Prófaðu hljóðupptöku á næsta sýndarhópsfundi þínum

Sjálfvirkur umritunarhugbúnaður – Gglot

Ef þú ert starfandi í stóru, alþjóðlegu fyrirtæki er nokkuð líklegt að þú hafir þegar tekið þátt í einhvers konar sýndarhópsfundi. Í því tilviki manstu líklega eftir spennunni og smá ruglingi þegar fólk um allan heim, óháð staðsetningu þeirra og tímabelti, notar myndband, hljóð og texta til að tengja saman á netinu og ræða mikilvæg viðskiptamál. Sýndarfundir gera fólki kleift að deila upplýsingum og gögn í rauntíma án þess að vera líkamlega staðsett saman.

Eftir því sem vinnuumhverfið þróast nota stofnanir í auknum mæli sýndarteymisfundi. Sýndarhópsfundir bjóða upp á marga kosti fyrir alla sem taka þátt. Þau fela í sér aukna aðlögunarhæfni, samskipti augliti til auglitis við mismunandi skrifstofur og styrkja samvinnu milli mismunandi deilda. Margar stofnanir reiða sig í auknum mæli á sjálfstætt starf, samninga og fjarvinnu til að ná markmiðum sínum. Þetta eykur aftur þörfina fyrir sýndarhópsfundi, sérstaklega ef teknar eru upp sveigjanlegar tímasetningar.

Einn kostur við sýndarteymifundi er að hægt er að nota þá til sýndarteymisuppbyggingar með því að byggja upp sterkari tengsl milli fjarstarfsmanna. Líkt og hópefli í hinum raunverulega heimi, einbeitir sýndarhliðstæðan sig að því að bæta færni eins og samskipti og samvinnu, en stuðlar einnig að vináttu og samstöðu. Þú getur unnið með þriðja aðila í þessum viðleitni, eða DIY með því að bæta leikjum og athöfnum við hópsímtölin þín. Fjarvinna getur verið einmana, óvirk og óframkvæmanleg; eða algjörlega hið gagnstæða. Það sem gerir sýndarhópsuppbyggingu mikilvæga er að hún er hvatinn að jákvæðari niðurstöðu. Stofnanir sem fjárfesta í sýndarteymisbyggingum hafa starfskrafta sem eru skapandi, samskiptasamari og afkastameiri; sem er mikið samkeppnisforskot. Þú getur kryddað sýndarliðsstarfsemina með því að bæta við ýmsum verkefnum og leikjum, svo sem ísbrjótaspurningum, sýndarhádegisverði eða félagsvist yfir hópspjalli. Þið getið öll tekið kaffipásur saman, þið gætuð útfært vikulega leikjalotu, einhver gæti deilt fyndinni mynd eða meme, möguleikarnir eru endalausir.

Í öllum tilvikum, ef þú vilt líka að sýndarhópsfundurinn þinn sé eins afkastamikill og mögulegt er, þá er gott að koma með ráð og leiðbeiningar fyrir þátttakendur ráðstefnunnar. Þú getur lent í tæknilegum vandamálum eða komist að því að sumir einstaklingar eru ekki alveg til staðar á sýndarfundi. Að fá afkastamikinn sýndarteymifund snýst sannarlega um að skipuleggja og skipuleggja. Reyndar þarftu að gera áætlun og tryggja að réttum samstarfsmönnum sé boðið. Í öllum tilvikum ættir þú að fara lengra með hljóðupptökufundum. Þú munt sjá kosti þess að gera það mjög fljótt.

Hvernig hljóðupptaka sýndarfundir hjálpar

Hljóðupptökufundir munu ekki alveg leysa öll vandamálin sem upp koma á sýndarteymifundum, en þeir geta verið mjög gagnlegir fyrir alla sem eru meðtaldir. Hér eru fimm ástæður fyrir því að hljóðupptaka sýndarfundanna þinna ætti að vera hefðbundin venja í fyrirtækinu þínu, óháð því hvort það er sýndarhópsfundur eða augliti til auglitis.

Vandað minnispunkta

Glósuskráning er ekki alveg það sama og að skrifa upp allt sem sagt var á liðsfundinum. Skýringar ættu að vera stuttar hugsanir, hugmyndir eða áminningar, ekki í nákvæmlega sömu orðunum. Það er algeng villa að reyna að skrifa allt niður. Ef einhver er að tala í einhvern tíma eða er ekki stuttorður í máli sínu, þá er það í tilhneigingu okkar til að reyna að ná öllum pælingum sínum svo við missum ekki af einhverju merkilegu. Samt hjálpar það þér ekki að vera einbeittur og í augnablikinu. Með hljóðupptöku af fundinum, ásamt síðari uppskrift, þarf enginn að taka ítarlegar athugasemdir. Þú getur einfaldlega skrifað niður mikilvæg atriði sjálfur síðar. Þannig geturðu einbeitt þér að því að vera til staðar og hlusta af athygli, sem er dýrmætt fyrir alla þar á meðal.

