ลองบันทึกเสียงการประชุมทีมเสมือนครั้งถัดไปของคุณ

ซอฟต์แวร์ถอดความอัตโนมัติ – Gglot

หากคุณทำงานในบริษัทนานาชาติขนาดใหญ่ เป็นไปได้มากทีเดียวที่คุณจะเข้าร่วมการประชุมทีมเสมือนจริงบางประเภทแล้ว ในกรณีนั้น คุณอาจจำความตื่นเต้นและความสับสนเล็กน้อยเมื่อผู้คนทั่วโลก โดยไม่คำนึงถึงสถานที่และเขตเวลาของพวกเขา ใช้วิดีโอ เสียง และข้อความเพื่อเชื่อมโยงออนไลน์และหารือเกี่ยวกับปัญหาทางธุรกิจที่สำคัญ การประชุมเสมือนจริงทำให้ผู้คนสามารถแบ่งปันข้อมูลได้ และข้อมูลแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องอยู่รวมกัน

เมื่อสภาพแวดล้อมการทำงานพัฒนาขึ้น องค์กรต่างๆ ก็เริ่มใช้การประชุมทีมเสมือนจริงมากขึ้น การประชุมทีมเสมือนจริงมอบข้อได้เปรียบมากมายสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง โดยรวมเอาความสามารถในการปรับตัวที่เพิ่มขึ้น การโต้ตอบแบบเห็นหน้ากับสำนักงานต่างๆ และส่งเสริมความร่วมมือระหว่างแผนกต่างๆ องค์กรหลายแห่งพึ่งพางานอิสระ งานสัญญาจ้าง และงานทางไกลเพิ่มมากขึ้นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ส่งผลให้มีความจำเป็นในการประชุมทีมเสมือนเพิ่มมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการกำหนดตารางเวลาที่ยืดหยุ่น

ข้อดีประการหนึ่งของการประชุมทีมเสมือนคือสามารถใช้สำหรับการสร้างทีมเสมือนได้ โดยการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นระหว่างพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล เช่นเดียวกับการสร้างทีมในโลกแห่งความเป็นจริง คู่เสมือนจริงมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาทักษะ เช่น การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมมิตรภาพและการวางแนว คุณสามารถทำงานร่วมกับบุคคลที่สามเกี่ยวกับความพยายามเหล่านี้ หรือ DIY ได้โดยการเพิ่มเกมและกิจกรรมต่างๆ ลงในการโทรของทีม การทำงานจากระยะไกลอาจเป็นเรื่องเดียวดาย ไม่มีส่วนร่วม และไม่เกิดผล หรือตรงกันข้ามโดยสิ้นเชิง สิ่งที่ทำให้การสร้างทีมเสมือนมีความสำคัญคือการสร้างทีมเสมือนเป็นตัวเร่งให้เกิดผลลัพธ์เชิงบวกมากขึ้น องค์กรที่ลงทุนในการสร้างทีมเสมือนจริงจะมีพนักงานที่มีความคิดสร้างสรรค์ สื่อสารได้ และมีประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันอย่างมาก คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมของทีมเสมือนจริงได้โดยเพิ่มกิจกรรมและเกมต่างๆ เช่น คำถามที่เจาะลึก อาหารกลางวันเสมือนจริง หรือการเข้าสังคมผ่านการแชทเป็นกลุ่ม คุณสามารถพักดื่มกาแฟด้วยกัน คุณสามารถเล่นเกมทุกสัปดาห์ บางคนอาจแชร์รูปภาพตลกๆ หรือมีม ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด

ไม่ว่าในกรณีใด หากคุณต้องการให้การประชุมทีมเสมือนของคุณมีประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การให้เคล็ดลับและคำแนะนำแก่ผู้เข้าร่วมการประชุมถือเป็นเรื่องดี คุณอาจพบปัญหาด้านเทคนิคหรือพบว่ามีบุคคลบางคนไม่ได้เข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงโดยสมบูรณ์ การประชุมทีมเสมือนจริงที่มีประสิทธิผลขึ้นอยู่กับการจัดการและการวางแผนอย่างแท้จริง คุณจะต้องวางแผนและให้แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานที่เหมาะสมจะได้รับเชิญ ไม่ว่าในกรณีใด คุณควรจะก้าวไปอีกขั้นด้วยการประชุมบันทึกเสียง คุณจะเห็นข้อดีของการทำเช่นนั้นอย่างรวดเร็ว

