Coba Rekam Audio Rapat Tim Virtual Anda Berikutnya

Perangkat Lunak Transkripsi Otomatis – Gglot

Jika Anda bekerja di perusahaan internasional yang besar, kemungkinan besar Anda pernah berpartisipasi dalam semacam rapat tim virtual. Dalam hal ini, Anda mungkin ingat sensasi dan sedikit kebingungan ketika orang-orang di seluruh dunia, terlepas dari lokasi dan zona waktu mereka, menggunakan video, audio, dan teks untuk terhubung secara online dan mendiskusikan masalah bisnis yang penting. Rapat virtual memungkinkan orang untuk berbagi informasi dan data secara real-time tanpa secara fisik ditempatkan bersama-sama.

Seiring berkembangnya lingkungan kerja, organisasi semakin banyak menggunakan pertemuan tim virtual. Rapat tim virtual menawarkan banyak keuntungan bagi semua orang yang terlibat. Mereka menggabungkan kemampuan beradaptasi yang diperluas, interaksi tatap muka dengan berbagai kantor, dan memberdayakan kerja sama antar departemen yang berbeda. Banyak organisasi semakin bergantung pada pekerjaan lepas, kontrak, dan jarak jauh untuk mencapai tujuan mereka. Hal ini, pada gilirannya, meningkatkan kebutuhan akan rapat tim virtual, terutama jika jadwal fleksibel diberlakukan.

Salah satu keuntungan rapat tim virtual adalah dapat digunakan untuk membangun tim virtual, dengan membangun hubungan yang lebih kuat antar pekerja jarak jauh. Seperti membangun tim di dunia nyata, mitra virtual berfokus pada peningkatan keterampilan seperti komunikasi dan kolaborasi, sekaligus meningkatkan persahabatan dan keselarasan. Anda dapat bekerja sama dengan pihak ketiga dalam upaya ini, atau melakukan DIY dengan menambahkan permainan dan aktivitas ke panggilan tim Anda. Pekerjaan jarak jauh bisa terasa sepi, tidak melibatkan diri, dan tidak produktif; atau sebaliknya. Hal yang membuat pembangunan tim virtual menjadi penting adalah hal ini menjadi katalisator untuk mencapai hasil yang lebih positif. Organisasi yang berinvestasi dalam pembangunan tim virtual memiliki tenaga kerja yang lebih kreatif, komunikatif, dan produktif; yang merupakan keunggulan kompetitif yang sangat besar. Anda dapat membumbui aktivitas tim virtual dengan menambahkan berbagai aktivitas dan permainan, seperti pertanyaan pemecah kebekuan, makan siang virtual, atau bersosialisasi melalui obrolan grup. Anda semua bisa rehat kopi bersama, Anda bisa menerapkan sesi permainan mingguan, seseorang mungkin berbagi gambar atau meme lucu, kemungkinannya tidak terbatas.

Bagaimanapun, jika Anda juga ingin rapat tim virtual Anda seproduktif mungkin, ada baiknya memberikan tips dan instruksi untuk peserta konferensi. Anda mungkin mengalami masalah teknis atau mengetahui bahwa beberapa orang tidak sepenuhnya hadir dalam rapat virtual. Mendapatkan rapat tim virtual yang produktif bergantung pada pengaturan dan perencanaan. Memang benar, Anda perlu membuat rencana dan memastikan kolega yang tepat diundang. Bagaimanapun, Anda harus bekerja lebih keras dengan merekam rapat audio. Anda akan melihat keuntungan melakukannya dengan sangat cepat.

Bagaimana Rekaman Audio Rapat Virtual Membantu

Rapat rekaman audio tidak akan sepenuhnya menyelesaikan semua masalah yang dihadapi dalam rapat tim virtual, namun bisa sangat membantu semua orang termasuk. Berikut adalah lima alasan mengapa rekaman audio rapat virtual Anda harus menjadi praktik standar di organisasi Anda, terlepas dari apakah itu rapat tim virtual atau tatap muka sepenuhnya.

Mahir Mencatat

Mencatat tidak sama dengan menuliskan segala sesuatu yang dikatakan pada pertemuan tim. Catatan harus berupa pemikiran, ide, atau pengingat singkat, bukan dengan kata-kata yang persis sama. Merupakan kesalahan umum untuk mencoba menuliskan semuanya. Jika seseorang berbicara lama atau tidak singkat dalam menyampaikan maksudnya, kita cenderung berusaha menangkap keseluruhan renungannya agar tidak melewatkan sesuatu yang penting. Namun, hal itu tidak membantu Anda untuk fokus dan fokus pada saat ini. Dengan rekaman audio rapat, dikombinasikan dengan transkripsi berikutnya, tidak ada yang perlu membuat catatan menyeluruh. Anda cukup menuliskan sendiri hal-hal penting nanti. Dengan begitu, Anda dapat fokus untuk hadir dan mendengarkan dengan penuh perhatian, yang bermanfaat bagi semua orang.

