Опитайте аудиозапис на следващата ви виртуална среща на екипа

Софтуер за автоматична транскрипция – Gglot

Ако работите в голяма международна компания, е много вероятно вече да сте участвали в някаква виртуална екипна среща. В такъв случай вероятно можете да си спомните тръпката и лекото объркване, когато хора по света, независимо от тяхното местоположение и часова зона, използват видео, аудио и текст, за да се свързват онлайн и да обсъждат важен бизнес въпрос. Виртуалните срещи позволяват на хората да споделят информация и данни в реално време, без да са физически разположени заедно.

С развитието на работната среда организациите все повече използват виртуални екипни срещи. Виртуалните екипни срещи предлагат много предимства за всички участващи хора. Те включват разширена адаптивност, взаимодействие лице в лице с различни офиси и дават възможност за сътрудничество между различни отдели. Много организации все повече разчитат на работа на свободна практика, договор и дистанционна работа, за да постигнат целите си. Това от своя страна увеличава нуждата от виртуални екипни срещи, особено ако се въведат гъвкави графици.

Едно предимство на виртуалните екипни срещи е, че те могат да се използват за виртуално изграждане на екип чрез изграждане на по-силни взаимоотношения между отдалечени работници. Подобно на изграждането на екип в реалния свят, виртуалният двойник се фокусира върху подобряването на умения като комуникация и сътрудничество, като същевременно насърчава приятелствата и привеждането в съответствие. Можете да работите с трета страна по тези усилия или да си направите сам, като добавите игри и дейности към обажданията на вашия екип. Дистанционната работа може да бъде самотна, неангажирана и непродуктивна; или пълната противоположност. Това, което прави изграждането на виртуален екип важно е, че то е катализаторът за по-положителен резултат. Организациите, които инвестират във виртуални тиймбилдинги, имат работна сила, която е по-креативна, комуникативна и продуктивна; което е огромно конкурентно предимство. Можете да подправите дейностите на виртуалния екип, като добавите различни дейности и игри, като въпроси за разбиване на лед, виртуален обяд или общуване в групов чат. Можете всички да правите паузи за кафе заедно, можете да реализирате седмична сесия за игри, някой може да сподели забавна снимка или мем, възможностите са безкрайни.

Във всеки случай, ако искате и вашата виртуална екипна среща да бъде възможно най-продуктивна, е добре да предоставите съвети и инструкции за участниците в конференцията. Можете да се сблъскате с технически проблеми или да разберете, че някои хора не присъстват напълно във виртуална среща. Постигането на продуктивна виртуална екипна среща наистина се свежда до уреждане и планиране. Наистина ще трябва да направите план и да се уверите, че са поканени точните колеги. Във всеки случай трябва да изминете допълнителната миля чрез аудиозапис на срещи. Ще видите предимствата от това много бързо.

Как помага аудиозаписът на виртуални срещи

Срещите за аудиозаписи няма да решат напълно всички проблеми, срещани при срещите на виртуалния екип, но могат да бъдат много полезни за всички включени. Ето пет причини, поради които аудиозаписът на вашите виртуални срещи трябва да бъде стандартна практика във вашата организация, независимо дали е виртуална екипна среща или изцяло лице в лице.

Умело водене на бележки

Воденето на бележки не е съвсем същото като преписването на всичко, което е казано на срещата на екипа. Бележките трябва да са кратки мисли, идеи или напомняния, а не с абсолютно същите думи. Често срещана грешка е да се опитвате да запишете всичко. Ако някой говори известно време или не е кратък с гледната си точка, нашата тенденция е да се опитаме да уловим цялата му размишления, за да не пропуснем нещо важно. И все пак това не ви помага да сте съсредоточени и в момента. С аудиозапис на срещата, комбиниран с последваща транскрипция, никой не трябва да си води задълбочени бележки. Можете просто да запишете важните неща по-късно. По този начин можете да се съсредоточите върху това да присъствате и да слушате внимателно, което е ценно за всички включени.

