Försök med ljudinspelning ditt nästa virtuella teammöte

Programvara för automatisk transkription – Gglot

Om du är anställd i ett stort, internationellt företag är det troligt att du redan har deltagit i något slags virtuellt teammöte. I så fall kan du förmodligen komma ihåg spänningen och den lilla förvirringen när människor runt om i världen, oavsett var de befinner sig och i deras tidszon, använder video, ljud och text för att länka upp sig online och diskutera viktiga affärsfrågor. Med virtuella möten kan människor dela information och data i realtid utan att vara fysiskt placerade tillsammans.

I takt med att arbetsmiljön utvecklas använder organisationer alltmer virtuella teammöten. Virtuella teammöten erbjuder många fördelar för alla inblandade. De innehåller utökad anpassningsförmåga, interaktion med olika kontor och möjliggör samarbete mellan olika avdelningar. Många organisationer litar alltmer på frilans, kontrakt och fjärrarbete för att uppnå sina mål. Detta ökar i sin tur behovet av virtuella teammöten, särskilt om flexibla scheman införs.

En fördel med virtuella teammöten är att de kan användas för virtuell teambuilding genom att bygga starkare relationer mellan distansarbetare. Liksom teambuilding i den verkliga världen fokuserar den virtuella motsvarigheten på att förbättra färdigheter som kommunikation och samarbete, samtidigt som man främjar vänskap och anpassning. Du kan arbeta med en tredje part för dessa ansträngningar, eller gör det själv genom att lägga till spel och aktiviteter i dina teamsamtal. Fjärrarbete kan vara ensamt, frikopplat och oproduktivt. eller helt motsatsen. Vad som gör virtuell teambuilding viktig är att det är katalysatorn till det mer positiva resultatet. Organisationer som investerar i virtuella teambyggnader har arbetskrafter som är mer kreativa, kommunikativa och produktiva. vilket är en enorm konkurrensfördel. Du kan krydda de virtuella gruppaktiviteterna genom att lägga till olika aktiviteter och spel, till exempel frågor om isbrytare, virtuell lunch eller umgås med gruppchatt. Du kan alla ta kaffepauser tillsammans, du kan genomföra veckospel, någon kan dela en rolig bild eller meme, möjligheterna är oändliga.

I vilket fall som helst, om du också vill att ditt virtuella teammöte ska vara så produktivt som möjligt, är det bra att ge tips och instruktioner för konferensdeltagare. Du kan stöta på tekniska problem eller ta reda på att vissa individer inte är helt närvarande i ett virtuellt möte. Att få ett produktivt virtuellt teammöte handlar verkligen om att ordna och planera. Du måste faktiskt göra en plan och se till att rätt kollegor är inbjudna. I vilket fall som helst bör du gå ytterligare en mil genom ljudinspelningsmöten. Du ser fördelarna med att göra det väldigt snabbt.

Hur ljudinspelning virtuella möten hjälper

Ljudinspelningsmöten löser inte helt alla problem som möts i virtuella teammöten, men de kan vara till stor hjälp för alla som ingår. Här är fem anledningar till att ljudinspelning av dina virtuella möten borde vara en vanlig praxis i din organisation, oavsett om det är ett virtuellt teammöte eller helt ansikte mot ansikte.

Behändig anteckning

Anteckningar är inte helt detsamma som att transkribera allt som sagts vid lagmötet. Anteckningar borde vara korta tankar, idéer eller påminnelser, inte med exakt samma ord. Det är ett vanligt fel att försöka skriva ner allt. Om någon pratar en stund eller inte är kortfattad med sin poäng, ligger det i vår tendens att försöka fånga hela deras funderingar så att vi inte missar något viktigt. Ändå hjälper det dig inte att vara fokuserad och just nu. Med en ljudinspelning av mötet i kombination med en efterföljande transkription behöver ingen ta grundliga anteckningar. Du kan helt enkelt skriva ner de viktiga sakerna själv senare. På så sätt kan du fokusera på att vara närvarande och lyssna uppmärksamt, vilket är värdefullt för alla inkluderade.