การประชุมเสมือนจริงด้วยการบันทึกเสียงช่วยได้อย่างไร

การประชุมการบันทึกเสียงไม่สามารถแก้ปัญหาทั้งหมดที่พบในการประชุมทีมเสมือนได้อย่างสมบูรณ์ แต่จะมีประโยชน์มากสำหรับทุกคนที่รวมอยู่ด้วย ต่อไปนี้เป็นเหตุผลห้าประการว่าทำไมการบันทึกเสียงการประชุมเสมือนของคุณควรเป็นวิธีปฏิบัติมาตรฐานในองค์กรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีมเสมือนจริงหรือแบบเห็นหน้ากันทั้งหมด

การจดบันทึกอย่างเชี่ยวชาญ

การจดบันทึกไม่เหมือนกับการถอดความทุกอย่างที่กล่าวไว้ในการประชุมทีม หมายเหตุควรเป็นความคิด แนวคิด หรือการเตือนความจำสั้นๆ ไม่ใช่คำที่เหมือนกันทุกประการ การพยายามจดบันทึกทุกอย่างถือเป็นข้อผิดพลาดทั่วไป หากมีใครพูดคุยกันสักระยะหรือไม่สรุปประเด็นของตน ก็มีแนวโน้มของเราที่จะพยายามจับประเด็นของพวกเขาให้ครบถ้วน เพื่อที่เราจะได้ไม่พลาดสิ่งสำคัญ แต่นั่นไม่ได้ช่วยให้คุณมีสมาธิและอยู่กับปัจจุบัน ด้วยการบันทึกเสียงการประชุมรวมกับการถอดเสียงที่ตามมา ทำให้ไม่มีใครจำเป็นต้องจดบันทึกอย่างละเอียด คุณสามารถจดสิ่งสำคัญไว้เองในภายหลังได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่การนำเสนอและการฟังอย่างตั้งใจ ซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนด้วย

การระดมความคิดที่ดีขึ้น

ไม่ช้าก็เร็ว ผู้เข้าร่วมการประชุมทีมเสมือนจริงทุกคนย่อมต้องเผชิญกับการละเลยความสนใจอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ พนักงานสื่อสารทางไกลอาจถูกสุนัขหันเหความสนใจ บางคนในห้องอาจกำลังดูไซต์อื่นหรือใช้ Messenger หรือเพื่อนร่วมงานอาจกำลังจดบันทึกอย่างจริงจัง มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้คุณพบว่ามีสมาธิหลุดลอย อย่างไรก็ตาม บุคคลที่โดยทั่วไปอยู่ในระหว่างการชุมนุมจะมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมเป็นแบบโต้ตอบ พวกเขาต้องมีสมาธิและสามารถเข้าร่วมการอภิปรายได้ในเวลาที่ถูกต้อง การติดตามและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่เกิดขึ้น คุณจะมีส่วนร่วมในการรวบรวมได้ดีขึ้น และในขณะเดียวกัน คุณก็สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับเพื่อนร่วมงานของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะสามารถเสนอแนวคิดที่ดีและมีประโยชน์มากขึ้นได้หลังการประชุม เนื่องจากคุณจะมีการบันทึกทุกสิ่งที่ถูกเปิดเผย

ความเรียบง่ายของการแบ่งปัน

ไม่ว่าเราจะพยายามเข้าร่วมการประชุมทีมแต่ละครั้งที่เราได้รับเชิญอย่างหนักเพียงใด บางครั้งเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดก็ขัดขวางเราไม่ให้ทำเช่นนั้น เพื่อนร่วมงานของคุณอาจยุ่งอยู่กับการทำงานในโครงการที่สำคัญมากอีกโครงการหนึ่ง หรือมีการประชุมที่ยาวนานอีกครั้งในเวลาเดียวกัน หรืออาจได้รับการตรวจร่างกายในเวลาประชุม เนื่องจากบางคนไม่สามารถเข้าร่วมได้ พวกเขาจึงไม่ควรพลาดข้อมูลเนื่องจากข้อผูกพันที่แตกต่างกันเหล่านั้น ข้อมูลและทักษะของพวกเขายังคงมีความสำคัญ และพวกเขาสามารถมีส่วนร่วมได้ในภายหลัง เมื่อคุณจดจำบุคคลเหล่านี้สำหรับขั้นตอนติดตามผลหลังการประชุม โปรดจำไว้ว่าสามารถแชร์การบันทึกเสียงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าบันทึกช่วยจำ การบันทึกเสียงจะรวมเอารายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมดของการประชุม รวมถึงลักษณะการพูดหรือการพิจารณา "เครื่องทำน้ำเย็น" สุดท้าย และสามารถถ่ายทอดได้ทันที ด้วยบันทึกช่วยจำ คุณจะต้องวางใจได้ว่าใครสักคนจะสามารถเขียนโน้ตได้ ซึ่งอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวันก็ได้ หากคุณพลาดการประชุมและไม่สามารถเริ่มงานได้จนกว่าคุณจะได้รับบันทึกการประชุม การบันทึกเสียงการประชุมจึงจะเป็นประโยชน์มากกว่าการต้องอาศัยคู่ครอง เพื่อนำบันทึกของพวกเขามาให้คุณ

