Vyskúšajte zvukový záznam vášho ďalšieho stretnutia virtuálneho tímu

Softvér na automatický prepis – Gglot

Ak ste zamestnaný vo veľkej medzinárodnej spoločnosti, je dosť pravdepodobné, že ste sa už nejakého stretnutia virtuálneho tímu zúčastnili. V takom prípade si pravdepodobne pamätáte vzrušenie a mierny zmätok, keď ľudia na celom svete, bez ohľadu na ich polohu a časové pásmo, používajú video, zvuk a text na prepojenie online a diskutovali o dôležitých obchodných záležitostiach. Virtuálne stretnutia umožňujú ľuďom zdieľať informácie a údaje v reálnom čase bez toho, aby boli fyzicky umiestnené spolu.

Ako sa pracovné prostredie vyvíja, organizácie čoraz viac využívajú virtuálne tímové stretnutia. Virtuálne tímové stretnutia ponúkajú množstvo výhod pre všetkých zúčastnených. Zahŕňajú rozšírenú prispôsobivosť, interakciu tvárou v tvár s rôznymi kanceláriami a umožňujú spoluprácu medzi rôznymi oddeleniami. Mnohé organizácie sa pri dosahovaní svojich cieľov čoraz viac spoliehajú na prácu na voľnej nohe, prácu na základe zmluvy a prácu na diaľku. To zase zvyšuje potrebu virtuálnych tímových stretnutí, najmä ak sú zavedené flexibilné plány.

Jednou z výhod virtuálnych tímových stretnutí je, že ich možno použiť na budovanie virtuálneho tímu, a to budovaním silnejších vzťahov medzi vzdialenými pracovníkmi. Rovnako ako budovanie tímu v reálnom svete, virtuálny náprotivok sa zameriava na zlepšenie zručností, ako je komunikácia a spolupráca, a zároveň podporuje priateľstvo a súlad. Na týchto snahách môžete spolupracovať s treťou stranou alebo si sami pridať hry a aktivity do svojich tímových hovorov. Práca na diaľku môže byť osamelá, nezainteresovaná a neproduktívna; alebo úplný opak. Virtuálne budovanie tímu je dôležité preto, že je katalyzátorom pozitívneho výsledku. Organizácie, ktoré investujú do virtuálnych tímových budov, majú pracovné sily, ktoré sú kreatívnejšie, komunikatívnejšie a produktívnejšie; čo je obrovská konkurenčná výhoda. Aktivity virtuálneho tímu môžete okoreniť pridaním rôznych aktivít a hier, ako sú otázky o ľadoborci, virtuálny obed alebo socializácia cez skupinový chat. Všetci si môžete spolu robiť prestávky na kávu, môžete realizovať týždenné hranie, niekto môže zdieľať vtipný obrázok alebo meme, možnosti sú nekonečné.

V každom prípade, ak chcete, aby aj vaše stretnutie vo virtuálnom tíme bolo čo najproduktívnejšie, je dobré poskytnúť tipy a návody pre účastníkov konferencie. Môžete naraziť na technické problémy alebo zistiť, že niektorí jednotlivci nie sú úplne prítomní na virtuálnom stretnutí. Získanie produktívneho stretnutia virtuálneho tímu skutočne spočíva v usporiadaní a plánovaní. V skutočnosti budete musieť vytvoriť plán a zabezpečiť, aby boli pozvaní tí správni kolegovia. V každom prípade by ste mali prejsť na ďalšiu míľu pomocou zvukových záznamov stretnutí. Výhody, ktoré vám to prinesie, uvidíte veľmi rýchlo.

Ako pomáha nahrávanie zvuku virtuálnych stretnutí

Stretnutia so zvukovým záznamom úplne nevyriešia všetky problémy, s ktorými sa stretávate na stretnutiach virtuálneho tímu, ale môžu byť veľmi užitočné pre všetkých vrátane. Tu je päť dôvodov, prečo by zvukový záznam vašich virtuálnych stretnutí mal byť vo vašej organizácii štandardnou praxou bez ohľadu na to, či ide o stretnutie virtuálneho tímu alebo úplne tvárou v tvár.

Zručné písanie poznámok

Zapisovanie poznámok nie je úplne to isté ako prepisovanie všetkého, čo bolo povedané na tímovom stretnutí. Poznámky by mali byť krátke myšlienky, nápady alebo pripomienky, nie presne rovnakými slovami. Častou chybou je snažiť sa všetko zapísať. Ak niekto nejaký čas hovorí alebo nie je stručný vo svojej myšlienke, máme tendenciu pokúsiť sa zachytiť všetky jeho úvahy, aby sme neprehliadli niečo dôležité. To vám však nepomáha sústrediť sa a v daný moment. So zvukovým záznamom stretnutia v kombinácii s následným prepisom si nikto nemusí robiť dôkladné poznámky. Neskôr si môžete dôležité veci zapísať sami. Týmto spôsobom sa môžete sústrediť na prítomnosť a pozorné počúvanie, čo je cenné pre všetkých vrátane.

