Trate De Audio De La Grabación De Su Siguiente Reunión Del Equipo Virtual

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Si trabaja en una gran empresa internacional, es muy probable que ya haya participado en algún tipo de reunión de equipo virtual. En ese caso, probablemente recuerde la emoción y la ligera confusión cuando personas de todo el mundo, independientemente de su ubicación y zona horaria, usan video, audio y texto para conectarse en línea y discutir temas comerciales importantes. Las reuniones virtuales permiten a las personas compartir información. y datos en tiempo real sin estar ubicados físicamente juntos.

A medida que se desarrolla el entorno de trabajo, las organizaciones utilizan cada vez más las reuniones de equipos virtuales. Las reuniones de equipos virtuales ofrecen muchas ventajas para todas las personas involucradas. Incorporan una mayor adaptabilidad, interacción cara a cara con diferentes oficinas y potencian la cooperación entre diferentes departamentos. Muchas organizaciones confían cada vez más en el trabajo autónomo, por contrato y a distancia para lograr sus objetivos. Esto, a su vez, aumenta la necesidad de reuniones de equipos virtuales, especialmente si se introducen horarios flexibles.

Una ventaja de las reuniones de equipos virtuales es que se pueden utilizar para la creación de equipos virtuales, al construir relaciones más sólidas entre trabajadores remotos. Al igual que la formación de equipos en el mundo real, la contraparte virtual se centra en mejorar habilidades como la comunicación y la colaboración, al mismo tiempo que promueve las amistades y la alineación. Puede trabajar con un tercero en estos esfuerzos, o hacer bricolaje agregando juegos y actividades a las llamadas de su equipo. El trabajo remoto puede ser solitario, desconectado e improductivo; o todo lo contrario. Lo que hace que la formación de equipos virtuales sea importante es que es el catalizador para un resultado más positivo. Las organizaciones que invierten en equipos virtuales tienen fuerzas laborales más creativas, comunicativas y productivas; que es una gran ventaja competitiva. Puede darle vida a las actividades del equipo virtual agregando varias actividades y juegos, como preguntas para romper el hielo, almuerzo virtual o socializar en el chat grupal. Todos pueden tomar descansos para tomar café juntos, pueden implementar una sesión de juego semanal, alguien puede compartir una imagen divertida o un meme, las posibilidades son infinitas.

En cualquier caso, si también desea que la reunión de su equipo virtual sea lo más productiva posible, es bueno brindar consejos e instrucciones para los participantes de la conferencia. Puede encontrarse con problemas técnicos o descubrir que algunas personas no están completamente presentes en una reunión virtual. Conseguir una reunión de equipo virtual productiva realmente se reduce a la organización y la planificación. De hecho, deberá hacer un plan y asegurarse de que se invite a los colegas adecuados. En cualquier caso, debería hacer un esfuerzo adicional mediante reuniones de grabación de audio. Verá las ventajas de hacerlo muy rápidamente.

Cómo ayuda la grabación de audio a las reuniones virtuales

Las reuniones de grabación de audio no resolverán por completo todos los problemas que surgen en las reuniones de equipos virtuales, pero pueden ser muy útiles para todos, incluidos. Aquí hay cinco razones por las que la grabación de audio de sus reuniones virtuales debería ser una práctica estándar en su organización, independientemente de si se trata de una reunión de equipo virtual o completamente cara a cara.

Toma de notas competente

Tomar notas no es exactamente lo mismo que transcribir todo lo que se dijo en la reunión del equipo. Las notas deben ser pensamientos, ideas o recordatorios breves, no exactamente con las mismas palabras. Es un error común intentar escribir todo. Si alguien está hablando durante algún tiempo o no es breve con su punto, es nuestra tendencia a intentar captar la totalidad de sus reflexiones para no perdernos algo significativo. Sin embargo, eso no te ayuda a estar concentrado y en el momento. Con una grabación de audio de la reunión, combinada con una transcripción posterior, nadie necesita tomar notas detalladas. Puede simplemente escribir las cosas importantes usted mismo más adelante. De esa manera, puede concentrarse en estar presente y escuchar con atención, lo cual es valioso para todos incluidos.

