Próbálkozzon a következő virtuális csoporttalálkozó hangfelvételével

Automatikus átírási szoftver – Gglot

Ha egy nagy, nemzetközi cégnél alkalmaznak, akkor nagyon valószínű, hogy már részt vett valamilyen virtuális csapat találkozón. Ebben az esetben valószínűleg emlékszik az izgalomra és az enyhe zavartságra, amikor az emberek szerte a világon, tartózkodási helyüktől és időzónájuktól függetlenül videót, hangot és szöveget használnak az online kapcsolattartáshoz és a fontos üzleti kérdések megvitatásához. A virtuális találkozók lehetővé teszik az emberek számára, hogy információkat cseréljenek és az adatok valós időben, anélkül, hogy fizikailag együtt lennének.

A munkakörnyezet fejlődésével a szervezetek egyre inkább használják a virtuális csoporttalálkozókat. A virtuális csoporttalálkozók sok előnyt kínálnak az összes érintett ember számára. Magában foglalják a kibővített alkalmazkodóképességet, a különböző irodákkal való személyes kapcsolattartást és a különböző részlegek közötti együttműködést. Sok szervezet egyre inkább a szabadúszó, a szerződéses és a távmunkára támaszkodik céljaik elérése érdekében. Ez viszont megnöveli a virtuális csapattalálkozók szükségességét, különösen ha rugalmas ütemezéseket vezetnek be.

A virtuális csoporttalálkozók egyik előnye, hogy felhasználhatók virtuális csapatépítésre, szorosabb kapcsolatok kiépítésével a távoli dolgozók között. A valós világban a csapatépítéshez hasonlóan a virtuális partner is az olyan készségek fejlesztésére összpontosít, mint a kommunikáció és az együttműködés, miközben elősegíti a barátságokat és az összehangolást is. Ezekkel az erőfeszítésekkel együttműködhet harmadik féllel, vagy barkácsolhat, ha játékokat és tevékenységeket ad hozzá a csapathívásokhoz. A távmunka lehet magányos, független és terméketlen; vagy teljesen ellentétes. A virtuális csapatépítést az teszi fontossá, hogy ez a pozitívabb eredmény katalizátora. A virtuális csapatépítésbe fektető szervezetek kreatívabb, kommunikatívabb és produktívabb munkaerővel rendelkeznek; ami óriási versenyelőnyt jelent. Fűszerezheti a virtuális csapat tevékenységeit különféle tevékenységek és játékok hozzáadásával, például jégtörő kérdések, virtuális ebéd vagy társasági beszélgetés csoportos csevegés során. Mindannyian együtt tarthatunk kávészüneteket, heti játékmenetet hajthatunk végre, valaki megoszthat egy vicces képet vagy mémet, a lehetőségek végtelenek.

Mindenesetre, ha azt is szeretné, hogy a virtuális csapata megbeszélése a lehető legeredményesebb legyen, jó tanácsokat és utasításokat adni a konferencia résztvevőinek. Technikai problémákba ütközhet, vagy megtudhatja, hogy egyes személyek nincsenek teljesen jelen a virtuális találkozón. A produktív virtuális csapattalálkozó lebonyolítása valóban a megszervezésre és a tervezésre vezethető vissza. Valójában tervet kell készítenie, és gondoskodnia kell a megfelelő kollégák meghívásáról. Mindenesetre hangfelvételi megbeszélésekkel kell megtenned a további mérföldet. Nagyon gyorsan meglátja ennek az előnyeit.

Hogyan segít a virtuális találkozók hangfelvétele

A hangfelvételi értekezletek nem oldják meg teljesen a virtuális csapat találkozóin tapasztalt összes problémát, de nagyon hasznosak lehetnek mindenki számára. Íme öt ok, amiért a virtuális értekezletek hangfelvételének szokásos gyakorlatnak kell lennie a szervezetében, függetlenül attól, hogy virtuális csapattalálkozóról van szó, vagy teljesen szemtől szemben.

Jártas jegyzetelés

A jegyzetelés nem teljesen ugyanaz, mint átírni mindazt, ami a csapatülésen elhangzott. A jegyzeteknek rövid gondolatoknak, ötleteknek vagy emlékeztetőknek kell lenniük, nem pontosan ugyanazokkal a szavakkal. Gyakori hiba mindent megpróbálni leírni. Ha valaki egy ideig beszélget, vagy nem rövid a véleményével, akkor hajlamosak vagyunk arra, hogy megpróbáljuk felfogni a gondolataik teljes egészét, hogy ne maradjon le valami jelentős. Ez azonban nem segít abban, hogy koncentrált és pillanatnyi legyen. A megbeszélés hangfelvételének és az azt követő átírásnak köszönhetően senkinek sem kell alapos jegyzeteket készítenie. Később egyszerűen maga írja le a fontos dolgokat. Így összpontosíthat arra, hogy jelen legyen és figyelmesen hallgasson, ami értékes mindenki számára.

