Покушајте да снимите свој следећи виртуелни састанак тима

Софтвер за аутоматску транскрипцију – Гглот

Ако сте запослени у великој, међународној компанији, врло је вероватно да сте већ учествовали у некој врсти виртуелног састанка тима. У том случају, вероватно можете да се сетите узбуђења и мале конфузије када људи широм света, без обзира на њихову локацију и временску зону, користе видео, аудио и текст да се повежу на мрежи и разговарају о важним пословним питањима. Виртуелни састанци омогућавају људима да деле информације и податке у реалном времену, а да нису физички лоцирани заједно.

Како се радно окружење развија, организације све више користе виртуелне састанке тима. Виртуелни тимски састанци нуде много предности за све укључене људе. Они укључују проширену прилагодљивост, интеракцију лицем у лице са различитим канцеларијама и оснажују сарадњу између различитих одељења. Многе организације се све више ослањају на слободни рад, уговор и рад на даљину да би постигле своје циљеве. Ово, заузврат, повећава потребу за виртуелним састанцима тима, посебно ако се уведу флексибилни распореди.

Једна од предности виртуелних састанака тима је та што се могу користити за виртуелну изградњу тима, изградњом јачих односа између удаљених радника. Попут изградње тима у стварном свету, виртуелни пандан се фокусира на побољшање вештина као што су комуникација и сарадња, док такође промовише пријатељства и усклађивање. Можете да радите са трећом страном на овим напорима или „уради сам“ додавањем игара и активности у позиве свог тима. Рад на даљину може бити усамљен, неангажован и непродуктиван; или потпуно супротно. Оно што виртуелни теам буилдинг чини важним је то што је он катализатор позитивнијег исхода. Организације које улажу у виртуелне теам буилдинге имају радну снагу која је креативнија, комуникативнија и продуктивнија; што је огромна конкурентска предност. Можете да зачините виртуелне тимске активности додавањем разних активности и игара, као што су питања о ледоломцу, виртуелни ручак или дружење уз групно ћаскање. Можете сви заједно да правите паузе за кафу, можете да спроведете недељну сесију играња, неко би могао да подели смешну слику или мем, могућности су бескрајне.

У сваком случају, ако желите и да ваш виртуелни састанак тима буде што продуктивнији, добро је дати савете и упутства за учеснике конференције. Можете наићи на техничке проблеме или сазнати да неки појединци нису у потпуности присутни на виртуелном састанку. Добијање продуктивног виртуелног састанка тима се заиста своди на уређење и планирање. Заиста, мораћете да направите план и обезбедите да су позване праве колеге. У сваком случају, требало би да пређете додатну миљу путем аудио снимања састанака. Видећете предности тога врло брзо.

Како аудио снимање виртуелних састанака помаже

Састанци са аудио снимањем неће у потпуности решити све проблеме са којима се сусрећу на виртуелним састанцима тима, али могу бити од велике помоћи за све укључене. Ево пет разлога зашто би аудио снимање ваших виртуелних састанака требало да буде стандардна пракса у вашој организацији, без обзира да ли се ради о виртуелном тимском састанку или потпуно лицем у лице.

Стручно вођење белешки

Прављење белешки није исто што и преписивање свега што је речено на састанку тима. Белешке треба да буду кратке мисли, идеје или подсетници, а не потпуно исте речи. Честа је грешка покушати све да запишете. Ако неко говори неко време или није кратак са својом поентом, наша је тенденција да покушамо да ухватимо целину њихових размишљања како не бисмо пропустили нешто значајно. Ипак, то вам не помаже да будете фокусирани и у тренутку. Уз аудио снимак састанка, у комбинацији са накнадном транскрипцијом, нико не мора да прави темељне белешке. Касније можете једноставно сами записати важне ствари. На тај начин можете се фокусирати на присуство и пажљиво слушање, што је драгоцено за све укључене.