По-добра мозъчна атака

Рано или късно всеки участник във виртуална екипна среща неизбежно се сблъсква с някакъв вид пропуск на внимание. Работещ от разстояние може да бъде отклонен от кучето си, някой в стаята може да преглежда друг сайт или да използва месинджър, или колега може агресивно да си записва бележки. Има безброй причини, поради които можете да видите пропуск в концентрацията. Както и да е, хората, които обикновено присъстват по време на събирания, ще имат по-добро разбиране какво се случва, особено ако срещата е интерактивна. Те трябва да бъдат концентрирани и да могат да влязат в дискусията в правилния момент. Като се настроите и съсредоточите върху случващото се, вие участвате по-добре в събирането и в същото време изграждате по-силна връзка с колегите си. Още по-добре, ще можете да излезете с по-добри и по-полезни идеи след срещата, тъй като ще имате запис на всичко, което е разкрито.

Простота на споделяне

Колкото и да се опитваме да участваме във всяка екипна среща, на която сме поканени, понякога неочаквани събития ни пречат да го направим. Вашият колега може да е зает да работи по друг много важен проект или да има друга дълга среща по същото време, или може да има физически преглед в часа на срещата. Тъй като някой не може да се присъедини, той не трябва да пропуска данни поради тези различни ангажименти. Техният принос и умения все още са важни и те могат да допринесат по-късно. В момента, когато си спомняте тези хора за вашите последващи стъпки след срещата, не забравяйте, че аудиозаписът може да бъде споделен по-ефективно от бележките. Аудиозаписът включва всички тънкости на срещата, включително начин на говорене или всякакви последни съображения за „охладител на вода“, и може да бъде предаден веднага. С бележка ще трябва да се доверите, че някой ще се заеме със съставянето на бележки, което може да отнеме часове или дори дни. В случай, че сте пропуснали среща и не можете да започнете работа по проект, докато не получите бележките от срещата, много по-изгодно е да получите аудиозапис на срещата, за да се справите бързо, вместо да разчитате на партньор за да ви предадат бележките им.

Решения за технологични затруднения

Подобно на срещата на виртуалния екип рутинно включва пропуски във вниманието на участниците, вие също ще изпитате много технически проблеми. Възможно е да имате бавна интернет връзка, да изпитвате трудности с чуването на всички или вашият софтуер може да се срине точно когато се представяте. Ако организаторът разполага с аудиозаписа на срещата, тези проблеми няма да представляват истински проблем. Вместо да се тревожите дали някой пропуска страхотна възможност поради технически затруднения, можете да се отпуснете, знаейки, че всеки ще има възможността да чуе цялата среща по-късно.

Ясен план за последващи действия

Аудиозаписите също могат да се използват за извършване на последващи задачи и гарантиране, че всеки знае какво да прави по-нататък. С такъв голям брой движещи се части във виртуална екипна среща може да е трудно да се каже кой работи върху кой проект и какви идеи всеки ще представи. Особено при среща за мозъчна атака, участник във виртуална среща може да се изгуби повече от... е, главните герои на филма Изгубени в превода.

Въпреки че този човек може да се опита да проучи нови идеи, използвайки идеите и бележките, събрани заедно за събиране, би било много по-лесно просто да настроите звукозапис. Envision – всички данни от последния половин час или час (или значително повече), кондензирани в един запис, който може да бъде споделен бързо. Нещо повече, при случай, че сте отишли на срещата лице в лице, можете да се почувствате страхотно, осъзнавайки, че сте помогнали на различни сътрудници, като споделите аудиозаписа, позволявайки им да проведат това шоу с работата си.

Опитайте се да запишете аудио вашите следващи виртуални срещи на екипа

Тъй като вече знаете някои предимства на аудиозаписа, това е идеална възможност да направите следващата стъпка и да се запознаете с това как те помагат на екипите да станат все по-компетентни. Имате много различни алтернативи за споделяне на тези записи. Можете да споделите необработения аудиозапис, да го използвате като допълнение към бележките от срещата или да надхвърлите и да се възползвате от услугите за транскрипция. Помислете: между работата и срещите вие сте невероятно заети с професията си. Защо не вземете част от това време назад, като аудиозаписът ви бъде транскрибиран бързо и без проблем? Можете да използвате допълнителното време и енергия, за да се концентрирате върху следващото си начинание – и със стенограма на срещата в ръка ще сте подготвени за напредък.