Experimente gravar áudio em sua próxima reunião de equipe virtual

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Se você trabalha em uma grande empresa internacional, é bem provável que já tenha participado de algum tipo de reunião de equipe virtual. Nesse caso, você provavelmente pode se lembrar da emoção e ligeira confusão quando as pessoas ao redor do mundo, independentemente de sua localização e fuso horário, usam vídeo, áudio e texto para conectar-se online e discutir questões comerciais importantes. As reuniões virtuais permitem que as pessoas compartilhem informações e dados em tempo real sem estar fisicamente localizados juntos.

Conforme o ambiente de trabalho se desenvolve, as organizações estão usando cada vez mais as reuniões virtuais da equipe. As reuniões de equipe virtual oferecem muitas vantagens para todas as pessoas envolvidas. Eles incorporam adaptabilidade expandida, interação face a face com diferentes escritórios e capacitam a cooperação entre diferentes departamentos. Muitas organizações dependem cada vez mais de freelance, contrato e trabalho remoto para atingir seus objetivos. Isso, por sua vez, aumenta a necessidade de reuniões virtuais da equipe, especialmente se forem introduzidos horários flexíveis.

Uma vantagem das reuniões de equipe virtuais é que podem ser usadas para a construção de equipes virtuais, criando relacionamentos mais fortes entre os trabalhadores remotos. Como a construção de equipes no mundo real, a contraparte virtual se concentra em aprimorar habilidades como comunicação e colaboração, ao mesmo tempo em que promove amizades e alinhamento. Você pode trabalhar com terceiros nesses esforços, ou faça você mesmo adicionando jogos e atividades às chamadas de sua equipe. O trabalho remoto pode ser solitário, desinteressado e improdutivo; ou o oposto completo. O que torna a construção de equipes virtuais importante é que ela é o catalisador para um resultado mais positivo. As organizações que investem em construções virtuais de equipes têm equipes de trabalho mais criativas, comunicativas e produtivas; o que é uma grande vantagem competitiva. Você pode apimentar as atividades da equipe virtual adicionando várias atividades e jogos, como perguntas para quebrar o gelo, almoço virtual ou socialização no chat em grupo. Vocês podem fazer pausas para o café juntos, podem implementar sessões de jogo semanais, alguém pode compartilhar uma imagem engraçada ou meme, as possibilidades são infinitas.

Em qualquer caso, se você também deseja que a reunião de equipe virtual seja o mais produtiva possível, é bom fornecer dicas e instruções para os participantes da conferência. Você pode ter problemas técnicos ou descobrir que algumas pessoas não estão completamente presentes em uma reunião virtual. Conseguir uma reunião de equipe virtual produtiva realmente se resume a organizar e planejar. Na verdade, você precisará fazer um plano e garantir que os colegas certos sejam convidados. Em qualquer caso, você deve ir mais longe com reuniões de gravação de áudio. Você verá as vantagens de fazer isso muito rapidamente.

Como as reuniões virtuais de gravação de áudio ajudam

As reuniões de gravação de áudio não resolverão completamente todos os problemas encontrados nas reuniões de equipe virtuais, mas podem ser muito úteis para todos incluídos. Aqui estão cinco razões pelas quais a gravação de áudio de suas reuniões virtuais deve ser uma prática padrão em sua organização, independentemente de ser uma reunião de equipe virtual ou totalmente presencial.

Anotações proficientes

Tomar notas não é exatamente o mesmo que transcrever tudo o que foi dito na reunião de equipe. As notas devem ser pensamentos, ideias ou lembretes curtos, não exatamente com as mesmas palavras. É um erro comum tentar anotar tudo. Se alguém está falando por algum tempo ou não está sendo breve com seu ponto, é nossa tendência tentar captar todas as suas reflexões para não perdermos algo significativo. No entanto, isso não está ajudando você a estar focado no momento. Com uma gravação de áudio da reunião, combinada com uma transcrição subsequente, ninguém precisa fazer anotações completas. Você pode simplesmente escrever as coisas importantes sozinho mais tarde. Dessa forma, você pode se concentrar em estar presente e ouvir com atenção, o que é valioso para todos incluídos.

