Poskusite zvočno posneti svoj naslednji virtualni sestanek ekipe

Programska oprema za samodejno prepisovanje – Gglot

Če ste zaposleni v velikem, mednarodnem podjetju, je zelo verjetno, da ste se že udeležili kakšnega virtualnega timskega sestanka. V tem primeru se verjetno spomnite vznemirjenja in rahle zmede, ko ljudje po vsem svetu, ne glede na svojo lokacijo in časovni pas, uporabljajo video, zvok in besedilo, da se povežejo na spletu in razpravljajo o pomembnih poslovnih vprašanjih. Navidezni sestanki ljudem omogočajo izmenjavo informacij in podatke v realnem času, ne da bi bili fizično locirani skupaj.

Z razvojem delovnega okolja organizacije vse pogosteje uporabljajo virtualna skupinska srečanja. Virtualni timski sestanki ponujajo veliko prednosti za vse udeležence. Vključujejo razširjeno prilagodljivost, interakcijo iz oči v oči z različnimi uradi in krepijo sodelovanje med različnimi oddelki. Številne organizacije se pri doseganju svojih ciljev vedno bolj zanašajo na samostojno delo, pogodbeno delo in delo na daljavo. To pa povečuje potrebo po virtualnih timskih sestankih, zlasti če so uvedeni prilagodljivi urniki.

Ena od prednosti virtualnih skupinskih sestankov je, da jih je mogoče uporabiti za virtualno team building z vzpostavljanjem močnejših odnosov med oddaljenimi delavci. Tako kot team building v resničnem svetu se tudi virtualni partner osredotoča na izboljšanje veščin, kot sta komunikacija in sodelovanje, hkrati pa spodbuja prijateljstva in usklajevanje. Pri teh prizadevanjih lahko sodelujete s tretjo osebo ali naredite sam, tako da klicem svoje ekipe dodate igre in dejavnosti. Delo na daljavo je lahko osamljeno, nezavzeto in neproduktivno; ali popolno nasprotje. Virtualni team building je pomemben, ker je katalizator za bolj pozitiven rezultat. Organizacije, ki vlagajo v virtualne team buildinge, imajo bolj ustvarjalno, komunikativno in produktivno delovno silo; kar je velika konkurenčna prednost. Virtualne timske aktivnosti lahko popestrite z različnimi aktivnostmi in igrami, kot so ledolomilska vprašanja, virtualno kosilo ali druženje prek skupinskega klepeta. Vsi skupaj si lahko privoščite odmor za kavo, lahko organizirate tedensko igranje iger, nekdo lahko deli smešno sliko ali meme, možnosti so neskončne.

Vsekakor, če želite, da bo tudi vaše virtualno srečanje ekipe čim bolj produktivno, je dobro, da udeležencem konference ponudite nasvete in navodila. Lahko naletite na tehnične težave ali ugotovite, da nekateri posamezniki niso popolnoma prisotni na virtualnem sestanku. Za produktiven virtualni timski sestanek je treba dogovarjati in načrtovati. Pravzaprav boste morali narediti načrt in poskrbeti, da bodo povabljeni pravi sodelavci. V vsakem primeru bi se morali potruditi z zvočnim snemanjem sestankov. Zelo hitro boste videli prednosti tega početja.

Kako pomaga zvočno snemanje virtualnih sestankov

Zvočni posnetki sestankov ne bodo v celoti rešili vseh težav, s katerimi se srečujejo na virtualnih timskih sestankih, so pa lahko zelo koristni za vse vključene. Tukaj je pet razlogov, zakaj bi moralo biti zvočno snemanje vaših virtualnih sestankov standardna praksa v vaši organizaciji, ne glede na to, ali gre za virtualni timski sestanek ali popolnoma osebno.

Izkušeno pisanje zapiskov

Pisanje zapiskov ni povsem isto kot prepisovanje vsega, kar je bilo povedano na sestanku ekipe. Opombe bi morale biti kratke misli, ideje ali opomniki, ne v popolnoma enakih besedah. Pogosta napaka je, da poskušate vse zapisati. Če nekdo nekaj časa govori ali ni kratek s svojim stališčem, je naša težnja, da poskušamo ujeti celotno njegovo razmišljanje, da ne bi zamudili nečesa pomembnega. Vendar vam to ne pomaga, da ste osredotočeni in v trenutku. Z zvočnim posnetkom sestanka v kombinaciji z naknadnim prepisom nikomur ni treba delati temeljitih zapiskov. Pomembne stvari si lahko pozneje preprosto zapišete sami. Tako se lahko osredotočite na prisotnost in pozorno poslušanje, kar je dragoceno za vse vključene.

