Pabandykite įrašyti garso įrašą kitame virtualiame komandos susitikime

Automatinės transkripcijos programinė įranga – Gglot

Jei dirbate didelėje tarptautinėje kompanijoje, labai tikėtina, kad jau esate dalyvavę kokiame nors virtualiame komandos susitikime. Tokiu atveju tikriausiai prisimenate jaudulį ir nedidelę sumaištį, kai žmonės visame pasaulyje, nepaisant jų vietos ir laiko juostos, naudoja vaizdo įrašus, garsą ir tekstą, kad prisijungtų prie interneto ir aptartų svarbias verslo problemas. Virtualūs susitikimai leidžia žmonėms dalytis informacija ir duomenis realiuoju laiku, fiziškai nebūdami kartu.

Tobulėjant darbo aplinkai, organizacijos vis dažniau naudoja virtualius komandos susitikimus. Virtualūs komandos susitikimai suteikia daug privalumų visiems dalyvaujantiems žmonėms. Jie apima išplėstą pritaikomumą, tiesioginį bendravimą su skirtingais biurais ir įgalina bendradarbiavimą tarp skirtingų skyrių. Daugelis organizacijų, siekdamos savo tikslų, vis labiau pasikliauja laisvai samdomu, sutartimi ir nuotoliniu darbu. Tai savo ruožtu padidina virtualių komandos susitikimų poreikį, ypač jei įvedamas lankstus grafikas.

Vienas iš virtualių komandos susitikimų pranašumų yra tas, kad juos galima naudoti virtualiam komandos formavimui, kuriant tvirtesnius ryšius tarp nuotolinių darbuotojų. Kaip ir komandos formavimas realiame pasaulyje, virtualus partneris daugiausia dėmesio skiria bendravimo ir bendradarbiavimo įgūdžių gerinimui, taip pat skatina draugystę ir suderinimą. Galite dirbti su trečiąja šalimi, kad galėtumėte dirbti, arba pasidaryk pats, pridėdami žaidimų ir veiklos prie savo komandos skambučių. Nuotolinis darbas gali būti vienišas, atsiribojęs ir neproduktyvus; arba visiškai priešingai. Virtualios komandos formavimas yra svarbus tuo, kad jis yra katalizatorius, skatinantis pasiekti teigiamų rezultatų. Organizacijose, kurios investuoja į virtualių komandų kūrimą, darbo jėga yra kūrybiškesnė, komunikabilesnė ir produktyvesnė; o tai yra didžiulis konkurencinis pranašumas. Galite paįvairinti virtualios komandos veiklą įtraukdami įvairias veiklas ir žaidimus, tokius kaip ledlaužio klausimai, virtualūs pietūs ar bendravimas per grupinį pokalbį. Galite visi kartu daryti kavos pertraukėles, galite organizuoti savaitinį žaidimų seansą, kas nors gali pasidalinti juokingu paveikslu ar memu, galimybės yra begalinės.

Bet kokiu atveju, jei norite, kad jūsų virtualus komandos susitikimas būtų kuo produktyvesnis, pravartu pateikti patarimų ir nurodymų konferencijos dalyviams. Galite susidurti su techninėmis problemomis arba sužinoti, kad kai kurie asmenys nedalyvauja virtualiame susitikime. Produktyvus virtualus komandos susitikimas tikrai priklauso nuo organizavimo ir planavimo. Iš tiesų, turėsite sudaryti planą ir užtikrinti, kad būtų pakviesti tinkami kolegos. Bet kuriuo atveju turėtumėte nueiti papildomą mylią įrašydami susitikimų garso įrašus. Tai darydami privalumus pamatysite labai greitai.

Kaip garso įrašymas padeda virtualiems susitikimams

Garso įrašymo susitikimai neišspręs visų problemų, su kuriomis susiduriama virtualiuose komandos susitikimuose, tačiau jie gali būti labai naudingi visiems. Štai penkios priežastys, kodėl virtualių susitikimų garso įrašymas turėtų būti įprasta jūsų organizacijos praktika, neatsižvelgiant į tai, ar tai virtualus komandos susitikimas, ar visiškai akis į akį.

Įgudęs užrašų darymas

Užrašų darymas nėra tas pats, kas perrašyti viską, kas buvo pasakyta komandos susirinkime. Pastabos turi būti trumpos mintys, idėjos ar priminimai, o ne visiškai tais pačiais žodžiais. Dažna klaida bandant viską užrašyti. Jei kas nors kurį laiką kalba arba trumpai kalba apie savo mintį, mes linkę bandyti sugauti visą jo mąstymą, kad nepraleistume kažko reikšmingo. Tačiau tai nepadeda būti susikaupusiam ir šiuo metu. Turint susitikimo garso įrašą ir vėlesnę transkripciją, niekam nereikia nuodugniai užsirašyti. Vėliau galėsite tiesiog užsirašyti svarbius dalykus. Tokiu būdu galite sutelkti dėmesį į buvimą ir dėmesingą klausymąsi, o tai vertinga visiems, įskaitant.