แนวทางแก้ไขสำหรับปัญหาด้านเทคโนโลยี

เช่นเดียวกับการประชุมทีมเสมือนจริงที่ผู้เข้าร่วมขาดความสนใจเป็นประจำ คุณจะประสบปัญหาทางเทคนิคมากมายเช่นกัน คุณอาจมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้า ประสบปัญหาในการได้ยินของทุกคน หรือซอฟต์แวร์ของคุณอาจขัดข้องเมื่อคุณแนะนำตัวเอง หากผู้จัดงานมีไฟล์เสียงการประชุม ปัญหาเหล่านั้นก็ไม่มีปัญหาแต่อย่างใด แทนที่จะกังวลว่ามีใครพลาดโอกาสดีๆ เนื่องจากปัญหาทางเทคนิค คุณสามารถสบายใจได้เพราะรู้ว่าทุกคนจะมีโอกาสฟังการประชุมทั้งหมดในภายหลัง

แผนการติดตามผลที่ชัดเจน

การบันทึกเสียงยังสามารถใช้เพื่อติดตามผลและรับประกันว่าทุกคนจะรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป เนื่องจากมีส่วนที่เคลื่อนไหวจำนวนมากในการประชุมทีมเสมือนจริง จึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะบอกว่าใครกำลังทำงานในโครงการใดและทุกคนจะนำเสนอแนวคิดอะไรบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุมระดมความคิด ผู้เข้าร่วมประชุมเสมือนอาจหลงทางมากกว่า... เอาล่ะ ตัวละครเอกของภาพยนตร์เรื่อง Lost in Translation

แม้ว่าบุคคลนั้นจะพยายามค้นหาแนวคิดใหม่โดยใช้แนวคิดและบันทึกที่ปูเข้าด้วยกันเพื่อการรวมกลุ่ม แต่จะง่ายกว่ามากหากปรับให้เข้ากับการบันทึกเสียง จินตนาการ – ข้อมูลทั้งหมดจากครึ่งชั่วโมงหรือชั่วโมงที่ผ่านมา (หรือมากกว่านั้น) รวมกันเป็นการบันทึกเดียวที่สามารถแชร์ได้อย่างรวดเร็ว ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณไปร่วมงานแบบเห็นหน้ากัน คุณจะรู้สึกดีมากที่ได้รู้ว่าคุณได้ช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานด้วยการแบ่งปันไฟล์บันทึกเสียง ทำให้พวกเขาได้แสดงรายการนี้บนท้องถนนพร้อมกับงานของพวกเขา

พยายามบันทึกเสียงการประชุมทีมเสมือนครั้งถัดไปของคุณ

เนื่องจากตอนนี้คุณทราบถึงข้อดีบางประการของการบันทึกเสียงแล้ว จึงเป็นโอกาสที่ดีที่จะก้าวไปอีกขั้นและทำความคุ้นเคยกับวิธีที่ข้อดีเหล่านั้นช่วยให้ทีมมีความเชี่ยวชาญมากขึ้น คุณมีทางเลือกมากมายสำหรับการแบ่งปันการบันทึกเหล่านั้น คุณสามารถแชร์ไฟล์บันทึกเสียงดิบ ใช้เป็นส่วนเสริมในบันทึกการประชุม หรือใช้ประโยชน์จากบริการถอดเสียงเป็นคำก็ได้ ลองพิจารณาดู: ระหว่างงานกับการประชุม คุณมีอาชีพการงานของตัวเองอย่างไม่น่าเชื่อ ทำไมไม่ลองย้อนเวลาส่วนหนึ่งกลับไปด้วยการบันทึกเสียงของคุณอย่างรวดเร็วและไม่มีปัญหาใดๆ คุณสามารถใช้เวลาและพลังงานเพิ่มเติมเพื่อมุ่งความสนใจไปที่ภารกิจต่อไปของคุณ และเมื่อมีสำเนาการประชุมอยู่ในมือ คุณจะเตรียมพร้อมสำหรับความคืบหน้า