Probeer audio-opname van uw volgende virtuele teamvergadering

Automatische transcriptiesoftware – Gglot

Als je in een groot, internationaal bedrijf werkt, is de kans groot dat je al hebt deelgenomen aan een soort virtuele teamvergadering. In dat geval kunt u zich waarschijnlijk de spanning en lichte verwarring herinneren wanneer mensen over de hele wereld, ongeacht hun locatie en tijdzone, video, audio en tekst gebruiken om online contact te leggen en belangrijke zakelijke kwesties te bespreken. en gegevens in realtime zonder fysiek bij elkaar te zijn.

Naarmate de werkomgeving zich ontwikkelt, maken organisaties steeds vaker gebruik van virtuele teamvergaderingen. Virtuele teammeetings bieden veel voordelen voor alle betrokkenen. Ze bieden meer aanpassingsvermogen, face-to-face interactie met verschillende kantoren en versterken de samenwerking tussen verschillende afdelingen. Veel organisaties vertrouwen steeds meer op freelance, contractwerk en werk op afstand om hun doelstellingen te bereiken. Dit vergroot op zijn beurt de behoefte aan virtuele teamvergaderingen, vooral als er flexibele planningen worden geïntroduceerd.

Een voordeel van virtuele teamvergaderingen is dat ze kunnen worden gebruikt voor virtuele teambuilding, door sterkere relaties tussen externe medewerkers op te bouwen. Net als teambuilding in de echte wereld, richt de virtuele tegenhanger zich op het verbeteren van vaardigheden zoals communicatie en samenwerking, terwijl hij ook vriendschappen en afstemming bevordert. U kunt aan deze inspanningen werken met een derde partij, of doe-het-zelf door games en activiteiten toe te voegen aan uw teamgesprekken. Werken op afstand kan eenzaam, onbezorgd en onproductief zijn; of het tegenovergestelde. Wat virtuele teambuilding belangrijk maakt, is dat het de katalysator is voor een positiever resultaat. Organisaties die investeren in virtuele teambuildings hebben een personeelsbestand dat creatiever, communicatiever en productiever is; wat een enorm concurrentievoordeel is. Je kunt de virtuele teamactiviteiten wat spannender maken door verschillende activiteiten en games toe te voegen, zoals ijsbrekervragen, virtuele lunch of gezelligheid via groepschat. Je kunt allemaal samen koffiepauzes nemen, je kunt wekelijkse gamesessies organiseren, iemand deelt misschien een grappige foto of meme, de mogelijkheden zijn eindeloos.

Als u in elk geval ook wilt dat uw virtuele teamvergadering zo productief mogelijk is, is het goed om tips en instructies te geven voor deelnemers aan de conferentie. U kunt technische problemen tegenkomen of erachter komen dat sommige personen niet volledig aanwezig zijn in een virtuele vergadering. Het krijgen van een productieve virtuele teamvergadering komt echt neer op het regelen en plannen. U moet inderdaad een plan maken en ervoor zorgen dat de juiste collega's worden uitgenodigd. In ieder geval moet u een stap verder gaan door vergaderingen met audio op te nemen. U zult de voordelen hiervan heel snel zien.

Hoe audio-opname virtuele vergaderingen helpt

Audio-opnamevergaderingen zullen niet alle problemen oplossen die u tegenkomt bij virtuele teamvergaderingen, maar ze kunnen voor iedereen zeer nuttig zijn. Hier zijn vijf redenen waarom audio-opname van uw virtuele vergaderingen een standaardpraktijk zou moeten zijn in uw organisatie, ongeacht of het een virtuele teamvergadering is of volledig persoonlijk.

Bekwaam notities maken

Het maken van notities is niet helemaal hetzelfde als het transcriberen van alles wat er tijdens de teamvergadering werd gezegd. Aantekeningen moeten korte gedachten, ideeën of herinneringen zijn, niet in exact dezelfde woorden. Het is een veel voorkomende fout om te proberen alles op te schrijven. Als iemand al een tijdje aan het praten is of niet kort is met zijn punt, is het in onze neiging om te proberen al zijn overpeinzingen op te vangen, zodat we niets belangrijks missen. Toch helpt dat je niet om gefocust en in het moment te zijn. Met een audio-opname van de vergadering, gecombineerd met een daaropvolgende transcriptie, hoeft niemand grondige aantekeningen te maken. De belangrijke zaken kunt u later eenvoudig zelf opschrijven. Op die manier kunt u zich concentreren op het aanwezig zijn en aandachtig luisteren, wat waardevol is voor iedereen.