Betri hugmyndaflug

Fyrr eða síðar lendir hver þátttakandi í sýndarhópsfundi óhjákvæmilega einhvers konar athyglisbresti. Fjarskiptamaður kann að verða fluttur af hundinum sínum, einhver í herberginu gæti verið að skoða aðra síðu eða nota boðbera, eða samstarfsmaður gæti verið að skrifa niður glósur ákaft. Það eru ýmsar ástæður fyrir því að þú gætir séð minnkandi einbeitingu. Hvað sem því líður munu þeir einstaklingar sem eru almennt viðstaddir samkomur hafa betri skilning á því sem er að gerast, sérstaklega ef fundurinn er gagnvirkur. Þeir þurfa að vera einbeittir og geta farið inn í umræðuna á réttu augnabliki. Með því að stilla þig inn og einbeita þér að því sem er að gerast ertu betri að taka þátt í samkomunni og á sama tíma byggir þú upp sterkari tengsl við samstarfsfólk þitt. Jafnvel betra, þú munt geta komið með betri og gagnlegri hugmyndir eftir fundinn þar sem þú munt hafa upptöku af öllu sem var birt.

Einfaldleiki deilingar

Sama hversu mikið við reynum að taka þátt í hverjum hópfundi sem okkur er boðið á, stundum koma óvænt uppákoma í veg fyrir það. Samstarfsmaður þinn gæti verið upptekinn við að vinna að öðru mjög mikilvægu verkefni eða átt annan langan fund á sama tíma, eða hann gæti farið í líkamlega skoðun á fundinum. Vegna þess að einhver getur ekki tekið þátt ætti hann ekki að missa af gögnum vegna þessara mismunandi skuldbindinga. Inntak þeirra og færni eru enn mikilvæg og þau geta lagt sitt af mörkum einhvern tíma seinna. Á þeim tímapunkti þegar þú ert að muna eftir þessum einstaklingum fyrir eftirfylgnisskref eftir fundinn skaltu muna að hljóðupptöku er hægt að deila á skilvirkari hátt en minnisblöð. Hljóðupptaka felur í sér allt fínleika fundarins, þar með talið talsmáta eða hvers kyns „vatnskælir“ atriði, og er hægt að koma því á framfæri strax. Með minnisblaði þarftu að treysta því að einhver komist að því að semja glósur, sem getur tekið marga klukkutíma eða jafnvel daga. Ef þú misstir af fundi og gætir ekki byrjað að vinna verkefni fyrr en þú fékkst fundarskýrslur, þá er miklu hagstæðara að fá hljóðupptöku af fundinum til að komast í gang frekar en að treysta á samstarfsaðila til að fá athugasemdir þeirra til þín.

Lausnir fyrir tæknilega erfiðleika

Líkt og sýndarteymisfundir hafa reglulega minnkað athygli þátttakenda, munt þú sömuleiðis upplifa mikið af tæknilegum vandræðum. Þú gætir verið með hæga nettengingu, átt í erfiðleikum með að heyra alla eða hugbúnaðurinn þinn gæti hrunið bara þegar þú ert að kynna þig. Ef skipuleggjandinn hefur hljóðupptöku af fundinum munu þau mál ekki valda neinum raunverulegum vandamálum. Í stað þess að hafa áhyggjur af því hvort einhver sé að láta gott tækifæri fram hjá sér fara vegna tæknilegra örðugleika, geturðu slakað á með því að vita að allir munu fá tækifæri til að heyra allan fundinn síðar.

Skýr eftirfylgniáætlun

Einnig er hægt að nota hljóðupptökur til að gera eftirfylgni og tryggja að allir viti hvað á að gera næst. Með svo miklum fjölda hreyfanlegra hluta á sýndarhópsfundi getur verið mjög erfitt að segja til um hver vinnur að hvaða verkefni og hvaða hugmyndir allir munu kynna. Sérstaklega með hugarflugsfundi getur þátttakandi sýndarfundar týnst meira en... tja, söguhetjur kvikmyndarinnar Lost in Translation.

Þó að sá einstaklingur gæti reynt að rannsaka nýjar hugmyndir með því að nota hugmyndirnar og glósurnar sem voru lagðar saman fyrir samkomu, þá væri miklu auðveldara að stilla einfaldlega inn á hljóðupptöku. Envision – öll gögn frá síðasta hálftíma eða klukkustund (eða umtalsvert meira) þétt í eina upptöku sem hægt er að deila fljótt. Það sem meira er, ef þú fórst á samkomuna augliti til auglitis, getur þér fundist frábært að átta þig á því að þú hjálpaðir mismunandi félögum með því að deila hljóðupptökunni og leyfa þeim að koma þessari sýningu á leiðinni með verkum sínum.

Reyndu hljóðupptöku á næstu sýndarhópsfundum þínum

Þar sem þú veist núna nokkra kosti við hljóðupptöku er það kjörið tækifæri til að taka næsta skref og kynna þér hvernig þeir hjálpa til við að gera teymi sífellt færari. Þú hefur fullt af ýmsum valkostum til að deila þessum upptökum. Þú getur deilt hráu hljóðupptökunni, notað hana sem viðbót við fundargerðir eða farið umfram það og nýtt þér umritunarþjónustuna. Hugleiddu það: á milli vinnu og funda ertu ótrúlega upptekinn af köllun þinni. Af hverju ekki að taka hluta af þeim tíma til baka með því að fá hljóðupptökuna þína umritaða hratt og án vandræða? Þú getur notað viðbótartímann og orkuna til að einbeita þér að næsta verkefni þínu - og með uppskrift af fundinum í höndunum ertu tilbúinn fyrir framfarir.