Bättre brainstorming

Förr eller senare möter varje deltagare i ett virtuellt lagmöte oundvikligen någon form av uppmärksamhet. En telependlare kan bli omdirigerad av sin hund, någon i rummet kanske tittar på en annan webbplats eller använder en budbärare, eller en medarbetare kan aggressivt notera anteckningar. Det finns många anledningar till varför du kan se en koncentrationsglidning. Hur som helst, de personer som i allmänhet är närvarande under sammankomsterna kommer att ha bättre förståelse för vad som händer, särskilt om mötet är interaktivt. De måste vara fokuserade och kunna delta i diskussionen i rätt ögonblick. Genom att ställa in och fokusera på vad som händer deltar du bättre i samlingen och samtidigt bygger du ett starkare band med dina kollegor. Ännu bättre kommer du att kunna komma med bättre och mer användbara idéer efter mötet eftersom du har en inspelning av allt som avslöjades.

Delningens enkelhet

Oavsett hur hårt vi försöker delta i varje lagmöte vi är inbjudna till, ibland förhindrar oväntade händelser oss från att göra det. Din kollega kan vara upptagen med att arbeta på ett annat mycket viktigt projekt eller ha ett annat långt möte samtidigt, eller så kan de ha en fysisk kontroll vid mötet. Eftersom någon inte kan gå med bör de inte missa data på grund av de olika åtagandena. Deras insatser och färdigheter är fortfarande viktiga, och de kan bidra någon gång senare. När du kommer ihåg dessa personer för dina uppföljningssteg efter mötet, kom ihåg att en ljudinspelning kan delas mer effektivt än memos. En ljudinspelning innehåller alla finesser i mötet, inklusive sätt att tala eller alla sista "vattenkylare" överväganden, och kan förmedlas direkt. Med ett memo måste du lita på att någon kommer att skriva anteckningar, vilket kan ta timmar eller till och med dagar. Om du missade ett möte och inte kunde börja arbeta med ett projekt förrän du fick mötesanteckningarna, är det mycket mer fördelaktigt att få en ljudinspelning av mötet för att få fart på snarare än att vara beroende av en partner för att få sina anteckningar över till dig.

Lösningar för tekniska svårigheter

Precis som virtuellt teammöte som rutinmässigt har tappat uppmärksamhet av deltagarna, kommer du också att uppleva många tekniska problem. Du kan ha en långsam internetanslutning, har svårt att höra alla, eller så kan din programvara krascha precis när du presenterar dig själv. Om arrangören har ljudinspelningen av mötet kommer dessa frågor inte att ge några verkliga problem. Istället för att oroa dig om någon missar en stor möjlighet på grund av tekniska svårigheter kan du koppla av och veta att alla kommer att få möjlighet att höra hela mötet senare.

Rensa uppföljningsplanen

Ljudinspelningar kan också användas för att göra uppföljningsuppgifter och garantera att alla vet vad de ska göra nästa gång. Med ett så stort antal rörliga delar i ett virtuellt teammöte kan det mycket väl vara svårt att säga vem som arbetar med vilket projekt och vilka idéer alla kommer att presentera. Särskilt med ett brainstorming-möte kan en virtuell mötesdeltagare gå mer vilse än ... ja, huvudpersonerna i filmen Lost in Translation.

Medan den individen kunde försöka undersöka nya idéer med hjälp av idéerna och noterna kullerstensade för en samling, skulle det vara mycket lättare att helt enkelt ställa in en ljudinspelning. Envision - all data från den senaste halvtimme eller timme (eller betydligt mer) kondenseras till en enda inspelning som kan delas snabbt. Dessutom kan du, om du gick till samlingen ansikte mot ansikte, känna dig bra att inse att du hjälpte olika medarbetare genom att dela ljudinspelningen och låta dem få denna show på väg med sitt arbete.

Försök att spela in dina nästa virtuella teammöten

Eftersom du nu känner till några fördelar med ljudinspelning är det ett perfekt tillfälle att ta nästa steg och bekanta dig med hur de hjälper till att göra team alltmer skickliga. Du har massor av olika alternativ för att dela dessa inspelningar. Du kan dela den råa ljudinspelningen, använda den som ett komplement till mötesanteckningar eller gå utöver och utnyttja transkriptionstjänster. Tänk på det: mellan arbete och möten är du otroligt upptagen i ditt kall. Varför inte ta en del av den tiden tillbaka genom att få din ljudinspelning transkriberad snabbt och utan problem? Du kan använda extra tid och energi för att koncentrera dig på ditt nästa åtagande - och med en transkription av mötet i handen är du beredd på framsteg.