Proba a gravar audio a túa próxima reunión do equipo virtual

Software de transcrición automática - Gglot

Se estás empregado nunha gran empresa internacional, é moi probable que xa participases nalgún tipo de reunión virtual do equipo. Nese caso, probablemente recordes a emoción e a lixeira confusión cando persoas de todo o mundo, independentemente da súa localización e zona horaria, usan vídeo, audio e texto para conectarse en liña e discutir cuestións comerciais importantes. As reunións virtuais permiten que as persoas compartan información. e datos en tempo real sen estar fisicamente localizados xuntos.

A medida que se desenvolve o ambiente de traballo, as organizacións utilizan cada vez máis reunións virtuais de equipos. As reunións virtuais do equipo ofrecen moitas vantaxes para todas as persoas implicadas. Incorporan adaptabilidade ampliada, interacción cara a cara con diferentes oficinas e potencian a cooperación entre os diferentes departamentos. Moitas organizacións confían cada vez máis no traballo autónomo, por contrato e a distancia para acadar os seus obxectivos. Isto, á súa vez, aumenta a necesidade de reunións virtuais do equipo, especialmente se se introducen horarios flexibles.

Unha vantaxe das reunións de equipos virtuais é que se poden usar para a creación de equipos virtuais, creando relacións máis fortes entre traballadores remotos. Do mesmo xeito que a creación de equipos no mundo real, a contraparte virtual céntrase en mellorar as habilidades como a comunicación e a colaboración, ao tempo que promove as amizades e o aliñamento. Podes traballar con terceiros nestes esforzos ou facer bricolaxe engadindo xogos e actividades ás chamadas do teu equipo. O traballo remoto pode ser solitario, desconectado e improdutivo; ou todo o contrario. O que fai que a creación de equipos virtuais sexa importante é que é o catalizador do resultado máis positivo. As organizacións que invisten en equipos virtuais teñen forzas de traballo máis creativas, comunicativas e produtivas; que supón unha enorme vantaxe competitiva. Podes mellorar as actividades do equipo virtual engadindo varias actividades e xogos, como preguntas para romper o xeo, xantar virtual ou socializar a través do chat en grupo. Podes tomar pausas para tomar café todos xuntos, podes implementar sesións de xogos semanais, alguén pode compartir unha imaxe ou un meme divertido, as posibilidades son infinitas.

En calquera caso, se tamén queres que a túa reunión virtual do equipo sexa o máis produtiva posible, é bo ofrecer consellos e instrucións aos participantes da conferencia. Podes atopar problemas técnicos ou descubrir que algunhas persoas non están completamente presentes nunha reunión virtual. Conseguir unha reunión de equipo virtual produtiva realmente se reduce a organizar e planificar. De feito, terás que facer un plan e asegurarte de que os compañeiros axeitados estean invitados. En calquera caso, deberías facer un esforzo adicional gravando reunións de audio. Verás as vantaxes de facelo moi rápido.

Como axuda a gravación de audio das reunións virtuais

As reunións de gravación de audio non resolverán por completo todos os problemas que se atopan nas reunións virtuais do equipo, pero poden ser moi útiles para todos os incluídos. Aquí tes cinco razóns polas que a gravación de audio das túas reunións virtuais debería ser unha práctica estándar na túa organización, independentemente de que se trate dunha reunión de equipo virtual ou completamente cara a cara.

Toma de notas competente

Non é o mesmo tomar notas que transcribir todo o que se dixo na reunión do equipo. As notas deben ser pensamentos, ideas ou recordatorios breves, non exactamente coas mesmas palabras. É un erro común tentar anotar todo. Se alguén está a falar durante algún tempo ou non é breve co seu punto, é a nosa tendencia a tentar captar a totalidade das súas cavilacións para non perdernos algo significativo. Non obstante, iso non che axuda a estar concentrado e no momento. Cunha gravación de audio da reunión, combinada cunha transcrición posterior, ninguén precisa tomar notas detalladas. Podes simplemente anotar as cousas importantes máis adiante. Deste xeito, podes centrarte en estar presente e escoitar atentamente, o que é valioso para todos incluídos.