Geresnis minčių šturmas

Anksčiau ar vėliau kiekvienas virtualaus komandos susitikimo dalyvis neišvengiamai susiduria su tam tikru dėmesio trūkimu. Nuotolinį darbuotoją gali nukreipti šuo, kažkas kambaryje gali peržiūrėti kitą svetainę arba naudotis pasiuntiniu, o bendradarbis gali agresyviai užsirašyti pastabas. Yra daugybė priežasčių, kodėl galite pastebėti koncentracijos slydimą. Kad ir kaip būtų, asmenys, kurie paprastai dalyvauja susibūrimų metu, geriau supras, kas vyksta, ypač jei susitikimas yra interaktyvus. Jie turi būti susikaupę ir sugebėti įsitraukti į diskusiją tinkamu momentu. Prisijungę ir susitelkę į tai, kas vyksta, geriau dalyvaujate susibūrime ir tuo pačiu kuriate stipresnį ryšį su kolegomis. Dar geriau, po susitikimo galėsite pasisemti geresnių ir naudingesnių idėjų, nes turėsite įrašą apie viską, kas buvo atskleista.

Dalijimosi paprastumas

Kad ir kaip stengtumėmės dalyvauti kiekviename komandos susitikime, į kurį esame kviečiami, kartais netikėti įvykiai sutrukdo tai padaryti. Jūsų kolega gali būti užsiėmęs darbu su kitu labai svarbiu projektu arba surengti kitą ilgą susitikimą tuo pačiu metu, arba susitikimo valandą gali būti atliktas fizinis patikrinimas. Kadangi kažkas negali prisijungti, jie neturėtų praleisti duomenų dėl tų skirtingų įsipareigojimų. Jų indėlis ir įgūdžiai vis dar svarbūs, o vėliau jie gali prisidėti. Kai prisimenate šiuos asmenis atlikdami tolesnius veiksmus po susitikimo, atminkite, kad garso įrašas gali būti bendrinamas efektyviau nei atmintinės. Garso įrašas apima visas susitikimo subtilybes, įskaitant kalbėjimo būdą ar bet kokius paskutinius „vandens aušintuvo“ svarstymus, ir gali būti perduodamas iš karto. Turėdami atmintinę, turėsite pasitikėti, kad kas nors ims kurti užrašus, o tai gali užtrukti valandas ar net dienas. Jei praleidote susitikimą ir negalėjote pradėti dirbti su projektu, kol negavote susitikimo užrašų, daug naudingiau gauti susitikimo garso įrašą, kad galėtumėte greičiau įsibėgėti, o ne priklausyti nuo partnerio. kad jų užrašai perduotų jums.

Technologinių sunkumų sprendimai

Panašiai kaip virtualaus komandos susitikimo atveju, kai dalyviai dažnai nekreipia dėmesio, taip pat patirsite daug techninių nesklandumų. Jums gali būti lėtas interneto ryšys, sunku girdėti visus arba jūsų programinė įranga gali sugesti, kai tik prisistatote. Jei organizatorius turi susirinkimo garso įrašą, tie klausimai tikrai nesukels problemų. Užuot jaudinęsi, jei kas nors praleidžia puikią galimybę dėl techninių sunkumų, galite atsipalaiduoti žinodami, kad vėliau visi turės galimybę išgirsti visą susitikimą.

Aiškus tolesnių veiksmų planas

Garso įrašai taip pat gali būti naudojami tolesniems darbams atlikti ir užtikrinti, kad visi žinotų, ką daryti toliau. Esant tokiam daugybei judančių dalių virtualiame komandos susitikime, gali būti sunku pasakyti, kas prie kurio projekto dirba ir kokias idėjas visi pateiks. Ypač per protų šturmo susitikimą virtualus susitikimo dalyvis gali labiau pasiklysti nei... na, filmo „Pasiklydę vertime“ veikėjai.

Nors tas asmuo galėtų pabandyti ištirti naujas idėjas, naudodamas idėjas ir pastabas, sujungtas susirinkimui, būtų daug lengviau tiesiog įsijungti garso įrašą. Įsivaizduokite – visi pastarojo pusvalandžio ar valandos (ar žymiai daugiau) duomenys sutraukti į vieną įrašą, kuriuo galima greitai dalytis. Negana to, atsitiktinai atvykę į susibūrimą akis į akį, galite puikiai jaustis supratę, kad padėjote įvairiems bendražygiams, pasidalindami garso įrašu, leisdami jiems pradėti šią laidą savo darbu.

Pabandykite įrašyti garso įrašą kituose virtualiuose komandos susitikimuose

Kadangi dabar žinote kai kuriuos garso įrašymo pranašumus, tai puiki proga žengti kitą žingsnį ir susipažinti su tuo, kaip jie padeda komandoms įgyti vis daugiau įgūdžių. Turite daugybę įvairių alternatyvų, kaip dalytis šiais įrašais. Galite bendrinti neapdorotą garso įrašą, naudoti jį kaip priedą prie susitikimo užrašų arba pasinaudoti transkripcijos paslaugomis. Apsvarstykite tai: tarp darbo ir susitikimų esate neįtikėtinai užsiėmę savo pašaukimu. Kodėl gi nesugrąžinus dalies to laiko, greitai ir be problemų perrašant garso įrašą? Galite panaudoti papildomą laiką ir energiją, kad sutelktumėte dėmesį į kitą savo reikalą – o turėdami susitikimo stenogramą būsite pasiruošę pažangai.