अपनी अगली वर्चुअल टीम मीटिंग की ऑडियो रिकॉर्डिंग का प्रयास करें

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यदि आप एक बड़ी, अंतरराष्ट्रीय कंपनी में कार्यरत हैं, तो यह काफी संभावना है कि आप पहले से ही किसी प्रकार की वर्चुअल टीम मीटिंग में भाग ले चुके हैं। उस स्थिति में, आप शायद उस रोमांच और मामूली भ्रम को याद कर सकते हैं जब दुनिया भर के लोग अपने स्थान और समय क्षेत्र की परवाह किए बिना ऑनलाइन लिंक करने और महत्वपूर्ण व्यावसायिक मुद्दों पर चर्चा करने के लिए वीडियो, ऑडियो और टेक्स्ट का उपयोग करते हैं। वर्चुअल मीटिंग लोगों को जानकारी साझा करने की अनुमति देती है। और वास्तविक समय में डेटा एक साथ भौतिक रूप से स्थित किए बिना।

जैसे-जैसे कार्य वातावरण विकसित होता है, संगठन तेजी से वर्चुअल टीम मीटिंग का उपयोग कर रहे हैं। वर्चुअल टीम मीटिंग में शामिल सभी लोगों के लिए बहुत सारे फायदे हैं। वे विस्तारित अनुकूलन क्षमता, विभिन्न कार्यालयों के साथ आमने-सामने बातचीत, और विभिन्न विभागों में सहयोग को सशक्त बनाना शामिल करते हैं। कई संगठन अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए तेजी से फ्रीलांस, अनुबंध और दूरस्थ कार्य पर भरोसा करते हैं। यह, बदले में, वर्चुअल टीम मीटिंग की आवश्यकता को बढ़ाता है, खासकर यदि लचीले शेड्यूल पेश किए जाते हैं।

वर्चुअल टीम मीटिंग का एक फायदा यह है कि रिमोट वर्कर्स के बीच मजबूत संबंध बनाकर, वर्चुअल टीम बिल्डिंग के लिए उनका इस्तेमाल किया जा सकता है। वास्तविक दुनिया में टीम निर्माण की तरह, आभासी समकक्ष संचार और सहयोग जैसे कौशल में सुधार करने पर ध्यान केंद्रित करता है, जबकि दोस्ती और संरेखण को भी बढ़ावा देता है। आप इन प्रयासों पर किसी तीसरे पक्ष के साथ काम कर सकते हैं, या अपनी टीम कॉल में गेम और गतिविधियों को जोड़कर DIY कर सकते हैं। दूरस्थ कार्य अकेला, विच्छेदित और अनुत्पादक हो सकता है; या पूर्ण विपरीत। वर्चुअल टीम बिल्डिंग को जो महत्वपूर्ण बनाता है वह यह है कि यह अधिक सकारात्मक परिणाम का उत्प्रेरक है। वर्चुअल टीम बिल्डिंग में निवेश करने वाले संगठनों के पास ऐसे कार्यबल होते हैं जो अधिक रचनात्मक, संचारी और उत्पादक होते हैं; जो एक बहुत बड़ा प्रतिस्पर्धी लाभ है। आप विभिन्न गतिविधियों और खेलों को जोड़कर वर्चुअल टीम गतिविधियों को मसाला दे सकते हैं, जैसे कि आइसब्रेकर प्रश्न, वर्चुअल लंच या समूह चैट पर सामाजिककरण। आप सभी एक साथ कॉफी ब्रेक ले सकते हैं, आप साप्ताहिक गेमिंग सत्र लागू कर सकते हैं, कोई मजाकिया तस्वीर या मीम साझा कर सकता है, संभावनाएं अनंत हैं।

किसी भी मामले में, यदि आप भी चाहते हैं कि आपकी वर्चुअल टीम मीटिंग यथासंभव उत्पादक हो, तो कॉन्फ़्रेंस प्रतिभागियों के लिए सुझाव और निर्देश प्रदान करना अच्छा है। आप तकनीकी समस्याओं में भाग सकते हैं या पता लगा सकते हैं कि कुछ व्यक्ति वर्चुअल मीटिंग में पूरी तरह से मौजूद नहीं हैं। एक उत्पादक वर्चुअल टीम मीटिंग प्राप्त करना वास्तव में व्यवस्था और योजना बनाने के लिए नीचे आता है। वास्तव में, आपको एक योजना बनानी होगी और सुनिश्चित करना होगा कि सही सहयोगियों को आमंत्रित किया गया है। जो भी हो, आपको ऑडियो रिकॉर्डिंग मीटिंग द्वारा अतिरिक्त मील जाना चाहिए। ऐसा करने के फायदे आपको बहुत जल्दी नजर आने लगेंगे।

