i produktywna; co jest ogromną przewagą konkurencyjną. Możesz urozmaicić działania wirtualnego zespołu, dodając różne aktywności i gry, takie jak pytania o lodołamacz, wirtualny lunch lub spotkania towarzyskie na czacie grupowym. Możecie robić sobie przerwy kawowe razem, cotygodniowe sesje z grami, ktoś może udostępnić zabawne zdjęcie lub mem, możliwości są nieograniczone.

W każdym razie, jeśli chcesz, aby spotkanie zespołu wirtualnego było jak najbardziej produktywne, dobrze jest udzielić wskazówek i instrukcji uczestnikom konferencji. Możesz napotkać problemy techniczne lub dowiedzieć się, że niektóre osoby nie są w pełni obecne na wirtualnym spotkaniu. Uzyskanie produktywnego wirtualnego spotkania zespołu naprawdę sprowadza się do aranżacji i planowania. Rzeczywiście, musisz sporządzić plan i upewnić się, że zaproszeni są właściwi współpracownicy. W każdym razie powinieneś pójść o krok dalej, prowadząc spotkania nagraniowe. Bardzo szybko zobaczysz korzyści płynące z tego.

Jak pomaga nagrywanie wirtualnych spotkań

Spotkania z nagraniami audio nie rozwiążą całkowicie wszystkich problemów napotykanych podczas wirtualnych spotkań zespołu, ale mogą być bardzo pomocne dla każdego, kto jest włączony. Oto pięć powodów, dla których nagrywanie wirtualnych spotkań powinno być standardową praktyką w Twojej organizacji, niezależnie od tego, czy jest to wirtualne spotkanie zespołu, czy całkowicie twarzą w twarz.

Sprawne robienie notatek

Robienie notatek to nie to samo, co przepisywanie wszystkiego, co zostało powiedziane na spotkaniu zespołu. Notatki powinny być krótkimi myślami, pomysłami lub przypomnieniami, a nie dokładnie tymi samymi słowami. Powszechnym błędem jest próba zapisania wszystkiego. Jeśli ktoś mówi przez jakiś czas lub nie jest zwięzły, mamy tendencję do próbowania uchwycenia całości jego rozważań, aby nie przegapić czegoś ważnego. Jednak to nie pomaga ci skupić się na chwili. Dzięki nagraniu audio spotkania, połączonemu z późniejszą transkrypcją, nikt nie musi robić dokładnych notatek. Możesz po prostu później samodzielnie zapisać ważne informacje. W ten sposób możesz skupić się na obecności i uważnym słuchaniu, co jest cenne dla każdego.

Lepsza burza mózgów

Prędzej czy później każdy uczestnik wirtualnego spotkania zespołu nieuchronnie napotyka na jakiś rodzaj utraty uwagi. Telepracownik może zostać przekierowany przez swojego psa, ktoś w pokoju może przeglądać inną witrynę lub używać komunikatora, lub współpracownik może agresywnie notować. Istnieje wiele powodów, dla których możesz zauważyć spadek koncentracji. Tak czy inaczej, osoby, które są na ogół obecne na spotkaniach, będą miały lepsze zrozumienie tego, co się dzieje, szczególnie jeśli spotkanie jest interaktywne. Muszą być skupieni i umieć włączyć się do dyskusji w odpowiednim momencie. Dostrajając się i koncentrując na tym, co się dzieje, lepiej uczestniczysz w spotkaniu, a jednocześnie budujesz silniejszą więź z kolegami. Co więcej, po spotkaniu będziesz mógł wyjść z lepszymi i bardziej przydatnymi pomysłami, ponieważ będziesz mieć nagranie wszystkiego, co zostało ujawnione.

