נסה להקליט שמע את פגישת הצוות הווירטואלי הבא שלך

תוכנת תמלול אוטומטי - Gglot

אם אתה מועסק בחברה גדולה ובינלאומית, סביר להניח שכבר השתתפת באיזשהו פגישת צוות וירטואלית. במקרה כזה, אתה בטח יכול לזכור את הריגוש והבלבול הקל כאשר אנשים ברחבי העולם, ללא קשר למיקומם ולאזור הזמן שלהם משתמשים בווידיאו, שמע וטקסט כדי לקשר באינטרנט ולדון בנושא עסקי חשוב. פגישות וירטואליות מאפשרות לאנשים לשתף מידע ונתונים בזמן אמת מבלי להיות ממוקמים פיזית יחד.

ככל שמתפתחת סביבת העבודה, ארגונים משתמשים יותר ויותר בישיבות צוות וירטואליות. ישיבות צוות וירטואלי מציעות יתרונות רבים לכל האנשים המעורבים. הם משלבים יכולת הסתגלות מורחבת, אינטראקציה פנים אל פנים עם משרדים שונים, ומעצימים שיתוף פעולה בין מחלקות שונות. ארגונים רבים מסתמכים יותר ויותר על פרילנסר, חוזים ועבודה מרחוק כדי להשיג את יעדיהם. זה, בתורו, מגביר את הצורך בפגישות צוות וירטואליות, במיוחד אם מציגים לוחות זמנים גמישים.

יתרון אחד בפגישות הצוות הווירטואלי הוא בכך שניתן להשתמש בהם לבניית צוות וירטואלי, על ידי בניית קשרים חזקים יותר בין עובדים מרוחקים. כמו בניית צוותים בעולם האמיתי, המקבילה הווירטואלית מתמקדת בשיפור מיומנויות כמו תקשורת ושיתוף פעולה, תוך קידום חברות ויישור. אתה יכול לעבוד עם צד שלישי על מאמצים אלה, או DIY באמצעות הוספת משחקים ופעילויות לשיחות הצוות שלך. עבודה מרחוק יכולה להיות בודדה, מנותקת ולא מניבה; או ההפך הגמור. מה שהופך את בניית הצוות הווירטואלי לחשוב הוא שהוא הזרז לתוצאה חיובית יותר. בארגונים המשקיעים בבנייני צוות וירטואליים יש כוח אדם יצירתי, תקשורתי ופרודוקטיבי יותר; שזה יתרון תחרותי עצום. אתה יכול לתבל את פעילויות הצוות הווירטואלי על ידי הוספת פעילויות ומשחקים שונים, כגון שאלות על פורץ קרח, ארוחת צהריים וירטואלית או התרועעות בצ'אט קבוצתי. כולכם יכולים לעשות הפסקות קפה יחד, תוכלו ליישם הפעלת משחקים שבועית, מישהו עשוי לחלוק תמונה או מם מצחיק, האפשרויות הן אינסופיות.

בכל מקרה, אם אתה רוצה שגם ישיבת הצוות הווירטואלי שלך תהיה פרודוקטיבית ככל האפשר, כדאי לספק טיפים והנחיות למשתתפי הכנס. אתה יכול להיתקל בבעיות טכניות או לגלות שחלק מהאנשים אינם נוכחים לחלוטין בפגישה וירטואלית. קבלת פגישת צוות וירטואלית יצרנית באמת מסתכמת בסידור ותכנון. ואכן, יהיה עליכם להכין תוכנית ולהבטיח שהקולגות הנכונים מוזמנים. בכל מקרה, אתה צריך ללכת קילומטר נוסף על ידי פגישות הקלטת שמע. תראה את היתרונות שבכך לעשות זאת מהר מאוד.

כיצד הקלטת שמע עוזרת לפגישות וירטואליות

פגישות הקלטת שמע לא יפתרו לחלוטין את כל הבעיות בהן נתקלים בפגישות צוות וירטואליות, אך הן יכולות להיות מועילות מאוד עבור כלולים. להלן חמש סיבות מדוע הקלטת שמע בפגישות הווירטואליות שלך צריכה להיות נוהג סטנדרטי בארגון שלך, בין אם זה פגישת צוות וירטואלית או פנים אל פנים לחלוטין.

לקיחת הערות בקיאים

רישום הערות אינו זהה לתמלול כל מה שנאמר בישיבת הצוות. הערות צריכות להיות מחשבות, רעיונות או תזכורות קצרות, לא באותן מילים בדיוק. זו שגיאה נפוצה לנסות לרשום הכל. אם מישהו מדבר זמן מה או לא מקצר על הנקודה שלו, זה הנטייה שלנו לנסות לתפוס את מכלול ההגיגים שלהם כדי שלא נפספס משהו משמעותי. עם זאת, זה לא עוזר לך להיות מרוכז וברגע זה. עם הקלטת שמע של הפגישה, בשילוב עם תמלול שלאחר מכן, אף אחד לא צריך לרשום הערות יסודיות. אתה יכול פשוט לרשום את הדברים החשובים בעצמך בהמשך. בדרך זו, אתה יכול להתמקד בלהיות נוכח ולהקשיב בקשב, וזה חשוב לכל אחד.

