Provoni të regjistroni audio takimin tuaj të ardhshëm të ekipit virtual

Softueri i transkriptimit automatik - Gglot

Nëse jeni i punësuar në një kompani të madhe ndërkombëtare, ka shumë të ngjarë që të keni marrë pjesë tashmë në një lloj takimi të ekipit virtual. Në atë rast, ju ndoshta mund të mbani mend emocionin dhe konfuzionin e lehtë kur njerëzit në mbarë botën, pavarësisht vendndodhjes dhe zonës kohore të tyre përdorin video, audio dhe tekst për t'u lidhur në internet dhe për të diskutuar çështje të rëndësishme të biznesit. Takimet virtuale i lejojnë njerëzit të ndajnë informacione dhe të dhënat në kohë reale pa u vendosur fizikisht së bashku.

Ndërsa mjedisi i punës zhvillohet, organizatat po përdorin gjithnjë e më shumë takimet e ekipit virtual. Takimet e ekipit virtual ofrojnë shumë përparësi për të gjithë njerëzit e përfshirë. Ato përfshijnë përshtatshmëri të zgjeruar, ndërveprim ballë për ballë me zyra të ndryshme dhe fuqizojnë bashkëpunimin në departamente të ndryshme. Shumë organizata mbështeten gjithnjë e më shumë tek puna e pavarur, kontrata dhe puna në distancë për të arritur objektivat e tyre. Kjo, nga ana tjetër, rrit nevojën për takime të ekipit virtual, veçanërisht nëse futen orare fleksibël.

Një avantazh i takimeve të ekipit virtual është se ato mund të përdoren për ndërtimin e ekipit virtual, duke ndërtuar marrëdhënie më të forta midis punonjësve në distancë. Ashtu si ndërtimi i ekipit në botën reale, homologu virtual fokusohet në përmirësimin e aftësive si komunikimi dhe bashkëpunimi, duke promovuar gjithashtu miqësi dhe përafrim. Ju mund të punoni me një palë të tretë në këto përpjekje ose të bëni vetë duke shtuar lojëra dhe aktivitete në thirrjet e ekipit tuaj. Puna në distancë mund të jetë e vetmuar, e paangazhuar dhe joproduktive; ose krejt e kundërta. Ajo që e bën të rëndësishme ndërtimin e ekipit virtual është se është katalizator për një rezultat më pozitiv. Organizatat që investojnë në ndërtesat e ekipeve virtuale kanë fuqi punëtore që janë më kreative, komunikuese dhe produktive; që është një avantazh i madh konkurrues. Ju mund t'i përmirësoni aktivitetet e ekipit virtual duke shtuar aktivitete dhe lojëra të ndryshme, të tilla si pyetje për akullthyesin, drekë virtuale ose shoqërim gjatë bisedës në grup. Ju të gjithë mund të bëni pauza kafeje së bashku, mund të zbatoni sesionin javor të lojërave, dikush mund të ndajë një foto ose meme qesharake, mundësitë janë të pafundme.

Në çdo rast, nëse dëshironi që edhe takimi i ekipit tuaj virtual të jetë sa më produktiv, është mirë të jepni këshilla dhe udhëzime për pjesëmarrësit në konferencë. Mund të hasni në çështje teknike ose të zbuloni se disa individë nuk janë plotësisht të pranishëm në një takim virtual. Marrja e një takimi produktiv të ekipit virtual varet nga organizimi dhe planifikimi. Në të vërtetë, do t'ju duhet të bëni një plan dhe të siguroheni që të ftohen kolegët e duhur. Në çdo rast, ju duhet të kaloni një milje shtesë nga takimet me regjistrim audio. Do t'i shihni shumë shpejt avantazhet e kësaj.

