Proovige oma järgmise virtuaalse meeskonna koosoleku heli salvestada
Automaatne transkriptsioonitarkvara – Gglot
Kui töötad suures rahvusvahelises ettevõttes, on üsna tõenäoline, et oled juba osalenud mingisugusel virtuaalsel meeskonnakohtumisel. Sel juhul mäletate ilmselt põnevust ja kerget segadust, kui inimesed üle kogu maailma, olenemata nende asukohast ja ajavööndist, kasutavad videot, heli ja teksti, et luua võrguühendusi ja arutada olulisi äriteemasid.Virtuaalsed koosolekud võimaldavad inimestel teavet jagada. ja andmed reaalajas ilma füüsiliselt koos paiknemata.
Töökeskkonna arenedes kasutavad organisatsioonid üha enam virtuaalseid meeskonnakoosolekuid. Virtuaalsed meeskonnakoosolekud pakuvad kõigile asjaosalistele palju eeliseid. Need hõlmavad laiendatud kohanemisvõimet, näost näkku suhtlemist erinevate kontoritega ja võimaldavad koostööd erinevate osakondade vahel. Paljud organisatsioonid toetuvad oma eesmärkide saavutamiseks üha enam vabakutselisele, lepingulisele ja kaugtööle. See omakorda suurendab vajadust virtuaalse meeskonna koosolekute järele, eriti kui võtta kasutusele paindlikud graafikud.
Virtuaalsete meeskonnakoosolekute üks eelis on see, et neid saab kasutada virtuaalse meeskonna loomisel, luues tugevamad suhted kaugtöötajate vahel. Sarnaselt meeskonna loomisele reaalses maailmas keskendub virtuaalne vaste selliste oskuste parandamisele nagu suhtlemine ja koostöö, edendades samal ajal sõprust ja ühtlustamist. Saate nende jõupingutuste kallal töötada koos kolmanda osapoolega või ise teha, lisades oma meeskonnakõnedele mänge ja tegevusi. Kaugtöö võib olla üksildane, eraldatud ja ebaproduktiivne; või täiesti vastupidine. Virtuaalse meeskonna loomise muudab oluliseks see, et see on positiivsema tulemuse katalüsaator. Organisatsioonidel, mis investeerivad virtuaalsetesse meeskonnahoonetesse, on loovamad, kommunikatiivsemad ja produktiivsemad töötajad; mis on tohutu konkurentsieelis. Virtuaalse meeskonna tegevust saate vürtsitada, lisades erinevaid tegevusi ja mänge, nagu jäämurdja küsimused, virtuaalne lõunasöök või suhtlus grupivestluse kaudu. Saate kõik koos teha kohvipause, võiksite rakendada iganädalast mängusessiooni, keegi võib jagada naljakat pilti või meemi, võimalusi on lõputult.
Igal juhul, kui soovid, et ka sinu virtuaalne meeskonnakoosolek oleks võimalikult produktiivne, on hea konverentsil osalejatele näpunäiteid ja juhiseid anda. Teil võib tekkida tehnilisi probleeme või avastada, et mõned inimesed ei ole virtuaalsel koosolekul täielikult kohal. Produktiivse virtuaalse meeskonnakohtumise saavutamine taandub tõepoolest korraldamisele ja planeerimisele. Tõepoolest, peate tegema plaani ja tagama, et kutsutakse õiged kolleegid. Igal juhul peaksite koosolekute helisalvestusega läbima täiendava miili. Näete selle eeliseid väga kiiresti.
Kuidas helisalvestuse virtuaalsed koosolekud aitavad
Helisalvestuse koosolekud ei lahenda täielikult kõiki virtuaalse meeskonna koosolekutel esinevaid probleeme, kuid neist võib olla palju abi kõigile kaasa arvatud. Siin on viis põhjust, miks teie virtuaalsete koosolekute helisalvestus peaks olema teie organisatsioonis tavapärane praktika, olenemata sellest, kas tegemist on virtuaalse meeskonnakohtumisega või täiesti näost näkku.
Vilunud märkmete tegemine
Märkmete tegemine ei ole päris sama, mis meeskonna koosolekul räägitu ümberkirjutamine. Märkmed peaksid olema lühikesed mõtted, ideed või meeldetuletused, mitte täpselt samade sõnadega. See on tavaline viga, et üritatakse kõike üles kirjutada. Kui keegi räägib mõnda aega või ei ole oma mõttega napisõnaline, on meil kalduvus püüda tabada kogu tema mõtisklust, et me ei jätaks midagi olulist kahe silma vahele. Kuid see ei aita teil keskenduda ja olla hetkes. Koosoleku helisalvestusega koos järgneva transkriptsiooniga ei pea keegi tegema põhjalikke märkmeid. Saate hiljem lihtsalt olulised asjad ise üles kirjutada. Nii saate keskenduda kohalolemisele ja tähelepanelikule kuulamisele, mis on väärtuslik kõigile kaasa arvatud.
