Prøv lydopptak av ditt neste virtuelle teammøte

Programvare for automatisk transkripsjon – Gglot

Hvis du er ansatt i et stort, internasjonalt selskap, er det ganske sannsynlig at du allerede har deltatt på et slags virtuelt teammøte. I så fall kan du sannsynligvis huske spenningen og den lille forvirringen når folk rundt om i verden, uavhengig av plassering og tidssone, bruker video, lyd og tekst for å koble seg opp på nettet og diskutere viktige forretningsspørsmål. Virtuelle møter lar folk dele informasjon og data i sanntid uten å være fysisk plassert sammen.

Etter hvert som arbeidsmiljøet utvikler seg, bruker organisasjoner i økende grad virtuelle teammøter. Virtuelle teammøter gir mange fordeler for alle involverte. De inkorporerer utvidet tilpasningsevne, ansikt-til-ansikt interaksjon med ulike kontorer, og styrker samarbeid på tvers av ulike avdelinger. Mange organisasjoner er i økende grad avhengige av frilans, kontrakt og fjernarbeid for å nå sine mål. Dette øker igjen behovet for virtuelle teammøter, spesielt hvis fleksible tidsplaner innføres.

En fordel med virtuelle teammøter er at de kan brukes til virtuell teambygging, ved å bygge sterkere relasjoner mellom eksterne arbeidere. Som teambygging i den virkelige verden, fokuserer den virtuelle motparten på å forbedre ferdigheter som kommunikasjon og samarbeid, samtidig som den fremmer vennskap og samordning. Du kan jobbe med en tredjepart om disse anstrengelsene, eller DIY ved å legge til spill og aktiviteter i teamsamtalene dine. Fjernarbeid kan være ensomt, uengasjert og uproduktivt; eller det motsatte. Det som gjør virtuell teambygging viktig, er at den er katalysatoren for det mer positive resultatet. Organisasjoner som investerer i virtuelle teambygginger har arbeidsstyrker som er mer kreative, kommunikative og produktive; som er et stort konkurransefortrinn. Du kan krydre de virtuelle lagaktivitetene ved å legge til ulike aktiviteter og spill, for eksempel isbryterspørsmål, virtuell lunsj eller sosialt samvær over gruppechat. Dere kan alle ta kaffepauser sammen, dere kan gjennomføre ukentlig spilløkt, noen kan dele et morsomt bilde eller meme, mulighetene er uendelige.

I alle fall, hvis du også vil at det virtuelle teammøtet ditt skal være så produktivt som mulig, er det greit å gi tips og instruksjoner til konferansedeltakere. Du kan støte på tekniske problemer eller finne ut at enkelte personer ikke er helt til stede i et virtuelt møte. Å få et produktivt virtuelt teammøte handler virkelig om å arrangere og planlegge. Faktisk må du lage en plan og sørge for at de rette kollegene blir invitert. I alle fall bør du gå den ekstra milen ved lydopptaksmøter. Du vil se fordelene ved å gjøre det veldig raskt.

Hvordan Lydopptak virtuelle møter hjelper

Lydopptaksmøter vil ikke helt løse alle problemene som oppstår i virtuelle teammøter, men de kan være svært nyttige for alle inkludert. Her er fem grunner til at lydopptak av de virtuelle møtene dine burde være en standard praksis i organisasjonen din, uansett om det er et virtuelt teammøte eller helt ansikt til ansikt.

Dyktige notater

Notat er ikke helt det samme som å transkribere alt som ble sagt på teammøtet. Notater bør være korte tanker, ideer eller påminnelser, ikke i nøyaktig de samme ordene. Det er en vanlig feil å prøve å skrive ned alt. Hvis noen snakker i en stund eller ikke er kort med poenget sitt, er det i vår tendens til å forsøke å fange opp hele spekulasjonene deres, slik at vi ikke går glipp av noe vesentlig. Likevel hjelper det deg ikke med å være fokusert og i øyeblikket. Med et lydopptak av møtet, kombinert med en påfølgende transkripsjon, trenger ingen å ta grundige notater. Du kan ganske enkelt skrive ned de viktige tingene selv senere. På den måten kan du fokusere på å være tilstede og lytte oppmerksomt, noe som er verdifullt for alle inkludert.