Si ndihmon regjistrimi audio i takimeve virtuale

Takimet e regjistrimit audio nuk do të zgjidhin plotësisht të gjitha problemet që hasen në takimet e ekipit virtual, por ato mund të jenë shumë të dobishme për të gjithë të përfshirë. Këtu janë pesë arsyet pse regjistrimi audio i takimeve tuaja virtuale duhet të jetë një praktikë standarde në organizatën tuaj, pavarësisht nëse është një takim i ekipit virtual apo krejtësisht ballë për ballë.

Mbajtja e mirë e shënimeve

Marrja e shënimeve nuk është krejtësisht e njëjtë me transkriptimin e gjithçkaje që u tha në takimin e ekipit. Shënimet duhet të jenë mendime, ide ose kujtime të shkurtra, jo me të njëjtat fjalë. Është një gabim i zakonshëm të përpiqesh të shkruash gjithçka. Nëse dikush po flet për ca kohë ose nuk është i shkurtër me pikën e tij, është në tendencën tonë të përpiqemi të kapim tërësinë e mendimeve të tij, në mënyrë që të mos humbasim diçka domethënëse. Megjithatë, kjo nuk po ju ndihmon të jeni të përqendruar dhe në këtë moment. Me një regjistrim audio të takimit, të kombinuar me një transkriptim të mëvonshëm, askush nuk duhet të mbajë shënime të plota. Ju thjesht mund t'i shkruani vetë gjërat e rëndësishme më vonë. Në këtë mënyrë, ju mund të përqendroheni në të qenit i pranishëm dhe të dëgjoni me vëmendje, gjë që është e vlefshme për të gjithë përfshirë.

Më mirë Brainstorming

Herët a vonë, çdo pjesëmarrës i një takimi të ekipit virtual në mënyrë të pashmangshme ndeshet me një lloj gabimi në vëmendje. Një telekomunikues mund të devijohet nga qeni i tij, dikush në dhomë mund të jetë duke parë një faqe tjetër ose duke përdorur një mesazher, ose një bashkëpunëtor mund të jetë duke shënuar në mënyrë agresive shënimet. Ka disa arsye pse mund të shihni një rrëshqitje në përqendrim. Sido që të jetë, individët që janë përgjithësisht të pranishëm gjatë tubimeve do të kenë një kuptim më të mirë të asaj që po ndodh, veçanërisht nëse takimi është interaktiv. Ata duhet të jenë të fokusuar dhe të jenë në gjendje të hyjnë në diskutim në momentin e duhur. Duke u akorduar dhe duke u fokusuar në atë që po ndodh, ju po merrni pjesë më mirë në mbledhje dhe në të njëjtën kohë po ndërtoni një lidhje më të fortë me kolegët tuaj. Edhe më mirë, do të jeni në gjendje të dilni me ide më të mira dhe më të dobishme pas takimit pasi do të keni një regjistrim të gjithçkaje që u zbulua.

Thjeshtësia e ndarjes

Pavarësisht se sa shumë përpiqemi të marrim pjesë në çdo takim të ekipit në të cilin jemi të ftuar, ndonjëherë ndodhitë e papritura na pengojnë ta bëjmë këtë. Kolegu juaj mund të jetë i zënë duke punuar në një projekt tjetër shumë të rëndësishëm ose të ketë një takim tjetër të gjatë në të njëjtën kohë, ose mund të ketë një kontroll fizik në orën e takimit. Për shkak se dikush nuk mund të bashkohet, ata nuk duhet të humbasin të dhënat për shkak të atyre angazhimeve të ndryshme. Kontributi dhe aftësitë e tyre janë ende të rëndësishme dhe ata mund të kontribuojnë diku më vonë. Në momentin kur po i kujtoni këta individë për hapat vijues pas takimit, mbani mend se një regjistrim audio mund të ndahet në mënyrë më efektive sesa memorandumet. Një regjistrim audio përfshin tërësinë e hollësive të takimit, duke përfshirë mënyrën e të folurit ose ndonjë konsideratë të fundit të "ftohësit të ujit", dhe mund të transmetohet menjëherë. Me një memo, do t'ju duhet të besoni se dikush do të arrijë të kompozojë shënime, të cilat mund të zgjasin orë apo edhe ditë. Në rast të rastit që keni humbur një takim dhe nuk mund të filloni të punoni në një projekt derisa të merrni shënimet e takimit, është shumë më e dobishme të merrni një regjistrim audio të takimit për të rritur shpejtësinë sesa të vareni nga një partner. për të marrë shënimet e tyre tek ju.

