Pokušajte audiosnimiti svoj sljedeći virtualni timski sastanak

Softver za automatsku transkripciju – Gglot

Ako ste zaposleni u velikoj međunarodnoj tvrtki, vrlo je vjerojatno da ste već sudjelovali na nekom virtualnom timskom sastanku. U tom slučaju, vjerojatno se možete sjetiti uzbuđenja i blage zbunjenosti kada ljudi diljem svijeta, bez obzira na njihovu lokaciju i vremensku zonu, koriste video, audio i tekst kako bi se povezali na mreži i raspravljali o važnim poslovnim temama. Virtualni sastanci omogućuju ljudima razmjenu informacija i podatke u stvarnom vremenu bez da se fizički nalaze zajedno.

Kako se radno okruženje razvija, organizacije sve više koriste virtualne timske sastanke. Virtualni timski sastanci nude puno prednosti za sve uključene ljude. Uključuju proširenu prilagodljivost, interakciju licem u lice s različitim uredima i osnažuju suradnju između različitih odjela. Mnoge se organizacije sve više oslanjaju na slobodni rad, ugovor i rad na daljinu kako bi postigle svoje ciljeve. To zauzvrat povećava potrebu za virtualnim timskim sastancima, osobito ako se uvedu fleksibilni rasporedi.

Jedna od prednosti virtualnih timskih sastanaka je ta što se mogu koristiti za virtualnu izgradnju tima, izgradnjom jačih odnosa između udaljenih radnika. Poput team buildinga u stvarnom svijetu, virtualni pandan usmjeren je na poboljšanje vještina poput komunikacije i suradnje, dok također promiče prijateljstva i usklađivanje. Možete surađivati s trećom stranom na ovim naporima ili možete napraviti sam dodavanjem igara i aktivnosti svojim timskim pozivima. Rad na daljinu može biti usamljen, neangažiran i neproduktivan; ili potpuno suprotno. Ono što virtualni team building čini važnim jest to što je on katalizator pozitivnijeg ishoda. Organizacije koje ulažu u virtualne team buildinge imaju radnu snagu koja je kreativnija, komunikativnija i produktivnija; što je velika konkurentska prednost. Virtualne timske aktivnosti možete začiniti dodavanjem raznih aktivnosti i igrica, kao što su ledolomac pitanja, virtualni ručak ili druženje putem grupnog chata. Možete svi zajedno uzeti pauze za kavu, možete provesti tjednu sesiju igranja, netko bi mogao podijeliti smiješnu sliku ili meme, mogućnosti su beskrajne.

U svakom slučaju, ako i vi želite da vaš virtualni timski sastanak bude što produktivniji, dobro je dati savjete i upute za sudionike konferencije. Možete naići na tehničke probleme ili otkriti da neki pojedinci nisu potpuno prisutni na virtualnom sastanku. Održavanje produktivnog virtualnog tima zapravo se svodi na dogovaranje i planiranje. Doista, morat ćete napraviti plan i pobrinuti se da budu pozvani pravi kolege. U svakom slučaju, trebali biste se dodatno potruditi audio snimanjem sastanaka. Vrlo brzo ćete vidjeti prednosti toga.

Kako audio snimanje virtualnih sastanaka pomaže

Sastanci audio snimanja neće u potpunosti riješiti sve probleme koji se javljaju na sastancima virtualnog tima, ali mogu biti od velike pomoći za sve uključene. Evo pet razloga zašto bi audio snimanje vaših virtualnih sastanaka trebalo biti standardna praksa u vašoj organizaciji, bez obzira radi li se o virtualnom timskom sastanku ili potpuno licem u lice.

Iskusno vođenje bilješki

Pisanje bilješki nije isto što i prepisivanje svega što je rečeno na timskom sastanku. Bilješke bi trebale biti kratke misli, ideje ili podsjetnici, ne potpuno istim riječima. Uobičajena je pogreška pokušati sve zapisati. Ako netko govori neko vrijeme ili nije kratak sa svojim stavom, naša je tendencija da pokušamo uhvatiti cjelokupnost njegovih razmišljanja kako ne bismo propustili nešto značajno. Ipak, to vam ne pomaže da budete usredotočeni i u trenutku. S audiosnimkom sastanka, u kombinaciji s kasnijom transkripcijom, nitko ne mora voditi temeljite bilješke. Kasnije možete jednostavno sami zapisati važne stvari. Na taj se način možete usredotočiti na prisutnost i pažljivo slušanje, što je vrijedno za sve uključene.

