Kokeile seuraavan virtuaalisen tiimikokouksen äänitallennusta

Automaattinen transkriptioohjelmisto – Gglot

Jos olet töissä suuressa kansainvälisessä yrityksessä, on melko todennäköistä, että olet jo osallistunut jonkinlaiseen virtuaaliseen tiimikokoukseen. Siinä tapauksessa voit luultavasti muistaa jännityksen ja hämmennyksen, kun ihmiset ympäri maailmaa sijainnistaan ja aikavyöhykkeestään riippumatta käyttävät videota, ääntä ja tekstiä muodostaakseen yhteyden verkossa ja keskustellakseen tärkeistä liiketoimintakysymyksistä.Virtuaaliset tapaamiset antavat ihmisille mahdollisuuden jakaa tietoja ja tiedot reaaliajassa ilman, että ne sijaitsevat fyysisesti yhdessä.

Työympäristön kehittyessä organisaatiot käyttävät yhä enemmän virtuaalisia tiimikokouksia. Virtuaaliset tiimikokoukset tarjoavat paljon etuja kaikille mukana oleville ihmisille. Ne sisältävät laajennettua sopeutumiskykyä, kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta eri toimistojen kanssa ja vahvistavat yhteistyötä eri osastojen välillä. Monet organisaatiot luottavat yhä enemmän freelance-, sopimus- ja etätyöhön saavuttaakseen tavoitteensa. Tämä puolestaan lisää virtuaalisten tiimikokousten tarvetta, varsinkin jos otetaan käyttöön joustavia aikatauluja.

Yksi virtuaalisten tiimikokousten etu on se, että niitä voidaan käyttää virtuaaliseen tiimin rakentamiseen luomalla vahvempia suhteita etätyöntekijöiden välille. Kuten tiimin rakentaminen todellisessa maailmassa, virtuaalinen vastine keskittyy parantamaan taitoja, kuten kommunikaatiota ja yhteistyötä, sekä edistää ystävyyttä ja yhdenmukaisuutta. Voit työskennellä näiden ponnistelujen parissa kolmannen osapuolen kanssa tai tee-se-itse lisäämällä pelejä ja aktiviteetteja tiimipuheluihisi. Etätyö voi olla yksinäistä, sitoutumatonta ja tuottamatonta; tai täysin päinvastoin. Virtuaalisen tiimin rakentamisen tekee tärkeäksi se, että se on katalysaattori positiivisempaan lopputulokseen. Organisaatioilla, jotka investoivat virtuaaliryhmien rakennuksiin, on luovampaa, kommunikoivampaa ja tuottavampaa työvoimaa. mikä on valtava kilpailuetu. Voit piristää virtuaalisen tiimin toimintaa lisäämällä erilaisia aktiviteetteja ja pelejä, kuten jäänmurtajakysymyksiä, virtuaalilounasta tai seurustelua ryhmäkeskustelun kautta. Voitte kaikki pitää kahvitaukoja yhdessä, voitte toteuttaa viikoittaisen pelisession, joku saattaa jakaa hauskan kuvan tai meemin, mahdollisuudet ovat rajattomat.

Joka tapauksessa, jos haluat myös virtuaalisen tiimikokouksen olevan mahdollisimman tuottava, on hyvä antaa vinkkejä ja ohjeita konferenssin osallistujille. Voit törmätä teknisiin ongelmiin tai huomata, että jotkut ihmiset eivät ole täysin läsnä virtuaalikokouksessa. Tuottavan virtuaalisen tiimin kokouksen saaminen riippuu todellakin järjestämisestä ja suunnittelusta. Sinun on todellakin tehtävä suunnitelma ja varmistettava, että oikeat kollegat kutsutaan. Joka tapauksessa sinun pitäisi mennä ylimääräinen mailia äänittämällä kokouksia. Näet sen edut hyvin nopeasti.

Kuinka äänen tallennus virtuaalikokoukset auttavat

Äänityskokoukset eivät täysin ratkaise kaikkia virtuaalisissa tiimikokouksissa kohdattuja ongelmia, mutta niistä voi olla paljon apua kaikille mukaan lukien. Tässä on viisi syytä, miksi virtuaalisten kokoustesi äänen tallentamisen pitäisi olla normaali käytäntö organisaatiossasi riippumatta siitä, onko kyseessä virtuaalinen tiimikokous vai täysin kasvokkain.

Taitava muistiinpano

Muistiinpanojen tekeminen ei ole aivan sama asia kuin kaiken tiimikokouksessa sanotun kirjoittaminen. Muistiinpanojen tulee olla lyhyitä ajatuksia, ideoita tai muistutuksia, ei täsmälleen samoilla sanoilla. On yleinen virhe yrittää kirjoittaa kaiken ylös. Jos joku puhuu jonkin aikaa tai ei ole ytimekäs, se on tapana yrittää saada kiinni hänen pohdiskeluistaan, jotta emme menetä jotain merkittävää. Se ei kuitenkaan auta sinua keskittymään hetkeen. Kokouksen äänitallenteen ja myöhemmän transkription kanssa kenenkään ei tarvitse tehdä perusteellisia muistiinpanoja. Voit kirjoittaa tärkeät asiat itse myöhemmin muistiin. Näin voit keskittyä läsnäoloon ja tarkkaavaiseen kuuntelemiseen, mikä on arvokasta kaikille mukaan lukien.