Jobb ötletelés

Elõbb vagy utóbb a virtuális csapatértekezlet minden résztvevõje óhatatlanul valamiféle figyelemhiányt tapasztal. Előfordulhat, hogy egy távmunkás kutyája eltéríti őket, előfordulhat, hogy valaki a teremben egy másik webhelyet néz meg, vagy messengeret használ, vagy egy munkatársa agresszíven jegyzetel. Számos oka lehet annak, hogy csúszik a koncentráció. Akárhogy is legyen, azok az egyének, akik általában jelen vannak az összejövetelek során, jobban meg fogják érteni, mi történik, különösen, ha a találkozó interaktív. Koncentráltnak kell lenniük és képesnek kell lenniük arra, hogy a megfelelő pillanatban bekapcsolódjanak a vitába. A ráhangolódással és a történésekre való összpontosítással jobban részt vesz az összejövetelen, és ugyanakkor erősebb köteléket épít ki kollégáival. Még jobb, hogy az értekezlet után jobb és hasznosabb ötletekkel állhat elő, mivel mindenről nyilvánosságra hoz egy felvételt.

A megosztás egyszerűsége

Nem számít, mennyire igyekszünk részt venni minden csapatértekezleten, ahová meghívást kapunk, időnként váratlan események akadályozzák meg ezt. Lehet, hogy kollégája egy másik nagyon fontos projekten dolgozik, vagy ugyanabban az időben tart egy másik hosszú találkozót, vagy a megbeszélés órájában fizikai ellenőrzést végezhet. Mivel valaki nem csatlakozhat, nem szabad kihagynia az adatokat e különféle elkötelezettségek miatt. Hozzájárulásuk és készségeik továbbra is fontosak, és valamikor később hozzájárulhatnak. Abban a pillanatban, amikor emlékszik ezekre az egyénekre az értekezlet utáni nyomon követési lépéseire, ne feledje, hogy egy hangfelvétel hatékonyabban osztható meg, mint a jegyzetek. A hangfelvétel magában foglalja a találkozó finomságait, beleértve a beszédmódot vagy az utolsó „vízhűtő” szempontokat, és azonnal továbbítható. Emlékeztetővel meg kell bíznia abban, hogy valaki megismeri a jegyzeteket, amelyek órákig vagy akár napokig is eltarthatnak. Ha esélye van arra, hogy lemaradt egy értekezletről, és nem kezdhette el dolgozni a projekten, amíg meg nem kapta az értekezletet, sokkal előnyösebb, ha hangfelvételt készít az értekezletről, hogy felgyorsuljon, és ne a partnertől függjön hogy átadják neked a jegyzeteiket.

Megoldások a technológiai nehézségekhez

Hasonlóan ahhoz, hogy a virtuális csapattalálkozók rutinszerűen figyelmen kívül hagyják a résztvevőket, ugyanúgy rengeteg technikai problémát tapasztalhat. Lehet, hogy lassú az internetkapcsolata, nehézségei vannak a mindenki meghallgatásában, vagy a szoftvere összeomolhat, amikor bemutatkozik. Ha a szervező rendelkezik az ülés hangfelvételével, akkor ezek a kérdések nem jelentenek valós problémát. Ahelyett, hogy aggódna, ha valaki nagyszerű alkalmat ad le technikai nehézségek miatt, ellazulhat, tudván, hogy később mindenkinek lehetősége lesz meghallgatni az egész találkozót.

Törölje a nyomon követési tervet

A hangfelvételek szintén felhasználhatók nyomon követési feladatok elvégzésére, és garantálják, hogy mindenki tudja, mit kell tovább tennie. Ilyen nagyszámú mozgó alkatrész mellett egy virtuális csapatülésen nagyon nehéz lehet megmondani, ki melyik projekten dolgozik és milyen ötleteket fog mindenki bemutatni. Különösen egy ötletgyűjtő megbeszéléssel egy virtuális értekezlet résztvevője jobban eltévedhet, mint… nos, a Fordításban elveszett film főszereplői.

Bár ez az egyén megkísérelhet új ötleteket kutatni, felhasználva az összegyűjtött ötleteket és jegyzeteket, sokkal könnyebb egyszerűen hangfelvételre hangolni. Képzelet - az elmúlt fél óra vagy óra (vagy lényegesen több) összes adata egyetlen felvételbe sűrítve, amely gyorsan megosztható. Ráadásul abban az esetben, ha négyszemközt járt az összejövetelre, remekül érezheti magát, amikor rájön, hogy a hangfelvétel megosztásával segített a különböző munkatársaknak, lehetővé téve számukra, hogy munkájukkal útnak indítsák ezt a műsort.

Kísérelje meg a következő virtuális csoporttalálkozók hangrögzítését

Mivel most már ismeri a hangfelvétel néhány előnyét, ideális lehetőség a következő lépés megtételére, és megismerkedni azzal, hogy miként segítik a csapatokat egyre ügyesebbé tenni. Rengeteg különféle alternatíva van a felvételek megosztására. Megoszthatja a nyers hangfelvételt, felhasználhatja az értekezlet-jegyzetek kiegészítéseként, vagy túlléphet és kihasználhatja az átírási szolgáltatás előnyeit. Fontolja meg: a munka és a találkozók között hihetetlenül foglalkoztat a hivatása. Miért ne venné vissza az idő egy részét úgy, hogy a hangfelvételeit gyorsan és gond nélkül átírja? A további időt és energiát felhasználhatja arra, hogy a következő vállalkozására koncentráljon - és ha a kézirat átírja a kezét, készen áll a haladásra.