Brainstorming yang Lebih Baik

Cepat atau lambat, setiap peserta rapat tim virtual pasti akan mengalami kehilangan perhatian. Seorang telecommuter mungkin dialihkan oleh anjingnya, seseorang di ruangan itu mungkin sedang melihat situs lain atau menggunakan pengirim pesan, atau rekan kerja mungkin secara agresif membuat catatan. Ada sejumlah alasan mengapa Anda mungkin melihat penurunan konsentrasi. Meskipun demikian, orang-orang yang umumnya hadir dalam pertemuan akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang sedang terjadi, terutama jika pertemuan tersebut bersifat interaktif. Mereka harus fokus dan mampu memasuki diskusi pada saat yang tepat. Dengan mendengarkan dan fokus pada apa yang sedang terjadi, Anda akan lebih berpartisipasi dalam pertemuan tersebut, dan pada saat yang sama Anda membangun ikatan yang lebih kuat dengan kolega Anda. Hebatnya lagi, Anda akan bisa mendapatkan ide-ide yang lebih baik dan berguna setelah pertemuan karena Anda akan memiliki rekaman semua hal yang diungkapkan.

Kesederhanaan Berbagi

Tidak peduli seberapa keras kami mencoba untuk berpartisipasi dalam setiap rapat tim yang mengundang kami, terkadang kejadian tak terduga menghalangi kami untuk melakukannya. Rekan Anda mungkin sibuk mengerjakan proyek lain yang sangat penting atau mengadakan rapat panjang lainnya di waktu yang sama, atau mereka mungkin melakukan pemeriksaan fisik pada jam rapat. Karena seseorang tidak dapat bergabung, mereka tidak boleh kehilangan data karena perbedaan komitmen tersebut. Masukan dan keterampilan mereka tetap penting, dan mereka dapat berkontribusi di kemudian hari. Saat Anda mengingat orang-orang ini untuk langkah tindak lanjut pasca-pertemuan Anda, ingatlah bahwa rekaman audio dapat dibagikan dengan lebih efektif daripada memo. Rekaman audio menggabungkan keseluruhan seluk-beluk pertemuan, termasuk cara berbicara atau pertimbangan “pendingin air” terakhir, dan dapat disampaikan langsung. Dengan memo, Anda harus percaya bahwa seseorang akan mampu membuat catatan, yang bisa memakan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari. Jika Anda melewatkan rapat dan tidak dapat mulai mengerjakan proyek sampai Anda mendapatkan catatan rapat, jauh lebih menguntungkan untuk mendapatkan rekaman audio rapat untuk mempercepat daripada bergantung pada mitra. untuk menyampaikan catatan mereka kepada Anda.

Solusi untuk Kesulitan Teknologi

Sama seperti rapat tim virtual yang secara rutin menampilkan penyimpangan perhatian para peserta, Anda juga akan mengalami banyak masalah teknis. Anda mungkin memiliki koneksi internet yang lambat, kesulitan mendengar semua orang, atau perangkat lunak Anda mungkin mogok saat Anda memperkenalkan diri. Jika penyelenggara memiliki rekaman audio pertemuan tersebut, masalah tersebut tidak akan menimbulkan masalah nyata. Daripada khawatir jika seseorang melewatkan kesempatan besar karena kesulitan teknis, Anda dapat bersantai mengetahui bahwa setiap orang akan memiliki kesempatan untuk mendengarkan keseluruhan pertemuan nanti.

Rencana Tindak Lanjut yang Jelas

Rekaman audio juga dapat digunakan untuk melakukan tugas tindak lanjut dan memastikan semua orang mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Dengan begitu banyak orang yang terlibat dalam rapat tim virtual, mungkin sulit untuk mengetahui siapa yang mengerjakan proyek mana dan ide apa yang akan dipresentasikan oleh setiap orang. Khususnya dengan pertemuan curah pendapat, peserta pertemuan virtual bisa lebih tersesat daripada… yah, protagonis film Lost in Translation.

Meskipun orang tersebut dapat mencoba menyelidiki ide-ide baru dengan menggunakan ide-ide dan catatan-catatan yang dikumpulkan untuk sebuah pertemuan, akan lebih mudah jika hanya mendengarkan rekaman suara. Bayangkan – semua data dari setengah jam atau satu jam terakhir (atau lebih) diringkas menjadi satu rekaman yang dapat dibagikan dengan cepat. Terlebih lagi, jika Anda menghadiri pertemuan tersebut secara tatap muka, Anda akan merasa senang mengetahui bahwa Anda membantu rekan-rekan lain dengan membagikan rekaman audio, memungkinkan mereka untuk menayangkan pertunjukan ini dengan karya mereka.

Coba Rekam Audio Rapat Tim Virtual Anda Berikutnya

Karena sekarang Anda sudah mengetahui beberapa keuntungan rekaman audio, ini adalah kesempatan ideal untuk mengambil langkah berikutnya dan memahami bagaimana rekaman audio membantu membuat tim semakin mahir. Anda memiliki banyak alternatif berbeda untuk membagikan rekaman tersebut. Anda dapat membagikan rekaman audio mentah, menggunakannya sebagai pelengkap catatan rapat, atau melakukan lebih dari itu dan memanfaatkan layanan transkripsi. Anggap saja: antara bekerja dan rapat, Anda sangat sibuk dengan pekerjaan Anda. Mengapa tidak mengambil sebagian waktu itu kembali dengan menyalin rekaman audio Anda dengan cepat dan tanpa masalah? Anda dapat memanfaatkan waktu dan energi tambahan untuk berkonsentrasi pada tugas berikutnya – dan dengan transkripsi rapat yang ada, Anda akan siap untuk kemajuan.