Parempi aivoriihi

Ennemmin tai myöhemmin jokainen virtuaalisen tiimikokouksen osallistuja kohtaa väistämättä jonkinlaisen huomion katoamisen. Koira saattaa ohjata etätyöntekijää, joku huoneessa voi katsella toista sivustoa tai käyttää sanansaattajaa, tai työtoveri saattaa kirjoittaa aggressiivisesti muistiinpanoja. On monia syitä, miksi saatat havaita keskittymishäiriön. Oli miten oli, henkilöt, jotka ovat yleensä läsnä kokouksissa, ymmärtävät paremmin, mitä tapahtuu, varsinkin jos kokous on interaktiivinen. Heidän on oltava keskittyneitä ja kyettävä osallistumaan keskusteluun oikealla hetkellä. Virittäytymällä ja keskittymällä siihen, mitä tapahtuu, osallistut paremmin tapaamiseen ja samalla rakennat vahvemman siteen kollegojesi kanssa. Vielä parempi, voit saada parempia ja hyödyllisempiä ideoita kokouksen jälkeen, koska sinulla on tallenne kaikesta, mitä paljastettiin.

Jakamisen yksinkertaisuus

Vaikka kuinka kovasti yritämme osallistua jokaiseen tiimikokoukseen, johon meidät kutsutaan, toisinaan odottamattomat tapahtumat estävät meitä tekemästä sitä. Kollegasi saattaa olla kiireinen työskennellä toisen erittäin tärkeän projektin parissa tai pitää toisen pitkän kokouksen samaan aikaan, tai heillä voi olla fyysinen tarkastus kokouksen ajankohtana. Koska joku ei voi liittyä, hänen ei pitäisi jäädä paitsi datasta erilaisten sitoumusten vuoksi. Heidän panoksensa ja taitonsa ovat edelleen tärkeitä, ja he voivat antaa panoksensa joskus myöhemmin. Kun muistat näitä henkilöitä kokouksen jälkeisiä seurantatoimenpiteitä varten, muista, että äänitallenteen voi jakaa tehokkaammin kuin muistioita. Äänitallenne sisältää kaikki kokouksen hienoudet, mukaan lukien puhetapa tai viimeiset "vesijäähdytys"-näkökohdat, ja se voidaan välittää heti. Muistiossa sinun on luotettava siihen, että joku osaa kirjoittaa muistiinpanoja, mikä voi kestää tunteja tai jopa päiviä. Siinä tapauksessa, että jäit väliin kokouksesta etkä voinut aloittaa projektia ennen kuin olet saanut kokousmuistiinpanot, on paljon edullisempaa saada kokouksesta äänitallenne, jotta pääset vauhtiin sen sijaan, että olisit riippuvainen kumppanista. saadakseen heidän muistiinpanonsa sinulle.

Ratkaisut teknisiin ongelmiin

Samoin kuin virtuaalisen tiimikokouksen rutiininomaisissa ominaisuuksissa osallistujien huomion katoaminen, koet myös paljon teknisiä ongelmia. Sinulla voi olla hidas Internet-yhteys, sinulla voi olla vaikeuksia kuulla kaikkia tai ohjelmistosi saattaa kaatua juuri esittelyssäsi. Jos järjestäjällä on hallussaan kokouksen äänitallenne, nämä asiat eivät aiheuta todellista ongelmaa. Sen sijaan, että murehtisit, jos joku jättää loistavan tilaisuuden käyttämättä teknisten ongelmien vuoksi, voit rentoutua tietäen, että kaikilla on mahdollisuus kuulla koko kokous myöhemmin.

Selkeä seurantasuunnitelma

Äänitallenteita voidaan myös käyttää seurantatehtäviin ja varmistaa, että kaikki tietävät, mitä tehdä seuraavaksi. Koska virtuaalisessa tiimikokouksessa on niin suuri määrä liikkuvia osia, voi hyvinkin olla vaikea sanoa, kuka työskentelee missäkin projektissa ja mitä ideoita kaikki esittävät. Varsinkin aivoriihikokouksessa virtuaalikokouksen osallistuja voi eksyä enemmän kuin… no, Lost in Translation -elokuvan päähenkilöt.

Vaikka kyseinen henkilö voisi yrittää tutkia uusia ideoita hyödyntäen tapaamista varten mukulattuja ideoita ja muistiinpanoja, olisi paljon helpompaa vain virittää äänitallenteeseen. Envision – kaikki viimeisen puolen tunnin tai tunnin (tai huomattavasti useamman) data tiivistettynä yhdeksi tallenteeksi, joka voidaan jakaa nopeasti. Lisäksi siinä tapauksessa, että menit kokoontumiseen kasvotusten, voit tuntea olosi mahtavaksi, kun tajuat, että olet auttanut eri yhteistyökumppaneita jakamalla äänitallenteen, jolloin he saattoivat saada tämän esityksen liikkeelle työssään.

Yritä tallentaa ääntä seuraavissa virtuaaliryhmän kokouksissa

Koska tiedät nyt joitain äänen tallennuksen etuja, se on ihanteellinen tilaisuus ottaa seuraava askel ja tutustua siihen, kuinka ne auttavat tekemään tiimeistä entistä taitavampia. Sinulla on paljon erilaisia vaihtoehtoja näiden tallenteiden jakamiseen. Voit jakaa raakaäänitallenteen, käyttää sitä kokousmuistiinpanojen lisänä tai hyödyntää transkriptiopalveluita. Ajattele sitä: työn ja tapaamisten välillä olet uskomattoman kiireinen ammattisi kanssa. Mikset voisi ottaa osaa tuosta ajasta takaisin saamalla äänitallenteen litteroimisen nopeasti ja ilman ongelmia? Voit käyttää ylimääräisen ajan ja energian keskittyäksesi seuraavaan yritykseesi – ja kun kokouksen transkriptio on käsissäsi, olet valmis edistymään.