ऑडियो रिकॉर्डिंग वर्चुअल मीटिंग कैसे मदद करती है

ऑडियो रिकॉर्डिंग मीटिंग वर्चुअल टीम मीटिंग में आने वाली सभी समस्याओं को पूरी तरह से हल नहीं करेगी, लेकिन वे शामिल सभी के लिए बहुत मददगार हो सकती हैं। यहां पांच कारण बताए गए हैं कि आपकी वर्चुअल मीटिंग की ऑडियो रिकॉर्डिंग आपके संगठन में एक मानक अभ्यास क्यों होनी चाहिए, भले ही यह वर्चुअल टीम मीटिंग हो या पूरी तरह से आमने सामने।

कुशल नोट लेना

नोट लेना टीम मीटिंग में कही गई हर बात को ट्रांसक्रिप्ट करने के समान नहीं है। नोट्स छोटे विचार, विचार या अनुस्मारक होने चाहिए, बिल्कुल समान शब्दों में नहीं। सब कुछ लिखने का प्रयास करना एक सामान्य त्रुटि है। यदि कोई कुछ समय के लिए बात कर रहा है या अपनी बात के साथ संक्षिप्त नहीं हो रहा है, तो यह हमारी प्रवृत्ति में है कि हम उनकी संपूर्णता को पकड़ने का प्रयास करें ताकि हम कुछ महत्वपूर्ण याद न करें। फिर भी, यह आपको ध्यान केंद्रित करने और पल में मदद नहीं कर रहा है। बैठक की ऑडियो रिकॉर्डिंग के साथ, बाद के ट्रांसक्रिप्शन के साथ, किसी को भी पूरी तरह से नोट्स लेने की आवश्यकता नहीं है। आप बाद में महत्वपूर्ण सामग्री को स्वयं ही लिख सकते हैं। इस तरह, आप उपस्थित होने और ध्यान से सुनने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जो कि सभी के लिए मूल्यवान है।

बेहतर विचार मंथन

जल्दी या बाद में, वर्चुअल टीम मीटिंग के प्रत्येक प्रतिभागी को अनिवार्य रूप से ध्यान में किसी प्रकार की चूक का सामना करना पड़ता है। एक टेलीकम्यूटर अपने कुत्ते द्वारा डायवर्ट किया जा सकता है, हो सकता है कि कमरे में कोई अन्य साइट देख रहा हो या मैसेंजर का उपयोग कर रहा हो, या कोई सहकर्मी आक्रामक रूप से नोट्स लिख रहा हो। ऐसे कई कारण हैं जिनकी वजह से आपको एकाग्रता में कमी दिखाई दे सकती है। जैसा भी हो, आम तौर पर सभाओं के दौरान उपस्थित होने वाले व्यक्तियों को क्या हो रहा है, इसकी बेहतर समझ होगी, खासकर यदि बैठक इंटरैक्टिव है। उन्हें ध्यान केंद्रित करने और सही समय पर चर्चा में प्रवेश करने में सक्षम होने की आवश्यकता है। जो हो रहा है उस पर ध्यान केंद्रित करके, आप सभा में बेहतर भाग ले रहे हैं, और साथ ही आप अपने सहयोगियों के साथ एक मजबूत बंधन बना रहे हैं। इससे भी बेहतर, आप बैठक के बाद बेहतर और अधिक उपयोगी विचारों के साथ सामने आने में सक्षम होंगे क्योंकि आपके पास हर उस चीज़ की रिकॉर्डिंग होगी जिसका खुलासा किया गया था।

साझा करने की सादगी

हमें आमंत्रित की गई प्रत्येक टीम मीटिंग में भाग लेने के लिए हम कितनी भी कोशिश कर लें, कभी-कभी अप्रत्याशित घटनाएं हमें ऐसा करने से रोकती हैं। हो सकता है कि आपका सहकर्मी किसी अन्य बहुत महत्वपूर्ण परियोजना पर काम करने में व्यस्त हो या उसी समय एक और लंबी बैठक हो, या बैठक के समय उनका शारीरिक परीक्षण हो। क्योंकि कोई इसमें शामिल नहीं हो सकता है, उन्हें उन अलग-अलग प्रतिबद्धताओं के कारण डेटा को याद नहीं करना चाहिए। उनके इनपुट और कौशल अभी भी महत्वपूर्ण हैं, और वे कुछ समय बाद योगदान दे सकते हैं। जब आप इन व्यक्तियों को अपने बैठक के बाद के अनुवर्ती चरणों के लिए याद कर रहे हों, तो याद रखें कि एक ऑडियो रिकॉर्डिंग मेमो की तुलना में अधिक प्रभावी ढंग से साझा की जा सकती है। एक ऑडियो रिकॉर्डिंग में बैठक की संपूर्ण सूक्ष्मताएं शामिल होती हैं, जिसमें बोलने का तरीका या कोई अंतिम "वाटर कूलर" विचार शामिल हैं, और इसे तुरंत बताया जा सकता है। एक मेमो के साथ, आपको यह भरोसा करना होगा कि कोई व्यक्ति नोट्स बनाने में सक्षम होगा, जिसमें घंटों या दिन भी लग सकते हैं। यदि आप किसी मीटिंग से चूक गए हैं और मीटिंग नोट्स प्राप्त होने तक किसी प्रोजेक्ट पर काम करना शुरू नहीं कर सकते हैं, तो मीटिंग की ऑडियो रिकॉर्डिंग प्राप्त करना बहुत अधिक फायदेमंद है, ताकि पार्टनर पर निर्भर रहने के बजाय गति प्राप्त की जा सके। उनके नोट्स आप तक पहुंचाने के लिए।

