Essayez l'enregistrement audio de votre prochaine réunion d'équipe virtuelle

Logiciel de transcription automatique – Gglot

Si vous travaillez dans une grande entreprise internationale, il est fort probable que vous ayez déjà participé à une sorte de réunion d'équipe virtuelle. Dans ce cas, vous vous souviendrez probablement du frisson et de la légère confusion lorsque des gens du monde entier, quels que soient leur emplacement et leur fuseau horaire, utilisent la vidéo, l'audio et le texte pour se connecter en ligne et discuter de problèmes commerciaux importants. et des données en temps réel sans être physiquement localisés ensemble.

À mesure que l'environnement de travail se développe, les organisations utilisent de plus en plus les réunions d'équipe virtuelles. Les réunions d'équipe virtuelles offrent de nombreux avantages pour toutes les personnes impliquées. Ils intègrent une adaptabilité étendue, une interaction en face à face avec différents bureaux et permettent la coopération entre différents départements. De nombreuses organisations comptent de plus en plus sur le travail indépendant, sous contrat et à distance pour atteindre leurs objectifs. Ceci, à son tour, augmente le besoin de réunions d'équipe virtuelles, en particulier si des horaires flexibles sont introduits.

L'un des avantages des réunions d'équipe virtuelles est qu'elles peuvent être utilisées pour la constitution d'équipe virtuelle, en établissant des relations plus solides entre les travailleurs distants. Comme la consolidation d'équipe dans le monde réel, la contrepartie virtuelle se concentre sur l'amélioration des compétences telles que la communication et la collaboration, tout en favorisant les amitiés et l'alignement. Vous pouvez travailler avec un tiers sur ces efforts, ou faire du bricolage en ajoutant des jeux et des activités à vos appels d'équipe. Le travail à distance peut être solitaire, désengagé et improductif; ou le contraire. Ce qui rend le team building virtuel important, c'est qu'il est le catalyseur du résultat le plus positif. Les organisations qui investissent dans des team building virtuels ont des effectifs plus créatifs, communicatifs et productifs; ce qui est un énorme avantage concurrentiel. Vous pouvez pimenter les activités de l'équipe virtuelle en ajoutant diverses activités et jeux, tels que des questions de brise-glace, un déjeuner virtuel ou des rencontres en groupe. Vous pouvez tous prendre des pauses café ensemble, vous pouvez mettre en place une session de jeu hebdomadaire, quelqu'un pourrait partager une image amusante ou un mème, les possibilités sont infinies.

Dans tous les cas, si vous souhaitez également que votre réunion d'équipe virtuelle soit aussi productive que possible, il est bon de fournir des conseils et des instructions aux participants à la conférence. Vous pouvez rencontrer des problèmes techniques ou découvrir que certaines personnes ne sont pas complètement présentes à une réunion virtuelle. Obtenir une réunion d'équipe virtuelle productive se résume vraiment à l'organisation et à la planification. En effet, vous devrez faire un plan et vous assurer que les bons collègues sont invités. Dans tous les cas, vous devriez faire un effort supplémentaire par des réunions d'enregistrement audio. Vous verrez les avantages de le faire très rapidement.

Comment les réunions virtuelles d'enregistrement audio aident

Les réunions d'enregistrement audio ne résoudront pas complètement tous les problèmes rencontrés dans les réunions d'équipe virtuelles, mais elles peuvent être très utiles pour tout le monde. Voici cinq raisons pour lesquelles l'enregistrement audio de vos réunions virtuelles devrait être une pratique standard dans votre organisation, qu'il s'agisse d'une réunion d'équipe virtuelle ou complètement en face à face.

Prise de notes compétente

Prendre des notes n'est pas tout à fait la même chose que transcrire tout ce qui a été dit lors de la réunion d'équipe. Les notes doivent être des pensées courtes, des idées ou des rappels, pas exactement les mêmes mots. C'est une erreur courante d'essayer de tout noter. Si quelqu'un parle depuis un certain temps ou n'est pas bref avec son argument, c'est dans notre tendance à essayer de saisir l'intégralité de ses réflexions afin de ne pas manquer quelque chose d'important. Pourtant, cela ne vous aide pas à être concentré et sur le moment. Avec un enregistrement audio de la réunion, combiné à une transcription ultérieure, personne n'a besoin de prendre des notes détaillées. Vous pouvez simplement noter vous-même les éléments importants plus tard. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur la présence et l'écoute attentive, ce qui est précieux pour tout le monde.