Беттер Браинсторминг

Пре или касније, сваки учесник виртуелног састанка тима неизбежно се сусреће са неком врстом пропуста пажње. Путника на посао може скренути њихов пас, неко у просторији можда гледа другу локацију или користи месинџер, или би колега могао агресивно да бележи белешке. Постоји много разлога зашто можете приметити пад концентрације. Било како било, појединци који су углавном присутни током скупова ће боље разумети шта се дешава, посебно ако је састанак интерактиван. Морају бити фокусирани и бити у стању да уђу у дискусију у правом тренутку. Укључивањем и фокусирањем на оно што се дешава, боље учествујете у скупу, а истовремено градите чвршћу везу са својим колегама. Још боље, моћи ћете да изнесете боље и корисније идеје након састанка јер ћете имати снимак свега што је откривено.

Једноставност дељења

Без обзира колико се трудимо да учествујемо на сваком састанку тима на који смо позвани, понекад нас неочекиване појаве спречавају у томе. Ваш колега је можда заузет радом на другом веома важном пројекту или има још један дуги састанак у исто време, или ће можда имати физички преглед у време састанка. Пошто неко не може да се придружи, не би требало да пропусти податке због тих различитих обавеза. Њихов допринос и вештине су и даље важни, а могу допринети касније. У тренутку када се сећате ових особа за своје кораке након састанка, запамтите да аудио снимак може да се дели ефикасније од белешки. Аудио снимак укључује све суптилности састанка, укључујући начин говора или било које последње разматрање „хладњака воде“, и може се одмах пренети. Са меморандумом, мораћете да верујете да ће неко доћи до састављања белешки, што може потрајати сатима или чак данима. У случају да сте пропустили састанак и нисте могли да почнете да радите на пројекту док не добијете белешке са састанка, много је корисније добити аудио снимак састанка да бисте били у току, а не да зависите од партнера да вам пренесу њихове белешке.

Решења за технолошке потешкоће

Слично као што виртуелни састанци тима рутински показују пропусте у пажњи од стране учесника, такође ћете доживети много техничких проблема. Можда имате спору интернет везу, имате потешкоћа да чујете свакога или ће вам се софтвер можда срушити баш када се представљате. Ако организатор има аудио снимак састанка, та питања неће представљати прави проблем. Уместо да бринете да ли неко пропусти сјајну прилику због техничких потешкоћа, можете се опустити знајући да ће сви касније имати прилику да чују цео састанак.

Јасан план за праћење

Аудио снимци се такође могу користити за обављање накнадних задатака и гарантовати да сви знају шта даље. Са тако великим бројем покретних делова на виртуелном састанку тима, можда је тешко рећи ко ради на ком пројекту и које идеје ће сви представити. Нарочито са састанком за размишљање, виртуелни учесник састанка може се више изгубити него... па, протагонисти филма Изгубљени у преводу.

Иако би тај појединац могао да покуша да истражује нове идеје користећи идеје и белешке спојене за окупљање, било би много лакше једноставно се укључити у звучни снимак. Енвисион – сви подаци из протеклих пола сата или сата (или знатно више) сажети у један снимак који се може брзо поделити. Штавише, у случају да сте отишли на окупљање лицем у лице, можете се осећати сјајно када схватите да сте помогли различитим сарадницима тако што сте поделили аудио снимак, дозволивши им да ову емисију покрену својим радом.

Покушајте да снимите своје следеће виртуелне састанке тима

Пошто сада знате неке предности аудио снимања, то је идеална прилика да направите следећи корак и упознате се са начином на који они помажу да тимови постану све стручнији. Имате гомилу различитих алтернатива за дељење тих снимака. Можете да делите необрађени аудио снимак, да га користите као додатак белешкама са састанка или да идете изнад и даље и искористите предности услуга транскрипције. Узмите у обзир: између посла и састанака, невероватно сте заокупљени својим позивом. Зашто не бисте вратили део тог времена тако што ћете брзо и без икаквих проблема транскрибовати свој аудио снимак? Можете искористити додатно време и енергију да се концентришете на свој следећи подухват – и са транскрипцијом састанка у руци, бићете спремни за напредак.