Bolje razmišljanje

Prije ili kasnije, svaki sudionik virtualnog sastanka tima neizbježno se susreće s nekom vrstom zastoja pažnje. Radnika na daljinu može preusmjeriti njegov pas, netko u prostoriji možda gleda drugu stranicu ili koristi messenger, ili kolega s posla može agresivno bilježiti bilješke. Postoji bezbroj razloga zašto možete primijetiti pad koncentracije. Bilo kako bilo, pojedinci koji su općenito prisutni tijekom okupljanja bolje će razumjeti što se događa, osobito ako je sastanak interaktivan. Moraju biti usredotočeni i moći ući u raspravu u pravom trenutku. Ugađanjem i fokusiranjem na ono što se događa, bolje sudjelujete u okupljanju, a ujedno gradite jaču vezu s kolegama. Još bolje, nakon sastanka moći ćete iznijeti bolje i korisnije ideje jer ćete imati snimku svega što je objavljeno.

Jednostavnost dijeljenja

Bez obzira koliko se trudili sudjelovati na svakom timskom sastanku na koji smo pozvani, ponekad nas neočekivani događaji sprječavaju u tome. Vaš kolega je možda zauzet radom na drugom vrlo važnom projektu ili ima još jedan dugi sastanak u isto vrijeme, ili možda ima fizički pregled u vrijeme sastanka. Budući da se netko ne može pridružiti, ne bi trebao propustiti podatke zbog tih različitih obveza. Njihov doprinos i vještine i dalje su važni i mogu doprinijeti kasnije. U trenutku kada se prisjećate tih osoba za svoje daljnje korake nakon sastanka, sjetite se da se audio snimka može dijeliti učinkovitije od dopisa. Audio zapis uključuje sve suptilnosti sastanka, uključujući način govora ili bilo koja posljednja razmatranja o "hladnjaku vode", i može se odmah prenijeti. S dopisom ćete morati vjerovati da će se netko snaći u sastavljanju bilješki, što može potrajati satima ili čak danima. U slučaju da ste propustili sastanak i niste mogli započeti s radom na projektu dok ne dobijete bilješke sa sastanka, mnogo je korisnije dobiti audiosnimku sastanka kako biste bili u toku, a ne ovisiti o partneru da vam prenesu svoje bilješke.

Rješenja za tehnološke poteškoće

Slično kao što virtualni sastanci tima rutinski karakteriziraju propuste pažnje sudionika, također ćete doživjeti mnogo tehničkih problema. Možda imate sporu internetsku vezu, teško čujete sve ili vam se softver može srušiti baš kad se predstavljate. Ako organizator ima audio zapis sastanka, ti problemi neće predstavljati pravi problem. Umjesto da brinete hoće li netko propustiti sjajnu priliku zbog tehničkih poteškoća, možete se opustiti znajući da će svi kasnije imati priliku čuti cijeli sastanak.

Jasan plan praćenja

Audiosnimke se također mogu koristiti za naknadne zadatke i jamčiti da svi znaju što sljedeće učiniti. S tako velikim brojem pokretnih dijelova na sastanku virtualnog tima, vrlo je teško reći tko radi na kojem projektu i koje će ideje tko predstaviti. Osobito sa sastankom za oluju ideja, sudionik virtualnog sastanka može se izgubiti više od... pa, protagonista filma Izgubljeni u prijevodu.

Dok bi taj pojedinac mogao pokušati istražiti nove ideje koristeći ideje i bilješke skupljene za okupljanje, bilo bi puno lakše jednostavno ugoditi zvučnu snimku. Envision – svi podaci iz proteklih pola sata ili sat (ili znatno više) sažeti u jednu snimku koja se može brzo podijeliti. Štoviše, slučajno da ste otišli na okupljanje licem u lice, možete se osjećati sjajno shvativši da ste dijeleći audio snimku pomogli različitim suradnicima, omogućivši im da svojim radom pokrenu ovu emisiju.

Pokušajte audiosnimiti svoje sljedeće virtualne timske sastanke

Budući da sada znate neke prednosti snimanja zvuka, to je idealna prilika da poduzmete sljedeći korak i upoznate se s načinom na koji oni pomažu da timovi budu sve vještiji. Imate mnoštvo različitih alternativa za dijeljenje tih snimaka. Možete podijeliti neobrađenu audio snimku, koristiti je kao dodatak bilješkama sa sastanka ili ići dalje i iskoristiti usluge transkripcije. Uzmite u obzir: između posla i sastanaka, nevjerojatno ste okupirani svojim pozivom. Zašto ne biste vratili dio tog vremena brzom i bez problema transkribiranom audio snimkom? Možete iskoristiti dodatno vrijeme i energiju da se usredotočite na svoj sljedeći poduhvat – a sa transkripcijom sastanka u ruci, bit ćete spremni za napredak.