Bedre brainstorming

Før eller siden møter hver deltaker i et virtuelt teammøte uunngåelig en slags oppmerksomhetssvikt. En telependler kan bli omdirigert av hunden sin, noen i rommet kan se på et annet nettsted eller bruke en messenger, eller en medarbeider kan aggressivt skrive ned notater. Det er en rekke årsaker til at du kan se en svikt i konsentrasjonen. Uansett vil de som vanligvis er tilstede under samlinger ha bedre forståelse av hva som foregår, spesielt hvis møtet er interaktivt. De må være fokuserte og kunne delta i diskusjonen på riktig tidspunkt. Ved å stille inn og fokusere på det som skjer, deltar du bedre i samlingen, samtidig som du bygger et sterkere bånd med kollegene dine. Enda bedre, du vil kunne komme ut med bedre og mer nyttige ideer etter møtet siden du vil ha et opptak av alt som ble avslørt.

Enkel deling

Uansett hvor hardt vi prøver å delta i hvert teammøte vi er invitert til, hindrer uventede hendelser oss fra å gjøre det. Din kollega kan være opptatt med å jobbe med et annet veldig viktig prosjekt eller ha et annet langt møte samtidig, eller de kan ha en fysisk kontroll på møtet. Fordi noen ikke kan bli med, bør de ikke gå glipp av data på grunn av de forskjellige forpliktelsene. Deres innspill og ferdigheter er fortsatt viktige, og de kan bidra en gang senere. På det tidspunktet du husker disse personene for oppfølgingstrinnene dine etter møtet, husk at et lydopptak kan deles mer effektivt enn notater. Et lydopptak inkorporerer alle detaljene i møtet, inkludert talemåte eller eventuelle siste "vannkjølere"-hensyn, og kan formidles med en gang. Med et notat må du stole på at noen vil komme seg rundt med å skrive notater, noe som kan ta timer eller til og med dager. Hvis du har en sjanse for at du gikk glipp av et møte og ikke kunne begynne å jobbe med et prosjekt før du fikk møtenotatene, er det mye mer fordelaktig å få et lydopptak av møtet for å få fart i stedet for å være avhengig av en partner for å få notatene deres til deg.

Løsninger for teknologiske vanskeligheter

På samme måte som at virtuelle teammøter rutinemessig har manglende oppmerksomhet fra deltakerne, vil du også oppleve mange tekniske problemer. Du kan ha en treg internettforbindelse, oppleve problemer med å høre alle, eller programvaren din kan krasje akkurat når du introduserer deg selv. Hvis arrangøren har lydopptaket fra møtet, vil disse problemene ikke by på noe reelt problem. I stedet for å bekymre deg om noen går glipp av en stor mulighet på grunn av tekniske problemer, kan du slappe av og vite at alle vil få muligheten til å høre hele møtet senere.

Tydelig oppfølgingsplan

Lydopptak kan også brukes til å gjøre oppfølgingsoppgaver og garantere at alle vet hva de skal gjøre videre. Med et så stort antall bevegelige deler i et virtuelt teammøte, kan det godt være vanskelig å si hvem som jobber med hvilket prosjekt og hvilke ideer alle vil presentere. Spesielt med et idédugnadsmøte kan en virtuell møtedeltaker gå mer vill enn … vel, hovedpersonene i filmen Lost in Translation.

Mens den personen kunne forsøke å undersøke nye ideer ved å bruke ideene og notatene som er lagt sammen til en samling, ville det være mye lettere å bare stille inn på et lydopptak. Envision – alle data fra den siste halvtimen eller timen (eller betydelig mer) kondensert til ett enkelt opptak som kan deles raskt. I tillegg kan du, hvis du har vært på samlingen ansikt til ansikt, føle deg bra når du innser at du hjalp forskjellige medarbeidere ved å dele lydopptaket, slik at de kunne få dette showet på veien med arbeidet sitt.

Forsøk lydopptak av dine neste virtuelle teammøter

Siden du nå kjenner noen fordeler med lydopptak, er det en ideell mulighet til å ta neste steg og gjøre deg kjent med hvordan de bidrar til å gjøre team stadig dyktigere. Du har mange forskjellige alternativer for å dele disse opptakene. Du kan dele rålydopptaket, bruke det som et supplement til møtenotater, eller gå utover og dra nytte av transkripsjonstjenester. Tenk på det: mellom jobb og møter er du utrolig opptatt av ditt kall. Hvorfor ikke ta en del av tiden tilbake ved å få lydopptaket transkribert raskt og uten problemer? Du kan bruke den ekstra tiden og energien til å konsentrere deg om ditt neste foretak – og med en transkripsjon av møtet i hånden vil du være forberedt på fremgang.