みの声を録音する次の仮想チーム会議
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大規模な国際企業に雇用されている場合は、すでに何らかの仮想チーム会議に参加している可能性があります。その場合、場所やタイムゾーンに関係なく、世界中の人々がビデオ、オーディオ、テキストを使用してオンラインでリンクし、重要なビジネス上の問題について話し合うときのスリルとわずかな混乱を覚えているでしょう。仮想会議では、人々が情報を共有できます。物理的に一緒に配置することなく、リアルタイムでデータを収集できます。
作業環境が発展するにつれて、組織はますます仮想チーム会議を使用しています。仮想チーム会議は、関係するすべての人々に多くの利点を提供します。それらは、拡張された適応性、さまざまなオフィスとの対面の相互作用を組み込み、さまざまな部門間の協力を強化します。多くの組織は、目的を達成するために、フリーランス、契約、およびリモートワークにますます依存しています。これにより、特に柔軟なスケジュールが導入された場合に、仮想チーム会議の必要性が高まります。
仮想チームミーティングの利点の1つは、リモートワーカー間のより強力な関係を構築することにより、仮想チームビルディングに使用できることです。現実世界でのチームビルディングのように、仮想の相手は、友情と連携を促進しながら、コミュニケーションやコラボレーションなどのスキルの向上に焦点を当てています。これらの取り組みについてはサードパーティと協力するか、チームコールにゲームやアクティビティを追加してDIYを行うことができます。リモートワークは、孤独で、意欲を失い、非生産的である可能性があります。または完全に反対です。仮想チームビルディングを重要なものにしているのは、それがより前向きな結果への触媒であるということです。仮想チームビルディングに投資する組織には、より創造的で、コミュニケーションがとれ、生産性の高い労働力があります。これは大きな競争上の優位性です。アイスブレーカーの質問、仮想ランチ、グループチャットでの社交など、さまざまなアクティビティやゲームを追加することで、仮想チームのアクティビティを盛り上げることができます。みんなで一緒にコーヒーブレイクをしたり、毎週のゲームセッションを実装したり、誰かが面白い写真やミームを共有したり、可能性は無限大です。
いずれにせよ、仮想チーム会議をできるだけ生産的にしたい場合は、会議参加者にヒントと指示を提供することをお勧めします。技術的な問題が発生したり、仮想会議に完全に参加していない人がいることに気付く場合があります。生産的な仮想チーム会議を開催することは、本当に手配と計画に帰着します。確かに、あなたは計画を立て、適切な同僚が招待されていることを確認する必要があります。いずれにせよ、あなたは録音会議によってさらに一歩前進するべきです。これを非常に迅速に行うことの利点がわかります。
録音仮想会議がどのように役立つか
録音会議は、仮想チーム会議で発生するすべての問題を完全に解決するわけではありませんが、参加するすべての人にとって非常に役立つ可能性があります。仮想チーム会議であるか完全に対面であるかに関係なく、仮想会議の音声録音が組織の標準的な慣行である必要がある5つの理由は次のとおりです。
熟練したメモを取る
メモを取ることは、チームミーティングで言われたことすべてを書き写すこととまったく同じではありません。メモは、まったく同じ言葉ではなく、短い考え、アイデア、またはリマインダーである必要があります。すべてを書き留めようとするのはよくあるエラーです。誰かがしばらく話しているか、彼らの要点を簡潔に述べていない場合、私たちは彼らの考えの全体を捉えようとする傾向があるので、重要な何かを見逃すことはありません。それでも、それはあなたが集中しているのを助けていません。会議の音声録音とその後の文字起こしを組み合わせることで、誰も徹底的なメモを取る必要がなくなります。重要なものは後で自分で簡単に書き留めることができます。そうすることで、出席し、注意深く耳を傾けることに集中できます。これは、含まれるすべての人にとって価値があります。
より良いブレーンストーミング