Mejor lluvia de ideas

Tarde o temprano, cada participante de una reunión de equipo virtual inevitablemente se encuentra con algún tipo de falta de atención. Un trabajador a distancia puede ser distraído por su perro, alguien en la habitación puede estar viendo otro sitio o usando un mensajero, o un compañero de trabajo puede estar tomando notas de manera agresiva. Hay varias razones por las que puede notar un deslizamiento en la concentración. Sea como fuere, las personas que generalmente están presentes durante las reuniones comprenderán mejor lo que está sucediendo, especialmente si la reunión es interactiva. Deben estar concentrados y poder entrar en la discusión en el momento correcto. Al sintonizar y concentrarse en lo que está sucediendo, participará mejor en la reunión y, al mismo tiempo, estará construyendo un vínculo más fuerte con sus colegas. Aún mejor, podrás salir con mejores y más útiles ideas después de la reunión ya que tendrás una grabación de todo lo que se divulgó.

Simplicidad de compartir

No importa cuánto intentemos participar en cada reunión de equipo a la que nos inviten, a veces ocurrencias inesperadas que nos impiden hacerlo. Su colega puede estar ocupado trabajando en otro proyecto muy importante o tener otra reunión larga al mismo tiempo, o puede tener un chequeo físico a la hora de la reunión. Debido a que alguien no puede unirse, no debería perderse datos debido a esos diferentes compromisos. Sus aportes y habilidades siguen siendo importantes y pueden contribuir más adelante. En el momento en que recuerde a estas personas para sus pasos de seguimiento posteriores a la reunión, recuerde que una grabación de audio se puede compartir de manera más efectiva que las notas. Una grabación de audio incorpora la totalidad de las sutilezas de la reunión, incluida la forma de hablar o cualquier última consideración de "agua fría", y se puede transmitir de inmediato. Con una nota, tendrá que confiar en que alguien podrá componer notas, lo que puede llevar horas o incluso días. Si se perdió una reunión y no pudo comenzar a trabajar en un proyecto hasta que recibió las notas de la reunión, es mucho más ventajoso obtener una grabación de audio de la reunión para ponerse al día en lugar de depender de un socio. para enviarle sus notas.

Soluciones para dificultades tecnológicas

Al igual que las reuniones del equipo virtual suelen presentar lapsos de atención por parte de los participantes, también experimentará muchos problemas técnicos. Es posible que tenga una conexión a Internet lenta, experimente dificultades para escuchar a todos o que su software se bloquee justo cuando se está presentando. Si el organizador tiene la grabación de audio de la reunión, esos problemas no presentarán ningún problema real. En lugar de preocuparse si alguien está desaprovechando una gran oportunidad debido a dificultades técnicas, puede relajarse sabiendo que todos tendrán la oportunidad de escuchar la reunión completa más adelante.

Plan de seguimiento claro

Las grabaciones de audio también se pueden utilizar para realizar tareas de seguimiento y garantizar que todos sepan qué hacer a continuación. Con una cantidad tan grande de partes móviles en una reunión de equipo virtual, puede ser difícil saber quién está trabajando en qué proyecto y qué ideas presentarán todos. Particularmente con una reunión de lluvia de ideas, un participante de la reunión virtual puede perderse más que ... bueno, los protagonistas de la película Lost in Translation.

Si bien esa persona podría intentar investigar nuevas ideas utilizando las ideas y notas improvisadas para una reunión, sería mucho más fácil simplemente sintonizar una grabación de sonido. Visualice: todos los datos de la última media hora u hora (o significativamente más) condensados en una sola grabación que se puede compartir rápidamente. Es más, si fue a la reunión cara a cara, puede sentirse muy bien al darse cuenta de que ayudó a diferentes asociados al compartir la grabación de audio, lo que les permitió llevar este programa a la carretera con su trabajo.

Intente grabar audio en sus próximas reuniones de equipo virtual

Dado que ahora conoce algunas de las ventajas de la grabación de audio, es una oportunidad ideal para dar el siguiente paso y familiarizarse con cómo ayudan a que los equipos sean cada vez más competentes. Tiene muchas alternativas para compartir esas grabaciones. Puede compartir la grabación de audio sin procesar, usarla como complemento de las notas de la reunión o ir más allá y aprovechar los servicios de transcripción. Considérelo: entre el trabajo y las reuniones, está increíblemente ocupado en su vocación. ¿Por qué no retroceder una parte de ese tiempo haciendo que su grabación de audio se transcriba rápidamente y sin ningún problema? Puede utilizar el tiempo y la energía adicionales para concentrarse en su próxima empresa, y con una transcripción de la reunión en la mano, estará preparado para el progreso.