סיעור מוחות טוב יותר

במוקדם או במאוחר, כל משתתף בישיבת צוות וירטואלי נתקל בהכרח באיזושהי הפסד בתשומת לב. טלקום-שוטר עלול להיות מופנה על ידי הכלב שלהם, מישהו בחדר עשוי לצפות באתר אחר או להשתמש בשליח, או שעמית לעבודה יכול לרשום בתוקפנות פתקים. יש מספר סיבות כלשהן לכך שאתה עשוי לראות החלקה בריכוז. כך או כך, האנשים שנמצאים בדרך כלל במהלך התכנסויות יבינו טוב יותר את המתרחש, במיוחד אם הפגישה אינטראקטיבית. עליהם להיות ממוקדים ולהיות מסוגלים להיכנס לדיון ברגע הנכון. על ידי כוונון והתמקדות במתרחש, כדאי לך להשתתף בהתכנסות, ובמקביל לבנות קשר חזק יותר עם עמיתייך. אפילו יותר טוב, תוכל לצאת עם רעיונות טובים ושימושי יותר לאחר הפגישה מכיוון שתהיה לך הקלטה של כל מה שנחשף.

פשטות השיתוף

לא משנה כמה אנו משתדלים להשתתף בכל מפגש צוות אליו אנו מוזמנים, לעיתים אירועים בלתי צפויים מונעים מאיתנו לעשות זאת. עמיתך עלול להיות עסוק בעבודה על פרויקט חשוב מאוד אחר או לקיים פגישה ארוכה אחרת במקביל, או שהם עשויים לבצע בדיקה פיזית בשעה של הפגישה. מכיוון שמישהו לא יכול להצטרף, הם לא צריכים להחמיץ נתונים בגלל ההתחייבויות השונות האלה. הקלט והמיומנויות שלהם עדיין חשובים, והם יכולים לתרום זמן מה אחר כך. בנקודה שבה אתה זוכר אנשים אלה בשלבי המעקב שלך לאחר הפגישה, זכור שניתן לשתף הקלטת שמע בצורה יעילה יותר מאשר תזכירים. הקלטת שמע משלבת את כל דקויות הפגישה, כולל אופן דיבור או כל שיקול אחר של "מקרר מים", וניתן להעביר אותה מייד. עם תזכיר, תצטרך לסמוך על כך שמישהו יסתדר בהלחנת הערות, שיכולות לקחת שעות ואפילו ימים. על סיכוי שלא החמצת פגישה ולא יכולת להתחיל לעבוד על פרויקט עד שתקבל את הערות הפגישה, זה הרבה יותר יתרון לקבל הקלטת שמע של הפגישה כדי לעלות על המהירות ולא להיות תלויה בשותף כדי להעביר אליך את ההערות שלהם.

פתרונות לקשיים טכנולוגיים

בדומה לפגישות צוות וירטואליות באופן שגרתי תכונות של ביטול תשומת לב מצד המשתתפים, גם אתם תיתקלו בצרות טכניות רבות. ייתכן שיש לך חיבור איטי לאינטרנט, תתקשה בקשיים לשמוע את כולם, או שהתוכנה שלך עלולה לקרוס בדיוק כשאתה מציג את עצמך. אם למארגן יש את הקלטת האודיו של הפגישה, נושאים אלה לא יציגו בעיה אמיתית. במקום לדאוג אם מישהו מעביר הזדמנות נהדרת בגלל קשיים טכניים, אתה יכול להירגע בידיעה שלכולם תהיה ההזדמנות לשמוע את כל הפגישה בהמשך.

נקה תוכנית מעקב

כמו כן ניתן להשתמש בקלטות שמע בכדי לבצע משימות מעקב ולהבטיח שכולם יודעים מה לעשות הלאה. עם מספר כה גדול של חלקים נעים בפגישת צוות וירטואלית, יתכן מאוד שיהיה קשה לדעת מי עובד על איזה פרויקט ואילו רעיונות יציגו כולם. במיוחד עם פגישת סיעור מוחות, משתתף בפגישה וירטואלית יכול ללכת לאיבוד יותר מ ... ובכן, גיבורי הסרט אבודים בתרגום.

בעוד שאותו אדם יכול היה לנסות לחקור רעיונות חדשים תוך שימוש ברעיונות ובתווים המרוצפים יחד לאיסוף, יהיה הרבה יותר קל פשוט להתאים להקלטת סאונד. חיזוי - כל הנתונים מחצי השעה או השעה האחרונים (או משמעותית יותר) התמצאו להקלטה אחת שניתן לשתף במהירות. יתרה מכך, במקרה שלא נסעתם לאיסוף פנים אל פנים, תוכלו להרגיש נהדר להבין שעזרתם למקורבים שונים על ידי שיתוף הקלטת האודיו, מה שמאפשר להם להראות את הדרך הזו עם עבודתם.

נסה להקליט אודיו את פגישות הצוות הווירטואלי הבא שלך

מכיוון שאתה מכיר כעת כמה יתרונות של הקלטת שמע, זו הזדמנות אידיאלית לעשות את הצעד הבא ולהכיר את האופן שבו הם עוזרים להפוך את הצוותים למיומנים יותר ויותר. יש לך המון חלופות שונות לשיתוף הקלטות אלה. תוכלו לשתף את הקלטת האודיו הגולמית, להשתמש בה כתוספת להערות פגישה, או לעשות יותר ויותר ולנצל את שירותי התמלול. שקול את זה: בין העבודה לפגישות אתה עסוק להפליא בייעודך. מדוע לא לקחת חלק מאותה זמן בחזרה על ידי תמלול הקלטת האודיו שלך בתמלול מהיר וללא שום בעיה? אתה יכול לנצל את הזמן והאנרגיה הנוספים כדי להתרכז בהתחייבות הבאה שלך - ועם תמלול של הפגישה בידך, אתה תהיה מוכן להתקדמות.