Meilleur brainstorming

Tôt ou tard, chaque participant à une réunion d'équipe virtuelle rencontre inévitablement une sorte de manque d'attention. Un télétravailleur peut être détourné par son chien, quelqu'un dans la pièce peut consulter un autre site ou utiliser un messager, ou un collègue peut prendre des notes de manière agressive. Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles vous pouvez voir un manque de concentration. Quoi qu'il en soit, les personnes généralement présentes lors des rassemblements auront une meilleure compréhension de ce qui se passe, en particulier si la réunion est interactive. Ils doivent être concentrés et pouvoir entrer dans la discussion au bon moment. En vous connectant et en vous concentrant sur ce qui se passe, vous participez mieux au rassemblement et, en même temps, vous construisez un lien plus fort avec vos collègues. Mieux encore, vous serez en mesure de proposer des idées meilleures et plus utiles après la réunion puisque vous aurez un enregistrement de tout ce qui a été divulgué.

Simplicité de partage

Peu importe à quel point nous essayons de participer à chaque réunion d'équipe à laquelle nous sommes invités, des événements inattendus nous empêchent parfois de le faire. Votre collègue peut être occupé à travailler sur un autre projet très important ou avoir une autre longue réunion en même temps, ou il peut avoir un examen physique à l'heure de la réunion. Parce que quelqu'un ne peut pas participer, il ne devrait pas manquer de données en raison de ces différents engagements. Leur apport et leurs compétences sont toujours importants et ils peuvent y contribuer un peu plus tard. Au moment où vous vous souvenez de ces personnes pour vos étapes de suivi post-réunion, n'oubliez pas qu'un enregistrement audio peut être partagé plus efficacement que des mémos. Un enregistrement audio incorpore l'intégralité des subtilités de la réunion, y compris la manière de parler ou toute dernière considération de «refroidisseur d'eau», et peut être transmis immédiatement. Avec un mémo, vous devrez être sûr que quelqu'un se mettra à composer des notes, ce qui peut prendre des heures, voire des jours. Si vous avez manqué une réunion et que vous ne pourriez pas commencer à travailler sur un projet tant que vous n'avez pas obtenu les notes de la réunion, il est beaucoup plus avantageux d'obtenir un enregistrement audio de la réunion pour vous mettre à niveau plutôt que de dépendre d'un partenaire. pour vous faire parvenir leurs notes.

Solutions aux difficultés technologiques

Tout comme les réunions d'équipe virtuelles comportent régulièrement des pertes d'attention de la part des participants, vous rencontrerez également de nombreux problèmes techniques. Vous pouvez avoir une connexion Internet lente, avoir de la difficulté à entendre tout le monde ou votre logiciel peut planter au moment où vous vous présentez. Si l'organisateur dispose de l'enregistrement audio de la réunion, ces problèmes ne présenteront aucun problème réel. Au lieu de vous inquiéter si quelqu'un rate une belle opportunité à cause de difficultés techniques, vous pouvez vous détendre en sachant que tout le monde aura l'occasion d'entendre toute la réunion plus tard.

Plan de suivi clair

Les enregistrements audio peuvent également être utilisés pour effectuer des tâches de suivi et garantir que tout le monde sait quoi faire ensuite. Avec un si grand nombre de pièces mobiles dans une réunion d'équipe virtuelle, il peut très bien être difficile de dire qui travaille sur quel projet et quelles idées tout le monde présentera. Particulièrement avec une réunion de brainstorming, un participant à une réunion virtuelle peut se perdre plus que… enfin, les protagonistes du film Lost in Translation.

Bien que cette personne puisse essayer d'enquêter sur de nouvelles idées en utilisant les idées et les notes concoctées pour une réunion, il serait beaucoup plus facile de simplement se connecter à un enregistrement sonore. Envision - toutes les données de la dernière demi-heure ou heure (ou beaucoup plus) condensées en un seul enregistrement qui peut être partagé rapidement. De plus, si vous êtes allé au rassemblement face à face, vous pouvez vous sentir bien en réalisant que vous avez aidé différents associés en partageant l'enregistrement audio, ce qui leur permet de faire avancer cette émission avec leur travail.

Tentative d'enregistrement audio de vos prochaines réunions d'équipe virtuelle

Puisque vous connaissez maintenant certains avantages de l'enregistrement audio, c'est l'occasion idéale de passer à l'étape suivante et de vous familiariser avec la façon dont ils contribuent à rendre les équipes de plus en plus compétentes. Vous disposez de nombreuses alternatives pour partager ces enregistrements. Vous pouvez partager l'enregistrement audio brut, l'utiliser comme complément aux notes de réunion ou aller au-delà et profiter des services de transcription. Pensez-y: entre le travail et les réunions, vous êtes incroyablement occupé par votre vocation. Pourquoi ne pas reculer une partie de ce temps en faisant transcrire votre enregistrement audio rapidement et sans problème? Vous pouvez utiliser le temps et l'énergie supplémentaires pour vous concentrer sur votre prochaine entreprise - et avec une transcription de la réunion en main, vous serez prêt à progresser.