遅かれ早かれ、仮想チーム会議のすべての参加者は、必然的にある種の注意の欠如に遭遇します。在宅勤務者が犬に流用されたり、部屋の誰かが別のサイトを表示したり、メッセンジャーを使用したり、同僚が積極的にメモを書き留めたりする場合があります。集中力の低下が見られる理由はいくつもあります。とはいえ、一般的に集会に出席している個人は、特に会議がインタラクティブである場合、何が起こっているのかをよりよく理解するでしょう。彼らは集中し、正しいタイミングで議論に参加できる必要があります。調整して何が起こっているかに焦点を当てることで、集会に参加しやすくなると同時に、同僚とのより強い絆を築くことができます。さらに良いことに、開示されたすべての記録があるので、会議後に、より良い、より有用なアイデアを出すことができます。
共有のシンプルさ
招待された各チームミーティングにどれだけ参加しようとしても、予期せぬ事態が発生したために参加できない場合があります。あなたの同僚は、別の非常に重要なプロジェクトに取り組んでいるか、同時に別の長い会議を開いているか、会議の時間に健康診断を受ける可能性があります。誰かが参加できないので、それらの異なるコミットメントのためにデータを見逃してはなりません。彼らの意見やスキルは依然として重要であり、後で貢献することができます。会議後のフォローアップ手順でこれらの個人を覚えている時点で、音声録音はメモよりも効果的に共有できることを忘れないでください。音声録音には、話し方や最後の「ウォータークーラー」に関する考慮事項など、会議の微妙な点がすべて組み込まれており、すぐに伝えることができます。メモを使用すると、誰かがメモの作成に取り掛かることを信頼する必要があります。これには数時間から数日かかる場合があります。会議に参加できず、会議のメモを取得するまでプロジェクトに取り掛かることができなかったという偶然の機会に、パートナーに頼るよりも、会議の音声録音を入手してスピードを上げる方がはるかに有利です。彼らのメモをあなたに渡すために。
技術的な問題の解決策
仮想チーム会議が定期的に参加者の注意を怠るのと同じように、同様に多くの技術的な問題が発生します。インターネット接続が遅い、全員の声が聞こえにくい、または自己紹介をしているときにソフトウェアがクラッシュする可能性があります。主催者が会議の録音を持っている場合、これらの問題は実際の問題にはなりません。技術的な問題のために誰かが素晴らしい機会を逃してしまうかどうかを心配する代わりに、誰もが後で会議全体を聞く機会があることを知ってリラックスできます。
明確なフォローアップ計画
同様に、音声録音を利用してフォローアップタスクを作成し、誰もが次に何をすべきかを知っていることを保証できます。仮想チーム会議には非常に多くの可動部分があるため、誰がどのプロジェクトに取り組んでいるのか、誰もがどのようなアイデアを提示するのかを判断するのは非常に難しいかもしれません。特にブレーンストーミング会議では、仮想会議の参加者は、映画「ロストイントランスレーション」の主人公よりも迷子になる可能性があります。
その個人は、集まりのために一緒に石畳にされたアイデアとメモを利用して新しいアイデアを調査することを試みることができますが、単に録音物に合わせる方がはるかに簡単です。構想–過去30分または1時間（またはそれ以上）のすべてのデータが、すばやく共有できる1つの記録に凝縮されます。さらに、あなたが顔を合わせて集会に行ったという偶然の機会に、あなたはオーディオ録音を共有することによってさまざまな仲間を助け、彼らが彼らの仕事でこのショーを外出するのを許したことに気付くことができます。
次の仮想チーム会議の録音を試みます
オーディオ録音のいくつかの利点を理解したので、次のステップに進み、チームをますます熟練させるのにどのように役立つかを理解する絶好の機会です。それらの録音を共有するためのさまざまな選択肢がたくさんあります。生の音声録音を共有したり、会議のメモの補足として使用したり、さらに上を行って文字起こしサービスを利用したりできます。考えてみてください。仕事と会議の間、あなたは信じられないほど自分の職業に専念しています。オーディオ録音を問題なくすばやく文字起こしして、その時間の一部を取り戻してみませんか？追加の時間とエネルギーを利用して、次の作業に集中できます。会議の文字起こしが手元にあれば、進行に備えることができます。