Prova a registrare l'audio della tua prossima riunione virtuale del team

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Se lavori in una grande azienda internazionale, è molto probabile che tu abbia già partecipato a una sorta di riunione del team virtuale. In tal caso, probabilmente puoi ricordare l'emozione e la leggera confusione quando le persone in tutto il mondo, indipendentemente dalla loro posizione e dal fuso orario, usano video, audio e testo per collegarsi online e discutere importanti questioni aziendali. e dati in tempo reale senza essere fisicamente localizzati insieme.

Con lo sviluppo dell'ambiente di lavoro, le organizzazioni utilizzano sempre più riunioni di team virtuali. Le riunioni di team virtuali offrono molti vantaggi a tutte le persone coinvolte. Incorporano una maggiore adattabilità, interazione faccia a faccia con diversi uffici e potenziano la cooperazione tra i diversi dipartimenti. Molte organizzazioni si affidano sempre più a freelance, contratti e lavoro a distanza per raggiungere i propri obiettivi. Ciò, a sua volta, aumenta la necessità di riunioni di team virtuali, soprattutto se vengono introdotte pianificazioni flessibili.

Un vantaggio delle riunioni di team virtuali è che possono essere utilizzate per il team building virtuale, costruendo relazioni più solide tra i lavoratori remoti. Come il team building nel mondo reale, la controparte virtuale si concentra sul miglioramento di abilità come la comunicazione e la collaborazione, promuovendo anche le amicizie e l'allineamento. Puoi lavorare con una terza parte su questi sforzi o fai da te aggiungendo giochi e attività alle chiamate del tuo team. Il lavoro a distanza può essere solitario, disimpegnato e improduttivo; o l'esatto contrario. Ciò che rende importante il team building virtuale è che è il catalizzatore per un risultato più positivo. Le organizzazioni che investono in team building virtuali hanno forza lavoro più creativa, comunicativa e produttiva; che è un enorme vantaggio competitivo. Puoi ravvivare le attività del team virtuale aggiungendo varie attività e giochi, come domande rompighiaccio, pranzo virtuale o socializzazione tramite chat di gruppo. Potete fare pause caffè tutti insieme, implementare sessioni di gioco settimanali, qualcuno potrebbe condividere un'immagine divertente o un meme, le possibilità sono infinite.

In ogni caso, se vuoi anche che la riunione del tuo team virtuale sia il più produttiva possibile, è bene fornire suggerimenti e istruzioni per i partecipanti alla conferenza. Puoi incorrere in problemi tecnici o scoprire che alcune persone non sono completamente presenti in una riunione virtuale. Ottenere una riunione di squadra virtuale produttiva dipende davvero dall'organizzazione e dalla pianificazione. In effetti, dovrai fare un piano e assicurarti che i colleghi giusti siano invitati. In ogni caso, dovresti fare il miglio aggiuntivo con riunioni di registrazione audio. Vedrai i vantaggi di farlo molto rapidamente.

Come aiuta la registrazione audio delle riunioni virtuali

Le riunioni di registrazione audio non risolveranno completamente tutti i problemi riscontrati nelle riunioni del team virtuale, ma possono essere molto utili per tutti, inclusi. Ecco cinque motivi per cui la registrazione dell'audio delle riunioni virtuali dovrebbe essere una pratica standard nella tua organizzazione, indipendentemente dal fatto che si tratti di una riunione del team virtuale o completamente faccia a faccia.

Abile nel prendere appunti

Prendere appunti non è esattamente come trascrivere tutto ciò che è stato detto durante la riunione del team. Le note dovrebbero essere brevi pensieri, idee o promemoria, non esattamente con le stesse parole. È un errore comune provare a scrivere tutto. Se qualcuno sta parlando per un po 'di tempo o non è breve con il suo punto, è nella nostra tendenza tentare di cogliere la totalità delle sue riflessioni in modo da non perdere qualcosa di significativo. Tuttavia, questo non ti aiuta a essere concentrato e nel momento. Con una registrazione audio della riunione, unita a una successiva trascrizione, nessuno ha bisogno di prendere appunti approfonditi. Puoi semplicemente annotare le cose importanti in un secondo momento. In questo modo, puoi concentrarti sulla presenza e sull'ascolto attento, il che è prezioso per tutti, inclusi.