Zgjidhje për vështirësitë teknologjike

Ashtu si takimet e ekipit virtual zakonisht shfaqin mangësi në vëmendje nga pjesëmarrësit, ju gjithashtu do të përjetoni shumë probleme teknike. Mund të keni një lidhje të ngadaltë në internet, të keni vështirësi në dëgjimin e të gjithëve ose softueri juaj mund të prishet pikërisht kur po prezantoni veten. Nëse organizatori ka regjistrimin audio të takimit, ato çështje nuk do të paraqesin asnjë problem real. Në vend që të shqetësoheni nëse dikush po humbet një mundësi të madhe për shkak të vështirësive teknike, mund të relaksoheni duke ditur se të gjithë do të kenë mundësinë të dëgjojnë të gjithë takimin më vonë.

Plani i qartë përcjellës

Regjistrimet audio gjithashtu mund të përdoren për të kryer detyra pasuese dhe për të garantuar që të gjithë të dinë se çfarë të bëjnë më pas. Me një numër kaq të madh pjesësh lëvizëse në një takim të ekipit virtual, mund të jetë shumë e vështirë të thuhet se kush po punon në cilin projekt dhe çfarë idesh do të prezantojë të gjithë. Veçanërisht me një takim me stuhi idesh, një pjesëmarrës i takimit virtual mund të humbasë më shumë se… mirë, protagonistët e filmit Lost in Translation.

Ndërsa ai individ mund të përpiqet të hetojë ide të reja duke shfrytëzuar idetë dhe shënimet e bashkuara me kalldrëm për një mbledhje, do të ishte shumë më e lehtë të akordohej thjesht me një regjistrim zanor. Parashikoni – të gjitha të dhënat nga gjysmë ore ose ore e kaluar (ose dukshëm më shumë) të kondensuara në një regjistrim të vetëm që mund të ndahet shpejt. Për më tepër, në rast se keni shkuar ballë për ballë në mbledhje, mund të ndiheni mirë duke kuptuar se keni ndihmuar bashkëpunëtorë të ndryshëm duke ndarë regjistrimin audio, duke i lejuar ata ta bëjnë këtë shfaqje në rrugë me punën e tyre.

Përpiquni të regjistroni audio takimet e ardhshme të ekipit tuaj virtual

Meqenëse tani i njihni disa avantazhe të regjistrimit audio, është një mundësi ideale për të ndërmarrë hapin tjetër dhe për t'u njohur me mënyrën se si ato ndihmojnë t'i bëjnë ekipet gjithnjë e më të aftë. Ju keni shumë alternativa të ndryshme për ndarjen e atyre regjistrimeve. Mund të ndash regjistrimin audio të papërpunuar, ta përdorësh si një shtesë për shënimet e takimit ose të shkosh përtej dhe të përfitosh nga shërbimet e transkriptimit. Merreni parasysh: midis punës dhe takimeve, ju jeni të zënë në mënyrë të pabesueshme në profesionin tuaj. Pse të mos e ktheni një pjesë të asaj kohe duke bërë regjistrimin tuaj audio të transkriptuar shpejt dhe pa asnjë problem? Ju mund të përdorni kohën dhe energjinë shtesë për t'u përqendruar në ndërmarrjen tuaj të ardhshme - dhe me një transkriptim të takimit në dorë, do të jeni të përgatitur për përparim.