Lepší brainstorming

Skôr či neskôr sa každý účastník stretnutia virtuálneho tímu nevyhnutne stretne s nejakým poklesom pozornosti. Telecommuter môže byť odklonený ich psom, niekto v miestnosti si môže prezerať inú stránku alebo používať messenger, alebo si kolega môže agresívne zapisovať poznámky. Existuje mnoho dôvodov, prečo môžete vidieť pokles koncentrácie. Nech je to akokoľvek, jednotlivci, ktorí sú vo všeobecnosti prítomní počas stretnutí, budú lepšie rozumieť tomu, čo sa deje, najmä ak je stretnutie interaktívne. Musia byť sústredení a musia byť schopní vstúpiť do diskusie v správnom momente. Tým, že sa naladíte a sústredíte sa na to, čo sa deje, sa lepšie zúčastníte stretnutia a zároveň si vytvoríte pevnejšie puto s kolegami. Ešte lepšie je, že po stretnutí budete môcť prísť s lepšími a užitočnejšími nápadmi, pretože budete mať záznam o všetkom, čo bolo zverejnené.

Jednoduchosť zdieľania

Bez ohľadu na to, ako veľmi sa snažíme zúčastniť na každom tímovom stretnutí, na ktoré sme pozvaní, občas nám v tom zabránia neočakávané udalosti. Váš kolega môže byť zaneprázdnený prácou na inom veľmi dôležitom projekte alebo má v tom istom čase ďalšie dlhé stretnutie, prípadne môže mať v hodinu stretnutia fyzickú kontrolu. Keďže sa niekto nemôže zapojiť, nemal by prísť o dáta kvôli týmto rôznym záväzkom. Ich prínos a zručnosti sú stále dôležité a môžu prispieť niekedy neskôr. V momente, keď si spomínate na tieto osoby pre vaše následné kroky po stretnutí, nezabudnite, že zvukový záznam možno zdieľať efektívnejšie ako poznámky. Zvuková nahrávka zahŕňa všetky detaily stretnutia vrátane spôsobu rozprávania alebo akýchkoľvek posledných úvah o „chladení vody“ a môže byť okamžite odovzdaná. S poznámkou budete musieť veriť, že sa niekto dostane k písaniu poznámok, čo môže trvať hodiny alebo dokonca dni. V prípade, že ste zmeškali stretnutie a nemohli ste začať pracovať na projekte, kým nedostanete poznámky zo stretnutia, je oveľa výhodnejšie získať zvukový záznam stretnutia, aby ste sa dostali do tempa, a nie závisieť od partnera. aby k vám dostali ich poznámky.

Riešenia pre technologické ťažkosti

Podobne ako pri virtuálnych tímových stretnutiach bežne dochádza k výpadkom pozornosti zo strany účastníkov, aj vy zažijete množstvo technických problémov. Môžete mať pomalé internetové pripojenie, mať problémy s počutím všetkých alebo môže dôjsť k zlyhaniu vášho softvéru práve vtedy, keď sa predstavujete. Ak má organizátor k dispozícii zvukový záznam stretnutia, tieto problémy nebudú predstavovať žiadny skutočný problém. Namiesto toho, aby ste si robili starosti, či niekto premešká skvelú príležitosť kvôli technickým ťažkostiam, môžete si oddýchnuť s vedomím, že každý bude mať neskôr možnosť vypočuť si celé stretnutie.

Jasný plán sledovania

Zvukové nahrávky môžu byť tiež použité na vykonanie následných úloh a zaručiť, že každý vie, čo robiť ďalej. Pri takom veľkom počte pohyblivých častí na stretnutí virtuálneho tímu môže byť veľmi ťažké povedať, kto pracuje na akom projekte a aké nápady budú všetci prezentovať. Najmä pri brainstormingovom stretnutí sa môže účastník virtuálneho stretnutia stratiť viac ako... no, protagonisti filmu Stratené v preklade.

Aj keď by sa tento jednotlivec mohol pokúsiť preskúmať nové nápady s využitím nápadov a poznámok skombinovaných na stretnutie, bolo by oveľa jednoduchšie jednoducho naladiť zvukový záznam. Predstavte si – všetky údaje za poslednú polhodinu alebo hodinu (alebo podstatne viac) zhustené do jednej nahrávky, ktorú možno rýchlo zdieľať. A čo viac, pri náhode, že ste išli na stretnutie tvárou v tvár, sa môžete cítiť skvele, keď si uvedomíte, že ste pomohli rôznym spolupracovníkom zdieľaním zvukového záznamu, čím ste im umožnili dostať túto show na cestu so svojou prácou.

Pokúste sa o zvukový záznam vašich budúcich stretnutí virtuálneho tímu

Keďže teraz poznáte niektoré výhody nahrávania zvuku, je to ideálna príležitosť urobiť ďalší krok a zoznámiť sa s tým, ako pomáhajú tímom zvyšovať svoju zdatnosť. Na zdieľanie týchto nahrávok máte množstvo rôznych alternatív. Môžete zdieľať nespracovaný zvukový záznam, použiť ho ako doplnok k poznámkam zo schôdze alebo ísť nad rámec a využiť prepisové služby. Zvážte to: medzi prácou a stretnutiami ste neuveriteľne zamestnaní svojím povolaním. Prečo nevrátiť časť tohto času späť tým, že si svoju zvukovú nahrávku prepíšete rýchlo a bez akýchkoľvek problémov? Dodatočný čas a energiu môžete využiť na to, aby ste sa sústredili na svoju ďalšiu činnosť – a s prepisom stretnutia v ruke budete pripravení na pokrok.