Parem ajurünnak
Varem või hiljem kogeb iga virtuaalse meeskonna koosolekul osaleja paratamatult mingi tähelepanu katkemist. Kaugtöölise võib koer kõrvale juhtida, keegi ruumis viibija võib vaadata teist saiti või kasutada sõnumitooja või töökaaslane võib agressiivselt märkmeid üles kirjutada. On mitmeid põhjuseid, miks võite märgata keskendumisvõime langust. Olgu kuidas on, inimesed, kes üldiselt kogunemiste ajal viibivad, saavad toimuvast paremini aru, eriti kui koosolek on interaktiivne. Nad peavad olema keskendunud ja suutma õigel hetkel arutellu siseneda. Häälestades ja keskendudes toimuvale, osaled paremini kogunemisel ja samal ajal ehitad tugevama sideme oma kolleegidega. Veelgi parem, saate pärast koosolekut välja tulla paremate ja kasulikumate ideedega, kuna teil on salvestus kõigest, mis avalikustati.
Jagamise lihtsus
Ükskõik kui kõvasti me ka ei prooviks osaleda igal meeskonnakoosolekul, kuhu meid kutsutakse, mõnikord takistavad ootamatud sündmused meid seda tegemast. Teie kolleeg võib olla hõivatud mõne teise väga olulise projektiga või samal ajal mõnel muul pikal koosolekul või koosoleku ajal võib tal olla füüsiline kontroll. Kuna keegi ei saa liituda, ei tohiks ta nende erinevate kohustuste tõttu andmetest ilma jääda. Nende panus ja oskused on endiselt olulised ning nad saavad kunagi hiljem oma panuse anda. Kui mäletate neid inimesi oma koosolekujärgsete järelmeetmete jaoks, pidage meeles, et helisalvestist saab jagada tõhusamalt kui memosid. Helisalvestis hõlmab kõiki koosoleku peensusi, sealhulgas kõneviisi või viimaseid "vesijahuti" kaalutlusi, ja seda saab kohe edastada. Memo puhul peate usaldama, et keegi hakkab märkmeid koostama, mis võib võtta tunde või isegi päevi. Kui teil jäi koosolek vahele ja te ei saanud projektiga tegelema hakata enne, kui olete koosoleku märkmed kätte saanud, on palju soodsam hankida koosolekust helisalvestis, et end kiirustada, mitte sõltuda partnerist. et nende märkmed teile edastada.
Lahendused tehnoloogilistele raskustele
Sarnaselt sellele, et virtuaalse meeskonna koosolekul osalejate tähelepanu katkeb, kogete ka palju tehnilisi probleeme. Teil võib olla aeglane Interneti-ühendus, teil on raskusi kõigi kuulmisega või teie tarkvara jookseb kokku just siis, kui te ennast tutvustate. Kui korraldajal on koosoleku helisalvestis, ei tekita need probleemid tegelikku probleemi. Selle asemel, et muretseda, kui keegi jätab suurepärase võimaluse tehniliste raskuste tõttu kasutamata, võite lõõgastuda, teades, et kõigil on hiljem võimalus kogu kohtumist kuulata.
Selge järelmeetmete plaan
Helisalvestisi saab kasutada ka järeltoimingute tegemiseks ja tagada, et kõik teavad, mida edasi teha. Kuna virtuaalsel meeskonnakoosolekul on nii palju liikuvaid osi, võib olla raske öelda, kes millise projekti kallal töötab ja milliseid ideid kõik esitavad. Eriti ajurünnaku koosolekul võib virtuaalsel koosolekul osaleja rohkem eksida kui... noh, filmi "Tõlkes kadunud" peategelased.
Kuigi see isik võiks proovida uusi ideid uurida, kasutades kokkutulekuks kokku pandud ideid ja märkmeid, oleks palju lihtsam lihtsalt helisalvestisele häälestada. Envision – kõik viimase poole tunni või tunni (või oluliselt enama) andmed koondatakse ühte salvestisse, mida saab kiiresti jagada. Veelgi enam, juhuse korral, kui läksite kogunemisele näost näkku, võite tunda end suurepäraselt, teades, et aitasite helisalvestist jagades välja erinevaid kaaslasi, võimaldades neil seda saadet oma tööga kaasa teha.
Proovige oma järgmistel virtuaalse meeskonna koosolekutel heli salvestada
Kuna teate nüüd mõningaid helisalvestuse eeliseid, on see ideaalne võimalus astuda järgmine samm ja tutvuda sellega, kuidas need aitavad meeskondi üha oskuslikumaks muuta. Teil on nende salvestiste jagamiseks palju erinevaid alternatiive. Saate jagada töötlemata helisalvestist, kasutada seda koosoleku märkmete täiendusena või minna kaugemale ja kasutada ära transkriptsiooniteenuseid. Mõelge sellele: töö ja koosolekute vahel olete oma kutsega uskumatult hõivatud. Miks mitte võtta osa sellest ajast tagasi, transkribeerides oma helisalvestise kiiresti ja ilma probleemideta? Saate kasutada lisaaega ja energiat, et keskenduda oma järgmisele ettevõtmisele – ja kui koosoleku transkriptsioon käes, olete edenemiseks valmis.