Melhor Brainstorming

Mais cedo ou mais tarde, cada participante de uma reunião de equipe virtual inevitavelmente encontrará algum tipo de lapso de atenção. Um teletrabalhador pode ser desviado por seu cachorro, alguém na sala pode estar visualizando outro site ou usando um mensageiro ou um colega de trabalho pode estar fazendo anotações agressivamente. Existem inúmeras razões pelas quais você pode perceber uma queda na concentração. Seja como for, as pessoas que geralmente estão presentes durante as reuniões terão melhor compreensão do que está acontecendo, principalmente se a reunião for interativa. Eles precisam estar focados e ser capazes de entrar na discussão no momento certo. Ao sintonizar e focar no que está acontecendo, você participa melhor do encontro e, ao mesmo tempo, constrói um vínculo mais forte com seus colegas. Melhor ainda, você poderá sair com ideias melhores e mais úteis após a reunião, pois terá um registro de tudo o que foi divulgado.

Simplicidade de compartilhamento

Por mais que tentemos participar de cada reunião de equipe para a qual somos convidados, às vezes acontecimentos inesperados nos impedem de fazê-lo. Seu colega pode estar ocupado trabalhando em outro projeto muito importante ou ter outra reunião longa ao mesmo tempo, ou pode fazer um check-up físico na hora da reunião. Como alguém não pode participar, não deve perder dados por causa desses compromissos diferentes. Suas contribuições e habilidades ainda são importantes e eles podem contribuir algum tempo depois. No momento em que você estiver se lembrando dessas pessoas para as etapas de acompanhamento pós-reunião, lembre-se de que uma gravação de áudio pode ser compartilhada com mais eficácia do que memorandos. Uma gravação de áudio incorpora todas as sutilezas da reunião, incluindo a maneira de falar ou qualquer última consideração sobre o "bebedouro", e pode ser transmitida imediatamente. Com um memorando, você precisa confiar que alguém irá escrever notas, o que pode levar horas ou até dias. Na chance de você perder uma reunião e não poder começar a trabalhar em um projeto antes de receber as anotações da reunião, é muito mais vantajoso obter uma gravação de áudio da reunião para se atualizar do que depender de um parceiro para enviar suas anotações para você.

Soluções para dificuldades tecnológicas

Assim como as reuniões de equipe virtuais rotineiramente apresentam lapsos de atenção por parte dos participantes, você também enfrentará muitos problemas técnicos. Você pode ter uma conexão lenta com a Internet, dificuldade em ouvir todos ou seu software pode travar no momento em que você se apresenta. Se o organizador tiver a gravação de áudio da reunião, esses problemas não apresentarão nenhum problema real. Em vez de se preocupar se alguém está perdendo uma grande oportunidade por causa de dificuldades técnicas, você pode relaxar sabendo que mais tarde todos terão a oportunidade de ouvir toda a reunião.

Plano de acompanhamento claro

As gravações de áudio também podem ser utilizadas para fazer tarefas de acompanhamento e garantir que todos saibam o que fazer a seguir. Com um número tão grande de peças móveis em uma reunião de equipe virtual, pode muito bem ser difícil dizer quem está trabalhando em qual projeto e quais ideias todos apresentarão. Particularmente com uma reunião de brainstorming, um participante de uma reunião virtual pode ficar mais perdido do que ... bem, os protagonistas do filme Lost in Translation.

Embora esse indivíduo possa tentar investigar novas idéias utilizando as idéias e notas remendadas para uma reunião, seria muito mais fácil simplesmente sintonizar uma gravação de som. Envision - todos os dados da última meia hora ou hora (ou significativamente mais) condensados em uma única gravação que pode ser compartilhada rapidamente. Além do mais, na chance de você ter ido ao encontro cara a cara, você pode se sentir bem ao perceber que ajudou diferentes associados compartilhando a gravação de áudio, permitindo-lhes colocar este show na estrada com seu trabalho.

Tente gravar áudio nas próximas reuniões da equipe virtual

Como agora você conhece algumas vantagens da gravação de áudio, é uma oportunidade ideal para dar o próximo passo e se familiarizar com a maneira como eles ajudam a tornar as equipes cada vez mais competentes. Você tem várias alternativas para compartilhar essas gravações. Você pode compartilhar a gravação de áudio bruto, usá-la como um suplemento para anotações da reunião ou ir além e aproveitar os serviços de transcrição. Pense nisso: entre o trabalho e as reuniões, você está incrivelmente ocupado com sua vocação. Por que não reservar uma parte desse tempo para fazer a transcrição de sua gravação de áudio rapidamente e sem nenhum problema? Você pode utilizar o tempo e a energia adicionais para se concentrar em sua próxima tarefa - e com uma transcrição da reunião em mãos, você estará preparado para o progresso.