तकनीकी कठिनाइयों का समाधान

वर्चुअल टीम मीटिंग की तरह नियमित रूप से प्रतिभागियों द्वारा ध्यान देने में चूक होती है, वैसे ही आपको बहुत सारी तकनीकी समस्याओं का अनुभव होगा। आपके पास धीमा इंटरनेट कनेक्शन हो सकता है, हर किसी को सुनने में कठिनाई का अनुभव हो सकता है, या आपका सॉफ़्टवेयर तब क्रैश हो सकता है जब आप अपना परिचय दे रहे हों। यदि आयोजक के पास बैठक की ऑडियो रिकॉर्डिंग है, तो उन मुद्दों में कोई वास्तविक समस्या नहीं होगी। यदि कोई तकनीकी कठिनाइयों के कारण कोई बड़ा अवसर गंवा रहा है तो चिंता करने की बजाय, आप यह जानकर निश्चिंत हो सकते हैं कि बाद में सभी को पूरी बैठक सुनने का अवसर मिलेगा।

अनुवर्ती योजना साफ़ करें

ऑडियो रिकॉर्डिंग का उपयोग अनुवर्ती कार्यों को करने के लिए भी किया जा सकता है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई जानता है कि आगे क्या करना है। वर्चुअल टीम मीटिंग में इतनी बड़ी संख्या में चलने वाले हिस्सों के साथ, यह बताना मुश्किल हो सकता है कि कौन किस प्रोजेक्ट पर काम कर रहा है और हर कोई क्या विचार पेश करेगा। विशेष रूप से विचार-मंथन बैठक के साथ, एक आभासी बैठक में भाग लेने वाला व्यक्ति ... से अधिक खो सकता है ... ठीक है, फिल्म के नायक अनुवाद में खो गए हैं।

जबकि वह व्यक्ति नए विचारों की जांच करने का प्रयास कर सकता है, जो एक सभा के लिए एक साथ एकत्रित विचारों और नोट्स का उपयोग करते हैं, ध्वनि रिकॉर्डिंग में आसानी से ट्यून करना बहुत आसान होगा। कल्पना - पिछले आधे घंटे या घंटे (या काफी अधिक) के सभी डेटा को एक एकल रिकॉर्डिंग में संघनित किया जाता है जिसे जल्दी से साझा किया जा सकता है। इसके अलावा, यदि आप सभा में आमने-सामने गए, तो आपको यह जानकर बहुत अच्छा महसूस हो सकता है कि आपने ऑडियो रिकॉर्डिंग साझा करके अन्य सहयोगियों की मदद की, उन्हें इस शो को उनके काम के साथ सड़क पर लाने की अनुमति दी।

अपनी अगली वर्चुअल टीम मीटिंग की ऑडियो रिकॉर्डिंग का प्रयास करें

चूंकि अब आप ऑडियो रिकॉर्डिंग के कुछ लाभों को जानते हैं, यह अगला कदम उठाने और टीमों को अधिक कुशल बनाने में मदद करने के तरीके से खुद को परिचित करने का एक आदर्श अवसर है। उन रिकॉर्डिंग को साझा करने के लिए आपके पास ढेर सारे विकल्प हैं। आप कच्ची ऑडियो रिकॉर्डिंग साझा कर सकते हैं, इसे मीटिंग नोट्स के पूरक के रूप में उपयोग कर सकते हैं, या ऊपर और आगे जाकर ट्रांसक्रिप्शन सेवाओं का लाभ उठा सकते हैं। इस पर विचार करें: काम और बैठकों के बीच, आप अविश्वसनीय रूप से अपने व्यवसाय में व्यस्त हैं। क्यों न अपनी ऑडियो रिकॉर्डिंग को तेजी से और बिना किसी समस्या के ट्रांसक्रिप्ट करवाकर उस समय का एक हिस्सा वापस ले लिया जाए? आप अपने अगले उपक्रम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अतिरिक्त समय और ऊर्जा का उपयोग कर सकते हैं - और हाथ में बैठक के प्रतिलेखन के साथ, आप प्रगति के लिए तैयार रहेंगे।