Beter brainstormen

Vroeg of laat krijgt elke deelnemer aan een virtuele teamvergadering onvermijdelijk een soort aandachtsverlies. Een telewerker kan worden omgeleid door zijn hond, iemand in de kamer bekijkt misschien een andere site of gebruikt een boodschapper, of een collega maakt agressief aantekeningen. Er zijn een aantal redenen waarom u een concentratieverlies kunt zien. Hoe het ook zij, de personen die over het algemeen aanwezig zijn tijdens bijeenkomsten, zullen een beter begrip hebben van wat er gaande is, vooral als de bijeenkomst interactief is. Ze moeten gefocust zijn en op het juiste moment de discussie kunnen aangaan. Door af te stemmen en te focussen op wat er gaande is, neem je beter deel aan de bijeenkomst en bouw je tegelijkertijd een sterkere band op met je collega's. Beter nog, u zult na de vergadering met betere en nuttiger ideeën kunnen komen, aangezien u een opname heeft van alles wat werd onthuld.

Eenvoud van delen

Hoe hard we ook proberen deel te nemen aan elke teamvergadering waarvoor we zijn uitgenodigd, soms verhinderen onverwachte gebeurtenissen ons om dit te doen. Uw collega is misschien druk bezig met een ander zeer belangrijk project of heeft tegelijkertijd een andere lange vergadering, of ze hebben misschien een fysieke controle op het uur van de vergadering. Omdat iemand niet kan meedoen, mogen ze geen gegevens missen vanwege die verschillende verplichtingen. Hun inbreng en vaardigheden zijn nog steeds belangrijk, en ze kunnen enige tijd later een bijdrage leveren. Op het moment dat u deze personen onthoudt voor uw vervolgstappen na de vergadering, onthoud dan dat een audio-opname effectiever kan worden gedeeld dan memo's. Een audio-opname bevat alle subtiliteiten van de vergadering, inclusief de manier van spreken of een laatste "waterkoeler" -overweging, en kan meteen worden overgebracht. Bij een memo moet u erop vertrouwen dat iemand eraan komt om aantekeningen te maken, wat uren of zelfs dagen kan duren. Als je een vergadering hebt gemist en niet aan een project kunt beginnen voordat je de vergadernotities hebt ontvangen, is het veel voordeliger om een audio-opname van de vergadering te krijgen om op snelheid te komen in plaats van afhankelijk te zijn van een partner om hun aantekeningen naar je toe te sturen.

Oplossingen voor technologische problemen

Net zoals bij virtuele teamvergaderingen routinematig in de aandacht van de deelnemers verdwijnt, zul je ook veel technische problemen ervaren. Het kan zijn dat je een trage internetverbinding hebt, moeite hebt om iedereen te verstaan, of je software kan crashen net wanneer je jezelf voorstelt. Als de organisator de audio-opname van de vergadering heeft, zullen deze problemen niet echt een probleem zijn. In plaats van u zorgen te maken als iemand een geweldige kans voorbij laat gaan vanwege technische problemen, kunt u zich ontspannen wetende dat iedereen later de gelegenheid zal hebben om de hele vergadering te horen.

Duidelijk vervolgplan

Geluidsopnamen kunnen ook worden gebruikt om vervolgtaken uit te voeren en te garanderen dat iedereen weet wat hij vervolgens moet doen. Met zo'n groot aantal bewegende delen in een virtuele teamvergadering, kan het heel goed moeilijk zijn om te zeggen wie aan welk project werkt en welke ideeën iedereen zal presenteren. Vooral bij een brainstormvergadering kan een deelnemer aan een virtuele vergadering meer verdwalen dan ... nou ja, de hoofdrolspelers van de film Lost in Translation.

Hoewel die persoon zou kunnen proberen nieuwe ideeën te onderzoeken door gebruik te maken van de ideeën en notities die voor een bijeenkomst aan elkaar zijn geplaveid, zou het veel gemakkelijker zijn om gewoon af te stemmen op een geluidsopname. Stel je voor - alle gegevens van het afgelopen half uur of uur (of aanzienlijk meer) samengevat in een enkele opname die snel kan worden gedeeld. Wat meer is, als je de kans hebt dat je persoonlijk naar de bijeenkomst bent geweest, kun je je goed realiseren dat je verschillende medewerkers hebt geholpen door de audio-opname te delen, waardoor ze deze show met hun werk op de weg konden krijgen.

Probeer audio-opname van uw volgende virtuele teamvergaderingen

Aangezien u nu enkele voordelen van audio-opname kent, is dit een ideale gelegenheid om de volgende stap te zetten en uzelf vertrouwd te maken met hoe ze teams steeds vaardiger maken. Je hebt heel veel verschillende alternatieven om die opnames te delen. U kunt de onbewerkte audio-opname delen, deze gebruiken als aanvulling op vergadernotities, of u kunt er alles aan doen en profiteren van transcriptieservices. Bedenk eens: tussen werk en vergaderingen door bent u ongelooflijk bezig met uw roeping. Waarom zou u niet een deel van die tijd terugnemen door uw audio-opname snel en probleemloos te laten transcriberen? U kunt de extra tijd en energie gebruiken om u op uw volgende onderneming te concentreren - en met een transcriptie van de vergadering in de hand bent u voorbereid op vooruitgang.