Boljša nevihta možganov

Prej ali slej se vsak udeleženec virtualnega timskega sestanka neizogibno sreča z nekakšnim padcem pozornosti. Delovalca na daljavo lahko preusmeri njegov pes, nekdo v sobi si morda ogleduje drugo spletno mesto ali uporablja messenger ali pa si sodelavec agresivno zapisuje zapiske. Obstaja veliko razlogov, zakaj lahko opazite zdrs koncentracije. Kakor koli že, posamezniki, ki so običajno prisotni na srečanjih, bodo bolje razumeli dogajanje, še posebej, če je srečanje interaktivno. Morajo biti osredotočeni in znati vstopiti v razpravo v pravem trenutku. Če se vključite in se osredotočite na dogajanje, bolje sodelujete na srečanju, hkrati pa vzpostavite močnejšo vez s sodelavci. Še bolje, po sestanku boste lahko izstrelili boljše in uporabnejše ideje, saj boste imeli posnetek vsega, kar je bilo razkrito.

Preprostost skupne rabe

Ne glede na to, kako močno se trudimo sodelovati na vsakem sestanku ekipe, na katerega smo povabljeni, nam včasih nepričakovani dogodki to preprečijo. Vaš kolega je morda zaposlen pri drugem zelo pomembnem projektu ali ima istočasno še en dolg sestanek ali pa ima ob uri sestanka fizični pregled. Ker se nekdo ne more pridružiti, ne bi smel zamuditi podatkov zaradi teh različnih obveznosti. Njihov prispevek in spretnosti so še vedno pomembni in lahko prispevajo kdaj pozneje. Ko se spominjate teh posameznikov za svoje nadaljnje korake po sestanku, ne pozabite, da lahko zvočni posnetek delite učinkoviteje kot beležke. Zvočni posnetek vključuje vse podrobnosti sestanka, vključno z načinom govora ali kakršnimi koli zadnjimi premisleki o "hladitvi vode", in ga je mogoče posredovati takoj. Z beležko boste morali zaupati, da se bo nekdo lotil sestavljanja zapiskov, kar lahko traja ure ali celo dni. V primeru, da ste zamudili sestanek in niste mogli začeti delati na projektu, dokler niste dobili zapiskov s sestanka, je veliko bolj ugodno, če dobite zvočni posnetek sestanka, da boste čim hitreje, kot da ste odvisni od partnerja da ti posredujejo njihove zapiske.

Rešitve za tehnološke težave

Podobno kot na sestanku virtualne ekipe rutinsko pride do izgube pozornosti udeležencev, boste tudi vi imeli veliko tehničnih težav. Morda imate počasno internetno povezavo, težko slišite vse ali pa se vaša programska oprema zruši ravno takrat, ko se predstavljate. Če ima organizator zvočni posnetek sestanka, te težave ne bodo predstavljale pravega problema. Namesto da bi vas skrbelo, ali bo kdo izpustil odlično priložnost zaradi tehničnih težav, se lahko sprostite, saj veste, da bodo vsi imeli priložnost slišati celotno srečanje pozneje.

Jasen nadaljnji načrt

Zvočne posnetke je mogoče uporabiti tudi za nadaljnje naloge in zagotoviti, da vsi vedo, kaj storiti naprej. Pri tako velikem številu premikajočih se delov na virtualnem sestanku skupine je morda zelo težko ugotoviti, kdo dela na katerem projektu in katere ideje bo kdo predstavil. Zlasti pri sestanku za nevihto možganov se lahko udeleženec virtualnega sestanka bolj izgubi kot … no, protagonisti filma Izgubljeni s prevodom.

Medtem ko bi ta posameznik lahko poskušal raziskati nove ideje z uporabo idej in zapiskov, ki so bili zbrani za srečanje, bi bilo veliko lažje preprosto uglasiti zvočni posnetek. Envision – vsi podatki zadnje pol ure ali ure (ali bistveno več) strnjeni v en sam posnetek, ki ga je mogoče hitro deliti. Še več, če ste šli na srečanje iz oči v oči, se lahko počutite odlično, ko ugotovite, da ste pomagali različnim sodelavcem z deljenjem zvočnega posnetka in jim omogočili, da s svojim delom spravijo to oddajo na pot.

Poskusite zvočno posneti svoje naslednje virtualne sestanke ekipe

Ker zdaj poznate nekatere prednosti zvočnega snemanja, je to idealna priložnost, da naredite naslednji korak in se seznanite s tem, kako lahko ekipe postanejo bolj usposobljene. Za skupno rabo teh posnetkov imate veliko različnih možnosti. Neobdelani zvočni posnetek lahko delite z drugimi, ga uporabite kot dodatek zapiskom s sestanka ali pa greste več in izkoristite storitve prepisovanja. Razmislite: med delom in sestanki ste neverjetno zaposleni v svojem poklicu. Zakaj ne bi vzeli delček tega časa nazaj s hitrim in brez težav prepisom vašega zvočnega posnetka? Dodaten čas in energijo lahko porabite za osredotočanje na vaš naslednji podvig – in s prepisom sestanka v roki boste pripravljeni na napredek.