Brainstorming migliore

Prima o poi, ogni partecipante a una riunione di una squadra virtuale incontra inevitabilmente una sorta di mancanza di attenzione. Un telelavoro potrebbe essere deviato dal proprio cane, qualcuno nella stanza potrebbe visualizzare un altro sito o utilizzare un messaggero, oppure un collega potrebbe prendere appunti in modo aggressivo. Ci sono diversi motivi per cui potresti notare uno slittamento nella concentrazione. Comunque sia, le persone che sono generalmente presenti durante le riunioni avranno una migliore comprensione di ciò che sta accadendo, in particolare se la riunione è interattiva. Devono essere concentrati ed essere in grado di entrare nella discussione al momento giusto. Sintonizzandoti e concentrandoti su quello che sta succedendo, partecipi meglio all'incontro e allo stesso tempo costruisci un legame più forte con i tuoi colleghi. Ancora meglio, sarai in grado di venire fuori con idee migliori e più utili dopo l'incontro poiché avrai una registrazione di tutto ciò che è stato divulgato.

Semplicità di condivisione

Non importa quanto ci sforziamo di partecipare a ogni riunione del team a cui siamo invitati, a volte eventi imprevisti ci impediscono di farlo. Il tuo collega potrebbe essere impegnato a lavorare su un altro progetto molto importante o avere un'altra lunga riunione nello stesso momento, oppure potrebbe avere un controllo fisico all'ora della riunione. Poiché qualcuno non può partecipare, non dovrebbero perdere i dati a causa di questi diversi impegni. Il loro contributo e le loro abilità sono ancora importanti e possono contribuire in un secondo momento. Nel momento in cui stai ricordando queste persone per i passaggi di follow-up post-riunione, ricorda che una registrazione audio può essere condivisa in modo più efficace dei promemoria. Una registrazione audio incorpora la totalità delle sottigliezze dell'incontro, compreso il modo di parlare o qualsiasi ultima considerazione "water cooler", e può essere trasmessa immediatamente. Con un promemoria, dovrai avere fiducia che qualcuno si occuperà di comporre note, operazione che può richiedere ore o addirittura giorni. Nella remota possibilità che ti sei perso una riunione e non puoi iniziare a lavorare su un progetto fino a quando non hai ricevuto le note della riunione, è molto più vantaggioso ottenere una registrazione audio della riunione per essere al passo con i tempi piuttosto che dipendere da un partner per farti recapitare i loro appunti.

Soluzioni per difficoltà tecnologiche

Proprio come le riunioni di team virtuali presentano regolarmente cadute di attenzione da parte dei partecipanti, allo stesso modo sperimenterai molti problemi tecnici. Potresti avere una connessione Internet lenta, avere difficoltà a sentire tutti o il tuo software potrebbe bloccarsi proprio quando ti stai presentando. Se l'organizzatore ha la registrazione audio della riunione, questi problemi non presenteranno alcun problema reale. Invece di preoccuparti se qualcuno sta perdendo una grande opportunità a causa di difficoltà tecniche, puoi rilassarti sapendo che tutti avranno l'opportunità di ascoltare l'intera riunione in seguito.

Piano di follow-up chiaro

Le registrazioni audio possono anche essere utilizzate per eseguire attività di follow-up e garantire che tutti sappiano cosa fare dopo. Con un numero così elevato di parti in movimento in una riunione virtuale del team, potrebbe essere molto difficile dire chi sta lavorando su quale progetto e quali idee presenteranno tutti. Soprattutto con una riunione di brainstorming, un partecipante a una riunione virtuale può perdersi più di ... beh, i protagonisti del film Lost in Translation.

Mentre quell'individuo potrebbe tentare di indagare su nuove idee utilizzando le idee e le note messe insieme per un incontro, sarebbe molto più facile sintonizzarsi semplicemente su una registrazione audio. Envision: tutti i dati dell'ultima mezz'ora o ora (o molto di più) condensati in un'unica registrazione che può essere condivisa rapidamente. Inoltre, nella remota possibilità che tu sia andato al raduno faccia a faccia, puoi sentirti benissimo nel rendersi conto che hai aiutato diversi soci condividendo la registrazione audio, permettendo loro di portare questo spettacolo sulla strada con il loro lavoro.

Prova a registrare l'audio delle prossime riunioni virtuali del team

Poiché ora conosci alcuni vantaggi della registrazione audio, è un'opportunità ideale per fare il passo successivo e familiarizzare con il modo in cui aiutano a rendere i team sempre più competenti. Hai un sacco di varie alternative per condividere quelle registrazioni. Puoi condividere la registrazione audio grezza, usarla come supplemento alle note della riunione o andare oltre e sfruttare i servizi di trascrizione. Consideralo: tra lavoro e incontri, sei incredibilmente occupato nella tua vocazione. Perché non ritirare una parte di quel tempo facendo trascrivere la registrazione audio rapidamente e senza problemi? Puoi utilizzare il tempo e l'energia aggiuntivi per concentrarti sulla tua prossima impresa e, con una trascrizione dell'incontro in mano, sarai preparato per il progresso.