Prostota udostępniania

Bez względu na to, jak bardzo staramy się uczestniczyć w każdym spotkaniu zespołu, na które jesteśmy zaproszeni, czasami uniemożliwiają nam to nieoczekiwane zdarzenia. Twój współpracownik może być zajęty pracą nad innym bardzo ważnym projektem lub odbywać kolejne długie spotkanie w tym samym czasie, albo może mieć fizyczną kontrolę w godzinie spotkania. Ponieważ ktoś nie może się przyłączyć, nie powinien przegapić danych z powodu tych różnych zobowiązań. Ich wkład i umiejętności są nadal ważne i mogą wnieść swój wkład później. W momencie, gdy będziesz pamiętać te osoby na potrzeby kolejnych kroków po spotkaniu, pamiętaj, że nagranie dźwiękowe może być udostępniane skuteczniej niż notatki. Nagranie dźwiękowe obejmuje wszystkie subtelności spotkania, w tym sposób mówienia lub wszelkie ostatnie kwestie związane z „chłodnicą wody”, i może być przekazane od razu. Dzięki notatce musisz mieć pewność, że ktoś zajmie się tworzeniem notatek, co może zająć godziny, a nawet dni. Jeśli zdarzy się, że przegapiłeś spotkanie i nie możesz rozpocząć pracy nad projektem, dopóki nie otrzymasz notatek ze spotkania, o wiele korzystniej jest uzyskać nagranie audio ze spotkania, aby przyspieszyć, zamiast polegać na partnerze aby przekazać Ci swoje notatki.

Rozwiązania problemów technologicznych

Podobnie jak w przypadku spotkań zespołu wirtualnego rutynowo brakuje uwagi uczestników, również doświadczysz wielu problemów technicznych. Możesz mieć wolne połączenie internetowe, mieć problemy ze słyszeniem wszystkich lub Twoje oprogramowanie może ulec awarii właśnie wtedy, gdy się przedstawiasz. Jeśli organizator ma nagranie audio spotkania, sprawy te nie będą stanowiły większego problemu. Zamiast martwić się, że ktoś przegapi świetną okazję z powodu trudności technicznych, możesz się zrelaksować, wiedząc, że później każdy będzie miał okazję wysłuchać całego spotkania.

Jasny plan działań następczych

Nagrania audio można również wykorzystać do wykonania dalszych zadań i zagwarantować, że wszyscy wiedzą, co robić dalej. Przy tak dużej liczbie ruchomych części podczas wirtualnego spotkania zespołu bardzo dobrze może być trudno powiedzieć, kto pracuje nad jakim projektem i jakie pomysły będą prezentować wszyscy. Szczególnie podczas burzy mózgów uczestnik wirtualnego spotkania może się bardziej zgubić niż… cóż, bohaterowie filmu Lost in Translation.

Podczas gdy taka osoba mogłaby spróbować zbadać nowe pomysły, wykorzystując pomysły i notatki zebrane razem na spotkanie, znacznie łatwiej byłoby po prostu dostroić się do nagrania dźwiękowego. Wyobraź sobie - wszystkie dane z ostatnich pół godziny lub godziny (lub znacznie więcej) skondensowane w jednym nagraniu, które można szybko udostępnić. Co więcej, gdybyś poszedł na spotkanie twarzą w twarz, możesz poczuć się wspaniale, zdając sobie sprawę, że pomogłeś różnym współpracownikom, udostępniając nagranie audio, pozwalając im przenieść ten program w trasę z ich pracą.

Spróbuj nagrać dźwięk podczas następnych wirtualnych spotkań zespołu

Ponieważ znasz już pewne zalety nagrywania dźwięku, jest to idealna okazja, aby zrobić kolejny krok i zapoznać się z tym, w jaki sposób pomagają one zespołom zwiększać biegłość. Masz mnóstwo różnych możliwości udostępniania tych nagrań. Możesz udostępniać nieprzetworzone nagranie audio, używać go jako uzupełnienia notatek ze spotkań lub wyjść poza ramy i skorzystać z usług transkrypcji. Pomyśl: między pracą a spotkaniami jesteś niewiarygodnie zajęty swoim powołaniem. Dlaczego nie cofnąć części tego czasu, dokonując transkrypcji nagrania audio szybko i bez problemu? Możesz wykorzystać dodatkowy czas i energię, aby skoncentrować się na kolejnym przedsięwzięciu - a mając zapis spotkania w ręku, będziesz przygotowany na postęp.