Mellor Brainstorming

Tarde ou cedo, cada participante dunha reunión de equipo virtual atópase inevitablemente con algún tipo de falta de atención. Un teletraballador pode ser desviado polo seu can, alguén da sala pode estar vendo outro sitio ou usando un mensaxeiro ou un compañeiro de traballo pode estar anotando notas de forma agresiva. Hai moitas razóns polas que podes ver un deslizamento na concentración. Sexa como for, as persoas que xeralmente están presentes durante as reunións entenderán mellor o que está a suceder, especialmente se a reunión é interactiva. Deben estar concentrados e poder entrar na discusión no momento correcto. Ao sintonizar e centrándose no que está a suceder, é mellor participar na reunión e, ao mesmo tempo, estás construíndo un vínculo máis forte cos teus compañeiros. Aínda mellor, poderás saír con ideas mellores e máis útiles despois da reunión xa que terás unha gravación de todo o que se divulgou.

Sinxeleza de compartir

Por moito que tratemos de participar en cada reunión do equipo á que estamos convidados, ás veces acontecementos inesperados impídennos facelo. O teu compañeiro pode estar ocupado traballando noutro proxecto moi importante ou ter outra longa reunión ao mesmo tempo, ou pode ter unha revisión física á hora da reunión. Como alguén non pode unirse, non debería perder datos por mor deses diferentes compromisos. O seu aporte e as súas habilidades aínda son importantes, e poden contribuír nalgún momento máis tarde. No momento no que lembras a estas persoas para os pasos de seguimento posteriores á reunión, lembra que unha gravación de audio pódese compartir de forma máis eficaz que as notas. Unha gravación de audio incorpora a totalidade das sutilezas da reunión, incluíndo a forma de falar ou calquera última consideración de "enfriador de auga", e pódese transmitir de inmediato. Cunha nota, terás que confiar en que alguén se moverá para redactar notas, o que pode levar horas ou incluso días. No caso de que perdases unha reunión e non puideses comezar a traballar nun proxecto ata que recibises as notas da reunión, é moito máis vantaxoso conseguir unha gravación de audio da reunión para poñerte ao día en lugar de depender dun compañeiro. para facerche chegar as súas notas.

Solucións ás dificultades tecnolóxicas

Do mesmo xeito que as reunións virtuales do equipo presentan lapsos de atención por parte dos participantes, tamén experimentarás moitos problemas técnicos. É posible que teñas unha conexión a Internet lenta, teñas dificultades para escoitar a todo o mundo ou o teu software pode fallar xusto cando te presentas. Se o organizador ten a gravación de audio da reunión, eses problemas non presentarán ningún problema real. En lugar de preocuparse se alguén está desaproveitando unha gran oportunidade por problemas técnicos, pode relaxarse sabendo que todos terán a oportunidade de escoitar toda a reunión máis tarde.

Plan de seguimento claro

As gravacións de audio tamén se poden utilizar para realizar tarefas de seguimento e garantir que todos saben que facer a continuación. Con un número tan grande de partes móbiles nunha reunión de equipo virtual, pode ser moi difícil saber quen está a traballar en que proxecto e que ideas presentarán todos. Particularmente cunha reunión de brainstorming, un participante dunha reunión virtual pode perderse máis que... ben, os protagonistas da película Lost in Translation.

Aínda que ese individuo podería tentar investigar novas ideas utilizando as ideas e as notas que se xuntan para unha reunión, sería moito máis sinxelo sintonizar unha gravación de son. Envision: todos os datos da última media hora ou hora (ou significativamente máis) condensados nunha única gravación que se pode compartir rapidamente. Ademais, no caso de que acudises cara a cara á reunión, podes sentirte moi ben ao darte conta de que axudaches a diferentes asociados compartindo a gravación de audio, permitíndolles levar este espectáculo á estrada co seu traballo.

Intente gravar audio nas próximas reunións do equipo virtual

Xa que agora coñeces algunhas vantaxes da gravación de audio, é unha oportunidade ideal para dar o seguinte paso e familiarizarte con como axudan a que os equipos sexan cada vez máis competentes. Tes moitas alternativas para compartir esas gravacións. Podes compartir a gravación de audio en bruto, usala como complemento das notas da reunión ou ir máis alá e aproveitar os servizos de transcrición. Consideralo: entre traballo e reunións, estás incriblemente ocupado na túa vocación. Por que non recuperas unha parte dese tempo facendo que a túa gravación de audio se transcriba rapidamente e sen ningún problema? Podes utilizar o tempo e a enerxía adicionais para concentrarte na túa próxima empresa e, cunha transcrición da reunión na man, estarás preparado para o progreso.